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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社ヤマト防災サービスセンター様

防災設備業にはDocuWorksが最適!
設備図面のシンボルマークはスタンプでポン!難しいCADでの編集が不要に。
官公庁へ提出する申請書類を束ねる時にも便利です。

今回お話を伺った方:常務取締役 高橋 一豪様

常務取締役の高橋 一豪様にインタビューしました。
(掲載日 2011/3/3)

会社概要

商号 株式会社ヤマト防災サービスセンター
代表取締役 高橋 一雄
設立 昭和59年7月2日
所在地 札幌市中央区北3条東10丁目16
事業内容 防災設備・各種防災用機材、防犯機材、電気機器・電材等の販売、消防用設備、防犯用設備の設計・施工及び保守点検業務
ISO ISO9001:2008
建設業許可番号 知事許可(般-18)石第15568号

概要

株式会社ヤマト防災サービスセンター様は、消防設備の点検や工事、警報機や消火器の販売などを中心に手がけ、防災総合アドバイザーとして大変ご活躍されています。 数年前よりDocuWorksを業務に取り入れるようになり、上手に作業効率の改善に成功したお客様がいらっしゃる事を聞きつけ、早速取材させていただきました。
例えば煩わしいCAD操作無しで、図面が編集できるようになったり、様々な書類が必要な官庁への申請書類も、DocuWorksだと1つのファイルで管理できるなど、防災設備業には最適なソフトウェアだということを、高く評価していただき感謝しております。
今回は株式会社ヤマト防災サービスセンター様が実際に利用している活用方法をご紹介致します。防災設備業のほか、電気設備業や水道工事業のお客様にも参考になるのではないでしょうか?実際にご利用いただいている、DocuWorksのアノテーションスタンプは、北海道DocuWorks倶楽部の会員専用サイトからも無償ダウンロードできますのでよろしければあわせてご利用ください。

目次

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導入のきっかけ(経緯)

実は当初、複合機は他メーカーさんのものを使用していました。スキャン機能は使っておらず、 シンプルな使い方をしていました。
正直にお話しますと「コストが安ければそれで良い!」という考えを持っていました。
そんな中、複合機の入れ替え時期に差し掛かったため、新機種の見積もり依頼を、ゼロックスさんにもお願いしたのが 導入のきっかけとなりました。
当初は価格重視での検討開始だったのですが、ゼロックスの担当営業マンが熱心にDocuWorksを勧めてくれるんですよね。
それでは話だけでも・・・と思い説明を聞いたのですが、実際にパソコン操作を交えたDocuWorksのデモンストレーションを 見てみると、初めて見たその瞬間から「これが欲しい!」と飛びついてしまったのです。
紙を読み込んで書き込んだり、色々なファイルをまとめたり・・・
そしてその操作性の簡単さ!すっかりDocuWorksの世界に惹かれてしまいました。
DocuWorksを使うとなると、スキャン操作は必須となります。
ゼロックスの複合機だと連動性も良いため、結局は複合機もゼロックスを採用することになりました。
ですから、弊社はゼロックスさんの思うツボなんです。 きっと理想のユーザーですよね。

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図面の編集作業にDocuWorksのアノテーションスタンプが最適だと伺いましたが

建物の図面に防災設備の場所を記すため、シンボルマークという記号を記す作業が発生するんです。
このシンボルマークはCADでも描けますが、寸法等を入れる必要もなく精密さを問われないため、DocuWorksアノテーションスタンプで代用できます。ポン!とクリックするだけの手軽さがすごく便利です。

※クリックで拡大

高橋様のDocuWorksを拝見! あらかじめ使用するシンボルマークがすでに登録してあります。ツールバーを常に表示させて作業するか、または都度メニューバーから操作することができます。

※クリックで拡大

【実際に使用しているアノテーションツールはこちらから!】

図面用スタンプ(会員専用ページ)

今回ご紹介した株式会社ヤマト防災サービスセンター様が実際に業務で使用しているスタンプです。
他にもお客様の声を元に作成したものを、北海道DocuWorks倶楽部オリジナルスタンプとして、多数用意しました。
実務ですぐに使えるものもありますので、よろしければご活用下さい。

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どのような書類をDocuWorksで管理していますか?

弊社は官公庁との取引があります。入札では、申請に様々な書類が必要となりますが、これらの申請書類をDocuWorksで管理するとすごく使いやすいです。
例えば添付資料として、社員が有する資格者証や認定書、過去の入札実績を 証明する資料などを用意しなければなりませんが、これらの必要書類の中には Wordで作成したものもあればExcelで作成したものも含まれます。
また紙で保管していた書類と電子データをまとめる必要も出てきます。 このような様々な種類の資料をDocuWorksでひとつにまとめておけば、 ファイルの管理もしやすいですし、一度用意しておけば、毎回必要な書類は 決まっていますので、表紙の日付や件名、宛名を少し修正するだけで、 1年くらいは、別の入札時の書類として活用出来る事も多いのです。

入札関連資料のフォルダ例

入札関連資料 束ねた例

※クリックで拡大

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提案書を作成するときにもDocuWorksでひと工夫しているそうですが

弊社では設備の点検業務も行っていますが、お客様先で点検作業をしていると、不良箇所を発見する場合があります。
その際は改善提案をさせていただいておりますが、ただ建物の図面に印をつけるだけでは分かりにくいことがあります。
そこでデジカメで撮影した実際の不良箇所の現場写真などを図面に加えると、お客様もぐっとイメージが沸きやすくなり、話もスムーズに進みやすくなります。
このデジカメで撮影した写真の加工にDocuWorksを活用しています。一度DocuWorksに変換した後、該当の箇所を○で囲ったり文字や矢印を書き加える等編集を施し、最終的には部分イメージ機能を使って図面に貼り合わせるのです。

現場の様子をデジカメで撮影 DocuWorksで編集した例 画像で切り貼りして図面に貼り付け!

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その他にどのような使い方をされていますか?

使用例1:車検証 必要なときに車検証をすぐに印刷
弊社が所有する車輌の車検証は DocuWorksで管理しています。
工事現場に入るときに、車検証のコピーが必要な場合があるので、 必要なときにすぐに印刷でき、とても便利です。

使用例2:
消防署への申請書類をDocuWorksで束ねる
工事をする際、必ず事前に所轄の消防署へ「着工届」を、完了後に「設置届」を提出しますが、 どちらの書類にも図面を添付しなければなりません。
これらの申請に必要な書類を、一度DocuWorksに変換してから束ねています。 扱いにくかった図面も紙と同様の感覚で扱えるのが気に入っています。

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編集後記

そんなにすごい使い方はしていないのですが・・・と言いつつ、見事に業務へDocuWorksを取り入れられている高橋様。
「DocuWorksを導入してから様々な業務の効率が劇的に改善できました。」と嬉しいお言葉をいただきました。
今回の事例でご紹介した図面用のDocuWorksアノテーションスタンプは、北海道DocuWorks倶楽部のホームページ上から 無償ダウンロードできるようになっております。
会員の皆様からも「業務にすぐに使える!」と大変ご好評いただいている人気ツールのひとつなのですが、 実はこのアノテーションスタンプは、株式会社ヤマト防災サービスセンター様からのご要望により実現したオリジナルの ツールなのです。
現在では、他のお客様からも色々ご要望をいただきましたので、さらに改良を重ね種類を増やしていき、 2011年2月現在で27種類を配信しております。
たくさんのお客様が、このアノテーションスタンプを使い込んでおり、「おかげですごく便利になった。ありがとう。」 と感謝の声をいただきました。これもはじまりは高橋様のおかげですね。
貴重な情報をご提供いただきまして、本当に有難うございます。この場をお借りして御礼申し上げます。
DocuWorksはシンプルですが、たくさんの機能があり、また少し工夫を取り入れるだけで、 様々なシーンに変化する面白い性質のソフトウェアです。
DocuWorksの運用に戸惑ったら、是非御社の担当営業、または私たち北海道DocuWorks倶楽部スタッフへ、 お気軽にご相談ください。 お客様の活用シーンに応じて、一番使いやすい運用は何なのか、 どうすれば使いやすくなるのかなど一緒に考えていければ・・・と思っております。改めて宜しくお願い致します。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

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