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皆様こんにちは!
すっかり日が短くなり秋も深まってきましたね。
温かいものが恋しくなる季節・・・体を温めてほっこり秋の夜長を楽しみたいところです。
これから年末にかけて忙しくなる時期ですが、休日には少し立ち止まって
ちいさい秋を見つけにいきませんか・・・?
2016.11.08



Vol.18  もうビジネスチャンスを逃さない!
DocuWorksの「文書属性」付与で確実な契約更新のご案内を!

「書類の電子化」がすっかり浸透している企業様も増えてきていると思いますが、電子化した後の文書の取扱いに困られた事はありませんか?

今回は、「電子化したものの、うまく検索ができない、次の工程に活かせていない」といったお声を元に、より「生きた文書」として活用するための方法をご紹介します!!

お客様

お客様)・・・そろそろ契約満了前のお客様へ、次の商品のご案内をしないと・・・!
確か契約書はすべて電子化していたな。年度別にフォルダ管理をしているから年度フォルダを開いて・・・
あれ、半年後に満了を迎える契約だけを探したいけど、文書ごとに開いて契約年月日を確認しないと対象先が分からないな。
もっと簡単に対象先を探し出す方法はないかな。


                    

小町

小町)・・・電子化した文書へ検索のキーを持たせる方法はいくつかありますよ。もちろん、ファイル名もその一つですが、文書情報というのは1つだけではなく、「作成日」や「満了日」、「作成者」「特定情報の有無」といった様々な切り口がありますよね。そういった時に、さまざまな角度から情報のキーを持たせる「文書属性」というものを付与する事ができます(図①)

                        

インフォビューからの属性追加



お客様

お客様)・・・なるほど。これなら後々色々な条件から検索したい時に、確実に見つけられそうだ!
でも、今回のように対象の満了月だけを検索したいとき、どのように検索すれば良いのかな・・・?

小町


小町)・・・
文書属性を元にした検索方法は色々あります。まずはDocuWorksの通常検索機能を利用した方法をご紹介します。
ファイル名検索などと同じように、DocuWorksDeskのツールバーにある検索ボタンを押します。
すると検索の条件がいくつかのタブに分かれており、「文書のプロパティ」というタブから、付与した文書属性を指定します。
今回であれば「契約満了日」の日付指定をすることができます。(図②)。

    
                        

様々な文書属性の検索①


小町

小町)・・・しかしこの方法だと、検索の条件を毎回入力する手間がかかります。
活用の頻度によっては、検索条件を固定し、対象先を常に絞り込んでおく方法が使いやすい場合があるかと思います。
そんな時に活用できるのが、DocuWorks8に搭載している「属性ビュー」という機能です。
「属性ビュー」を設定する画面上で、絞り込みの条件を固定しておくことができ、その固定した条件のフォルダをツリー上にいくつも並べておくことができるので、目的の文書をより早く見つけ出すことができます。(図③)

                        
                        

様々な文書属性の検索②


お客様

お客様)・・・なるほど、フォルダ体系から探したり、ファイル名で検索する以外にも色々な条件で文書を探す事ができるんだね!これなら探したい時に目的の文書がすぐに見つけられそうだ!
でもこの「属性ビュー」の契約満了日指定だと、結局満了月の対象条件を月度ごとに設定し直さないといけないのでは?もっと楽に条件を絞り込む方法はないかな?


小町

小町)・・・実はDocuWorksの最新版「DocuWorks8.0.7」から、新たに「属性ビュー」の機能が強化されました。
これまでは日付の指定を期間で指定する必要がありましたが、新たに「日付(基準日指定)」が追加されました。これにより今日以前/以降の検索や、有効期限3日以内といった検索が可能です。
これなら検索条件を都度設定する必要はなくなります。(図④)                         


属性ビューの「基準日指定」


お客様

お客様)・・・そうか、これなら見落としや検索漏れの心配も無く、確実に対象の契約を見つけ出す事ができるね!
電子化して紙を減らすことはできたけど、効率的に文書を探すことがいかに大事か改めてよく分かった。
でもそうなると、電子化する時のルールや属性の付け方を社内できっちりルール決めしておかないとね。

   

小町

小町)・・・そうですね。部や課のメンバーなど、複数名で扱う文書であれば、誰がどのように検索しても確実に探し出せるよう、「ファイル名」や「属性」の付け方を定型化する事も必要ですね。
入力する方法だと半角や全角の違い等、どうしても微妙な誤差が出てきてしまう可能性があります。
実は、富士ゼロックスの複合機では、スキャン操作の段階で「ファイル名」や「属性」をボタンを押して選択しながら付与する環境を構築する事ができるんですよ!
ボタン選択であれば、定型化しているものを選択するだけなので、どなたが作業を行っても、同じように確実な文書情報を持たせることができますよね!(図⑤)                                                  


複合機から「かんたん」に文書情報を付与

                        
                        

お客様

お客様)・・・文書情報は色々な段階で付与する事ができるんだ!
スキャンする文書の量によって、スキャン操作時なのか、スキャン後なのか、文書情報を付与するベストなタイミングは違ってくるかもしれないね。
一度社内でよく話しあってみるよ!



電子化とは、スキャンをして紙を減らす事がゴールではなく、その後どのような工程で、どのように活用するのかを想定する事が重要です。
文書を検索して次工程で活用する必要があれば、やはりいかに早く目的の文書を見つけ出すことができるかで、業務効率に大きく影響してきますよね。
次のビジネスチャンスを逃さないためにも、より確実に、よりスピーディな業務環境を整えてみませんか?
ご興味のある方は是非お問い合わせください!



【DocuWorksを活用してみたいという方は】

DocuWorksってどんなもの?と思われた方はまずは「通常教室」にご参加ください。

DocuWorks 8を使ってみたい!と思われた方は、ご使用中のバージョンによりアップグレードの方法が異なりますので以下を参考にしてくださいね。

※バージョンアップの前には必ず動作環境をご確認ください。

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