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DocuWorks情報便

Vol.21 個人で使う文書からグループで共有する文書へ! より円滑な情報共有と生産性向上を支援する『DocuWorks8』


電子の紙

富士ゼロックスのドキュメント・ハンドリング・ソフトウェア『DocuWorks』。おかげさまで発売が開始されてから約20年程のロングセラー商品となりました。ユーザー様のお声を反映しながら、様々な機能が改良されてきましたが、電子文書を「紙感覚」で直感的に扱えるコンセプトは今も変わらず、より追求されています。既にご利用頂いている方も、まだ体験をされた事の無い方も、改めて『DocuWorks8』の世界を探検してみませんか。



DocuWorksとは


あらゆる業種や業務のお仕事がある中で、どこのオフィスでも必ずある「紙」。業務を遂行する上で無くすことのできないものですよね。PCが普及し「電子化」が進んでいる現代でさえ、PCの中にも外にも、膨大な量のドキュメントが溢れているというのは、めずらしい事では無いように思います。

せっかく「電子化」が進んでも、「全く紙が減らない」「探したい文書が見当たらない」という事であればあまり意味がありません。かといって、複雑なシステムや操作では、かえって定着に至らない可能性もあります。

そこで、このような日々の業務をご支援するのが、富士ゼロックスのソフトウェア『DocuWorks』です。

DocuWorksは、現実の世界の「机」をそのままPCの中へ持ってきたようなソフトです。まるで紙を扱うような感覚で、電子文書を扱う事ができます。

さらに最新のバージョンでは、操作性や文書の検索性、モバイル活用や編集等、より多くの機能が強化されています。今お使いのバージョンでお困りの事はありませんか?今回はさらに便利になった『DocuWorks8』を改めてご紹介致します。(図①)

DocuWorksでのお困りごと



DocuWorks8の機能強化ポイント お仕事バー(便利な機能)で定型業務を効率化


お仕事バーとしてよく使う機能を、ワークスペースの下に大きなアイコンで表示することができるようになっています。DocuWorks内にある様々な機能のボタンを自由にカスタマイズできるため、業務の流れに沿ってボタンを並べると、定型業務の効率化につながります。(図②)


お仕事バー



DocuWorks8の機能強化ポイント 新しいフォーマット「入れ物」

従来のバージョンでは、「バインダー」を使って文書を束ねることができましたが、「バインダー」の中にはDocuWorks文書のみしか格納できませんでした。もちろん、「バインダー」機能は残したまま、新たに「入れ物」ファイルとして、クリアフォルダーと封筒が使えるようになっています。 「入れ物」には、DocuWorksファイル以外の文書も格納できるので、例えば図面などCADファイルや作業中のファイルをまとめて保管することができます。

また、「入れ物」の表紙にもアノテーション機能で編集が加えられるので、文書の回覧などにもより便利に活用いただけます。(図③)


入れ物



DocuWorks8の機能強化ポイント 属性追加 / 属性ビュー

電子文書は、ただデータとして保管しておくだけでは、いざ使いたい時に検索できないというケースがあります。より文書を活用しやすくするためには、文書のキーとなる情報を裏側で持つ「属性」をきちんと付与していおく事が重要です。

『DocuWorks8』では、インフォビューから複数文書の属性の設定が可能になりました。「属性ビュー」の組み合わせで、従来とは違った方法で文書の探しやすさをご提供します。(図④) )



属性追加/属性ビュー



DocuWorks8の機能強化ポイント モバイル連携 / Working Folder連携強化

最近では、場所を選ばない働き方として、モバイルの活用も多くなってきていますが、DocuWorksも、バージョン8に対応したモバイルアプリをご用意しています。

また、富士ゼロックスのクラウドサービス「Working Folder」との連携も強化されており、DocuWorksをインストールすると、自動的に「Working Folder」の連携フォルダが表示されるようになりました。「Working Folder」にご契約頂く事で、DocuWorksの画面からクラウド上にある文書のダウンロードやクラウドへのアップロードが可能になります。外出先で急な対応で困った事はありませんか?社内外との安全・安心な情報共有にも活用頂けます。(図⑤)



モバイル/Working Folder連携



DocuWorks8の機能強化ポイント 「ご近所Desk」と「アノテーション」の新機能

社内で文書の受け渡しや回覧などはどのようにされていますか?「データの容量の関係でファイルの受け渡しに困った」、「回覧の際に伝えたい事がうまく伝わらない」といったご経験はないでしょうか。

DocuWorks8の「ご近所Desk」機能では、同一のサブネットワーク内のPCのDocuWorksDeskが表示され、まるで会議室で資料を渡す感覚で、簡単に文書の受け渡しが可能です。

また、DocuWorksDeskのワークスペース部にアノテーション編集が可能になったため、回覧文書を置いた机の上に、コメントを添えることが可能になりました。より簡単で円滑なコミュニケーションが実現できます。(図⑥)




「ご近所Desk」「ワークスペースへの書き込み」



いかがでしたか?DocuWorksも、バージョンによってできる事が大きく変わってきています。

個人で使うためだけでなく、よりグループで共有するお仕事をご支援するDocuWorks8。ご興味のある方は是非一度お問い合わせください。


【DocuWorks 8を使用するためには?】

DocuWorks 8を使ってみたい!と思われた方は、まずは体験版から。

※バージョンアップの前には必ず動作環境をご確認ください。

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