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DocuWorksCITY お客様事例集

コミプラ工業株式会社

浄化槽の設計・施工・保守点検業務や設備工事にDocuWorksが活きる!
iPadを利用し、出先での突然の商談も逃がさずスピーディーに対応!
時間を無駄にしない効率的な仕事とは?

コミプラ工業株式会社


石田 拓也様と古口 恒哉様にインタビューしました。
(掲載日 2011/9/9)

会社概要

社名 コミプラ工業株式会社
所在地 北海道札幌市北区新琴似3条3丁目8番21号
電話 011-763-7412
創業 昭和50年4月
事業のご案内 浄化槽の設計施工、産業廃水処理施設施工、浄化槽保守点検、水産・畜産汚水処理施設設計施工、屋外、屋内排水管洗浄、配管、マンホール補修、浄化槽補修工事、小便器尿石除去、各種水道工事、消防設備工事、トイレ詰り直し、浄化槽機械設備修理、各種排水設備管理用薬品販売

概要

出張や外勤の時間が多く、事務所内にいる時間がほとんどない。 DocuWorksとiPadを合わせて使うことで、出先でも効率的に仕事がは かどります。モバイル環境での利用シーンと合わせて、工事書類をメイ ンに設計・施工業務に活かせるDocuWorksの具体的な活用方法を一挙 ご紹介いたします。

目次

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iPadを利用しようと思ったきっかけは?


石田拓也様
主に浄化槽の点検整備を担当する石田拓也様


iPadを使う前はノートパソコンを持ち歩いていました。
ノートパソコンはスリープモードからの立ち上がりが遅く、いざ使いたいと思った時にすぐに 起動しません。バッテリー残量も心配しなければならないし、なにより手軽じゃない。
当時は不便だなと思いながらも必要に迫られて使っていました。
今思えば苦労していたなと・・。
iPadが出てからは、そのレスポンスの速さ、耐久性、手軽さどれをとっても自分のニーズに ぴったりで、「これでもっと仕事がしやすくなる。」そう思いました。
数ヶ月前にタイミング良くゼロックスの複合機とDocuWorksが社内に導入され、 営業さんの勧めでDocuWorksの講習を受けることになりました。
「iPadもDocuWorksファイルを見る事ができるんですよ」と言う説明を聞き、その場ですぐに DocuWorks Viewer Light for iPhone/iPad(無償)をダウンロードしました。
ファイルも軽快に表示できますし、iPadユーザーからの評価も高い。
複合機(スキャナー)とDocuWorks、iPadを利用すれば今まで必要だった書類が外にいてもすぐさま入手できる。
そう思いついてからは翌日から業務に利用していました。

【DocuWorks Viewer Light for iPhone/iPad】詳細はこちら▼
http://www.fujixerox.co.jp/product/software/promotion/docuworks/vltipad/

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iPad+DocuWorksの利用シーンを教えてください

■使用例1
自分に届いたファクスをiPadに転送してもらっています。


お取引様は地方に拠点が多く、事務所に戻れるのは週に1、2回ほど。
ファクスが自分宛てに届いても、見るのは数日先になります。
以前は急ぎの場合は会社に電話して確認していましたが、メモをとる手間もありますし、正確に情報を把握できにくくなります。
そのような時は届いたファクスを事務の折原さんにお願いして、DocuWorksから直接ドラッグ&ドロップでiPadに送ってもらっています。
(※コミプラ工業株式会社様ではペーパーレスファクスを運用しております。)

iPadに転送

【DocuWorks Deskからドラッグ&ドロップでiPadに文書を転送】


iPadに文書を転送
※Dropboxとは?
Web上に自分専用のHDDを持つことのできるサービスです。登録した端末ならどれでも自由に開くことができます。

[Dropbox(ドロップボックス)と言うデータの共有サービスがあって、 パソコン内に専用のフォルダを設け、そこにファイルを保存するとiPadですぐに閲覧できるようになります。
DocuWorksのリンクフォルダにDropbox用のフォルダを接続すれば、DocuWorks Deskから直接ファイルをドラッグ&ドロップするだけでiPadで閲覧可能です。
操作も一つの画面で行えますし簡単ですので、事務所内にいる人にお願いもしやすいです。


■使用例2
過去の点検した案件の報告書や図面、写真をiPadに保存しています。


写真をiPadに保存


現場で点検中に劣化している箇所を発見したら、 その場で去年の写真を見せながら、お取引様に説明しています。
「去年からここがこのように劣化しています。」
写真で見せると一目で分かるのに、口頭で説明するとなかなか難しい。
具体的なイメージ写真はそのジレンマを解消してくれます。
現状をその場で見せながら説明することでお取引様と認識の違いもなくなり、 スムーズに理解を得られるのも良いところだと思います。


図面もiPadに保存
↑ スクロールや拡大もスムーズ!DocuWorksは軽いのも魅力の一つです。


■使用例3
過去の見積書をiPadに保存しています。


移動中にお取引様から工事の依頼をお電話で頂くことがしばしばあります。
去年どのくらいの金額で施工したか、部品は何を使ったか、商品名や在庫を調べたり、過去にお出しした見積書を参考にお客様にご回答します。
車を安全な場所に止めて過去の見積もりからおおよその納期と概算の金額を伝える事ができます。
社に戻って後で調べて回答していたら何時になるか分かりません。
お取引様だってすぐに情報が欲しいと思いますし、自分にとってもお客さまにとっても良い状態で仕事ができるようになったと思います。
最近は折原さん(事務)に電話でやり取りした内容を伝えて、見積書を作ってもらい、見積書が出来次第DocuWorksのリンクフォルダにドロップしています。
すぐにiPadでチェックをした後、事務所に電話を入れ、その日のうちにお客様へファクスで返答しています。
社内にいる人間とうまく連携することで、より一層スピーディーな対応ができる。
そのあたりも日頃便利だなと感じる一つのシーンです。

見積書をiPadに保存


■使用例4
カタログや料金表をiPadに格納


カタログや料金表をiPadに格納

業務用の部品など、分厚いカタログをiPadに入れて持ち歩く。これは便利です。
同業者も最近カタログや料金表をiPadに入れる人が多くなってきました
。 今は電子カタログとしてホームページにUPされているケースも多く、そのままダウンロードして保存する事もできますから、何百冊と言うカタログを持ち歩くことができます。
これは同業者のみならず、ゼロックスさんでもどこの業界でも便利な使い方ではないでしょうか。

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その他に便利に使っている機能を教えてください


iPadの無料アプリに「セブンイレブンのネットプリント」※があります。
出先にいて、資料をすぐに印刷したいことってありますよね。
さすがにプリンターまでは持ち歩けませんから、このサービスを使えば急遽お客様に提出したい資料があったら近くの セブンイレブンに行けば紙にプリントアウトする事が出来ます。

※ 富士ゼロックスのネットプリント(モバイルサービス)
iPadやスマートフォンで「検索したWebページ」「撮影した写真」「受信したメールの本文・添付ファイル」などを、 全国のセブン-イレブン店舗の富士ゼロックス製マルチコピー機からプリントできます。

【セブンイレブン ネットプリント】詳細はこちら▼
http://www.printing.ne.jp/


セブンイレブンネットプリント

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設備工事の設計・施工業務にDocuWorksが活きる!

古口恒哉様

主に設備工事の設計・施工業務を担当する古口恒哉様にお話をお伺いしました。

DocuWorksを利用しようと思ったきっかけは?


PDFファイルが重くて、どうにも仕事がしづらいと思っていました。
DocuWorksは以前から知っていまして、色々な形式のファイルを一つにまとめられる点にメリットを感じていたのですが、それ以上にファイルを開くスピードが速い。軽快に動く、操作が簡単。これならストレスが無く仕事がはかどると思いました。


DocuWorksを拝見させてください!

古口様のDocuWorks Desk▼

古口様のDocuWorks Desk


ユーザフォルダには日頃仕事で使うFAXの送付状から、カタログ、申請書類、仕様書、見積書、参考資料、資格者証、 通達に様々な書類を分類してフォルダに整理しています。


中でも工事書類は今までの工事の案件が全てこの中に入っていますので、相当なボリュームになりました。

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工事書類はどのように保管されていますか?


【工事書類のフォルダ体系】▼

工事書類のフォルダ体系

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施工計画書はどのように保管していますか?

Wordで作った表紙、目次、工事概要、Excelで作った工事管理計画、CADの図面など全てDocuWorksに取り込み バインダーに綴じて保管しています。
紙での保存と同じスタイルで、1冊にまとめておけます。
バインダーの背表紙をダブルクリックすると、索引画面が表示されますし、見たいページをすぐに探すことができます。
同様に、Viewer画面で開いた状態でもバインダーの索引を表示できますので、特に枚数の多い施工計画書の時には便利に使っています。

施工計画書



施工計画書

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その他の使用例を教えてください。


■使用例1
鉄工所に作ってもらう部品図面の指示事項に追記

鉄工所に部品作成の依頼をする際に必要な注意事項や指示事項は、直接スキャンした部品図面にDocuWorksの アノテーション機能を使って文字を追記しています。矢印や図形など簡単に書き込めますのでとても便利です。

アノテーションツールバー▼

部品図面の指示事項に追記



■使用例2
救急病院搬送経路図の作成


万が一事故が起こった際に応じて、救急病院の搬送経路図を 提出する義務があります。 昭文社デジタル地図データから直接「DocuWorksPrinter」を使い、DocuWorks変換しています。搬送経路はDocuWorksの アノテーション(矢印やテキスト)で書き入れて簡単に経路図が 作成できます。

昭文社 デジタル地図データ▼

デジタル地図データ


救急病院搬送経路図



■使用例3
交通規制のお知らせ配布用チラシの作成


工事の際の通行止めによる交通規制がある時は事前にご近所様に交通規制のチラシを配布します。そのチラシ作りにもDocuWorksが 役立っています。
ゼンリンの地図をDocuWorksに取り込み、アノテーションで分かりやすく追記します。
地図の一部分だけを画像として切り取り、wordのチラシに貼り付けて利用しています。


水道工事に伴う交通規制チラシ


ゼンリン地図データ▼


ゼンリン地図データ

ゼンリン地図データから「DocuWorks Printer」を使って、直接DocuWorksに変換します。


画像の切り貼り

■使用例4
引き渡し物件の取扱説明書の作成


工事完成後の引き渡しの際には設備の取扱説明書を一緒にお渡しします。
案件によって、配管の仕組みやスイッチの位置が異なり、取扱の注意事項があります。
実際にお使い頂く方がご利用頂きやすいように説明書を作成しています。
DocuWorksはCADの図面やカタログの一部分を切り貼りし、要点には追記も簡単にできます。
バラバラのファイルを一冊にまとめ、ページ番号も通しでふれますので取扱説明書作成にはもってこいです。
私は良く使うカタログはDocuWorksに取り込んで必要な画像があればそこから探して切り貼りできるようにしています。
電子版のカタログラックのようなものです。


浄化槽取扱説明書の作成


カタログの画像を切り貼りして作成した取扱説明書▼


取扱説明書

インターネットからダウンロードしたカタログや、実物のカタログをスキャンしてDocuWorksに保存。
必要な画像は部分イメージコピーで切り貼りします。


CADの図面を切り貼りして作成した取扱説明書▼


取扱説明書



■使用例5
資格者証明書の管理


入札など工事を請け負う際、資格者証を役所に提出します。
すぐに提出できるよう、証明書は全てスキャンして保存してあります。
プリントアウトも簡単ですし、大変重宝しています。

 

資格者証明書の管理

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編集後記


「操作を覚えることよりも、DocuWorksでどういうことができるのか。」
講習会でお邪魔した時、皆様の視点は常にそこにあったように思います。
ご自身のお仕事に合わせて、実践で利用できるアイデアを出し実際にやってみる。
理解のスピードが速く、ご質問の内容に具体性があるので、どう実現するかリアルタイムで考えながらの講習会は、 心に残る大変楽しい講習会として印象に残っております。

「こうしたらもっとみんな仕事がしやすい」
それぞれの役割を持ったプロの方達からのお話はとても興味深く、どのような業務でどのようにDocuWorksを利用されて いるのか、その重要性や必要性を大変分かりやすくご説明頂きました。
この記事を読まれた皆様にも少しでもお伝えできればと思います。

「こんなに便利なソフトもっと多くの人に使ってもらえるといいですね。」
今回の取材の最後に石田様から掛けて頂いたお言葉です。
実際にお使い頂いている方からの気持ちのこもったお言葉、本当にうれしく思いました。
これからも営業担当と共にお役に立てる情報をお持ちしたいと思っております。

この度は大変お忙しい中、快く取材をお引き受け下さりありがとうございました。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)



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