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DocuWorksCITY お客様事例集

共通運送株式会社様

受信したファクスが紛失?!
『DocuWorksは無くなりません』
ペーパーレスファクス受信がきっかけで様々な業務で効率UPとコスト削減を実現!

今回話を伺った方:
経理部課長 岩本紀之様(左)
総務部課長 小林学様(右)

本社総務部課長の小林学様と経理部課長の岩本紀之様にインタビューしました。
(掲載日 2010/12/6)

会社概要

代表取締役社長 永原 利雄
従業員数 658名 (正社員 288名) H22.6月現在
所在地 札幌市白石区平和通11丁目北6番19号
電話 011-862-8288
営業種目
  • 貨物自動車運送事業(特別積合せ・一般)
  • 貨物運送取扱事業
  • 倉庫業
  • 倉庫及び工場内作業の請負業
  • 貨物梱包荷役事業
  • 一般及び産業廃棄物収集運搬業(特別管理含む)
  • 土木、舗装、とび・土工工事業
  • 一般労働者派遣事業、有料職業紹介事業
  • 特定信書便事業
  • 前各号に附帯する一切の事業

概要

共通運送株式会社様は、札幌を中心に道内8箇所に営業拠点、道外2箇所に支店を持ち、北海道から関東圏にかけて幅広く運送事業、倉庫業を展開する道内有数の大手運送会社様です。社員の人数や事業が拡大するにつれ、膨大な情報を整理する仕組みや、正確な情報を効率的に伝えるための運用が必要と考えました。5年前に導入したDocuWorksというツールを元に、ペーパーレスファクス受信から郵便物の電子化、請求書控えの電子保管、取引先カード、車検証、保険証の電子化にいたるまで様々な活用を促進されております。現在では社内での運用も定着し、今後ますます活用のシーンは広がりを見せていきます。

目次

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導入のきっかけ(経緯)

運送会社の現場はひっきりなしに様々なファクスが届きます。
集荷の依頼書や、変更届、各種明細など・・・。
届いたFAXが見つからず、探すことで時間を取られてしまうことも多々ありました。
探す時間と手間を何とか省きたい。信頼のある取引を継続したい。
どうすればいいのか考え、模索していたところ、DocuWorksを使ったペーパーレスファクスに出会いました。
DocuWorksの導入後はお取引先様からのお問合せにもすぐに対応することができます。
また、受信したファクスの紛失を懸念することもなくなり、バックアップとしても安心したファクスのやり取りを実施することが出来るようになりました。

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どのようにDocuWorksを社内に展開したのですか?

経理部 課長 岩本紀之様

DocuWorksの社内展開について、経理部課長の岩本様にお話を伺いました。

せっかく良い仕組みを採用しても現場が使ってくれなければ意味がありません。
そこで、
『DocuWorksで何をするのか。どう使うのか。業務の目的を明確にし、DocuWorksで環境を作って見せる。』
DocuWorksの社内への展開はここから始めました。まずは最初の一歩を作ってあげます。これは大変効果があり、1度イメージがつくと、自然にそれぞれの業務担当者が色々な使い方をしてくれています。
社員は私が知らない機能も使いこなしていますよ。

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社員の方の使用例を教えてください

使用例1:取引先カード

“取引先カード”と言って、取引先の情報が1枚の書類に記載されているカードがあります。
それらをこれまでは紙をバインダーに綴じて保管していました。
引越しセンターで1部、経理で1部それぞれ複製したものを別々に保管していたため、住所変更や銀行口座、取引条件の変更があった場合も、リアルタイムに新しい情報が届かない場合があります。
今は取引先別にフォルダを作り、リンクフォルダで共有しています。郵送で届いた住所変更のお知らせもスキャンして取引先カードと束ねて保管しています。バインダーに綴じたりする手間もなくなり、閲覧する時も席を立ちません。さまざまな情報を一つにまとめて管理することで、「取引先カード」は活きた情報になります。関連する部署が常に新しい情報で仕事をすることができるようになりました。

使用例2:請求書

以前はセンターで発行される請求書は、お取引先様に1部、会社の控えとして1部、それぞれ紙で保管していました。今では請求書を発行するシステムからDocuWorks Printerを使って直接DocuWorks文書に変換して電子保存しています。請求書はお取引先様に郵送するために1部印刷するのみ。
会社の控えはDocuWorksの中にあります。
なので、紙として出力する分は1部だけとなり、紙やプリントアウトにかかる経費が半分になりました。また、運用面ではDocuWorksは全文検索ができますので、取引先名をキーワードに入れて素早く検索することができます。お問合せもスムーズに対応することが出来るようになりました。

本社への報告は集計表をまとめてリンクフォルダの経理担当者用フォルダに格納します。
各センターとファイルをやり取りするための「本社経理担当者用のフォルダ」があります。
ここに格納すると、経理担当者に届きますので、いわばポストのような使い方をしています。

補足:DocuWorks利用効果の検証結果

紙文書作業とDocuWorks文書作業を検証した結果、DocuWorksによって時間削減を実現できることが実証されました。
(出展:富士ゼロックス調査)

使用例3:発送車両報告書

正確に荷物を運ぶため、作業指示書に記載された車両と、実際にフェリーに乗った車両を照らし合わせて確認します。確認後は、DocuWorks上でデータ印を押印しチェック済みであることを分かるようにしています。自分自身の作業の効率と確実性を高めるために自然と生まれた使用例です。

使用例4:引越手配依頼書

引越センターでの活用例です。引越の手配依頼書をスキャンして月別バインダーに保存しています。

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本社に届く郵便物はどのように管理されていますか?

WEBベースでの文書管理ソフト
“ArcWizShare”で郵便物の保存検索に利用しています。

本社に郵送されてくる書類は、各現場に必要な情報がたくさん含まれています。
例えば、取引先の住所変更や、代表者の新任退任の挨拶状、協会が主催するセミナーや会合のお知らせなども郵送で送られてきます。
これらの情報は本社の経営者を含み、現場の配送業務や営業活動においても大変重要な情報です。送られてきた郵便物は緊急性や重要性を加味して、必要なものはi-ファクス※1使って拠点に送信していますが、なかなか末端まで届かずに、後々問い合わせがくることも頻繁にあります。以前は、膨大な郵便物の中から時間を掛けて探し出して対応していました。今は、すべてWEBシステム(ArcWizShare)の中にあるので、必要な時にすばやく検索ができます。郵便物を探すのに大変苦労していましたが、総務としては探す時間がかからず、現場にも迅速に正確な情報を伝えることができています。

郵便物は大量ですので、検索はDocuWorksではなくArcWizShareで実施しています。検索のスピードが全然違います!

注記1
i-ファクス:インターネット経由でのファクス。 通信費がかからない送信方法です。
注記2
現在ArcWizShareはDocuShareという商品に生まれ変わりました。

DocuShareとは・・・ Webブラウザを介していつでもどこでも登録・閲覧が可能な文書共有システムです。ユーザー自身によるアカウント登録やアクセス権の設定等により、容易にコミュニティを形成でき、情報共有の活性化を推進します。

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車検証や保険証はどのように管理されていますか?

Microsoft® Accessを利用して、車検証・保険証・車の画像の管理をしています。

運送会社にとって、自社で所有している車の情報管理はとても重要です。
これまでは紙で保存していたので、保険の更新や車検があるたびに、一枚ずつめくりながら付け合せをして、差し替えの作業も一仕事でした。
現在は、所有するトラック350台分全ての「車検証・保険証・車の画像」がセットで管理されています。保険証にOCR(文字認識)の処理をしていますので、車種や車体番号、積載量などのキーワードで検索することも可能です。急な問合せ対応もスムーズですし、陸運局に提出する書類もすばやく揃えられます。Microsoft® Accessを使った検索作業ですが、ここでもDocuWorksが役立っています。もちろん更新時期がくれば差し替えの作業はありますが、付け合せの作業は車体番号からできますので、以前よりは大変楽になりました。

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今後はどのような活用をお考えですか?

DocuWorksの今後について、総務部課長の小林様にお話を伺いました。
社員の業務日報は、現在は手書きで行っています。
営業からの日報には、上役に目を通してもらいたい事項も多くあります。
今後は日報を電子化し、社内で共有できる仕組みを考えていきたいと思っています。ただの報告としての日報ではなく、今後の営業活動やリスク回避のための情報として効果的に扱っていけば会社全体の生産性向上にも繋がると思います。 個人的には、「机の中の書類全部」をDocuWorksに取り込みたいですね。DocuWorksを開けば仕事ができる。そんな環境作りを目指していきたいです。

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編集後記

取材にご協力いただきましてありがとうございました。

DocuWorksをご紹介させて頂いてから5年のお付き合いとなりました。
今回の取材にあたり改めてお話をお伺いしますと、「よくここまでお使い頂いているな」と、感謝とともに本当に感心することばかりでした。DocuWorksは一つのツールとなりますので、実際の社内での活用は知恵を絞り、工夫を凝らして作り上げていかれたものと思います。総務部の小林様と経理部の岩本様の改善される力と社員の皆様の創意工夫の賜物ではないかと思います。今後も日報の電子化や更なる全社情報共有の仕組みなど、活用をイメージされる業務は多くあるとのこと。これから先、どんな使われ方をされていくのか、私自身楽しみの一つとなっています。精一杯ご協力させて頂きたいと思っておりますので、今後とも末永いお付き合いをどうぞ宜しくお願い申し上げます。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)

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