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DocuWorksCITY お客様事例集

不二建設株式会社様

グループウエアとDocuWorksの連携でISO文書の電子化を実現!

社内文書フォーマットとグループウエアの見直しで、インフラコストの大幅削減に成功!
DocuWorks電子印鑑の活用とグループウエア「サイボウズ」+「デヂエ」で、ISO関連文書340種類を完全電子化。DocuWorks+サイボウズの優秀活用事例です。(掲載日 2004/10/08)

会社概要

創立 昭和10年(1935)8月15日
資本金 2億円
代表者 代表取締役社長 中山 次郎
従業員数 125人
事業内容 道路舗装業
営業種目 道路舗装工事、一般土木工事、農業土木工事、アスファルト合材販売、除排雪作業、産業廃棄物処理業、砂利採取販売、生コン製造販売、建設資材製造販売
拠点 [本店] 滝川、[本社] 札幌
[営業所] 9ヶ所
取得マネジメントシステム
  • ISO9001:2000/MSA-QS-104
  • ISO14001:1996/MSA-ES-87
  • OHSAS18001:1999/MSA-SS-1

今回お話を伺った方:代表取締役社長 中山 次郎様

概要

社内フォーマットにPDFを採用し、グループウエアを活用して社内情報の共有やISO文書の管理を実践していた不二建設株式会社様。
そんな中で浮き彫りになった様々な課題解決に富士ゼロックス北海道が協力させていただいた事例です。DocuWorksのもつ「電子署名機能」を社内業務でご活用いただいている先進的な取り組みをご紹介いたします。

目次

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DocuWorks導入のきっかけ

不二建設株式会社様が加入している空知建設業協会からの情報発信形式がDocuWorks形式に統一され、協会からの一切の連絡は DocuWorks形式で発信されることになりました。その当時、社内文書フォーマットにPDFを使用されていた不二建設株式会社様は、協会のフォーマット変更に「DocuWorksってなんだよ?PDFも一緒に配信してくれないと困る!」と猛反発。
しかし協会が主催するDocuWorks講習会に参加された中山社長は、DocuWorksのペーパーライクな操作性や、自由が利く文書フォーマットにすっかりDocuWorksのファンに・・・。

「こんなに使い易いのなら、社員にも使わせよう!」と考えた中山社長は、2ヵ月後にはDocuWorks50ライセンス+社内講習会を弊社より導入していたのでした。(2003年5月頃)
この頃は社内の文書フォーマットをPDFからDocuWorksに変更し、社内で使用する文書はDocuWorks形式に変更したり、個人がDocuWorks形式で文書を管理するような使い方をされていました。

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グループウエアの移行

不二建設株式会社様はISO9001(品質)、ISO14001(環境)、OHSAS18001(労働安全衛生)の3つの認証を取得している道内屈指の企業様です。マネジメントシステムの文書化および文書管理が基本的要求事項であるISO認証を維持していく為には、煩雑かつ大量の紙文書の管理が必須業務でした。
不二建設株式会社様は既存のネットワークとグループウエア(※1)にISO文書管理システムを投入し、ISO文書を電子化することに成功。電子化したISO文書をPDF形式で保存し、グループウエアで管理されていました。(2001年頃)
(のちに3つの認証を『統合マネジメントシステム』として運営することになります。)

しかし、構築済みネットワークやグループウエアは使用していくうちに、操作性や利便性にいくつかの問題点がみえてきました。
多くの支店や営業所、現場事務所を抱えている不二建設株式会社様では、社外からのアクセスが必須ですが、当時のグループウエアは動作が遅く1つの文書を開くために10分待つことも頻繁に・・・。さらに通信費や維持コストも莫大にかかり、不二建設株式会社様の大きな課題となっていたのです。

その頃、不二建設株式会社様は当時のグループウエアやパソコンなどのリース満了時期が近くなっており、中山社長は富士ゼロックス北海道からの「サイボウズ」と言うグループウエアの提案に耳を傾けてくださいました。
「サイボウズ」を検討し試算したところ、年間の維持コストが以前の環境と比べ、1,900万円も削減でき、今までのグループウエアで使用していたデータをそのまま移行できるという事が分かりました。そのメリットが中山社長のお眼鏡にかない、グループウエア「サイボウズ(※2)」+「デヂエ(※3)」の導入に踏み切られたのでした。(2003年9月頃)

※1
グループウエア
コンピュータネットワークを利用して、複数の人間からなるグループでの情報共有、およびそれらの相互作用を円滑化するソフトウエアの総称。代表的なグループウエアの機能としては、電子会議室、ドキュメントデータベース、電子メール、ワークフロー管理、スケジュール管理などがある。
http://yougo.ascii24.com/gh/07/000766.htmlより抜粋)
※2

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サイボウズ
『サイボウズ』とは代表的なグループウエアソフトの名称。特徴は導入時に複雑な作り込みなどが不要で比較的安価に導入できる。また『サイボウズ』と言っても実はたくさんの種類がある。
※3

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デヂエ
デヂエは、社内に散らばる情報をWEBブラウザーで一覧画面にして集約し、蓄積された情報を活用しやすくする為のツールのこと。

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DocuWorks電子印鑑の必要性

「署名」DocuWorksの状態のひとつ。作成者や承認者を明確にし、文書の改ざん・偽造を防ぎます。

グループウエアを「サイボウズ」+「デヂエ」に無事入れ替えた不二建設株式会社様。 そこで1つ問題が発生しました。以前のISO文書管理システムには“承認をする仕組み”をオプションとして付け加え使用していたのですが、サイボウズにはそのようなオプションはなくISO文書は「承認無しの電子文書」と「承認有りの紙文書」の2重管理へと逆戻りしてしまいました。「これではいけない。何かいい方法はないものか・・・」と中山社長は頭を悩ませていました。

そんなある日、複合機の入れ替えで弊社複合機を検討してくださった不二建設株式会社様。弊社ショウルームで複合機をご覧になる日と同じ日に、北海道DocuWorks倶楽部のDocuWorksスクール「セキュリティコース」を開催している旨を伝えると、向上心旺盛な中山社長はセキュリティコースのご受講を決定。
受講中、「DocuWorks電子印鑑を使った署名機能」の説明を聞いた中山社長は、「これだ!これでまたISO文書を完全電子化できる!」と判断。すぐに ISO文書関係者を集め「DocuWorksセキュリティコース」の社内講習会を弊社より導入いただき、ISO文書はより洗練された形で完全電子化されたのでした。

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DocuWorks+サイボウズ導入後のISO文書の管理方法

PDF、Word、Excel、一太郎などで作成した文書を電子化+承認印つきの紙文書で保管していたISO文書を、DocuWorks形式で完全電子化 →マニュアル類はDocuWorksセキュリティ機能を使い編集禁止、印刷禁止に設定。フォーム類はセキュリティ機能なしの、オリジナルデータ付。そして電子化されたすべてのISO文書にはDocuWorks電子印鑑を使用し署名(電子印鑑)をしています。署名をすること自体が電子文書の承認行為となります。 さらにDocuWorks電子印鑑の署名をすることにより、署名後の変更の有無を確認することができ文書の偽造や改ざんを防止することもできます。 (現在、ISO文書の改定があったものから順次、DocuWorks化しているそうです。)

ISO文書を、DocuWorks電子印鑑で署名する仕組み

1.改訂があったISO文書を【作成者】が編集し、DocuWorks電子印鑑で署名します。
次に署名したDocuWorks文書を、サイボウズ「社内メール」(※)で【確認者】【承認者】へメールします。

2.【確認者】は、メールに添付されている変更後の文書を確認し、DocuWorks電子印鑑の署名に「検証」作業を行ない、偽造や改ざんがないかチェック。チェック後、DocuWorks電子印鑑で署名し、サイボウズ「社内メール」でメールします。

3.【承認者】は、メールに添付されている確認後の文書を確認し、DocuWorks電子印鑑の署名に「検証」作業を行ない、偽造や改ざんがないかチェック。チェック後、DocuWorks電子印鑑で署名し、サイボウズ「社内メール」でメールします。

4.【確認者】は、承認されたことを確認し、デヂエ上に文書をUPします。
デヂエにUPされたと同時に全社員に連絡メールが発行されます。この仕組みで、最新版のISO文書を常に社員が閲覧することができます。

注記
サイボウズ「社内メール」とは・・・
通常のメールとはちょっと違い、掲示板とメールが組み合わさったものと考えるとわかりやすい。 指定された人(この場合、【作成者】・【確認者】・【承認者】)だけが、そのメールを閲覧でき、そのメールに対して発言があった場合、更新があった旨をそのメンバーのみに連絡が入る仕組みになっています。ですので最新の状態をメンバーのみがいつでも確認できるのです。

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担当者にご質問

社内フォーマットをPDFからDocuWorksに切り替えていかがですか?

とにかくDocuWorksは使い易いですよね。直感で操作できる。そして起動にしても操作にしても、PDFと比べると動作が早いです。ですから文書を操作しているときにストレスを感じなくなりました。 あと、DocuWorksだと、オリジナルデータを添付すればファイルの二重管理不要という点に、とてもメリットを感じます。 その他にも、「アノテーション」や「束ねる」などあげればキリがないけれど、とにかく「自由が利く」ところが本当に気に入っています。社内フォーマットは可能な限り、DocuWorksにしていますよ。 まぁ、業種柄関係省庁への提出資料はPDFと決まっていますからPDFも併用して使っていますけどね。普段の業務での動作や操作性を考えると、当社ではPDFは完全に公開や提出フォーマットとして考えています。 (中山社長 談)

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今後の展望

導入以前はどのようにされていましたか?

「ISOの規格上必要な「見積条件書」という工事書類があるのですが、これを電子化しDocuWorks電子印鑑を使用して承認作業をもっと楽に行ないたいですね」と話す中山社長。
現状紙ベースで管理している「見積確認届」は、年間2000件近くの書類一式があがって、1つの書類に1~20枚程度の紙を使用するそうです。 「でも見積確認届の電子化を実現するには、スキャン→DocuWorks→電子印鑑の部分を熟考したいと思っています。いずれにせよ地球の環境の為にも紙文書は減らす方向で考えています。」(中山社長 談) この「見積確認届」を電子化できれば、「DocuWorks」を通じた不二建設株式会社様と富士ゼロックス北海道のお付き合いも今後深まっていくものと思われます。
これからも不二建設株式会社様の取り組みから目が離せません!

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編集後記

今「紙文書の電子化に際して、その原本性をいかに保証するか?」文書を紙から電子に切り替える際一番やっかいになるこの部分を、不二建設様は DocuWorks電子印鑑を使った署名機能で、文書をより安全かつ効率的に使用されているのを目の当たりにし、文書の電子化を進めているお客様にとてもいい事例だと直感しました。
自社の競争力強化の為にISO取得されているお客様が多い今日ですが、ISO文書管理のためだけに、専用ソフトを用意するお客様が多い中で、「DocuWorks+サイボウズで解決!」というのは今後のトレンドになるかもしれませんね。
最後になりましたが、取材にご協力いただきました中山社長、お忙しいところ貴重なお時間をいただき、私どもゼロックスにとっても有益なお話をお聞かせいただきまして、本当にありがとうございました。
(北海道DocuWorks倶楽部 大越 央子 2004/10/08)

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