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DocuWorksCITY お客様事例集

中西印刷株式会社様

総務ご担当者必見!
ISOやPマーク取得にともなって増えた書類を電子化。
『DocuWorksを使ってから作業効率は3~5倍にUP!』
残業も減り、新しい仕事を考える時間的な余裕ができました。

今回話を伺った方:専務取締役 大野 宣彦様

本社 専務取締役 大野 宣彦様にインタビューしました。
(掲載日 2010/12/28)

会社概要

代表取締役社長 林下 英二
従業員数 56名
所在地 札幌市東区東雁来3条1丁目1番34号
電話 011-781-7501
営業種目 美術印刷物・書籍印刷物・商業用印刷物・事務用印刷物・ソフトサービス等の企画・デザイン・撮影、制作から印刷・加工・納品までの総合印刷関連事業

概要

中西印刷様は、およそ90年前の明治45(1912)、北海道初の写真製版所として創業しました。
時代の流れとともに技術革新が行われ、印刷業界もめまぐるしく変わる中、当時から現在においても変わることなく出版文化の先導的役割を果たされております。従来の良いところを残しつつ、新しいものを柔軟に取り入れて行くと言うお考えは、印刷技術だけでなく、社内のファイリングについても大変 効果的な方法と取られておりました。総務で扱う書類を管理する。そのお手本となる方法を是非ご覧下さい。

目次

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運用しようと思ったきっかけは?

もう数年ほど前になります。
ISOやPマークの取得に伴って以前よりも管理する書類が多くなり、なんとかうまく管理する方法はないだろうか・・・と様々なソフトを検討していました。なかなか良いソフトが見つからずこのままやっていくしかないと半分諦めていた時です。
ゼロックスの営業マンから「良いソフトがある」と紹介されたのがDocuWorksでした。いくつも文書管理ソフトは見ましたし、どこのソフトも似たりよったりでは・・・と思っていたのですが、実際にデモンストレーションでDocuWorksを見た時は違いました。
「これは直感的に操作できる。紙や色々な種類の電子データを管理するのに最適だ!」
とピンときました。それからは早かったですね。自分が普段行っている業務を見直して、色々な書類を取り込んでいきました。

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DocuWorksを使う上で苦労したことは?

専務取締役 大野 宣彦様

正直ありません。
とにかく楽しかった。楽しかったと言うのは「楽」になったと言うことでしょうか。
仕事で使う書類がどんどんDocuWorksに取り込まれて電子化されていきました。
今までは答えを導き出すために書類を探したり、調べたり、その度に時間の無駄を感じていましたし、どこにあるのか、など考える必要もあった。
DocuWorksにしてからは考えなくても必要な書類はすぐに引っ張り出せます。
ずいぶんと楽になりましたよ。新しいことに取り組むことは躊躇することも多いと思いますが、自分の仕事をスムーズに、楽に行うためには、従来の固定概念や手法を脱却して、新しいことにチャレンジするのも必要だと思います。

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どのような書類を取り込んでいますか?

決算書類

過去数年分の決算書類をDocuWorksに取り込んで保管しています。これまでは倉庫に保管している決算書類をわざわざ取りに行っていました。確定申告の内容や、勘定科目の内訳を見たい時、何年か前にあった例を参考にしたい時や、減価償却の対応年数から過去に導入した備品の導入年月日を知りたい時など、決算書類には様々な情報が記載されています。
その分、枚数も多くなるので保管スペースを広くとる必要があり、事務所内のキャビネットでは限界があったのです。
決算書類は法律上紙での保管が義務付けられているため、今まで通り紙でも保管していますが、必要なときは倉庫へ行かず、自分のパソコンから調べられるようにしています。

確定申告の控え

社長や他の役員から情報を求められた時にもすぐに提出できるので、仕事のスピードも上がりました。

ISO書類

マニュアルは変更されないようにセキュリティをかけて編集禁止に フォルダに色をつけて、分かりやすく分類して整理

ISOをご担当されている方なら、誰しもご苦労があると思います。
とにかくマニュアルや報告書、申請書、手順書、規程書類など多くの書類が発生します。
上図のフォルダ階層をご覧頂いても分かる通り、その書類の量と種類は大変なものです。
ISOは監査についても電子データの保管が許可されています。
電子で保管するようになってから監査の日が近付いても慌てることなく、手間を掛けず必要書類を揃える事ができています。

経営会議資料

通しページ番号はDocuWorksで設定

作業効率UPと言う点ではこれが一番便利になったことかもしれません。
定期的に行われる経営会議の資料作成と保管です。 ExcelやWordで作成した資料を一つに束ねて会議資料を作成しています。
通しページ番号も簡単に付けられますし、ページの差し替えや追加があってもページ番号を更新して、また一から自動的に振りなおされます。本当に便利ですね。 DocuWorksを使う前はページ番号はスタンプを使って、手で押していました。 今から考えると苦労していたと思いますよ。

株主総会議事録

株主総会での議事録を管理するのに使っています。
ファイル名を(第**期)としており、すぐに過去の議事録も探す事が出来ます。
また、株式配当支払調書なども保管しています。このように定期的に必要となる資料のファイリングには最適なソフトだと思います。

契約書

自部門でのあらゆる契約書を保管しています。
(複合機やプリンターの保守契約書を含め保険の契約書など)契約時に使用した見積書も一緒に保管しておくと、後から見直すときに便利です。

工業調査依頼書

経済産業省から毎年必ず工業調査の依頼がきます。この調査票に記載する内容が非常に煩雑で、いつも書くときに迷ってしまうのです。なので、前年に記載した例を元に、どのように計算したか、どこの資料から引用した内容かなどを細かくメモしています。記載ミスもなくなり、正確に調査依頼書を提出する事が出来るようになりました。

例)工業調査依頼書

人事関係

給与・昇給・賞与

残業手当支給の一覧や人事考課の資料など、関係するものはすべてこのフォルダの中に格納しています。

就職・採用

採用試験日の通知書は毎年使用するので、オリジナルデータを添付して保存しています。 次年度使う時には、オリジナルデータから日付などを訂正して使っています。

銀行・財務・回収

銀行の通帳や、納税証明書、暗証番号記載表などもDocuWorksで管理しています。銀行の書類は他の書類と混在しやすく見つけにくかったのですが、今は必要な時にすぐに探し出せます。

パソコンNW電話配線

電話やネットワークの配線図、オフィスのレイアウト図面もサムネイル(絵)で表示されるので大変分かりやすいです。ぱっと見てすぐに取り出せるのがDocuWorksのとっても良いところだと思います

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DocuWorksを使用して何が一番良かったと思いますか?

取材にご協力いただきましてありがとうございました。

すぐに必要書類を探せると言うことはもちろんのこと、日常の仕事が効率的にはかどるため、他に新しい仕事を考える時間的な余裕ができたことです。常に新しいことを考えていかなければ会社の発展は望めません。余裕が出来た分、新しいことにもチャレンジしやすくなりましたし、残業も減ったと思います。

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編集後記

「今ではDocuWorksが無いと仕事ができないよ」とさらりと言ってくださる大野専務。
仕事は出来る限り省力化して、時間を有効的に使う。そのお話の通り、大野専務のDocuWorksDeskは仕事が出来る環境が完全に整っていました。従来の手法を変えるのは勇気がいることだと思いますが・・・、とお尋ねすると、
「それで仕事が楽になるならやる価値はある!」とおっしゃっていました。
その前向きなお考えを見習いたいと、今回の取材を通して私自身勉強させて頂きました。
お忙しいところお時間を頂き本当にありがとうございました。
今後とも末永く、どうぞ宜しくお願い申し上げます。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)

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