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DocuWorksCITY お客様事例集

ナラサキスタックス株式会社様

現役通関士が利用するDocuWorksの使用法とは?
輸出入に関する大量の通関書類(インボイス等)の電子管理。
申告から配送までの流れが一目で分かり、迅速かつ正確な対応が可能に!

ナラサキスタックス株式会社


本社 経営企画部 IT推進課 酒井 裕様
札幌支店 通関士 岩田 朋子様
札幌支店 白川 繭子様、新井田 夕香様にインタビューしました。
(掲載日 2011/6/14)

会社概要

称号 ナラサキスタックス株式会社
創業 明治35年
所在地 【本社】苫小牧市元中野町2丁目13番24号
電話 0144-35-2222
業務内容 1.港湾運送事業 2.道路運送事業 3.倉庫業 4.通関業 5.海運業 6.貨物運送取扱事業 7.海運代理店業 8.航空貨物事業

概要

通関業でのペーパーレス化。本社IT推進課と連携し現場の仕事に密接にDocuWorksをご利用中。
インボイスから経理の帳票管理までその便利な使い方をぜひご覧ください。

目次

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導入しようと思ったきっかけは?

ご本社のIT推進担当酒井様にお話をお伺いしました。
導入の目的は社内の「ペーパーレス化」と言う一言に尽きます。
当社は通関業務に関係する大量の書類があります。
この大量の紙の保存については以前から課題として捉えていました。
「何とかスキャナーを利用してペーパーレスに取り組みたい。業務改善とエコ活動を 推進したい。」
そういう思いから使い勝手や価格面等を考慮し、約8年前にDocuWorksの導入に 踏み切りました。それから継続的にバージョンアップを行い、現在は最新のDocuWorks7.2を利用しています。

安全・環境保護方針

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継続的にDocuWorksのバージョンアップをしている理由は?

DocuWorksはバージョンアップの度に、必要な機能が装備されてきます。
例えば、導入当初のDocuWorks4.0の時にはできなかったPDF変換機能が今では標準装備です。
DocuWorks文書化した資料をお客様先にE-mailで添付する際、相手がDocuWorksを持っていなければ送ったところで見る事ができません。その後にバージョンアップされたDocuWorks6.0からPDF変換がワンクリックでできるようになり、DeskでPDFファイルが容易に扱えるようになった事で作業効率が大幅に上がり、最大のメリットとなりました。
DocuWorks7.2からはOCR(文字認識)の精度もあがり操作性も格段増したと思います。
ペーパーレスを目的に導入されたDocuWorksですが、今では全社員のパソコンにインスト-ルされ、各部署にて環境改善がされております。

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通関業務書類をどのように管理していますか?


現役の通関士、札幌支店の岩田朋子様にお話をお伺いしました。

岩田朋子様

荷主様や買い手様別に月度ごとに通関書類(インボイス)※の管理をしています。
国外の輸出入には多くの書類が伴います。
荷主様をはじめ関係会社様やお取引様と多くの書類のやり取りがありますので、そのやり取りがどこまで完了しているのか、内容を含め正確に把握しておく必要があります。DocuWorksはやり取りした実際の書類をまとめておけますので、申告から配送までの流れを分かりやすく管理できます。進捗状態がDocuWorksで分かることで、以前よりもお取引様からの問い合わせに間違いが無く、迅速に対応できるようになったと思います。また、全てのデータは本社のサーバーで保存していますので、万が一パソコンのトラブルがあってもすぐに復旧することができます。大切なお取引様の書類ですので安全に正確に処理ができるよう心がけています。
※インボイスとは-貿易用語で納品書、送り状の意。発送する荷物の中味を英文で説明する書類のことをいう。貨物通関手続きには不可欠な書類で、商品の発送や納品明細書、請求書などの役割を果たす。(以下インボイスと標記)

インボイス

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<例:A社 申告書類の管理方法>


A社の申告書類は1冊のバインダーに綴じられています。

バインダーの索引

バインダーの内容

<作成した文書はパソコンから直接ファクス送信!>

直接ファクス送信



荷主様への納品案内などはパソコンから直接ファクス送信します。
紙に出すこともなく、お送りした資料そのまま電子で保存できるので、控えとしてDocuWorksに保存しています。

送信済みスタンプ

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売上仕入日報の電子化とは?


札幌支店で経理や実務業務を担当される白川 繭子様、新井田 夕香様にお伺いしました。
書類を保管するスペースが限られている札幌支店では売上仕入日報の電子化を行っています。
これまでは、全て紙に印刷していたものを電子化する事で、会計監査など必要な時に必要な資料だけを印刷して提出するようにしたのです。
こうした業務改善を進めた結果、支店内の保管スペースも確保でき、スムーズな業務と経費の削減がされたように思います。



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売上仕入日報の電子管理


社内の会計システムからの帳票を月度別にDocuWorksで管理しています。

請求原票の電子管理

社内の会計システムから直接DocuWorksに変換!
今まで紙で出力していたプリンターをDocuWorks Printerに変えるだけ。


DocuWorksに変換


会計監査の時は必要に応じて、必要部数紙で印刷することで経費を削減しています。

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指定用紙(例ドッグレシート)にピタッと印字


指定の用紙に印字をしたい時は、DocuWorksプラグインの[アノテーションをコピー]をいう機能を使っています。
この機能、とても便利なのです。無記入の指定用紙(ドッグレシート)をスキャンで取り込み、印字したい所にDocuWorksで文字を入力します。(図1)
入力した文字は白紙に簡単に取り出せるので後はプリンターに指定用紙を入れて印刷するだけ。(図2)
位置合わせをすることなく、指定用紙にピタッと印字ができます。
以前はある印字作成ソフトを利用していたのですが、いちいち位置を合わせるのが手間でした。
この方法を知ってからDocuWorksで簡単に書類を作成する事が出来ています。
※ドッグレシート-船会社が自社の指定する保税地域に搬入された貨物の受取証として発行する複写式の書類です。

<複写式のドッグレシートも簡単に印字>


ドッグレシートも簡単印字  

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今後はどのようなことに取り組んでいきたいですか?


DocuWorks文書が多くなるにつれて、ファイルの検索機能が重要視されてくると思います。
その対応として新年度に更新予定のファイルサ-バ-に【idDesk for DocuWorks】をインストールし、文書管理をより簡単にする予定です。
現在でもファイルサ-バ-には、数多くのDocuWorksファイルが保存されております。
社内インフラ整備の一環として様々な文書管理ソフトからidDesk for DocuWorksを選択しました。検索機能が豊富である事とDocuWorks文書のセキュリティ設定により、閲覧・編集での管理が今以上に強化できる事を期待しています。
業務改善と経費削減、エコを目的にDocuWorks文書をイントラネット上で共有し、セキュリティを含めた社内の文書管理を推進していきたいと思っています。
(本社 経営企画部 酒井 裕様)


idDesk for DocuWorks  

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編集後記


ここ数年、毎年ご本社で開催されるIT推進委員会にお声をかけて頂き、DocuWorksの活用方法をご紹介させて頂いております。社員の皆様からは毎回高度なご質問を頂き、ITリテラシーの高さを実感しています。特に、ご本社IT推進課の酒井様にはDocuWorksの利用について社内の業務を具体的に教えて頂き、それに伴った活用案をご教授頂くなど、その発想力や推進される力に営業担当と共に毎回「すごい」と驚くことばかりです。
また、今回の取材には札幌支店の皆様にもご協力を頂きました。
札幌支店の皆様は、大切なお取引様に対して慎重に、どのような状況でも迅速に対応できるようにその思いを具体的に取り組んでいらっしゃいました。
また、ご使用のパソコンは「一日中DocuWorksが開きっぱなし」とのこと。
日常的に皆様の手に馴染むようにご利用頂いているのを目の当たりにし、心から嬉しく思いました。
「DocuWorksが無かったら今のような仕事(電子化された環境)にはならなかった。」
そういうお声をまた伺うことができるよう、今後ともできる限りのご支援をさせて頂きたいと思っております。
現場のお仕事でお忙しいにも関わらず、通関業界に疎い私にも分かりやすいように専門用語から詳しく教えて頂き、本当にありがとうございました。
今後とも末長くどうぞよろしくお願い申し上げます。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)

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