ページ内移動用のリンクです
サイト内共通メニューへ移動します
ローカルメニューへ移動します
本文へ移動します

DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社東海日動パートナーズ丸市様

どちらの保険代理店様も頭を悩ませる契約書等の管理。
キャビネットが満杯になったのをきっかけに、思い切って電子化へ!
DocuWorksの電子書庫なら、契約者様名で検索でき、数秒で欲しい情報を探せます。

お話を伺った方


磯崎 達也様
吉田 智哉様
岩田 真理子様
大山 智香子様
にお話を伺いました。
(掲載日 2011/9/20)

会社概要

社名 株式会社東海日動パートナーズ丸市
住所 札幌市白石区北郷3条6丁目1-18
北辰たばたビル2F
代表取締役 笠原哲治様
TEL 011-879-2212
創業年月日 2005年1月
業務内容 取扱種目:超保険 損害保険(自動車、火災、傷害) 生命保険
・東京海上日動火災保険株式会社代理店
・東京海上日動あんしん生命保険株式会社代理店

概要

契約申込書の自社控え。ついにペーパーレス化に成功!
保険会社のシステムとも連動するDocuWorksは、保険代理店業務にぴったりとマッチ。
急激に電子化が加速しはじめた、東海日動パートナーズ丸市様の事例をご紹介します。

目次

このページのトップへ

DocuWorksを採用したきっかけは?


磯崎様
磯崎様に伺いました。


当社が書類の電子化を決断するきっかけとなった出来事が3つあります。
まず第一に、オフィス内のキャビネットの容量が限界に達したことです。
当社は保険代理店ですので、主に契約書類を管理していますが、契約が満了となった後の書類や、法律で義務付けられている期限が過ぎた書類についても、やはり何かあった時のためを考えると簡単に破棄するわけにはいきません。
ですから日々増え続ける紙の「保管スペースをどうするか」は重要な課題であり、尚且つ早急に取り組まなければならない事だと認識しておりました。

そのような状況に加えて、ゼロックス担当者からの熱い営業があった事と、当社の株主でもある共通運送株式会社の総務課小林課長からも、電子化ならDocuWorksだと強く勧められた事が重なり、検討の結果DocuWorksの採用に踏み切りました。


岩田様と磯崎様
(左)岩田様/(右)磯崎様


共通運送株式会社様のお客様活用事例は、北海道DocuWorks倶楽部で掲載中。是非合わせてご覧ください。
http://www.fujixerox.co.jp/hkx/product/event/dw/news/city008.html

このページのトップへ

DocuWorksに取り込み始めた頃の様子を教えてください。

岩田様と大山様
岩田様と大山様に伺いました。

当社はキャビネット内の紙を減らすという目的を明確に掲げてDocuWorksを採用したわけですから、導入当初よりいつ取り掛かろうか…と常に意識していました。

ですが実際には、通常の業務の合間にやらなければならないため、電子化へ移行する作業は決して簡単な事ではありませんでした。

とりあえずパソコンにDocuWorksをインストールはしましたが、インストール直後は各個人がなんとなく「電子化したら便利かな」と思ったものを、各自の判断で取り込んで試してみるという状況が数カ月ほど続いたと思います。

そんな状況の中、昨年11月にゼロックスさんのフェアの案内があり、「DocuWorksユーザー事例セミナー」の中で当社株主の共通運送株式会社の活用事例が紹介されることを知り、職員数名で参加しました。
そのセミナーで計3社のお客様体験談を知り、あらためて当社も本格的に着手しなければと影響を受け、いよいよと重い腰をあげたのです。

現在は、平成23年1月以降の書類を、リアルタイムですぐに電子化しております。DocuWorksのフォルダ体系も整い始めました。

電子化作業は岩田様と大山様の2名で役割を分担し、DocuWorks形式で共有サーバー内へ保存し、職員全員で閲覧しています。

古い書類についても少しずつではありますが、電子への移行がすすんできました。
今までキャビネットの上から下までギュウギュウ詰めだった書類も少しずつ減っており、キャビネット内に空間も出てきました。


職員全員で閲覧

将来的には完全に電子化したいと考えているので、空いた時間を見計らってコツコツとスキャン作業を継続していく予定です。

主に書類の取り込みを行っている大山様に作業の手間について伺ったところ、今までファイルに綴じていた書類は、紙のサイズがマチマチだったり、片面や両面が混在していました。ですから古い資料をスキャンする際は、結局何回かに分けて取り込まなければならない羽目になり、やはり面倒な作業となります。

しかし今は、日々業務で発生する新しい書類については、その場ですぐにスキャンし電子化する仕組みが出来ています。
不思議とこまめに電子化すると手間や煩わしさが気にならないのは何故でしょう?と笑う大山様。
リアルタイムに発生する書類については、何の不便もなく快適に電子にしているそうです。


コツコツとスキャン作業を継続!

このページのトップへ

導入前と比べ、業務はどう変わりましたか?


従来は、「本紙」と「代理店控え」と「お客様控え」をそれぞれ印刷し、「代理店控え」をすべて紙でファイリングしていたため、キャビネットが満杯になっていましたが、DocuWokrsを機に紙をなくそうという話となったため、思い切って「代理店控え」を印刷するのをやめました。

現在は、「本紙」と「お客様控え」を印刷し、「本紙」は東京海上へ提出する前にスキャンをしDocuWorksに取り込むことで、自社控えとしています。お客様の控えはそのままお客様にお渡ししていますから、紙でファイリングする書類は一切発生しなくなりました。

このように原本を手元に残さなくても、必要があれば自社の控えはDocuWorks内の電子書庫を検索すれば良いのです。 オフィスもすっきりとし、頭を悩ませていた保管スペースを意識しなくても良くなりました。


導入前と変わった業務

実は岩田様は、紙を電子にするのはかなり抵抗があり、どちらかというと「電子反対派」だったとの事。
今まで長い間保管していた書類をある日を境に破棄していくわけですから、最初はこわごわと捨てていたそうです。
ですが、自社の控えは電子データでも問題ないことが日に日に証明されていき、今では業務で当たり前のように毎日DocuWorksを使っているそうです。

このページのトップへ

「保険契約申込書」のフォルダ体系

「保険契約申込書」のフォルダ体系

このページのトップへ

「自動車」フォルダの中は、月別バインダーで管理


月別バインダーで管理


※後から検索する時の事を考え、ファイル名に契約日と契約者名を付けています。
担当インストラクターから、単語の区切りは、アンダーバーの記号を使ったほうがよいとアドバイスも受けたので、ファイル名はこのような命名規則で運用しています。

このページのトップへ

「自動車」フォルダの中から「契約者 中山様」を検索

保険の満期を迎える時など、過去の契約書を探しだす時には、契約者名(苗字)だけで検索できます。


検索画面

このページのトップへ

DocuWorksの編集機能も活用中!


保険会社から提供されているひながたをDocuWorksに変換し、あいさつ文や会社名、連絡先などを付け加えてチラシや ダイレクトメールを作成しています。Wordを利用するより作業が簡単です。



編集機能も活用中!




このページのトップへ

保険会社のシステムから電子の紙へプリントアウト!

東京海上日動の「超保険」という商品を取り扱っております。生損保一体型ならではの様々な特徴・メリットを備えた人気商品です。岩田様は、主にこの「超保険」の見積り作成を担当しているとの事で、この一連の作業を拝見しました。
従来は保険会社のシステム画面より、必要な書類を都度プリントアウトしていましたが、現在は印刷指示する時に「DocuWorksPrinter」を選択し、電子の紙(DocuWorks)にしています。
DocuWorks上でひとつに束ねることができるため、ばらばらと紙が散らからなくなったとの事です。さらにこの見積もりは、指定のバインダーに綴じてお客様にお渡しするのですが、書類を綴じた時にバインダーの金具で書類の中身が見えづらくならないよう、DocuWorksPrinterで出力する際、ページの左側に余白ができるよう設定をしています。


余白の設定

このわずか5ミリ程度のゆとりがあるかないかで全然違うんです。お客様にお出しする書類ですから、この余白の設定が簡単な操作で出来るのは嬉しいですね。



システムからDocuWorksへ!


その他にも、当社には職員の似顔絵イラストがありますが、その似顔絵もDocuWorksの部分イメージコピーを使い、 スタンプ感覚でご案内書に盛り込んだりしています。とにかく操作が簡単で使いやすいとの事です。

部分イメージコピー

このページのトップへ

お客様へ送るファクスもDocuWorksで束ね、ペーパーレス送信!


吉田様
営業の吉田様に伺いました。

DocuWorksの便利なところを伺ったところ、ファクスを利用し、見積り等をお客様へ送る際、紙が1枚もいらなくなったことだとおっしゃっていただけました。
さらに席を離れる必要もなくなりましたので、効率も良くなり、すごく便利です。

吉田様が行っているファクス送信の手順は下記の通りです。

1. 保険会社のシステムでお客様の見積りを作成し、今まで紙に印刷していたところをDocuWorksに取り込み。
2. 従来より使用しているWordの送付書フォームを起動し、コメントを加えた後は同じく紙に印刷せずにDocuWorksに!
3. その後はDocuWorksDeskで、これらの書類を束ね、机の上からファクス送信指示。

全く紙がいらなくなっただけでなく、席を立たずに送信指示できますので、業務の効率があがり助かっています。
空いた時間は貴重なお客様との時間にあてることが出来ます。

ペーパーレス送信!



▼吉田様のDocuWorks画面を拝見
従来保険会社のシステムから紙に印刷していた書類を、DocuWorksで上手に管理されていました!


吉田様のDocuWorks画面を拝見!

このページのトップへ

編集後記

どちらの保険代理店様も頭を悩ませる、契約書類等の管理。
東海日動パートナーズ丸市様では、上手に電子化していました。

当初、取材の申し入れをさせていただいた際には、「そんなに難しい事はしていないんです」とご謙遜されておりましたが、 実際に拝見させていただくと、すごくきれいにフォルダ分けされており、また保険会社のシステムからも上手にDocuWorks化して、束ねたり編集加工を行ったりと、DocuWorksの特長を十分に活用しているご様子。
お話を聞けば聞くほど、その理想的な使い方にとても感激いたしました。今後はDocuWorksで名刺を管理するソフトウェアTantCardを利用し、日々増え続けている名刺の山の電子化に取り掛かるそうです。

本格的な情報共有を始めてからはまだ日が浅いとの事ですが、操作をつい忘れてしまって、ふとした時に「こんな事出来るのかな?」と疑問を感じる瞬間があるとのこと。
そんな時は是非、北海道DocuWorks倶楽部の「操作サポートセンター」もご活用いただければと思います。

最後に月末のお忙しい時期にも関わらず、貴重なお時間を割いてご協力いただきまして有難うございました。
優しくあたたかい社風を感じ、ついつい居心地良く長時間の滞在となりました。
東海日動パートナーズ丸市様がお客様を大切にし、日々丁寧にご対応されている様子を、かいま見れたような気がいたします。快く取材に応じてくださった、磯崎様をはじめ皆様に深く感謝いたします。
今後もよろしくお願い致します。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

このページのトップへ

印刷用DocuWorks文書はこちらから

  • ログイン(会員専用サイト)
お問い合わせ

北海道DocuWorks倶楽部に関するお問い合わせ

お客様事例集

このページのトップへ