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DocuWorksCITY お客様事例集

象印マホービン株式会社様

息を吹き返したDocuWorks!
ペーパーレスファクスをきっかけに「紙に印刷する文化」を打開。
『DocuWorksは札幌支店の業務フローを変革しました!!』

今回話を伺った方:左から佐藤様、伊藤様、成田様

札幌支店の伊藤様、佐藤様、成田様にインタビューしました。
(掲載日 2011/2/7)

会社概要

商号 象印マホービン株式会社 札幌支店
所在地 札幌市豊平区豊平4条12丁目2番10号
事業内容 調理家電製品、生活家電製品、リビング製品などの製造・販売およびこれに附帯する事業
事業所 本社/本社別館/札幌支店/仙台支店/新潟支店/東京支社/関東支店/静岡営業所/名古屋支店/北陸営業所/大阪支店/広島支店/岡山営業所/四国支店/福岡支店/鹿児島営業所/大阪工場

概要

商品や部品の受発注ファクス業務を完全ペーパーレス化へ。
1ヶ月に200件を超える問合せをファクスで返信する作業も自社システムと連動して行うことで、紙とプリントアウトにかかるカウンターコストを大幅に削減しました。
実際の業務を担当する社員の発想を取り入れ、DocuWorksとファクスとスキャナーを利用し、いつの間にか紙が減っていたという環境を作りました。
ファクスの受信と送信どちらも完全にペーパーレス化に成功した象印マホービン株式会社様の事例をご紹介致します。

目次

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DocuWorksを導入しようと思ったきっかけは?

札幌支店 伊藤様

ある日、来社したゼロックスの営業さんと面談していた時です。
ふと事務所内を見渡した営業さんが「このファクス、ペーパーレスにされてみてはいかがですか?」とご提案いただきました。
「受信したファクスをペーパーレス??」ファクスは紙で出るのが当たり前だと思っていましたから、正直驚きました。
ファクスは受発注業務で使っていますので件数も多く、お客様にも直接関係してくることです。万が一のことを考えると正直不安でしたが、その後ゼロックスからの勧めもあり、取りあえず実物を見てみようと言うことで実際にDocuWorksを使ったペーパーレスファクスの業務フローをデモンストレーションで見せてもらいました。すぐに通常の運用については問題ないと判断しましたが、受発注の業務は決まった流れだけではなく、レアケースの処理が発生することがあります。そのような場合でも、紙でやっていた時と同じように臨機応変な対応が出来るのか。弊社で実際に起こりえるシーンを想定して様々な質問したのですが、 DocuWorksはどのようなケースでも対応が可能でした。
「これならいける!」
それからおおよそのイメージを固めて、慎重に電子への切り替えを検討し始めました。

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どのような計画で進められましたか?

お客様から注文頂いた商品を手配するため、社内の発送センターへ出荷の依頼を流します。 発注の件数も多く、配送センターの締め時間も決まっていますので正確さと処理をするスピードが要求されます。 切り替えの時期と方法は慎重に計画しました。紙から電子への切り替えのタイミングは新しい複合機を導入した直後とし、最初の3ヶ月は紙と電子の両方でファクスを受信することにしました。併用期間を設けることで徐々に電子上での作業に慣れていき、受発注作業に支障をきたさないようにしたかったのです。切り替え前の準備は、電子上での受発注業務フローの仕組みを考えることから始めました。フォルダの構成やバインダーを使った発注書の保存方法、返信ファクスのやり方やレアケース時の処理など、現在のやり方を元に実物の発注書を見ながらゼロックスと相談しながら決めていきました。社内の人間だけで相談するよりも、やはり効率が良かったと思います。 「こんな方法はどうですか?」「この方が楽ですか?」など、色々と便利な機能や方法を紹介してくれましたので、現実的な無理の無い業務フローを考えられたと思います。 また、事前に実施していて良かった点をもう一つ。それは、DocuWorksの講習会です。実務を行う業務担当者に対して2時間程度のDocuWorks講習会を行いました。講習会後も時間を見つけては各自が独学で学んでいました。個人のスキルを上げる時間も十分取れましたし、ペーパーレスへの意識改革が無理なく出来たのかなと思います。仕組みを変えただけでは成功はありません。人材育成も重要な取組みだと思います。

実務担当者様:DocuWorks講習会を受けられての感想

業務課 佐藤様(左) 成田様(右)

「確かにファクスが電子になるのは不安があったのですが、操作が難しいとは思いませんでした。これなら大丈夫だと思いました。」
「すぐに、これなら紙はいらないなと思いました。」
「勉強会の後、みんなで自学習しました。なんだか面白くなってしまって、苦労したという感じは無いです。」
実務担当者のスキルアップが事前に準備できていたので、当初の3ヶ月程度は紙と電子の両方でファクスを受信する計画だったのですが、結果的には1日で紙での出力は止め完全ペーパーレスファクスに移行することができました。

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以前のバージョンのDocuWorksも導入されていたようですが?

実はDocuWorks6.0の時からパソコンにDocuWorksはインストールされていました。ですが、スキャンした文書を保存するためだけのツールと化し、正直あまり具体的な運用での利用はしていなかったのです。
DocuWorksの良さを当時は気付けなかったのです。弊社には「なんでも紙に印刷してしまう」という文化がありました。印刷をしてバインダーにファイリングしたら満足。後からはほとんど見ないのに・・・。
紙が多いという問題意識を持っていたのは確かで、解決したいとも思っていました。それがDocuWorksに結びついたのは「気付き」だと思います。
ゼロックスの営業からの一言。
「DocuWorksでペーパーレスファクスしませんか。」様々な書類業務の内容を知っていてもらえたからこその一言でした。それがヒントとなり、実際にDocuWorksを業務で活用し根付かせる事ができたと思っています。ソフトはただインストールするだけでは使われません。常に問題意識をもって、解決したいと思うこと。実業務でどのように使えるか、DocuWorksで何ができるか。「知ること」と「気付くこと」が大切なことだと思います。

見積書・連絡書・依頼書・案内文書・ファクス文書・価格表

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実際のペーパーレスファクス送受信の使い方を教えてください

主にファクスで受信するのはお客様からの『1.商品発注書』『2.部品発注書』『3.お問合せ』に関しての3種類です。それぞれのファクス文書を分類するため、発注書別に小分け用のフォルダを設けました。さらに、今後のことを考えて年度別のフォルダも作成しました。数は少ないとは思うのですが、後から受信した発注書を見返すことがあった場合に備えてのバックアップになります。また、オフコンへのインプット作業は電子で受けた発注書をそのままパソコンの画面を見ながら入力します。お客様への納期確認の返信ファクスもDocuWorks上で行いますので、受発注作業のどの工程でも一切紙での出力はせず実施しています。

1.ペーパーレスファクス受信基本画面

処理した注文書は1ヶ月ごとにまとめてバインダーに綴じて保管

※フォルダ名の氏名は仮名を使用しております。
※画像をクリックすると、拡大図がご覧いただけます。

注文書を見ながらオフコンへ入力

オフコンへは注文書を見ながら入力したいので、ペーパーレスファクスに切り替えてから、デュアルディスプレイにしました。
今までは下を向いて紙を見ながら打ち込みをしていたのですが、顔を上げたまま横の画面の発注書を見るだけなので入力も楽になりました。

注記
:デュアルディスプレイとは
1台のパソコンから複数のディスプレイへ画面出力を行う機能
処理済の注文書はこのように束ねて保管しています。

納期の日付をスタンプで押し、誰がいつ入力したか分かるようにデータ印を押印します。ファクス済スタンプ、予約スタンプなどはオリジナル登録して使っています。 処理した日ごとに付箋を貼っています。「○日の発注書を見たい。」そのような時には日付入りの付箋をクリックして、すぐに探せられるようにしています。

2.お客様へ納期確認の返信ファクスはDocuWorksから直接送信します。

納期を記載した注文書はそのまま返信用のファクスになります。DocuWorksから直接ファクス送信もできるので、一切紙に出力することなく返信ファクスが出来ます。

3.「部品図」と「価格表」をまとめてお客様にファクス送信する場合

Before

今までは自社で使っているWEBベースの専門システムから出した「部品図」と「価格表」を一度、紙に印刷してからファクス送信していました。送信した紙文書は裏紙として使用していましたが、結局は破棄する紙。 用紙の無駄が多くあったと思います。

※画像をクリックすると、拡大図がご覧いただけます。

After

今は部品図と価格表をシステムからDocuWorksに変換し束ね、パソコンから直接ファクス送信しています。紙も全く出ませんし、パソコンから席を立つことなくファクス送信ができるので作業効率も上がりました。

※画像をクリックすると、拡大図がご覧いただけます。

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ペーパーレスファクス送受信にしてどのような効果がありましたか?

まずは社内の裏紙で使う用紙が本当に少なくなりました。
今まではファクス送信をするたびに、一度プリントアウトしていましたので、裏紙を入れる箱に紙が多くたまっていたのです。
裏面にはお客様名も載っていますし、社外へは出せませんから使用用途が限られます。受発注の中で出力する紙とカウンター料金は大幅に削減されたと思います。
また、席を立ってファクスを送信するために複合機まで行かなくて済むので、作業効率も格段に上がりました。

【目に見える効果】裏紙でいっぱい→ペーパーレスファクス後:裏紙が減少=用紙代・カウンター料金 コスト削減!

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その他の利用方法を教えてください

1.チラシやパンフレットを加工!

定型で作られているチラシやパンフレットの加工に使っています。 例えば下図のパンフレットはA3見開きで作られているPDFのファイルです。掲示用などにはA3見開きが良いのですが、販売店様に置くパンフレットや営業が持ち歩くものとしてはA4両面の印刷物の方が便利です。このようなファイルはDocuWorksに変換し、片面ずつ画像を切り張りしてA4の2ページに仕上げます。DocuWorksはそのように自由に編集加工ができるのもメリットだと思います。

A3見開きパンフレット→DocuWorksに変換:A4 2ページに分割したDocuWorks A4両面に印刷しお客様への配布用パンフレットに

2.ファイルサイズを圧縮!

ファイルサイズの大きい販促用のチラシデータはDocuWorksに変換することで小さくして保存。商品の画像が多く貼り付けているチラシ用のデータはDocuWorksにすると本当に軽くなります。例えば、Excelで作ったチラシ、元々5MBもあったのですが、DocuWorksに変換しただけで745KBになりました。重たいデータはパソコンのハードディスクの容量も圧迫しますし、メールに添付するのも大変です。取り扱いがしやすくなり、助かっています。

ExcelをDocuWorksに変換するだけでこんなに小さく! DocuWorks:745KB Excel:5MB ※サイズの圧縮率はファイルによって異なります。

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今後はどのようなことに取り組んで行きたいですか?

業務課 佐藤様:DocuWorksでの情報共有を促進

図:受信したファクスで営業に必要なものがあればファイルをコピーして格納しておきます。
※フォルダの氏名は仮名を使用しております。


今後は営業部の社員へDocuWorksを使った情報共有を促進
できればと思っています。
お客様から届いたファクスの見積書や案内文書など、今までは紙で担当営業の机においていたのですが、今後はDocuWorksのリンクフォルダを利用してデータで文書を渡したいと思っています。 必要な書類は個人のフォルダに全て入りますので、今までのように、「あの書類どこにいった?」というように、書類が行方不明になるという事も減ると思います。
紙として出力しなければならないものは、状況に応じて印刷して使うことで、机の上に書類がたまらず経費削減にも繋がると思います。
近々、営業部の社員に対して簡単な勉強会も企画しています。

伊藤様:スキャナーの有効活用について

社員が提出する書類は「スキャンしてデータで渡して欲しい」というお願いをしていたら、気付かないうちに私の机の上に溢れていた書類が自然と無くなっていたのです。これは私自身が気付かなかったことで、ある日女性社員が「伊藤さんの机の上の書類が無くなり、とてもきれいに整理整頓されていますね。」と言われ、ハッとしました。
いつのまにか机の上が整理されている。紙だと積み重なって大事な書類が埋もれてしまう事がありますからね。電子で管理すると手間も掛からないですし、探す時間もかかりません。意識しなくてもスキャナーとDocuWorksを使えば、こういった効果が出てくるのだなと思いました。今後は、他の社員にもスキャナーを有効活用していってもらいたいと思っています。

【伊藤様の机】紙であふれた机の上と電子化後の机の上の比較

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編集後記

取材にご協力いただきましてありがとうございました。

何年も前から大変お世話になっている大切なお客様です。DocuWorksを使って何か業務改善はできないか、何かお役に立つことは出来ないかと思っておりました。担当営業からのご提案に真剣に耳を傾け、実施までの間、伊藤様には調整力もさることながらも実行力も抜群に発揮いただきました。こんなにスムーズに完全ペーパーレスファクスに移行できたのも、伊藤様を始め皆様のご協力あってのことだと思います。
ペーパーレスファクスの実施後、実務をされている佐藤様や成田様のDocuWorksを拝見させていただくと、一目で十分使いこなされているというのが分かりました。操作もスムーズで、ご自身のお仕事に結び付け、様々な使い方を見出して頂いております。
今回の取材を通し、「とても便利になった」と言うご感想を聞けたこと。本当に嬉しく思いました。お客様からのそのお声が何よりの励みです。お忙しい所、この度の取材も快くお引受くださり、本当にありがとうございました。この場を借りて厚くお礼申し上げます。今後ともお役に立てるよう、お手伝いさせて頂きたいと思っておりますので、どうぞ宜しくお願い申し上げます。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)

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