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DocuWorksCITY お客様事例集

杉浦社会保険労務士事務所様

職員一丸となって事務所内の電子化に成功。
DocuWorksですっきり!紙が溢れた事務所にさようなら。

今回話を伺った方:
社会保険労務士 杉浦 貴美子様(中央)・三本 由紀子様(右)・山本 奈美様(左)

職員の皆様が全員で書類の電子化に取り組んでいらっしゃる、杉浦社会保険労務士事務所様。
その電子化の経緯とおすすめのDocuWorks機能などを伺いました!
(掲載日 2008/11/28)

会社概要

所長 社会保険労務士 杉浦 貴美子
職員 2名
所在地 札幌市中央区大通東2丁目8-5プレジデント札幌ビル5F
電話 011-207-7771
業務内容
  • 労働保険・社会保険手続きサポート
  • 人事・労務のご相談
  • 高齢者の賃金設計
  • 給与計算サポート
  • 就業規則等作成サポート
  • 助成金コンサルティング
  • 創業サポート
  • 是正勧告への対応・行政調査の立会い
  • 年金相談・年金請求手続き
  • 事業主・役員・一人親方の労災保険特別加入

SRP認証(社会保険労務士 個人情報保護事務所認証)事務所

概要

杉浦社会保険労務士事務所様は、顧問先様の入社・退職手続きや給与関係、社会保険、雇用保険関係などの書類が事務所内に山ほどあふれ、キャビネットの保管スペースに頭を悩ませていました。
お仕事の幅が深く広くなるにしたがい年々書類は増え続け、目的の書類を探す時間がかかったり、欲しい書類が見当たらなかったり、ファイリングに時間がとられていました。かといって古い書類を捨てるわけにはいきません。どうしようかと頭を悩ませていた時DocuWorksの存在を知り、思い切って事務所内の書類の電子化に踏み切るご決断をされました。
今では事務所内もすっきり片付き、業務効率が改善したことでできた時間を顧問先様との面談にあてることができ、大変快適にDocuWorksを活用されています。

目次

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導入のきっかけ(経緯)

2年半程前、杉浦様は顧問先様である卸売関係のお客様と話をしていたところ、ひょんな話から書類整理の話題になりました。
そのお客様は1年分の資料は紙で保管し、過去の書類は全てDocuWorksで電子化し保管しているそうです。「文書管理ならゼロックスの DocuWorks!」と強く薦められて試しに買ってみた、というのが杉浦社会保険労務士事務所様とDocuWorksの出会いでした。

DocuWorksスクールしかし、DocuWorksを購入したものの日常業務の煩雑さに追われ、なかなか操作を覚えて運用するまでには至りませんでした。結局、顧問先様から「データをDocuWorks形式で送って欲しい」と指定された時にだけ使うという日々が続きました。
少したった頃、同じお客様から「操作が分からないなら、北海道DocuWorks倶楽部で無料スクールをやっているから受けてみたら?」とアドバイスがあったそうです。そこで早速、職員の三本さん、山本さんがDocuWorksスクールを受講。当初受講する予定がなかった杉浦先生も講習会の内容報告を聞き、次回のスクールを受けられました。
受講された三本さんに感想を伺ったところ「独学での操作取得は効率も良くないし覚えるのが大変。スクールに一通り参加してみて、自分の事務所でどのようにDocuWorksを使っていけば良いのかイメージが湧きました。」とのご感想をいただきました。

北海道DocuWorks倶楽部 無償DocuWorksスクール

この時ご活用いただいたのが北海道DocuWorks倶楽部の無償スクールです。月に1度のペースで、富士ゼロックス北海道札幌ショウルームにて開催しています。

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DocuWorks導入前の運用方法

DocuWorks導入前と導入後について伺いました。
「今までは手続きごとに書類を分類してキングファイルに綴じていました。そしてファイルが一杯になると新たなキングファイルを用意して、書類のコピーをとってパンチ穴を開け、そしてまた綴じる・・・という作業を繰り返していました。 また顧問先様へ書類をお渡しする際は、キングファイルを何冊もぺらぺらめくって探し出し、見つけた書類を取り出してまた戻す、という手間が発生していました。書類を探し出す時は大量のキングファイルとの格闘です。
DocuWorksを活用した電子ファイリングなら机に座ったまますばやく検索ができ、ファイリングにとられる手間や時間も大幅に無くなりました。」

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DocuWorks導入後の運用方法

現在は今まで紙で保管していたキングファイルの中身を事業所別、年度別、社会保険や雇用保険、相談案件別と事務所全員が使いやすいように整理して活用しています。 お客様と打合せした際の議事録やメモ、または電話でのお問合せが来た時に書き留めたメモもスキャナで読み取り電子化して保管しています。
そしてDocuWorksの導入をきっかけに情報共有の方法を見直し、独自で運用していた手書きの業務処理簿をExcelでデータベース化。更に、必要な電子データを全てNASサーバーで共有する仕組みに変えられたそうです。
結果、顧問先様からお問合せがあった場合、担当者が不在でも誰でもすぐに書類を探し出せるようになりました。

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ゼロックス複合機DocuCentre-III C2200を導入

お使いの複合機について伺いました。
「実は当初、複合機は他メーカーのものを使用していました。
DocuWorks自体は他メーカーの複合機でも対応していますが、ちょうどよいタイミングでゼロックス担当者から最適機種の提案がありました。やはりゼロックス複合機のほうが断然DocuWorksとの相性が良いとの事で、DocuWorksの運用開始をきっかけに思い切って複合機もゼロックスに切り替えました。

電子化を真剣に進めていくと、スキャン作業がとても増えます。以前だと一度スキャナでPDFデータとして読み込み、パソコン上でDocuWorksに変換していました。またきちんと文字が切れずにスキャンができたかどうか、PDFデータを開いて確認する必要もありました。
ゼロックス複合機を導入してからは、複合機側でDocuWorksに変換し、所定のパソコンのフォルダに転送できますので、スキャン作業がスムーズに行えとても便利です。
スキャン作業の快適さも電子化には欠かせないと思います。

以前使用していた他メーカーの複合機は、導入してからまだあまり経年が経っていなかったため導入はとても悩みましたが、今となってはゼロックスの複合機にして良かったと思っています。」

富士ゼロックス複合機

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「電子化に移行する作業」について伺いました

「事務所内の紙を電子化するにあたり、当初は分からないことだらけで不安でした。まずDocuWorksの無料スクールで操作や機能を勉強しイメージを湧かせた後、本格的に電子化作業に取り掛かりはじめましたが、どのようにしてフォルダ分けすれば良いのか?DocuWorksバインダー機能はどのような場面で活用するのが最適なのか?など、当初は手探り状態でした。

そこで、まずはDocuWorksのフォルダ分けの原案を職員の山本さんが作成。次に皆で実際の書類をフォルダに保管してみました。そして使いづらかったり、管理方法に迷った際は職員全員で何度もミーティングを開きました。
皆で意見を出し合った結果、検索しやすくするにはファイル名を統一したほうがいい事に気付き、少しずつ今の形になっていきました。
現在はファイル名で迷わないようにルールを明確にして、「ファイル名の命名規則」を作成し職員全員で共有しています。

業務の合間を見ながらの電子化移行でしたが、作業にかかった時間はおおよそ2ヶ月程度です。
現在では100%完璧とは言えませんが、職員誰が見ても分かりやすい仕組みができ上がり満足しています。またPDFと違ってDocuWorksはデータが軽く、さくさくと動くので快適です。」

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DocuWorksの便利な機能について伺いました

杉浦社会保険労務士事務所様では、DocuWorksの文書を編集する「アノテーション」機能をご活用いただいているそうです。特に便利な機能をご紹介いただきました。

テキスト文字追加で書類の記入例を作成

「書類の書き方について問合せが頻繁にあるため、記入例を準備しています。
未記入の書類をDocuWorksに変換し、DocuWorks上で記入例を書き加えます。必要があれば印刷してすぐに顧問先様へお渡しできます。」

マーカーを引く、付箋を貼る

「重要な部分にマーカーペンを引いたり付箋を貼ったり、紙と同じ作業がDocuWorksの電子上でできるのも便利です。問合せの際にとても役立ちます。」

日付印機能

「業務を処理した職員は完了時に書類にDocuWorksの日付印を押すことにしています。郵送作業は誰がしたのか、社保庁への提出は誰が行ったのかが、一目で分かり、処理した日付や職員名で後から検索できます。電子ファイリングは検索がしやすいのも大きなメリットです。」

POINT!
社労士事務所にお勧め!ゼロックス複合機の便利な機能「ジョブメモリー」

複合機には、倍率や原稿の種類、用紙選択など複数の機能設定を1つの「ジョブ」としてメモリーに登録できるジョブメモリー機能があります。
杉浦社会保険労務士事務所様では、「資格取得等確認通知書」や労働保険の「保険関係成立届」などのA4でもB4でもない不定形サイズの書類を、自動的にA4に縮小する設定をジョブメモリーに登録しています。
スキャンする際、書類ごとに都度拡大・縮小の設定をするのはわずらわしいですが、ジョブメモリーに登録しておけばボタン1つで手軽に操作できます。

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DocuWorksを導入して良かったこと

社会保険労務士個人情報保護事務所(SRP)認証を取得できました!

平成17年に個人情報保護法が全面施行され、多くの企業で個人情報に対する意識が高まっています。 個人情報を電子的に管理することが一般的になった反面、ひとたび情報が流失するとインターネット等によってその被害は爆発的に拡大するリスクが高まってしまったのも事実です。もちろん社会保険労務士に対しても万全な管理体制が要求されています。 杉浦社会保険労務士事務所様では、今回のDocuWorks導入をきっかけに個人情報や契約書等の管理方法や、ネットワーク環境、セキュリティ対策を見直しました。 紙での管理では困難ですが、電子管理だと様々なセキュリティ対策を施す事が可能です。 結果、社会保険労務士個人情報保護事務所(SRP)認証の取得につながりました。平成20年11月現在、道内にある約750の社会保険労務士事務所中、 SRP認証事務所は11事務所です。その中に名を連ねることができた事もDocuWorksを導入して良かった事の一つです。

電子申請に取り組み始めました

労働社会保険事務手続き等の電子申請に、積極的に取り組み始めるきっかけとなりました。
電子申請は顧問先企業の皆様にとって「処理が速い」など、大きなメリットがあります。
例えば、従業員様の入社時などに行う健康保険の資格取得手続。2008年10月に運営体制が変わったため、保険証の交付まで時間がかかるケースが多いのですが、電子申請であれば届出用紙での申請よりも運営側で処理を行いやすいので、保険証を受け取るまでの日数を短縮することができます。

また、届出書を持って直接役所の窓口まで足を運ぶ必要がなくなるため、その分の時間を使い顧問先企業様へ訪問する回数を増やすことができるようになりました。直接お会いしてヒアリングをより多く行うことで、顧問先企業様の潜在的なニーズを引き出し、よりよいサービスの提供に繋げていく事ができます。
今後も積極的に電子申請に取り組む予定です。もちろん電子申請の控えはDocuWorksで管理しています。

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杉浦先生へインタビュー

今回事務所内の書類の電子化に成功されましたがいががでしょうか?

「やはり大幅な業務時間の短縮につながったと思います。書類の検索も楽になり、確実に素早く探し出すことができる様になりました。席を立って事務所内を歩きまわることもなく自分の席に座ったまま仕事ができるのもいいですね。業務の効率化が図れた分だけ、顧問先様との時間をより多くとれるようになりましたので顧客サービス向上にもつながっていると思います。」

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DocuWorksフォルダ体系を拝見!

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編集後記

杉浦社会保険労務士事務所様に何度かお伺いさせていただいて、事務所の雰囲気の良さがとても心地よく感じました。杉浦先生はじめ職員の皆様のお人柄だと思います。 職員の皆様が一丸となって真剣に電子化に取り組まれる姿勢にとても感銘し、ゼロックスとして出切る限りのご支援をさせていただこうと考えておりましたが、結局は皆様の知恵と創意工夫によって最終的にとてもすばらしい電子ファイリングの仕組みに仕上がったのではないかと思います。
DocuWorksやゼロックス複合機、また北海道DocuWorks倶楽部のサービスをどんどん活用していただき本当に感謝の気持ちでいっぱいです。これからもアフター面ではきちんと継続しフォロー致しますので、気持ちよく末永いお取引をさせていただきたいと考えております。
ご多忙にもかかわらず、快く今回の取材をお引き受けいただきまして本当に有難うございました。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

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