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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社小樽海洋水産様

発送の度必要となる配送業者の「送り状」!!
毎日大量に発生する上に、個人情報記載のため取り扱いには非常に神経を使っています。
長年の悩みの種でしたが、DocuWorksの活用で驚くほど改善できました。

今回お話を伺った方

取締役 経理部長 松田 朋久様(左)
営業部 通信販売課 課長 鈴木 康子様(右)


小樽高島漁港

松田部長様と鈴木課長様にインタビューしました。
(掲載日 2011/5/17)

会社概要

社名 株式会社小樽海洋水産
所在地 小樽市高島1丁目3-4
業務内容 工場・出荷センター・事務所すべてが北海道小樽にあります。
高島漁港のきれいな工場から、新鮮な魚介類や切り身・イクラなどの海産物を全国へ 産地直送しております。

概要

DocuWorksの導入がきっかけとなり、徐々にオフィスの紙が減り、 経費削減効果が現れはじめました・・・と語る株式会社小樽海洋水産様。 DocuWorksと出会って、わずか半年とすこし。 すっかり業務も改善され、電子化のメリットを実感して いらっしゃるという近況を突撃取材してきました!

目次

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DocuWorksと出会ったきっかけは?

正直申しますと弊社はゼロックスさん以外のメーカーの複合機を利用していたため、ゼロックスさんとのお取引はありませんでした。
そんなある日、ゼロックスさんの営業マンが突然弊社に来られたのがDocuWorksにつながるご縁となりました。
実はその時にご紹介いただいたのは複合機ではなく、あらゆるセキュリティ対策を手軽に低コストで実現できるという「beat」サービスだったのです。
弊社は、通販インターネットショップを運営しています。社内で取り扱う情報は個人情報が非常に多く、またインターネットという媒体を利用する性質上、最新の注意を払い、対策を講じる必要があります。そんな弊社にとって、beatはまさに求めていた必要なサービスでした。

インターネットの世界では、ウィルス対策やルーターの設定だけでは対策が追い付かず、技術は秒進分歩のスピードでめまぐるしく移り変わっています。beatはレンタル方式ですので、常に最新のインターネットセキュリティサービスが受けられるのも特長のひとつです。煩わしい設定も必要ないですし、専門的な知識を持たずとも非常に高いセキュリティ技術でネットワークを守ることが出来るのです。

beat紹介ページへ

beatのお話を聞いてから採用に至るまではあっという間の決断でした。そんな中、気がつくといつのまにか複合機もゼロックスに切り替わっていたという印象でした(笑)。
ですが、以前利用していた複合機はモノクロ機だったため、フルカラーになったことでお客様に提出していた資料が断然見栄えが良くなりましたし、とくにスキャナー機能はプリントと違って、お金がかからないのにフルカラーでスキャンできるようになったことは大きな魅力です。

DocuWorksはそんな商談の中で、同じくゼロックスの営業マンから「便利なものがありますよ」と、紹介をうけました。
不思議とはじめてカタログを見たときからすぐに「面白そう!使いやすそう!」と直感し、ごく自然な流れの中でDocuWorksも採用することとなったのです。

松田部長様

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DocuWorksを購入してまず初めに何をしましたか?

担当営業マンのすすめもあり、まずは操作がわからないので、社内でDocuWorksの操作勉強会を実施しました。
具体的には北海道DocuWorks倶楽部の無償訪問指導サービスを利用し、札幌からインストラクターさんに来ていただき、事務所内にスクリーンを立て、プロジェクタでパソコン画面を投影し、全職員が基本操作の説明をうけたのです。

この説明を受けてすぐに、活用イメージが沸いてきて、配送業者の「送り状」の管理に使えるのでは?とひらめいたことを覚えています。
勉強会終了後、すぐにインストラクターさんに質問し、色々アドバイスをいただいたのがきっかけでイメージが形となり、現在に発展していったのだと思います。

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従来、配送業者の送り状はどうされていましたか?


産地直送のため、お客様にご注文をいただいた商品の発送作業は、すべてこちらで行っております。その数は一日に200件~300件。 またお歳暮など時期によっては件数が10倍に膨れ上がります。発送個数毎に配送業者の送り状が発生するわけですから、 毎日かなりの送り状を取り扱っているわけです。

送り状

直接お申込みいただいた個人のお客様へは、専用の出荷管理システムを利用し、自動的に送り状ラベルを印刷しております。
しかし、弊社は様々な百貨店様ともお取引きがあり、百貨店様側でご用意した専用の送り状を使用したいという依頼にも対応しております。
このような専用の出荷管理システムを利用しない場合でも、後々「注文したのにまだ届いてない」、「注文したものと手元に届いた商品や数が違う」などのお問い合わせに対応するために、送り状の控えは発送後しばらくの間保管しておく必要があります。

従来は、送り状を複合機のガラス面に並べ、白黒コピーをとってバインダーに綴っていました。
そして、1年保管したのち、溶解業者へ依頼し処理していたのです。お問い合わせを受けた時には、紙ベースの検索ですので、とにかく大量の送り状のファイルと格闘しなければならず、探すという作業に大きな負担を感じていました。

大量の送り状

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DocuWorksを導入した後、送り状の管理はどう変わりましたか?


従来のコピーに代わり、送り状をスキャンして電子データで保管しています。
どの方法が一番やりやすいか様々な配送業者の送り状で何パターンも試しましたが、北海道DocuWorks倶楽部のインストラクターさんに、スキャンする度毎回自動的にOCR(文字認識)処理をするような設定があるのを教えてもらい、現在もその運用で様子を見ています。

▼送り状のコピーをやめてスキャンに!

コピーをやめてスキャンに!

■設定方法

DocuWorks Deskにて設定します。
[ファイル]メニュ→DocuWorks Deskの設定→[スキャン取り込み]タブ→
スキャン文書にOCR(文字認識)の処理をするにチェックします。

DocuWorks Deskの設定画面


OCR(文字認識)処理することで、お客様名から探すことが出来るようになり大変感動しました。
OCRの認識率は100%ではありませんが、「苗字 [スペース] 名前」で検索すると完全一致ではなくてもたいていのものはヒットします。
大量の送り状の山からすばやく探すことが可能となり、従来費やしていた作業時間はびっくりするほど短縮されました。

現在では、お取引先様ごとにフォルダ分けをして保管しています。また、送り状を処理日で束ね、月別に綴じるのにバインダー機能を利用しています。
従来の紙管理と比べ、とても仕事がしやすくなったので快適になっただけではなく、スキャン作業に代わったことでコピー代がかからなくなり、その分の経費が丸ごと削減されました。

※データは問い合わせのTELを受けた職員が各自調べられるよう、共有フォルダに格納し、DocuWorksリンクフォルダを利用しています。(下図)

OCR文字認識処理

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DocuWorks テクニックを拝見!


株式会社小樽海洋水産様では、「配送業者の送り状の管理」以外にも上手にDocuWorksをお使いいただいておりました。

○商品カルテを電子管理

例えば「かにしゃぶセット」という商品だけでも、様々な詰め合わせパターンで何十種類も取り扱いがございます。
商品の内容に含まれる、原材料ごとに原産地の証明や菌検査、また仕入先の営業許可証等を管理しておりますので、その書類はかなりの量になります。

DocuWorksの導入をきっかけに、これらの商品カルテを今では電子管理し始めました。

例えば菌検査というのは、センターに検体を渡して調べてもらい、その結果が試験結果報告書として送られてきます。
今までは原本をコピーしファイルしていましたが、今ではすっかりDocuWorksで控えていますのでここでも経費削減につながっております。また、電子データでの管理だと、取引先様へ情報を送る必要が出た場合、すぐに対応可能です。
また、これらの書類にはそれぞれ有効期限が定められており、日付に注意しなければなりません。一目見てすぐわかるよう、ファイル名に日付を設定しています。

▼三大「商品カルテ」必須書類

三大商品カルテ

○「一括表示」シール

商品に貼る原材料名が記載された「一括表示」シールをDocuWorksで管理しています。
この「一括表示」シールは、営業許可証、菌検査試験結果報告書、原産地証明書等と同様にお取引先様へデータを送ることがありますが、Web経由で先方のシステムに打ち込む必要があるため、ファイルはJPEG形式で管理しています。

これらのシールの原本をスキャンし電子化していますが、その際、不要な余白部分ができてしまうので、都度Adobe®PhotoShop®で加工しています。 ですからこの作業は、常にDocuWorksからAdobe®PhotoShop®を起動することとなります。この作業の煩わしさを少しでも軽減するため、DocuWorksDeskからワンクリックでAdobe®PhotoShop®が起動するように、プラグインの「外部コマンドの起動」機能を使い、Desk上にボタンを登録しています。

一括表示シール

○お取引先様とのやりとりをDocuWorksで

例1:商品パッケージの校正

パッケージの校正する際、業者様と電子メールでやりとりしていますが、DocuWorksの編集機能が役立ちます。
受け取ったパッケージのデータは担当者2名で確認しますが、DocuWorks日付印で確認の有無がわかるようにしていますし、デザインに修正箇所が発生した場合はコメントを追加したり、印をつけるなど手軽に書き込みが出来るのでとても便利です。
使用頻度が高い、個人の日付印や、会社ロゴ、角印等はあらかじめDocuWorksに登録しています。返信する時もDocuWorksを簡単にPDF変換できますので校正のやりとりがスムーズに行えるようになりました。


校正のやり取り


例2:送り状の修正箇所

百貨店等のお取引先様ご指定の送り状を利用する際、後から送り状やラベルに「ここを一部追加して欲しい」等の要望がはいることがあります。
そのような時もDocuWorks編集機能です。

たとえば、右記の送り状のケースだと先方より「電話番号」を追加して欲しいと依頼がありました。
「このように対応しました」と報告するのに、送り状原本をスキャンしDocuWorksで赤文字のコメントを追加しました。
そしてPDF変換したファイルを添付し、お取引先様へメールで報告したところ、「これはなんのソフトを使ってどうやったの?」と驚かれました。
わかりやすさは一目瞭然です。

修正作業

○WebサイトをDocuWorks化

Webサイトを作成する際、更新前の状態を後から確認するためDocuWorks化しています。

また、ネットサーフィンで閲覧したいページを見つけても時間がない時は、携帯の画面メモのような感覚でDocuWorks化し、後からゆっくり見ています。紙に印刷する感覚と変わりませんので、頻繁に使う活用方法のひとつです。

▼ホームページもDocuWorks文書で管理!

ホームページ管理

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編集後記


小樽高島港の海に面した場所に株式会社小樽海洋水産様のオフィスがあります。
DocuWorksを導入してわずか半年をすこし経過したばかりだというのに、DocuWorksの良さをしっかりとご理解いただき、尚且つ上手に業務に取り入れていただいている様子を拝見し、お話を聞けば聞くほどにとても嬉しくなりました。
DocuWorksはまだまだ色々なことに使えそうです・・・と鈴木様。

鈴木様

例えば、「営業サイドでは、Wordで作成した見積もりを現在では印刷して捺印しファクスしている一連の作業があるのですが、お客様が電子メールを利用されているのであれば、WordをDocuWorks化し捺印すれば、そのまま電子メールで送ることも可能ですよね。」と、どんどんDocuWorksのアイディアが浮かんでいらっしゃるようでした。私たち北海道ocuWorks倶楽部でお手伝いできることがありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

お忙しいところ、貴重なお時間をいただき、快く取材にご協力いただきまして本当に有難うございました。少しお時間が経った後、今度はどのように電子化が進んだのか・・・是非また立ち寄らせていただきたいと思いました。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

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