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DocuWorksCITY お客様事例集

小平税理士事務所様

プラグインソフトを自社開発し、各種書類は既定フォルダへ自動振り分け。
担当者が積極的に推進し、全職員に浸透!
業務に密着しているDocuWorksは、今やなくてはならない重要なビジネスツールです。

今回お話を伺った方

今回お話を伺った方
小平税理士事務所:三上江里子様(左)
株式会社CSクリエイト:欠端純平様(右)

小平税理士事務所の三上江里子様と株式会社CSクリエイトの欠端純平様にインタビューしました。
(掲載日 2011/4/4)

会社概要

社名 小平税理士事務所
代表者 小平 康夫
創業者 小平 トミ
所在地 札幌市白石区菊水4条3丁目1番13号6
事業内容 会計業務全般、税務に関する業務、資産対策業務、経営診断指導業務、リスクマネジメント業務、OA化指導業務、人材教育業務

概要

今回の事例は、弊社の担当営業から「小平グループ様を是非取材してください」と推薦をいただきました。
電子化のツールとしてDocuWorksの機能をフルに活用いただいているだけでなく、使いやすいようにオリジナルプラグインソフトを開発し、併せての運用・・・。それを目の当たりにさせていただき、とても感激致しました。
また社内の担当者が職員に対して細やかなフォローを実施し、積極的に推進されている点や定期的にメンテナンスを行っている点など、とても参考になる事例です。

目次

小平康夫様概要

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いつから電子化に取り組み始めましたか

今から6~7年ほど前になるでしょうか。当時は、膨大な量の文書が所内に存在していました。
会計事務所は、顧問先企業様の資料をたくさん抱えておりますが、その数は日々増えていきます。当事務所もまた例外ではなく、保管スペースにも限りがあり、紙の多さに頭を悩ませていたのです。またちょうどこの頃、税理士業界では電子申告が始まったため、「電子化に対応していかなければ」という強い意識も持っていました。使用していた複合機が古くなっていたことも重なり、これを機に電子化に踏み切ろうと決心したのです。
実は、当時の複合機が他社メーカーだった事もあり、DocuWorksとは違う、他社メーカーのソフトウェアを比較しながら検討していたのですが、使い勝手の面で断然DocuWorksが良かったことを覚えています。現在では複合機との連動性が良いことから、ゼロックスさんを利用しています。

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どのような書類を電子化しましたか

お役所へ提出する資料全般です。
例えば「申告書」や「各種届出書」などはすべて電子化しています。また「決算書」などのお客様控えはすべて、サーバーのお客様フォルダに電子データで保存しています。今ではコピーの代わりにすっかりスキャンを活用するようになりました。ファクスの送受信もペーパーレスですので、不要な受信文書は印刷せずに削除できますし、返信が必要な場合は、机に座ったまま送信作業ができます。

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小平税理士事務所様で工夫していること

デュアルディスプレイ

ポイント1
デュアルディスプレイ採用
パソコンのディスプレイを2画面にすることです。これは必須だと思います。モニタ-を用意するのにお金はかかりますが、1画面と2画面では作業効率が全然違います。
仕事のしやすさ、便利さ、目の疲労度合い等を考えるとデュアルディスプレイは決して高い買い物ではありません。ここはケチらないところです。
もちろん、職員全員のディスプレイは2画面です。 文書を作成する作業に限らず、通常の業務も含め全体的に作業効率が上がります。


ポイント2
通常使うプリンタを「DocuWorks Printer」に
小さいことかもしれませんが、パソコンの設定で通常使うプリンタを「DocuWorks Printer」にする。これは職員全員、強制的に設定をしています。こうすることで、ついうっかり・・・の無駄印刷をなくすことが出来るのです。印刷が必要な書類でも、まずいったんDocuWorks PrinterでDocuWorks化してみると、不要なページが紛れている事もありますので、チェックしてから印刷すると経済的なんですよね。


通常使うプリンタに設定

ポイント3
職員へ新着文書の通知をする
例えば、ファクスをペーパーレス化してしまうと、新たに受信文書が届いたかどうかが目に見えません。うっかり気付かないままに放置してしまうと大変ですが、かといって「気付いた人による声かけレベル」では現実的に無理が生じます。
そこでファクスが届いたらパソコン上に通知を出し、他の作業をしていてもすぐに気付くよう工夫をしています。具体的にはフリーウェアソフトの「フォルダ監視」を利用しています。ファクスが届き、受信フォルダに新着文書が入るとすぐに気付くように、振り分けを行っている担当者のパソコンに通知が出るように設定しています。
また、ファクスを受信するフォルダだけではなく、回覧フォルダ等にも同様の設定をしてあり、紙から電子に切り替わったことで、出来るだけ不便を感じないように配慮しています。
また事務所内の回覧物も、すべてDocuWorksを使った電子回覧にしています。事務所内に行き先を記入していくホワイトボードを掲示していますが、外出した職員が戻ってきた時、すぐに気付くようマグネットを活用しています。


マグネットでお知らせ

【DocuWorksドキュメントトレイオプション】

ドキュメントトレイオプション

フォルダに文書が入った事を通知させる方法としては、今回ご紹介したフリーウェアのソフト以外にも、DocuWorks7.2以降のオプションで、2011年2月に発売となった「ドキュメントトレイ」がおすすめです(有償)。
デスクトップにガジェットを表示でき、新着文書が届くとガジェットが変化すると同時にポップアップや音でお知らせしてくれます。とっても使いやすいのでおすすめですよ。

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所内の「電子化推進」担当者三上様にインタビュー

『DocuWorksを社内に定着させたコツを教えてください。』

一番大変だったのは導入当初でしょうね。
まず職員に操作説明会を実施したのですが、その後はばらつきが出てきます。例えば出来る人は出来ますが、中にはやはり面倒だと感じたり、イヤだな・・・。と思う人も出てきます。
これはDocuWorksに限らず、新しいソフトを採用する時には必ず起こることかもしれません。
でも私は、DocuWorksは慣れるとすごく使いやすいソフトだということを十分に承知していました。ですから、戸惑っている職員がすぐに使える状態になるように環境を整えてあげるよう配慮しました。
例えばその人が、共有サーバー内のどのフォルダをよく利用しているのかを伺い、リンクフォルダに接続してあげるとか。 または、DocuWorksですぐに編集・加工ができるようにアノテーションの日付印にその人の名前を設定したり、よく使うアノテーションはツールバーに登録をしてあげるなどです。
その人の立場になって、DocuWorksのフォルダ体系を一緒に考えたりもしました。
一度、DocuWorksの環境を整えてしまうと、起動した時にはすぐに業務に取り掛かれますので、そこまで準備してあげればDocuWorksに対して後ろ向きな感想を持っていた方でも、確実に使い始めていただくことが出来ました。今は全職員がDocuWorksを活用しています。
私がいつも心がけていることは、「できるなら今やろう。そしてやるなら全部やっちゃおう!」です。
事務所内に保管している紙は、以前とは比べ物にならないほど減りました。原本での保存義務がある書類は必然的に残りますが、顧問先企業様へ伺う時も、必要最低限のものを印刷して持っていくようなイメージです。
今でこそ所内は電子化が進み整備されてきましたが、会計事務所であれば「申告書」を電子化するだけでも十分効果がでると思います。当事務所にとってDocuWorksは、仕事をする上で無くてはならないものとなりました。

『「どきゅ掃除」ってどのようなことですか?


当事務所では、年2回大掃除をします。そのタイミングにあわせて、「サーバー内や各自のパソコンに保存されているDocuWorksデータも不要なものは捨てましょう!」という取り組みをしています。これを「どきゅ掃除」と呼んでいます。
快適に運用していくには、このように定期的な掃除はとても重要な事だと思っています。気付くと不要なデータがどんどん増えてきてしまいますから。

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フォルダ体系を拝見!

リンクフォルダ全体像
小平税理士事務所様の電子書庫には業務に必要な書類が集約されています。

フォルダ体系



所内回覧


所内の回覧物はDocuWorksを使って電子回覧しています。


▼運用手順1

回覧したい文書を「回覧準備中フォルダ」に格納しておきます。


▼運用手順2

テンプレートから回覧表紙を選び、手順1の文書と束ね、必要があればコメントを付け加えるなどの編集を行います。


テンプレート

▼運用手順3

閲覧した方は日付印を押し、最後の閲覧者が「回覧済みフォルダ」へ移動させるというルールになっています。



回覧済みフォルダへ移動

【ワンポイント!】

フォルダプロパティ

フォルダプロパティについて DocuWorksフォルダの色を変えることができます。 格納してあるファイルの重要度などにあわせて色分けして使用することができます。
また、読み出し専用に設定することもできます。



≫法人決算の申告書 電子申告承認フロー

社内の運用ルール

DocuWorksのサムネイル表示を活用しています。
白紙のDocuWorksに大きな文字で書いた注意事項のファイルを入れてあります。
フォルダを開くとメッセージが目に飛び込んできますので運用しやすいです。



注意事項

≫書式集フォルダ


クリックで拡大

※クリックで拡大

所内で利用する書式はすべてカテゴリ分けし、ここに保管しています。
少しずつ蓄積され、今ではとても充実しています。開く頻度が高いフォルダです。

【ワンポイント!】

フォルダの並び順は決まっています(文字コード順)。
フォルダ名の先頭にナンバリングをすることで、 フォルダの並び順を任意に指定できます。



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DocuWorksのプラグインソフトを開発した欠端様に伺いました!

開発のきっかけは?

ここ数年の間、DocuWorksを使い始めたことにより、事務所内の電子化が急速に進みましたが、電子化をすればするほど、フォルダのツリー構造は細分化されていきます。
これは格納する文書数が増えるためやむを得ないのですが、そうなるとデータを保存するために該当のフォルダを探す作業が煩わしく感じてきました。
そこで職員が使いやすいようDocuWorksに手を加えようと思い立ったのです。
まずは、富士ゼロックスで連携アプリケーションの開発を支援するためにDocuWorksのAPI(アプリケーション・プログラミング・インターフェイス)を公開しているので、無償提供している「ソフトウェア開発キット」(DocuWorks Development Tool Kit)を入手しました。
その公開されているAPIを使って、効率よくフォルダに振り分けることが出来るプログラムを開発しようと考え、早速作業にとりかかりました。
暫定的なものは容易に完成しましたが、実際には社内で使ってみて、要望があがったら都度改良することを繰り返し今に至ります。
DocuWorksは紙と電子の両方の利点を上手に持ち合わせていますよね。工夫すると色んな事が出来ますし。
ソフトの設計がすごく良いと思います。

【DocuWorks Development Tool Kit】

富士ゼロックス公式サイト 「ソフトウェア開発キット」(DocuWorks Development Tool Kit)はこちらから



自社開発プラグインソフトの動きを拝見!

▼Step1

起動するとDocuWorks Desk上にオリジナル「フォルダ振り分け」プラグインボタンが スタンバイしています。


プラグイン画面


▼Step2

①ボタンをクリックすると、フォルダ振り分け画面が表示されます。
②会社枠に「顧客管理番号」を入力します。(全角/半角OK)
※これは所内で使用している顧客管理システムの「関与先コード」で運用しています。
③プルダウンに「顧客名」が表示されますので選択します。
④文書を保存したいフォルダを選択し、〔実行〕ボタンをクリックします。
⑤手順④で指定したフォルダに文書が保存されます。
また、該当するフォルダが存在しない場合には新規に作成します。



実際の画面


▼Step3

フォルダ階層について 職員からの声があがり一番見直すことが多いのがフォルダ階層についてです。
これは別に用意したテキストファイルの内容を参照する仕組みをとっています。
フォルダ階層に修正が生じた時はこのテキストファイルの内容を修正するだけで、すぐにプラグインソフトに反映されます。
※現在は下記のフォルダ階層で運用中


フォルダ階層


【富士ゼロックス公式サイト「DocuWorks QRコード簡単仕分け オプション」】

複雑なフォルダ階層の分類保管にお悩みの方は、DocuWorks7.1からのオプションで、QRコードを利用して
効率的に仕分けをすることが出来る「QRコード簡単仕分け オプション」も発売されました(有償)。

編集後記

北海道DocuWorks倶楽部では、お客様の活用事例を多数ご紹介しておりますが、今回は弊社の担当営業から「小平グループ様を是非取材してください!」と推薦をいただきました。
電子化のツールとしてDocuWorksの機能をフルに活用いただいているだけでなく、使いやすいようオリジナルプラグインソフトを開発し、併せて運用・・・。
それを実際に目の当たりにさせていただき、とても感激いたしました。
小平グループ様に遅ればせながら現在ではゼロックスからもフォルダ分類に関するプラグインソフトが発売されましたが、きちんと電子化の運用をされているからこそ、何が必要か、どこを使いやすくすれば便利になるのか深く理解されているのだと感じました。
また、社内の担当者が職員に対して細やかなフォローを実施し、積極的に推進されていることも素敵でした!
今回のインタビューを通じて私達の方がたくさん勉強させていただいた気がします。
また、小平グループ様のほかにも、会計事務所様からは
「DocuWorksが業務効率を変えてくれた」
「業界で取り組んでいる電子申告の控えが電子になった」
「余裕が出来た時間をお客様との時間にあてられるようになり、顧客満足度に繋がった」
等、お蔭様で高い評価が寄せられており、大変嬉しく感じております。「サムライ業」のお客様は、お仕事柄紙の文化があり、長年にわたりとても多くの紙を取り扱ってらっしゃるので書類の管理に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか?
サムライ業以外にも紙を多く取り扱う業種のお客様、または業務内容が多岐に渡りあらゆる紙を管理する総務担当など、日頃紙と格闘しながら業務を遂行されているお客様。電子化に興味がございましたら、弊社担当営業までお気軽にご相談ください。文書管理は十人十色ですが、皆様のお仕事にあったDocuWorksの使い方がきっとあるはずです。是非最適な方法を一緒に見付けられたら幸いです。
最後になりますが、ちょうど確定申告の時期に差し掛かり、業務が多忙な中快く取材に応じ、ノウハウをご提供いただいた小平グループ様、本当に有難うございました。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

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