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DocuWorksCITY お客様事例集

税理士法人 きずな会計事務所様

DocuWorksなしでの仕事は考えられません!
「仕事はデジタル、心はアナログ」完全ペーパーレス事務所の実現

お陰様でDocuWorksを高くご評価していただいている税理士様が全国に多数いらっしゃいます。今回は北海道なら帯広の「税理士法人 きずな会計事務所」様!という噂を聞きつけ、早速取材させていただきました。(掲載日 2008/1/9)

富士ゼロックス北海道 Solution Fair 2008にて四ツ谷先生にお話しいただきました。

2月14日開催の「富士ゼロックス北海道 Solution Fair 2008」にて、北海道DocuWorks倶楽部では3つのDocuWorksセミナーを開催。その中で、四ツ谷先生に当事例をお話しいただきました。
下記にて当日写真を数点掲載しております。

会社概要

代表 税理士 四ツ谷 泰博
開業 平成2年9月
職員 10名
業務内容
  • 法人税・所得税・消費税の申告書、各種届出書の作成
  • 譲渡、贈与、相続の事前対策、申告書の作成
  • 税務調査の立会い
  • その他税務判断に関する相談
  • 決算書の作成
  • 会計処理に関する相談
  • 経営計画、資金繰り計画の相談、指導

今回お話を伺った方:税理士 四ツ谷 泰博様

概要

税理士 四ツ谷泰博先生は4年程前より地球に優しいペーパーレス事務所を実現されています。「私はクレジットカードのサインと電話中のメモ書き以外はほとんどペンも持ちません」とおっしゃっていました。
今回はDocuWorksを導入した経緯から、具体的なペーパーレス業務フローについてまで、四ツ谷泰博税理士事務所様のDocuWorks活用事例をご紹介致します。

目次

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導入のきっかけ(経緯)

税理士 四ツ谷 泰博様

4年程前。四ツ谷先生はテレビ番組で富士ゼロックス株式会社 相談役最高顧問小林陽太郎(当時会長)が語る「富士ゼロックスの今後」という番組を見て大変共鳴されたそうです。 これからは「脱コピーだ!」「まさにこれが当事務所のやりたかったことだ!」 次の日、四ツ谷先生は「何故こんな良いものを提案してくれなかったんだ!」と早速ゼロックス製品について問合せしました。その製品が文書管理ソフトウエアDocuWorksと複合機だったのです。

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電子化の必要性

DocuWorksを知る前は電子申告が進む中、どうして事務所内にはこんなに紙の書類が散乱しているんだろうと疑問を感じていたそうです。ひとつの書類に対して、(1)チェック用 (2)お客様用 (3)「事務所保存用 (4)税務署提出用・・・と4部も紙を用意しなければならず、コピー代と用紙の無駄、業務効率の無駄が気になっていました。特に繁忙期などは、出張で数日不在にすると戻ってきた時には机の上は紙の山になっており、うんざりされることもしばしばだったとか。

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導入前・導入後の運用方法

導入前は・・・

【以前は…】問い合わせ→一旦電話を切る→文書庫・キャビネットを調べる→電話をかけ返答:10分以上 【導入後は!】問い合わせ→そのままDocuWorks上で検索して返答:数十秒! お客様をお待たせしません

導入前・導入後顧客「○○の件、どうなってましたっけ?」
四ツ谷様「はい、ただいま確認しまして折り返しお電話いたします。」
(・・・キャビネットをごそごそ、文書庫でごそごそ・・・)・
顧客「大変、お待たせいたしました。○○の件ですが・・・」

この『一度電話で受けて調べて折り返す一連の作業』は担当の職員が不在で他の職員が対応すると10分程度を要することもあり、お客様をお待たせしていました。誰でも必要な書類をすぐに取り出せる仕組みはないかと毎日頭を悩ませていたそうです。

導入後

ペーパーレス事務所になってから、業務効率は劇的に改善されました。
顧客「○○の件、どうなってましたっけ?」
四ツ谷様「はい、そのままお待ちください。(DocuWorksを起動し資料を検索)いやいや、社長。今日は寒いですねー。そろそろ雪も降りますかねぇ。ええっと、○○の件ですが・・・」

電話を切らずに、ひとことふたこと世間話をしているうちに、担当者が不在でもすばやく資料を探しそのまま即答!数十秒で返答が可能になりました。

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会計事務所に最適! DocuWorksとデュアルディスプレイと複合機

DocuWorksを採用してすぐにペーパーレスが実現したわけではありません。 現在のペーパーレス事務所が完成するまでにはいくつかの段階がありました。各ステップについて四ツ谷先生に詳しくご説明いただきました。

Step1:まずは4年前にDocuWorksを採用

Step1:DocuWorks

「DocuWorksは便利なソフトですがDocuWorksだけだと結局紙はなくならないんです。 一度に色んな資料を確認しながら作業するために、DocuWorks文書化したものを紙に出力していました。 会計ソフトやExcelのデータ、そしてホームページ、更にFAX文書を見ながら・・・これだと結局紙に出さないととてもじゃないと仕事になりません。」

Step2:デュアルディスプレイ※を採用

Step2:デュアルディスプレイ

注記:
1台のパソコンから複数のディスプレイへ画面出力を行なう機能のことです。

「DocuWorksを使ってすぐ、DocuWorksだけじゃ駄目だと気づきました。
全職員ひとり2台づつPCを用意することも考えましたが、それだと費用もばかになりません。
『確か、Windows®XPって画面を増やすことができたはず?』ふと思いついて15インチのディスプレイを買ってきて2台並べて接続してみました。これが運命的なデュアルディスプレイとの出会いです。
ディスプレイを2台横に並べることにより、単純に作業領域が倍になります。
1画面に勘定科目の残高を表示させ、もう一画面には科目明細を開き、2つの画面をみながら数値を照らし合わせる。これだとウィンドウが重なってごちゃごちゃすることもありません。試してすぐにこれだ!と思いました。早速翌日、職員の人数分のモニタを買占め、その日は帯広市内中の15インチモニタが売り切れになりました。当時はモニタを一度に大量に買う人が少なかったのかもしれません。」

Step3:複合機を採用

Step3:富士ゼロックス社製複合機

「ゼロックスの複合機の存在もかかせません。
FAXを送るときには、紙に出さずにそのままパソコンの画面上からFAX番号を指定して、ダイレクト送信しています。受信したFAXは、すべて DocuWorksに変換されFAX受信フォルダに電子データとしてはいってきます。もちろん紙に出さずパソコンの画面上で内容を確認できます。受信したFAXって目を通してすぐ不要になるものが結構多いんですよね。DocuWorksだと「Delete」キーをぽん!と押すだけで削除できますから便利ですよ。

スキャナに関しても、どのメーカーでもいいわけではありません。
まず第一にスキャン速度が速いことが重要です。大量の紙文書を電子データにする際、読み込み速度が遅ければ電子化作業が負担になります。コピーをとる感覚ですばやく電子に変換できないと作業する人は嫌になると思います。またゼロックスの複合機ならスキャンするときに画面上で自分の名前を選んでから作業すると、自分のパソコンにあらかじめ用意しておいたスキャンフォルダに自動的に送られてきます。ここまで簡単じゃないとなかなか電子化はすすまないのではないでしょうか。」

結論

「DocuWorksとデュアルディスプレイと複合機。セットじゃないと意味がない。どれかが欠けるのは考えられません。

Step1:DocuWorks+Step2:デュアルディスプレイ+Steo3:富士ゼロックス社製複合機→ペーパーレス事務所の誕生!

どれも私の業務に必要なものです。 DocuWorksを初めて使ってから2ヵ月後には、ペーパーレス事務所ができあがっていました。 今思うと初期投資には300万くらいかけたかもしれません。でも投資した額以上に得たものが多かったので、決して高い買い物ではなかったと思います。以前は事務処理用と実務用2台の複合機を使用していましたが、現在は1台で用が足りています。もちろん用紙代やコピープリント代も削減できました。最近では PCやモニタの値段も下がっていますし、半分以下の費用で用意ができるのではないでしょうか。とにかく今は満足しています。」

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四ツ谷先生お勧めワークフロー

四ツ谷先生の事務所では、決算報告業務を以下のように処理されています。

(1)担当者からメールで報告→(2)四ツ谷先生が内容を確認→(3)問題があれば差し戻し→(4)パソコンでファイリング 紙が出ない、スピーディ

詳細

  1. 担当者から「内容チェックお願いします!」と、四ツ谷先生にメールが送られます。
  2. 内容を確認します。
    1. DocuWorksを起動し、共有サーバー内にあるお客様フォルダを開きます。
    2. まずは勘定科目の残高確認。画面を開いたら右のディスプレイに移動し表示させます。
    3. 次に中央のノートPCで科目明細を開き、数値に誤りがないか照らし合わせます。
    4. 左のパソコンには、独自で顧客管理しているExcel画面を表示させます。中央、右側の画面を見ながらこのExcelに数値を入力します。

      • 自己資本の状況はどうか
      • 銀行への返済能力があるかどうか
      • 社長の給料が高すぎないかどうか

      といった内容がすぐに確認できます。

    5. そして税務署に提出する法人税申告書や消費税申告書等と照らし合わせます。
  3. 独自で作成している『申告内容検討表』(DocuWorks文書)を開き、問題があればコメントを入力し職員に差し戻します。問題が解決したらこの「申告内容検討表」にDocuWorks上で確認印を押します。これらのやりとりも全て電子メールで行っています。
  4. 確認がとれた『申告内容検討表』は正式なものとしてパソコン上でファイリングしています。

これらの一連の作業があっという間に処理できます。四ツ谷先生はご自宅でも同じ環境を作られているそうです。

実際のDocuWorks Deskのフォルダ分け

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ペーパーレスについて

ペーパーレスを事務所で実現された、四ツ谷先生に『ペーパーレス』についてのお考えを伺いました。

「考え方は二つあると思います。

  1. 全部紙に出してからDocuWorks変換し、電子で管理する
  2. 紙に出さずに最初からDocuWorks変換し、作業する

私は2.を実践しています。

当事務所の方針は『仕事はデジタル 心はアナログ』です。
ペーパーレスは格段に作業効率が上がりますので、結果として顧客満足度につながると考えています。いかにすばやく作業を処理して経営者(お客様)との時間をつくるか。会計事務所というのは単なる作業屋ではないと思います。少しでも多くの時間を経営者とお話する時間にあてお客様とともに私たちも成長していきたいと考えています。

紙の書類はふとした拍子に別の書類にはさまって行方不明になることがあります。
紙はなくなるが、DocuWorksはなくなりません。パソコンに触れるようになってから様々なソフトウエアを触ってきましたが、DocuWorksが一番すごいと思っています。こんなに仕事が便利になるなんて、DocuWorksを開発してくれて有難うございます・・・とゼロックスさんにお礼を言いたいです。
ペーパーレス事務所が当たり前になってしまい、今では複合機から印刷されている音が聞こえてくると、何を印刷しているんだろうと気になって仕方がないんです(笑)。

以前は保管している書類がどんどん増え文書保管スペースに場所をとっていました。事務所が手狭になったため、今の社屋を購入し引越をしたんですが、もしかして引っ越す前にDocuWorksに出会っていたら、引っ越す必要がなかったのかもしれません。
今の社屋は、文書の保管スペースに場所をとらずすっきり広々と使っています。ちょっとしたスペースに大きなクリスマスツリーを飾られるようになりました。結果、近所の子供たちが喜んでくれていますので引越しした事自体に後悔はしていないんですけどね。」

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DocuWorksの機能で何が便利ですか?

業務の中で特に便利に使えるものをご紹介いただきました。
「もちろん、紙と同じ感覚で書き込めたり付箋を貼ったり・・・といった編集機能も便利ですが、
シンプルな機能で言うと、どんな書類もDocuWorksにしておけば、虫眼鏡のボタン(拡大)をクリックするだけで、文字が大きくなり見やすいです。目が疲れてくると小さい文字を読むのが大変ですが、クリックひとつで大きな文字になるのはありがたいです。

【便利な機能・1】拡大 小さな文字は、拡大して画面で見ると見やすいです。

また、色んなセミナーや研修等で講師を務める事が多くありますが、この発表用資料の作成がDocuWorksのおかげですばやくできます。
ほとんどキーボードを使わず、マウス操作だけで作成しています。発表に必要な資料をすべてDocuWorksにし、後はテキストデータをコピーしたり、DocuWorksの[部分イメージコピー]機能を使って切り貼りしただけなんです。
本当に短時間で仕上がり、助かっていますよ。」

【便利な機能・2】部分イメージコピー マウスで使いたい部分を選択してコピーし、貼り付けます。

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これからペーパーレス化を検討される会計事務所の皆さんに一言

「そうですね。あえて言うのであれば、今後はますまず業務の効率化と情報の共有化が必要になってくると思いますので、ご検討中の事務所様には是非お勧めいたします。DocuWorksはTKCのシステムのデータベースともぶつかりませんから、TKC会員の方にもいいと思いますよ。」

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編集後記

四ツ谷泰博先生にお会いし、色々なお話を伺いましたが、短い時間でも顧問先であるお客様を大切にされていることがすごく伝わってきました。
「自分は税理士の仕事が好きじゃないから、どうやったら楽に簡単に作業できるかを常に考えているんです。もしかしたら税理士には向いてないかもしれませんね。」と笑顔で応えられていましたが、お客様の夢を実現するために一緒に考え共に笑い苦労する「お客様第一」の姿勢にはとても心を打たれました。税理士の先生として、ひとりの人間としてとても尊敬できる方に出会えて嬉しかったです。
最後にご多忙中にもかかわらず、快く取材に応じていただきまして本当に有難うございました。是非、これからもユーザーの生の声としてゼロックスに要望や感想等いただければ幸いです。今後とも宜しくお願いいたします。
(北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美 2008/1/9)

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