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DocuWorksCITY お客様事例集

神原商事株式会社様

時間に追われる大量ファクス処理。たった1日でファクス受信を電子へ切替成功!
今では席に座ったまま作業でき、事務所内の動線が良くなりました。

今回話を伺った方:取締役 総務部長 三浦幸治様

取締役 総務部長 三浦 幸治様にインタビューしました。
(掲載日 2011/1/17)

会社概要

商号 神原商事株式会社
創業 1934年
所在地 札幌市東区本町1条10丁目4-10
電話 011-784-4201
事業内容 各種軸受・伝導機器用品・油圧空圧機器、電動機、電動工具・切削工具および付属などの専門卸商社
事業所 本社・札幌支店/東京支店/大阪支店/旭川営業所/苫小牧営業所/帯広出張所

概要

実は他社メーカー様からもご紹介をうけたことはあったのですが、DocuWorksのデモンストレーションを見た瞬間「これだ!」と思いました。
業務上大量に発生するファクスの送受信。今ではすっきりと電子化に成功!受信したファクス文書は、すぐに回答できるように事前に入力コメントやスタンプを登録したり、作業効率が落ちないよう、あわせてデュアルディスプレイを用意するなど工夫を凝らしています。わずか1日程度で紙から電子へ移行された神原商事株式会社様の成功事例をご紹介します。

目次

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運用しようと思ったきっかけは?

業務上ファクスの送受信が大量にあります。お取引先様からの見積りや注文書が届くと各担当者は価格や納期の回答を行っています。電子化する以前は、ファクス操作のたびに席を立たなければならないので、少しでも作業効率を良くするため、4~5名に1台ずつ感熱紙タイプのファクスを用意し使用していました。 そのためランニングコストとして、ファクス機の台数が増え、ファクス通信回線契約も同数必要、使用する感熱紙も増え不要になったファクス原稿は、機密文書として有料廃棄しなければなりませんでした。それとファクス機も古くなれば、買い替えに一台10万単位で費用がかかります。当時複合機は他メーカーのものを使用しており、特に不満はなかったのですが、ファクス機能は使わず、コピーとPCプリンターのみの使用でした。この複合機を含めてファクスに関して、作業効率改善とコスト削減ができないか悩んでいたところ、ゼロックスの担当営業マンからタイミングよく電子化の提案がありました。
そしてゼロックスの担当営業マンからの強い勧めもあり、DocuWorksのデモンストレーションをみせてもらう機会を設けました。実は他メーカー様の同様のソフトウエアは使用したことがあったのですが、操作性が悪く採用を見合わせていました。おそらく出来ることは同じだろうと思っていましたが、実際に見てみるとDocuWorksの操作性は格段に良く、見た瞬間に「よし、これなら電子化が出来る」と確信しました。それとファクス電子化により、複合機にファクス回線を集約すれば、当時使用していた複数台の感熱紙ファクス機を廃止し、不要なファクス通信回線契約も解約できます。このような理由でファクスの電子化を決断しました。

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ファクスの電子化を社内に浸透させるまでのステップ

ペーパーレスファクスの導入を決め、DocuWorksやゼロックス複合機など必要機材一式を契約した後は、どうやって既存の業務フローを切り替えていくか考えます。長年紙を使った業務に慣れ親しんでいると、突然電子化することに抵抗を感じるのはごく自然なことです。自分はDocuWorksの良さを十分に理解しましたが、では現場はどうか?配慮しはじめると様々なことが浮かんできます…。 ですが「悩んでいたって仕方がない!」と思い切ることにしました。まずは職員間で基礎知識にばらつきがあるとスムーズに定着されないことを懸念し、ゼロックスの担当営業マンの勧めもあり、職員全員に対してDocuWorksの基本操作勉強会を開くことにしました。
これは北海道DocuWorks倶楽部の無償訪問指導サービスを利用できます。職員全体にDocuWorksはどのようなことができるソフトウエアなのかとイメージができた後は、いよいよファクスをペーパーレスに切り替えました。導入当初、職員のファクス受信文書が紙から電子に変更となる戸惑いが予想されるため、慣れるまでの間は移行期間として、念のために電子化しつつも紙にも出力する設定が用意されていると伺いました。実は当社はこの移行期間をわずか1 日程度しか設けていません。確実に電子で受信ができることを確かめた後は、半ば強制的にペーパーレスファクスを使用していくよう指示をしたのです。

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初期導入時の社内の様子

ファクス送受信の様子

予想はしておりましたが、ファクスの業務フローが変わったことで、職員からは様々な声やつぶやきが聞こえてきました。「使いづらい」「紙に書いた方が早いだろう」「作業時間がかかり取引先に迷惑をかける」などなど、最初はお取引先様に迷惑がかからない様に、急ぐ回答の場合は各人の判断で、電子化したファクス受信を、イージープリンタ機能を使用して印刷し対応しました。 ですが「イヤだイヤだ・・・では前に進まない、別に間違ったことをやらせているわけではない、絶対に使いこなせば業務の効率があがり、格段に便利になるはず。今上がっているのはほんの一時のものだ」と強く思い、職員が一日も早く操作に慣れその快適さに気付いてくれることを期待して待ちました。 最初の1カ月は、DocuWorksのいろいろな機能の使い方、PCファクスの宛名表のメンテ、ファクス送受信の集中によるエラーや確認など、頻繁に質問が発生し結構大変でしたが、ゼロックスの担当営業マンにもその都度対応してもらい、場合によってはこちらまで来て一緒にサポートをお願いするなどし、なんとか乗り切りました。その後は、2か月、3か月と経つうちにすっかりと社内に定着したのか、急激に問い合わせは減っていったので一安心しました。今では誰も何も言わず、DocuWorksはすっかり業務の一部となり、日々の作業で順調に活用しています。

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初期導入時に担当者として工夫したこと

もちろん、少しでも職員の手を煩わせないよう配慮し、出来る限りの準備をしました。
例えば、今まで受信したファクスに対する回答は、価格や納期を手書きで記入し返信していたため、これらの作業がDocuWorks上で文字を入力するという作業に変わったのですが、キーボードを打つことで時間がかかっていては、作業時間が長くなり効率が良くありません。 そこで回答する時に使用頻度が高いと想定される文字コメントをあらかじめスタンプ(図1)として用意し、各々の職員のDocuWorksに登録しておくこととしました。
DocuWorksのアノテーションスタンプツールバーは自由にカスタマイズできるのもすごく良いところです。今では自分がよく使うコメントは各自で登録して活用しています。

取引先から届いた注文書に、ポンポンとスタンプを押して回答を返信しています。文字を入力するよりも手間がかからず、簡単です!

図1

【実際に使用しているアノテーションツールはこちらから!】

ファクス受発注ツール(会員専用ページ)

ペーパーレスファクスで受発注業務を行う場合にご利用いただけるスタンプです。

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DocuWorksと併せてデュアルディスプレイを採用

お取引先様から届いたファクスをもとに、オフコンにインプット処理をしています。ですから担当者はパソコンでは常にファクス画面とオフコン画面の2画面を見る必要があります。ですので、作業のしやすさを考え、ファクスの電子化とともに、各自パソコンのモニタを1台づつ増やし、デュアルディスプレイの環境にしました。 モニタを増設しないで、画面を分割して操作していくことも考えましたが、電子化が進むほど「モニタの大きさ」は「作業台の広さ」という意味になりますので、モニタの必要性(重要度)が増してきます。
最近ではモニタの値段もぐっと安くなったことですし、思い切って2画面の環境を整えました。ミスもなくなりますし、面倒くさくないし、何よりも効率が良い。決して高い買い物ではないと思います。

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ファクス以外で便利になったこと

過去のお取引の前値や商品などお問合せを受けた際は、オフコンを操作しますが、このときも画面上から、DocuWorksPrinterを使いオフコンのデータをDocuWorksに変換しています。一度DocuWorksファイルにするとそのままメールに添付でき、簡単に相手に送れるので、以前のようにファクスを送信するために、紙に出力する作業は不要となりました。また、DocuWorksにはPDF変換ソフトが同梱されており、DocuWorks画面からボタンひとつでPDFに変換できます。社外に送る時はPDFファイルにして送る、などというように使い分けもできるのでとても便利です。

オフコン→DocuWorksに変換してメールに添付 DWまたはPDF

不定形サイズのものをよく扱うので、用紙サイズをあらかじめ設定したものを、DocuWorks上に登録しておけるイージープリンタというプラグイン機能も、とても使いやすいです。同様に、パソコン上から直接ファクス送信するダイレクトファクス機能もなどにもイージープリンタは最適です。

※イージープリンタとは・・・
印刷時の設定を登録したプラグインボタンをクリックするだけで、毎回同じ設定で印刷できます。 よく使う設定を登録しておくと、印刷作業の効率化を図れます。

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神原商事株式会社様のフォルダ体系を拝見

※社員名は仮名を使用しております。

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編集後記

取材にご協力いただきましてありがとうございました。

ファクスの送受信が多ければ多いほど、「ファクスに関する業務フローを変えてまで、慣れ親しんだ紙をやめ、電子の仕組みに切り替えること」に、不安を感じるお客様は多いと思います。
今回、取材させていただいた神原商事株式会社様もファクスの送受信が多いお客様の中の1社!お話を聞けば聞くほど、上手にペーパーレスファクスをご利用いただいているのがわかり、とても嬉しく思いました。

北海道DocuWorks倶楽部では、「ファクスの電子化を考えているがどうやって社内に根付かせたら良いか悩んでいる…」とご相談を受けることがあります。三浦様に社内にうまく根付かせるためのコツを伺ったところ、「いっぺんに全部じゃなくて良い。はじめは5人なら5人で良い。とにかく業務に DocuWorksを取り入れることを決めたら、その担当者に対しきちんと教育をすることがとても重要。そうすると5人がDocuWorksを使いこなせるようになる。そうすればこの5人が社内のDocuWorks係になってくれるんです。導入初期に行ったDocuWorks基本操作説明会も効果がありました。職員ひとりひとりが自分で使ってその良さを実感することができれば、あとは一切自分が手をかけなくてもなんとかなるんです。」と教えていただけました。
きちんとルール化するところは明確にされておりますし、職員の作業効率が落ちないようデュアルディスプレイ等の環境配備やオリジナルスタンプの登録などの工夫もされており感激しました。
是非、これからも担当営業ともども末永くお取引していきたいです。年末のお忙しい中にもかかわらず、快く取材に応じていただき本当に有難うございました。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

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