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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社 ツルハ様

DocuWorksで本社→店舗への情報伝達のスピードUP!

DocuWorksによるペーパーレス化で、本社から店舗への情報伝達がスピードUP!
無駄な印刷物が減り、さらに通信費の大幅な削減にも成功しました。 (掲載日 2003/09/19)

会社概要

創業 1929年5月
資本金 40億9883万円(02.5現在)
代表者 代表取締役社長 鶴羽 樹
従業員数 1,555人
事業内容 医薬品、調剤、化粧品、医療用品、育児用品、トイレタリー等の生活関連用品、健康食品、DPE、ペットフード等の販売
事業所 北海道、秋田、山形、岩手、宮城、東京、神奈川
[本社] 〒065-0024札幌市東区北24条東20丁目1番24号

今回話を伺った方:情報システムグループリーダー 青木次長 様

概要

ご存知のようにドラッグストアで扱う商品は、薬はもちろん化粧品から日用雑貨にいたるまで、大変な種類・数になります。しかも商品は常に入れ替わり、同業他社との価格競争も激化しています。そんな店舗に対し、さまざまな商品情報を提供するのが本社スタッフの業務となります。 ツルハ様の店舗数は北海道を中心に350店舗以上。その全てに商品情報を提供する作業には大変な労力が必要でした。
ツルハ様では、本社での「DocuCentre Color」、各店舗での「DocuPrint C1616」、そしてドキュメントハンドリングソフトウエア「DocuWorks」を活用し、商品情報をスピーディに共有することに成功されました。

目次

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電子化の必要性

従来は、毎日のように各メーカーから送られてくる新製品情報・パンフレットや、本社からの商品の入れ替え・陳列方法・返品の指示、話題商品についての概要といった20枚以上からなる「業務連絡」を、モノクロの印刷機にかけて350店舗分印刷し、商品を運ぶ運送会社の倉庫の一角を借りて仕分けしたあと、メール便を使い週2回全店舗へ届けていました。

本来であれば、店舗の規模によって扱っている商品も違うので、必要になる情報も異なるのですが、店舗ごとに情報を分けるためにはさらに手間がかかるため、店舗規模の大小にかかわらず全店に同じ情報が届いていました。そのため各店舗では、忙しい業務の合間をみて、本社から送られてきた分厚い「業務連絡」全てに目を通し、その中から自分たちの店舗に必要な情報を探さなければならない、という状態でした。また、印刷物がカラーではないため、商品のイメージが非常に伝わりにくいものになっていました。

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導入のきっかけ

2002年秋、何かと非効率な現状のシステムを見直すことになりました。本社へのDocuCentre Colorや各店舗へのプリンター導入とあわせ、ペーパーレスでの情報共有に有効なDocuWorksの導入を検討。実際にパソコンを使用したソフトのデモンストレーションをみて、「これは!」と感じた青木次長は、DocuWorksを軸にした情報共有システムの導入に踏み切ったのです。

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導入後の活用方法

現在は、毎日のように更新される「業務連絡」の内容を全てDocuWorks文書化しています。 例えばWordやExcelで作成されたものは、そのままDocuWorks Desk上にドラッグ&ドロップでDocuWorks文書化します。 印刷物で提供される情報(メーカーからのパンフレットなど)は、富士ゼロックスDocuCentre Colorを使ってスキャンし、DocuWorksに取り込んでDocuWorks文書化しています。

このように紙に印刷されている情報も、DocuWorks文書化することでExcelやWordで作成した文書と同じように電子データとして扱うことができるようになりました。
説明図それぞれの情報にわかりやすいファイル名を付け、ファイルサーバーの共有フォルダへ情報別に分類して格納していきます。 新しい情報を格納したら、メールで各店舗へ連絡します。これで緊急連絡もタイムリーに行なうことができるようになりました。
各店舗のパソコンには、DocuWorks Viewer Light(富士ゼロックスのホームページから無償提供されています)がインストールされており、共有フォルダへアクセスして本社からの情報を確認することができる仕組みになっています。また各店舗にはフルカラープリンターDocuPrint C1616が設置されているので、必要に応じて資料を印刷して使うこともできます。

このようなシステムを構築したことで、無駄な印刷物が減り、本社からの情報が店舗にタイムリーに伝わるようになりました。さらに、現在週2回利用している運送会社のメール便も、便数を減らす方向で検討されているそうです。

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その他の活用方法

1. プロジェクターを使ったプレゼンテーションに

「3ヵ月に一度、大会議室に各地域のスーパーバイザーなどのスタッフを集めて、店舗の成功事例やシステム運用についての発表会を行なっています。その席ではプロジェクターを使ってプレゼンをするのですが、一般的なプレゼンテーションソフトよりも、DocuWorksにデータを変換した後フルスクリーン表示を使ったほうが、データ容量も軽いですし機能も十分ですね。
また優秀な事例などは現場に展開したいものも多いのですが、社内(特に各店舗)にはプレゼンテーションソフトがほとんどインストールされていないので、発表会での資料やデータをそのまま展開することができなくて…。
現在はDocuWorks化すれば各店舗でも見ることができますからね。全社のパソコンにプレゼンテーションソフトのライセンスを購入することを考えると、コスト的にも抑えられるし、大変助かっています。」(青木次長 談)

2. 現場でのPOP作成業務の軽減

「また、店舗で使用するPOPのデータをDocuWorks文書化して共有フォルダに保管し、各店舗に設置してあるフルカラープリンターDocuPrint C1616で出力して使用する、といった使い方もしていますよ。」(青木次長 談)

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担当者にご質問

実際にDocuWorksを使ってみていかがですか?

業務連絡の文書を電子化することに成功して、一番ありがたみを感じているのは本社の人間ですね。日々の業務が非常に楽になりました。DocuWorksの便利さを改めて実感しています。
また、店舗の従業員も操作に戸惑うことなく活用できているようです。

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今後の展望

「現在はツルハドラッグ店舗のみでDocuWorksを運用していますが、今後子会社で運営する店舗でもDocuWorksを導入し、同じように運用していく予定です。
また、さらに文書検索の効率を上げるため、情報共有ソフトウエアDocuShare(※1)のお話も聞いていますので、導入を検討しています」(青木次長 談) これからますますペーパーレスでの情報共有が進んでいきそうです。

※1
富士ゼロックス DocuShareとは
Webブラウザーからの簡単な操作により、組織内におけるさまざまな形式の文書をスムーズに管理するドキュメント管理ソフトウエアです。システム管理者の業務の軽減とともに、部門や分野を越えての効率的なナレッジシェアリングを可能にします。
http://www.fujixerox.co.jp/product/software/docushare/
 

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編集後記

DocuWorksの最も基本的な特徴は何か。それは、「アプリケーションやフォーマットの違いを超えて、電子文書と紙文書を一元管理する」ことです。この特徴だけでも、ここまでの業務の効率化がはかれるのかと改めて感じた事例でした。
今はまだ電子化が始まったばかりですので、改善の余地もまだ充分にあります。 DocuWorksにはまだまだたくさんの機能がありますので、皆様でご利用いただき、いろいろな機能を試していただきたいです。特にDocuWorks の電子署名やセキュリティ機能が、ツルハ様のお役に立てるかもしれませんね。そして更なる改善の後に、またお話を伺いたいなと思いました。
最後になりましたが、お忙しい中長時間取材にご協力いただきました青木次長、ありがとうございました!
(北海道DocuWorks倶楽部 林 由樹子 2003/09/19)

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