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DocuWorksCITY お客様事例集

学校法人 美芸学園専門学校様

申請・承認は、「紙」から「電子」へ!
見て分かる電子印鑑の利用法
“シンプル”かつ“分かりやすさ”が浸透の決め手に

美芸学園専門学校


続 真一様
竹内 亨様
にお話を伺いました。
(掲載日 2011/9/21)

会社概要

社名 学校法人 美芸学園専門学校
住所 札幌市西区山の手3条2丁目5-5
電話 011-643-6666
創業年月日 昭和29年11月
事業のご案内 専修学校

概要

DocuWorksによる電子申請・承認に成功!
シンプルで分かりやすい利用方法は業種・業界問わず参考になる申請フローです。
浸透のポイントも合わせてぜひご覧ください。

目次

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DocuWorksを利用しようと思ったきっかけは?


続 真一様
続 真一様


「とにかく紙を減らしたかった。」
ゼロックスと言えば複合機やプリンターのイメージがあり、営業担当とも基本的にはそういう話をしていたと思います。
ふとした会話から書類の話になり「電子化に良いソフトがあります」と、紹介を頂いたのがきっかけでした。
百聞は一見にしかずと言うことで、実際にデモンストレーションを拝見しました。
DocuWorksの操作性の良さはもとより、専任のインストラクターが職員への説明から実際の運用までサポートしてくれると言うのも魅力の一つでした。

なぜなら、私が紙を減らしたい理由は机に書類が溜まる煩わしさを改善したいと言うだけではなく、「職場の情報共有を活性化したい。」と言う思いがあったからです。
良いソフトを導入しても紙の削減だけでは効果が出たとは言えません。
職員が電子化の環境に慣れ、パソコンで様々な情報をキャッチできる。
ゆくゆくは生徒の情報も活きた情報として皆で共有する事が出来ればと思っています。
今回は北海道DocuWorks倶楽部のDocuWorks運用サポートサービスを申し込みましたが、環境づくりのためにも当校に合ったこのサービスは必要なものだったと思います。

※美芸学園専門学校様が利用された
▼【北海道DocuWorks倶楽部のDocuWorks運用サポートサービス】
http://www.fujixerox.co.jp/hkx/product/event/dw/support/index.html

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職員の皆様にはどのように展開しましたか?


机の上で行う報告や申請などの処理は“作業”と考えていますのでその作業に時間は取られたくなかった。
当校は理事長が名古屋在所のため、最終決裁は名古屋の本部となります。
従来の申請処理には随分と時間がとられていました。
職員は今まで紙で行っていたことが電子になることで、少なからず不安もあったと思います。
まずは「経費を請求する申請書を電子化したい」その目的をパソコンに長けている竹内先生に伝えました。
竹内先生と経理担当者の加々美さんを信頼して細かい仕組みや運用フローは任せました。
新しい仕組みを取り入れる訳ですから、考える方は大変だったと思います。
でも期待に応えてしっかりやってくれました。
最初は戸惑いもあったかと思いますが、今では慣れて全ての稟議書を電子化しています。

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実際の稟議書決裁の仕組みを教えてください


中心となって電子申請フローの検討をされた竹内亨先生にお伺いしました。
DocuWorksのリンクフォルダを利用して、職員全員で共有しています。

元々あったWord/Excelの稟議書フォームに直接書入れ、DocuWorksに変換後、電子印鑑を押印しています。
申請の流れと保存はフォルダの階層を利用して体系的に一目見て分かりやすい仕組みを考えました。


▼決裁の基本画面

決裁の基本画面



▼稟議書決裁の流れ


稟議書決裁の流れ



【起案者の申請作業】


起案者の申請作業



添付書類がある場合



【上長の稟議書申請作業】


毎朝必ず[決裁]フォルダを開いて内容を確認します。
電子印鑑を押印し最終決裁後、稟議書を[決裁済]フォルダに保存します。


上長の稟議書申請作業



【経理担当者の稟議書申請作業】


決裁が下りた稟議書を[決裁済]フォルダに保存。 入金日を書き入れておきます。


経理担当者の稟議書申請作業





※注意事項

本事例の申請フローは決裁者が少人数であることで実現しております。 承認の決裁者が多い場合や申請ルートがいくつにもわたる場合等は、他の方法でご提案させて頂きますので 弊社営業担当にご相談下さい。

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電子申請に成功されたポイントを教えてください



竹内 亨先生


DocuWorksを初めて見た時、電子化された書類がサムネール(絵)で見えるので直感的に分かりやすく文書が整理できそうだなと思いました。
操作性もシンプルで誰にでも簡単に操作できるところも気に入りました。
実は、以前にもパソコンで情報共有しようと試みた事はあったのです。
ですが残念ながらその時はうまくいきませんでした。

(なぜうまくいかなかったのですか?)

当時はパソコンの概念と言うか、フォルダの仕組みがしっかりと理解できていなかったのだと思います。

例えば、必要なファイルをどこから引き出すのか、新しく作成したファイルはどこに保存するのか・・・
パソコンにはハードディスクと言う大きな箱があって、その中に小分けするためのフォルダがある。
フォルダの中にフォルダを作ってさらに小分けしてファイルを整理していく・・。
エクスプローラーの概念が分かりづらく、デスクトップ上にファイルがいっぱいになって、探すにも一苦労。
そのような状況では職員で共有してファイルを管理すると言うのは難しい事だったと思います。


DocuWorksによる電子化が成功した理由は大きく分けて2つあると思います。


1.書類がサムネール表示(絵)になること

ファイルがアイコン表示だと中身が分からず、開いては閉じ、開いては閉じて書類を探します。
サムネール(絵)で表示する事によって、一目で分かりやすく書類が探し出せ、より実用的になります。


サムネール表示



2.フォルダの階層が分かりやすいツリー構造であること


フォルダ階層

必要なフォルダがどこにあるのか、一目瞭然でわかります。
フォルダの体系が一覧で分かるので、フォルダの位置関係も自然と理解できます。
今では職員同士が「稟議書フォルダの下の決裁フォルダの中に入れたよ」など、普段から階層を理解した上で会話する様子も見受けられるようになりました。

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その他の使用方法を教えてください

使用例1:出張申請書


稟議書の電子化後、追加して取り組んだのが出張の申請書です。
申請フローは稟議書とほぼ同じ。出張用のフォルダを設けたらすぐに運用が可能でした。


出張申請書

使用例2:高校訪問予定表


先生達は手分けして当校の紹介をしに全道各地の学校を訪問します。
数日分の全員の出張予定を格納し、いつだれがどこで何をしているのかパソコン上で共有する事が出来るように なりました。

高校訪問予定表

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編集後記

美芸学園様の職員室にはいつもたくさんの生徒さんがいらっしゃいます。
時には先生と談笑したり、時には難しい顔をして相談にのっていらっしゃったり・・。
今回の取材中も続様の携帯電話は頻繁に鳴っておりました。
「ちょっとごめんね・・」と電話に出られては真剣に耳を傾けられる。
初めてお伺いしてからそのご様子はずっと変わることはありません。

編集後記


上の写真は続様と美芸学園様担当の鈴木(入社3年目)です。
「お邪魔すると毎回色々なお話をして下さり、人として勉強になることばかり。なんとか仕事で返すことができれば」と、良く申しております。

今後もDocuWorksの導入が少しでもお客様の業務改善にお役に立てるよう、担当営業ともどもお手伝いさせて頂きたいと思っております。

またひとつ大切な会社様と繋がりを持てたことに感謝。
このご縁を大切に、これからも末長いお付き合いをさせて頂けますように。

この度はお忙しい中、快く取材をお引き受け下さりありがとうございました。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)


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