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DocuWorksCITY お客様事例集

音更町農業協同組合様

DocuWorksとペーパーレスFAXで、複雑な業務の流れに革命を!

組合員から提出される『生産履歴シート』。この管理を電子化することで、JAおとふけ様は業務の改善と大幅な時間短縮に成功しました! (掲載日 2005/9/20)

概要

各JAでは食の安全・安心確保のため、組合員(生産者)から農産物を集荷する際に、栽培している農産物の『生産履歴シート』の記帳と提出を求めています。職員は、組合員から提出された『生産履歴シート』をもとに、生産履歴の状況を即座に正しく把握しなければなりません。しかし今までは大量の紙の山に埋もれ、大変な手間と時間がかかっていました。
JAおとふけ様は、これらの一連の作業を改善するためDocuWorksとペーパーレスFAXを導入することで複雑な業務の流れを電子化し、業務効率の改善と大幅な時間の短縮化に成功したのです。

目次

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食の安全・安心に対する取り組み

JAでは、消費者・生産者の『食』に対する不安を取り除き信頼を得るために、生産される農産物の生産履歴管理を行っています。

JAは生産履歴の記帳をすすめ、それらの回収・点検を行なうことで適切な情報管理を行っています。

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現在の業務

JAおとふけ様の生産履歴管理は、以下のような流れになっています。

『生産履歴シート』とは?
土壌や種子、除草剤や殺菌・殺虫剤の使用状況など、収穫された農産物がどんなつくりかた、育ちかたをしたのか一目でわかる『農産物のカルテ』です。

JAが抱える生産履歴情報の課題

農産物の生産履歴管理を運用する際、大きな負担となっていたのが『提出確認及び内容確認』でした。
組合員様から、次々と送られてくる大量の『生産履歴シート』は、1シーズンでおよそ9000枚にもなります。これらを処理する作業は、FAXで受付する課、内容確認する課、そして集荷を担当する課・・・と複数部署で行なっています。

各部署は別々の場所に分かれているため、紙で管理していた当時は莫大な量の紙文書が事務所間を飛び交っていました。

『どの組合員の生産履歴が提出されているのか』、『提出された生産履歴は今どのような状態(確認中なのか確認済み)なのか』・・・・。こういった状況をリアルタイムで職員が正確に把握していないと、業務が中断してしまう事になりますが、一連の作業を『紙』で行なうにはスピードと正確さに限界がありました。

こういった課題を解決するために、生産履歴の電子化をすすめ、それらを統合する生産履歴シート管理システムの導入が必要とJAおとふけ様は考えられたのです。

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電子化の必要性

ここで、紙と電子情報を比較してみましょう。

また、紙は一過性に効果を発揮しますが、情報を『つなぐ』ことは苦手です。こういった理由からも生産履歴情報の電子化は必要不可欠だったと言えます。

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システムの流れ

これらの問題を解決するためには、『紙情報をどのようにして電子化するか』が大きなキーポイントとなります。JAおとふけ様ではDocuWorksとペーパーレスFAXの採用により、今までの業務の流れを大きく改善しました。

システム導入に必要な機器

※1 富士ゼロックス複合機
ApeosPortシリーズ
DocuCentreシリーズ

※2 文書管理ソフトウエア
DocuWorks
スキャンした紙文書とパソコンで作成した電子文書を一元管理できます。

※3 自動配信ソフトウエア
ApeosWare Flow Service
FAX情報の収集および電子化、配信を行なうサーバーソフトウエアです。

※4 DocWays
(エイセル株式会社様)
相手先のFAX番号へ自動送信するサーバーソフトウエアです。

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各機能のご紹介

1.ペーパーレスでFAX受信し、文書を自動的に指定フォルダに配信

FAXで受信するのは、組合員様(生産者)が記帳した『生産履歴シート』です。
組合員様から次々と送られてくる、『生産履歴シート』は富士ゼロックス複合機(※1)で、ペーパーレスFAX受信します。
受信した文書は、ApeosWare Flow Service(※3)によってOCR(文字認識)処理が行われ、シート内に記載されている『農産物判別コード』と『組合員コード』が自動的に読み取られます。その後は、この情報を元に自動的に選別され、DocuWorks内にあらかじめ用意された農産物別フォルダに自動配信されます。(右図参照)
この仕組みによって、組合員のFAX受付業務(受信→電子化→分類→保管)は、完全に自動化され、生産履歴の紛失、破損のリスクはなくなり、業務の効率は大幅に向上しました。

POINT!

DocuWorksを採用した最大のメリットは、『扱いやすさ、軽さ、起動の早さ』にあります。またFAXに、『いつ、だれから、何の』情報かの属性が自動的に付加される点も見逃せません。
農産センターに組合員のトラックが来た際、生産履歴の状況を即座に判断できる点、また複雑なシステムが一切必要ない点が、導入の決め手となりました。紙媒体での作業の時には細かい状況を伝えきれず、確認作業に時間がかかってしまい、組合員からのクレームとなる可能性もありましたが、DocuWorksとペーパーレスFAXの導入により、いままで抱えていた大きな課題は見事に解決しました。

2. 確認処理もワンクリック

次に、送られてきた生産履歴シートに内容の不備がないか、確認作業が必要となります。
この作業もDocuWorksで行います。ペーパーレスFAX機能で受信した生産履歴シートは、DocuWorksフォーマットに変換することで、ほぼ完全な形で電子文書として再現されます。
そのDocuWorks化された生産履歴シートは、チェック後OKであればボタンをクリックすると、自動的に完了フォルダに保管されます。また内容に不備があれば返信フォルダに保管され、自動的に生産履歴シートの記帳者へFAXで返信されます。

内容確認作業をDocuWorks化することで、ネットワークを介した作業が可能となり、大幅に作業効率が向上しました。同時にファイリング業務や返信作業などの間接業務も自動化するため、時間短縮という面でも大きく貢献することができました。

3.簡単検索であらゆるキーワードをカバー

生産履歴シートの検索作業はとても重要です。これは、生産履歴シートの提出状況と集荷作業などの業務が密接に連携しているためです。
検索の操作はWebブラウザで行います。以前の紙での検索作業に比べ、距離や場所に関係なくリアルタイムに状況を把握できるようになりました。

操作は、キーワード(組合員名、品目名、品種名など)を入力するだけですので、どなたでも簡単に使えます。

Webブラウザで検索するメリット
  1. 検索操作がとても簡単
  2. ファイル共有するより、レスポンスが速い
  3. 万が一の誤操作で、ファイルを削除するなどのリスクを回避できる
  4. 複数条件(キーワード)を指定できるので使いやすい
POINT!

生産履歴の検索をするために必要なすべてのキーワードは、一連のシステムの流れにより、DocuWorks文書に自動的に付加されています。この情報を検索条件として、欲しい情報を即座に探し出すことができるのです。

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JAおとふけ ご担当者様に聞きました

導入以前はどのようにされていましたか?

数年前より生産履歴の管理をすることになりましたが、管理するためには、組合員様に生産履歴を書いて提出してもらわなければなりません。ですから組合員の皆様が書きやすい様式を工夫し作成することから運用をスタートさせました。
イメージしかし実際にやってみると、組合員様から来るFAX(紙の量)は膨大で、収穫時期には内容を確認するため、毎日夜遅くまで電話をすることもありました。また混乱を防ぐためにFAX受付窓口を1本にしたのですが、履歴を確認するためには集荷する現場とのやりとりが必要となり、結局現場とのリアルタイム性に欠けるのが問題となりました。 履歴の提出確認をするためAccessを活用しましたが、Accessだと生産履歴が提出済みかまだなのかのチェックはできても、内容まで確認することはできず不便を感じていました。なんとか来たFAXをそのまま閲覧することができないだろうかとゼロックスに相談をし、念密な打合せを重ねた結果、今回の導入に至りました。

現在の満足度はいかがでしょうか?

今回のDocuWorksとペーパーレスFAX導入の一番の目的は、紙をなくすことと現場との確認作業をスムーズに行なう事です。その点では、1番の課題だった『紙文書を電子化する』事と『リアルタイムに確認できる』事が、今回の導入により解決されたため満足をしています。DocuWorksだと不備内容等を文字で書き込むことができるので、目で見てすぐに内容確認でき使いやすいです。
今後は、現在手入力で行なっている生産履歴のデータベース化を、どうやって自動化するかが課題になっています。

最後にひとこと

現在、現場の職員は無線LANで社内ネットワークにアクセスしていますが、回線速度が遅く、生産履歴シートの閲覧時に問題になっています。将来的に光ファイバーが敷設されてブロードバンド化すれば、そういった課題も解決されるのでより一層システムの使い勝手も向上すると思います。

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編集後記

今回のDocuWorks導入事例は、JAおとふけ様の業務に密着した活用例です。
DocuWorksは安価で使いやすい事から、誰でも気軽に扱えるソフトウエアですが、すこし工夫を加えると色々と応用する事ができます。今回のシステム導入は、職員の皆様が運用する上で特に操作スキルの格差など発生せず、業務の中で自然にDocuWorksが浸透していきました。今では多くのクライアントでDocuWorksが常時使われており、様々なドキュメントに活用されています。
今後も是非たくさんの職員様にご活用いただき、お仕事上DocuWorksはなくてはならないソフトのひとつとして、皆様のお役に立てればいいなと思っております。
最後に、今回のようなシステムは、JAおとふけ様が現状抱えている問題点を色々とゼロックスに提示・相談をいただいたおかげで、結果いいご提案ができ、気持ちの良いお取引をさせていただく事ができたのだと実感しました。
お忙しい中協力してくださったJAおとふけの職員の皆様方、本当にどうも有難うございました。 (北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美 2005/9/20)

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