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DocuWorksCITY お客様事例集

福山醸造株式会社様

稟議業務の効率化UP!
電子稟議システムの添付ファイルにDocuWorksを利用
見やすく、分かりやすいファイルで効果的な情報伝達を実現

今回お話を伺った方

今回お話を伺った方:総務部 小林様

総務部 小林様にインタビューしました。
(掲載日 2011/4/4)

会社概要

社名 福山醸造株式会社
代表者 代表取締役社長/福山耕司
創業 明治24年11月
設立 昭和18年6月
所在地 札幌市東区苗穂町2丁目4番1号
事業内容 味噌・醤油・加工食品の製造販売

概要

電子稟議システムの添付ファイルとしての利用や、社内の規定集のデータ化、名刺の電子ファイルなど幅広くご利用いただいています。
複合機の機能をフルにいかす為、スキャナーとDocuWorksの利用を始められた福山醸造株式会社様の活用事例をご覧下さい。

目次

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運用しようと思ったきっかけは?

複合機については、コピーやプリント、ファクスができれば十分。そう思っていたのです。
ですが、複合機の機能ってそれだけではないですよね。標準でスキャン機能が装備されています。ゼロックスの営業さんに「複合機の良さを十分活かして欲しい。」そう言われてご紹介いただいたのがDocuWorksでした。
実はそれまでスキャナー機能はほとんどと言って良いほど使っていなかったのです。今考えれば宝の持ち腐れでした。
DocuWorksを、パソコンを使った実際のデモンストレーションで拝見し、色々な機能を見せてもらう中でピンときたのです。
「まずあの書類に使えるじゃないか?」と・・・。それがDocuWorksを導入したきっかけになりました。

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まず使ってみようと思った書類とは?

どこの会社にもある「就業規程集」です。実は弊社の就業規則は、かなり昔に作成したものでした。ワープロの時代だったと思います。 残念ながらその規程集はもう「紙」でしか残ってなかったのです。新たに就業規則を改訂することになり、出来る限り労力を掛けずにデータ化したいと思っていました。データ化するには、人の作業で一からWordに入力し直しになりますからね。他の業務もあるし、時間はなるべく掛けたくなかったのです。
DocuWorksには「OCR(文字認識)」と言う便利な機能があり、スキャンした紙の規程集をWordに変換できる。と言うことを知りました。
「すぐに使ってみたい!」そう思いました。ですが、それだけのために導入するのは勿体ないことです。自部門である総務部や営業部門などの社員にも有効活用できるシーンを想定し、DocuWorks導入へと踏み切りました。


▼紙の規程集のデータ化(Word変換)


規定集のデータ化

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DocuWorksを使う上で苦労したことは?

やはり操作方法です。 DocuWorksはソフトですから、操作方法を知らなくては使う事ができません。私も含めて勉強が必要でした。
DocuWorksを導入後、社員に対して勉強会を開催しました。その勉強会で、DocuWorksとはどう言うものかというのがイメージできたのかと思います。若い社員はすぐにスキャナーを使っていましたよ。
複合機からスキャンした文書はDocuWorksに直接自動転送されます。(下図参照) その仕組みが簡単で便利ですから、いつの間にかスキャナーを使う人が増えていった感じがあります。


▼参考:自動転送スキャン(Push scan)
スキャンした文書を複合機本体から直接DocuWorks Deskの指定フォルダへ自動転送できます。 スキャン操作にほとんど手間がかからないので、効率的なスキャニングが可能です。


Push scan

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電子稟議システムと連動しているようですが?

弊社はサイボウズのワークフローを用いて、電子稟議を実施しています。従来は紙で申請業務を行っていたのですが、社内のペーパーレス化を推進し、申請業務を迅速に処理することを目指してシステムを導入しました。
社内稟議では見本やパンフレット、見積書などの添付書類が必要なことが多く、稟議プロセスの効率化という観点から、添付書類の電子化によって稟議書本体と保存形態を統一することが、避けて通れない課題として認識していました。
また、社内稟議書の作成にあたり保存してある過去の稟議書などの資料を活用したいというニーズも顕在化していました。複合機のスキャナーを使うことで紙文書の電子化は簡単になりましたし、必要な書類はすぐに揃います。DocuWorksはファイリング機能も充実していますので、過去の書類をすぐに探すことはもとより、添付書類がどのような形式であっても一つに束ねる事が出来ますので、ファイルが複数に分かれてしまうことがありません。見やすく、分かりやすい添付ファイルとしてシステムに登録する事が出来るようになりました。
電子稟議システムと複合機からのスキャン、そしてDocuWorksを利用することで、スピードアップやペーパーレス化を促進する事が出来たと思います。



電子稟議

▼参考:電子稟議システムの添付ファイルはDocuWorksが有効です。


『 稟議システムに添付するファイル、みなさんはどうされていますか?』


電子稟議システムにはDocuWorks!

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その他の使い方を教えてください

1.火災保険・社会保険・雇用保険の契約書や申請書、通達などの保存に

ここ数年雇用保険や社会保険制度の見直しなどで、通達や案内書類が多く郵送されてきます。正直紙で取っておくと分からなくなってしまうのです。社員からの問合せの度に探すのも一苦労です・・・。DocuWorksにスキャンして入れておけば、探す手間も掛からないですし、フォルダも階層になっているので、分類がしやすいです。
「**保険」フォルダを開けば、その保険に関係する書類はすぐに出てきます。 「自分の電子書棚」その言葉がピッタリだと思います。


▼火災保険フォルダ

火災保険フォルダ


▼社会保険・雇用保険フォルダ


社会保険・雇用保険フォルダ


2.見積書の保存に

複合機の見積書を始め、清掃用のモップやマット、電気工事、リースの見積書などの保存に使っています。
過去の見積りを参考に業者と価格交渉をしたり、予算を考える時にも見返したりします。


▼見積書フォルダ


見積書フォルダ

3.名刺(ネームカード)の電子管理

名刺を交換する機会が多くあります。かなりの枚数がありますので、その中から住所や電話番号を調べるのは一苦労です。
下図のように『あ・か・さ・た・な』と言うフォルダを作ってある程度分類しておけば、必要なときにすぐ探す事が出来ます。
名刺に直接コメントを追記できますので、当社の担当になっていただいた日付や前任者の情報など、必要事項は書き入れています。
人との繋がりは大切ですから、忘れる事が無いようそのような情報は大切にしています。


▼ネームカード(名刺)フォルダ


ネームカード(名刺)フォルダ

4.電話番号一覧表(内線簿や携帯番号表)の保存

社内の内線簿や電話帳一覧をDocuWorksにして保存しています。種類が色々ありますから、全てを貼り出しておくとスペースも無いですし、オフィスには多数の人が出入りしますので、携帯番号を貼り出しておくのはあまり良いことだとは思いません。これまで机のクリアマットに挟んでいたものをDocuWorksにしていると言う感じでしょうか。電話対応マニュアルなども一緒に保存していますので、電話関係で何かあった場合はこのフォルダを開くようにしています。


▼電話関係フォルダ


電話関係フォルダ

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編集後記

DocuWorksをご紹介させて頂いた時、小林様は自分自身の業務以上に他の社員がどう有効活用できるかを真剣に考えられていらっしゃったのを良く覚えております。さらに小林様は何年も前にご担当させて頂いていた弊社の営業マンに対して、「○○さんはお元気ですか?その時に一緒にきてくれた上司の方はどうされていますか?」などいつも気に掛けて下さいます。
「どんなに良い商品を紹介したとしても、最後は人ですから」と、小林様。 私たち業者に対しても、いつも丁寧にそして暖かく接して頂きとても感謝しております。また、先日お伺いさせて頂いた時に営業の方から「展示会を実施した際に交換したお客様の名刺を有効活用し、 メールアドレスを抜粋してお礼のメールを送信したい。DocuWorksで出来たら作業効率が上がるので、お客様へのご連絡もいち早くすることができます。」と言うお話をお伺いしました。
福山醸造株式会社様は人との繋がりをとても大切にされる会社様でいらっしゃいます。これからもDocuWorksの利用が少しでもお客様のお役に立てるよう、お手伝いができればと考えております。
今後とも末永く、どうぞ宜しくお願い申し上げます。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)

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