ページ内移動用のリンクです
サイト内共通メニューへ移動します
ローカルメニューへ移動します
本文へ移動します

DocuWorksCITY お客様事例集

江別市役所様

部署異動の度にDocuWorksで業務改善を図るDocuWorksの達人を発見!
業務をスリム化し、無駄を省き、コストも削減。
保存年限が定められた書類も電子化することですばやい検索が可能です。

江別市


総務部総務課 参事 後藤 好人様
建設部管理課総務係 係長 小椋 係長様
にインタビューしました。
(掲載日 2011/8/26)

会社概要

江別市は石狩平野の中央部に位置し、総面積は187.57平方キロメートル。

全般的に平坦な地勢で豊かな自然環境に恵まれ、札幌市、北広島市、 岩見沢市、当別町、南幌町、新篠津村と隣接しています。

人口 122,568人(平成21年10月1日現在) 面積 18.757ha(東京23区合計面積の約30%)

道央圏で札幌市に次ぐ規模の街です。明治期に日本の近代化に大きく貢献した「れんが」。今も昔も江別は「れんが」の一大産地で、全国有数の生産量を 誇っています。

概要

江別市役所様では、現在職員がDocuWorksを利用することを強制はしておりません。
業務上必要だと感じる職員が、都度必要な理由とともに申請しているとの事です。江別市役所様の人事異動は様々なキャリアを積むために、平均して3~5年サイクルで行われているそうですが、今回は、人事異動の度にDocuWorksを使って、積極的に業務改善を行っている方がいらっしゃるという噂を聞きつけ、総務部総務課の後藤様へ突撃取材をしてきました。
また後藤様が以前所属していた建設部管理課でも、すっかり業務にDocuWorksが定着しておりスムーズに運用されているという情報をキャッチ!建設部の現在の活用状況については、小椋様から詳しく伺ってきました。
市役所のお仕事は、法律で保存が義務付けられているため電子化出来ない書類が多いのも事実ですが、そんな中でも電子化できるものを切りわけ、業務改善をし続ける江別市役所様。今回は、様々な部署でDocuWorksを活用頂いている中のほんの一部を紹介いたします。

目次

このページのトップへ

Case1 総務部総務課 参事 後藤好人様にインタビューしました。

1-1 DocuWorksを使い始めたきっかけは? 


後藤 好人様
総務部総務課 参事 後藤 好人様
危機対策・防災担当


平成12年頃にさかのぼります。確かDocuWorksのバージョンが5の時代だったと思います。
私は当時、江別市教育委員会施設係の仕事をしていました。
施設係では、校舎の修繕箇所をDocuWorksで電子管理していました。
学校の校舎は老朽化を防ぐため、窓を直したり、廊下を補強したり、水回りを新しくしたり増改築したり…と数年置きに少しずつ工事が入ります。


DocuWorks5.0

その工事の度に該当の図面を開き、修正したところを書き込んでおきました。
書き込みが簡単ですし、CAD等の難しいソフトの知識も必要ありません。
こうすることで、過去行った工事の履歴が残り、誰がみてもわかりやすく、学校の校舎の管理ができるようになりました。


図面に書き込み

このページのトップへ

1-2 DocuWorksは使いやすいですか?

はい。とても使いやすいです。たぶん私は、操作が面倒だったら使っていないと思います。
仕事の片手間に作業するわけですから、マニュアルを見ながら、ソフトの使い方を覚えて…というのは現実的ではないですよね?

操作が簡単で扱いやすいのはDocuWorksの魅力だと思います。
導入当時、勉強会を開いてもらいましたが、「習うより慣れろ」の精神で操作を習得しました。
ほとんど独学でも使えるようになりましたし、色々失敗したり試行錯誤を繰り返しながら今に至っているのだと思います。

このページのトップへ

1-3 DocuWorks導入前の状況を教えてください。


業務上、紙の資料は非常に多いですね。
以前の部署では、他の部署から問合せがあった場合、過去の資料をキャビネットから ガサガサ探し、コピーして渡すので、基本的に紙ベースで業務がまわっていました。
でもこれは用紙代もかかるし、コピー代も発生するのでコストがもったいないですよね。

書類は年々増え続けますが、書庫を用意してもどんどん埋まっていきます。
役所のスペースには限りもあります。法律で保存が義務付けられているため電子化出来ない書類が多いのも事実なので、なんとなく紙で保管する文化が根付いてしまっていますが、
ふと見方を変えてみると、電子化しても大丈夫な書類は各部署にたくさん存在するのです。

このページのトップへ

1-4 日頃から心がけている業務改善とDocuWorks化


私の考えですが、役所の仕事は、基本的には仕事は大きく変わりません。
去年の仕事を今年もそのまま継続していくのですから、同じ仕事なら、去年より今年の方が、処理スピードが早くなってないとおかしいと思うのです。
効率よく業務を遂行していくためには、時々立ち止まって、自分の仕事をばらして、客観的に眺めてみることが大事だと思っています。振り返って無駄を探す。
そして必要のない仕事は思い切って辞めるか、電子化することを心掛けています。

電子化するツールとしては、DocuWorksはいいですよね。 Acrobatの製品版よりお値段も安いですし、高度な機能も必要ないので、DocuWorksの機能で十分なんです。必要があればPDFに変換すればいいわけですし。


このページのトップへ

1-5 DocuWorksの活用シーンを拝見! Part1


■市役所主催で行う様々な説明会のための資料作成に役立てています。

以前の部署では様々な資料の取りまとめを行っていました。各担当者が作成したページを寄せ集めてひとつに綴じるのですが、この各担当者が作成したページというのが、人によってWordだったりExcelだったり写真だったり、紙文書のコピーだったり、元データがばらばらな上、サイズもマチマチです。
頻繁に差し替えも発生することから、面倒な作業でしたがずいぶんと楽になりました。
DocuWorksは様々なデータをひとつに束ねられますし、差し替えがあった時も簡単に該当のページを取り出し、新らたなページを追加できます。最後に通し番号をつけられるのも重宝しました。おかげで自分の資料作成に非常に役立っています。

資料作成業務


▼DocuWorksを起動しながら業務をする、危機対策・防災担当職員様
危機対策・防災担当職員様



■ハザードマップ※の作成に活用しています。

現在の部署では、江別市内のハザードマップを作成しています。これは外注に出していますが、1回作成するとかなり高い料金がかかります。毎年の更新は無理なので、数年おきに状況に応じて更新している状況です。
次回外注に出す時、手直しをしたい箇所を忘れてしまわないよう、担当者全員で気づいた人が気づいた時に、このハザードマップにメモを書き込んでいます。
DocuWorksデータにしておけば、文字の追加も強調する枠も誰でも簡単に追記できますので、すごく使いやすいですし、外注する際の指示もれもなくなりました。

※ハザードマップとは、火山噴火・地震・台風などがおきた場合に、災害を引き起こす可能性のある諸現象を地図上に示した災害予想図(防災マップ)のことです。



▼浸水想定区域の概要と福祉施設

浸水想定区域の概要と福祉施設



■接遇の講師をしていますが、資料をすべて電子化しています。

お客様に対するマナーや対応の仕方について、職場内で教える機会がありますが、その資料をすべて電子化しています。バインダー機能を活用するとすっきりと整理され、必要な資料が取り出しやすいです。


接遇資料の電子化



■チラシの校正に活用しています。

チラシを作成する際、デザイン会社と内容について何度もやりとりしますが、この校正の時に一度データをDocuWorksに変換し、書き込みを加えています。

紙のデータに書き込む感覚で自由に簡単に訂正してもらいたい箇所を強調できるところが使いやすいです。
デザイン会社に送付する際には、最後にPDFに変換機能を使っています。


チラシ校正
▲クリックすると拡大図がご覧いただけます。


■北海道DocuWorks倶楽部オリジナルのアノテーションスタンプも利用中です。

北海道DocuWorks倶楽部の会員専用サイトから、アノテーションスタンプをダウンロードできますよね。
使えるものがたくさん用意されているので、結構利用していますよ。

例えばオフィスのレイアウト図には、矢印と定規を利用しています。
この定規便利ですね。図面の縮小尺度をちょっと計算すれば、正確ではないものの、だいたいのサイズが
わかるので、机やキャビネットの寸法などオフィスの空間をイメージつけするのに役立っています。


オリジナルアノテーション利用中


■市で管理している建物の図面もDocuWorksにしています。

下記は避難所に指定された建物です。
万が一の場合、使用してもよい箇所とそうではない箇所などをDocuWorksで強調したり、コメントを追加しています。
難しいCADソフトの知識もいらず、図面に手書き感覚で書き込めるので重宝しています。


建物の図面
▲クリックすると拡大図がご覧いただけます。

このページのトップへ

Case2 建設部管理課総務係 係長 小椋係長様にインタビューしました。

2-1 DocuWorksを使い始めたきっかけは?


小椋 公司様

私の仕事の前任者が、さきほど紹介があった現総務部総務課の後藤さんでした。
当時後藤さんが建設部管理課の業務をほとんどすべてDocuWorksで電子化しており、きれいに整理されたDocuWorksの状態で引き継ぎましたが、現在はさらに使いやすいようにアレンジを加えながら運用しています。
引き継ぎの作業は、従来は紙の情報と電子データが混在して大変なものでしたが、DocuWorksデータでの引き継ぎは、書類の在りかが明確になっているため非常にスムーズに行えました。

実は以前私が所属していた部署でもDocuWorksを使っている同僚が身近にいましたが、私は使っていませんでした。DocuWorksは一度使うとその良さや便利さがわかりますね。今では業務に欠かせないツールです。
 

このページのトップへ

2-2 DocuWorksの活用シーンを拝見! Part2 


課で共有する文書はすべてサーバー内に保存してあり、DocuWorksのリンクフォルダから閲覧しています。
毎年必要となる書類は、年度別のサブフォルダを作成し、整理されていました。


建設部管理課のDocuWorks画面
▲クリックするとフォルダ階層の拡大図がご覧いただけます。



■永年保存の書類も電子化しています。

法律上、紙での保管が義務づけられている書類を電子化。
従来、内容を確認したい時は、該当の書類を探すのに時間が手間と時間がかかっていましたが、現在はDocuWorksで控えを保存しています。
書庫まで書類を取りに行く必要もなく、席から離れずにパソコンで簡単に探し出す事ができるので、保存年限の定められた書類でも、検索用として電子化するようになりました。

永年保存書類の電子化


▼スキャナを活用する建設部管理課の職員様

建設部管理課の職員様



■工事の入札案件はDocuWorksバインダーを活用

書類ごとに色分けしたバインダーに格納しています。煩雑にならず、ひとまとめに整理できるので使いやすいです。
書類名フォルダの下に年度別のサブフォルダを用意しています。
フォルダ分けとバインダー機能を上手に使いどなたが見てもわかりやすいよう整理されています。


工事の入札案件



■公的な証明書の控えをDocuWorksに

市で管理している土地・建物等の公的な証明書の控えを電子化しました。紙で保管していた時は、必要な情報を調べる度に探すのが面倒でしたが、今ではすぐに探し出せます。


公的証明書の控え


■契約書類の控えをDocuWorksに

土地売買契約書、物件移転契約書、覚書などの控えも電子化しています。


契約書類の控え


 

■グループウェア IBM社Lotus Notesと連携

市民からの陳情や要望は、市が窓口となっています。
建設部に回答を求められるものは、部内ではNoteで公開していますが、その添付文書をDocuWorks形式にしています。

添付文書は紙の書類やExcel、Wordなど様々な形式が存在するので、DocuWorksで1つのファイルにまとめると、
シンプルで扱いやすいです。
従来のようにたくさんのアプリケーションソフトを起動する必要もなく、DocuWorks Viewerだけで済み、コメントを書き込んだり、強調箇所を編集できます。

 

Lotus Notes画面

 

このページのトップへ

編集後記


現在、江別市役所様では、職員がDocuWorksを利用することを強制はしておりません。
業務上必要だと感じる職員が、都度必要な理由とともに申請しているとの事です。

数年置きに行われる人事異動では、今まで利用していたパソコンごと、後任者に引き継いでいらっしゃるとか。
そのため、今までDocuWorksを業務にとりいれていた職員のかたが、次の異動先の部署に行くと、そこにはDocuWorksがなかった…という事もおこります。
新たな部署でまた新たにDocuWorksをご用意いただき、電子化に取り組まれる…。
そして今までDocuWorksを知らなかった方は新たな異動先の部署でDocuWorksを知り、その良さを知る…というように、何年もかけて少しずつ、江別市役所様の業務にDocuWorksが浸透されているのです。

今回、取材させていただいたのは数ある部署のほんの一例です。
すでに何年もDocuWorksをご利用いただいている方からは、DocuWorksの応用編の操作を知りたいというご要望もあがってきているとか。

江別市役所様の中に広がるDocuWorksの輪。
より快適に、便利に使いこなしていただくため、北海道DocuWorks倶楽部でも応援していきたいと考えております。お忙しい業務の合間をぬって、取材にご協力いただき本当に有難うございました。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

印刷用DocuWorks文書はこちらから

  • ログイン(会員専用サイト)
お問い合わせ

北海道DocuWorks倶楽部に関するお問い合わせ

お客様事例集

このページのトップへ