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DocuWorksCITY お客様事例集

札通ロジスティックス株式会社様

社内に浸透した理由は簡単だったから!
複合機のカウンター経費削減のためにペーパーレスファクスを導入。
荷さばき所での「配送指示書」も電子化することで格段に業務効率UP!

札通ロジスティックス株式会社


業務課 係長 岩谷 幸司様
総務課 総務係 主任 渡辺 晴美様
にお話を伺いました。 (掲載日 2011/12/20)

会社概要

企業名 札通ロジスティックス株式会社
住所 札幌市白石区流通センター5丁目6-15-1F
電話 011-863-2080
設立 1999年
業務内容 貨物自動車運送、貨物利用運送事業、特定労働者派遣事業
関連企業
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概要

今回は株式会社ロジネットジャパングループの中から、札通ロジスティックス株式会社様を取材してきました。
「そんなに複雑な使い方はしていないんですが」…とおっしゃる担当者様でしたが、シンプルな運用だからこそ導入してすぐに社内に浸透することができたのかもしれません。

DocuWorksと出会ってまだわずかですが、すぐに業務効率改善とコスト削減の効果を感じ、快適に運用なさっているという札通ロジスティックス株式会社様をご紹介いたします。

目次

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導入の経緯

DocuWorksを採用した一番の理由を岩谷様に伺いました。


大きな理由は、複合機のカウンター経費を下げることでした。


どうすればコスト削減できるかを色々と社内で考え業務の見直しを図っていたところ、ちょうどいいタイミングでゼロックスの営業さんよりご紹介をうけ、ペーパーレスファクスの運用に興味が沸いたのがきっかけです。


当社では、札幌通運株式会社をはじめとし、グループ会社から様々な連絡文書が、日々ファクスで入ってきます。
これらをすべて電子化できたとしたら、間違いなくカウンター料金が減ると気がつきました。

導入の経緯


またペーパーレスファクスはコストを削減するだけではなく、個人個人のパソコン画面上で受信した文書が確認できるようになり、受信文書の内容を誰でも必要な時に見ることができると知りました。

そこで複合機の入れ替えを機にペーパーレスファクスに切り替えることを決断したのです。

実は弊社はDocuWorksが届いてから、まだ1年経つか経たないかですが、業務は驚くほど快適に変化しました。


導入の経緯

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導入当初の様子


まず操作がわからなかったので、代表して渡辺様が操作を習得し、社内へ展開することにしました。

インストールしてすぐに北海道DocuWorks倶楽部の無償スクールに申込み、ゼロックスショウルームで、みっちり2日間、 計4コースを受講したのが始まりです。その後、社内のペーパーレスファクスの受信後のしくみは、渡辺様と岩谷様で 運用ルールを決めました。ルールと言ってもそんなに難しいものではありませんので、すぐにペーパーレスファクスに切り替えることができたそうです。

実際に各種スクールに受講された渡辺様に感想を伺いました。

北海道DocuWorks倶楽部のスクールは、非常に分かりやすかったのでためになりました。仕事をしながらソフトの色々な機能を試してみるのはなかなか大変ですし、短期集中で独学よりもずっと早く操作を習得することができると思います。

その他には、ちょうどいいタイミングで富士ゼロックス北海道主催のフェアがありましたので、実際の道内のお客様事例を紹介する「DocuWorksユーザー事例セミナー」と「DocuWorks実践フォルダ整理術セミナー」にも参加したのです。

「DocuWorksユーザー事例セミナー」で紹介された他社さんの活用方法は、当社の業務にもあてはまる活用方法が多数紹介されており、今後の運用方法を考える上でのアイディアにつながりました。「DocuWorks実践フォルダ整理術セミナー」も、具体的な操作方法を交えての説明でわかりやすかったです。

(※北海道DocuWorks倶楽部会員の皆様は、事務局からのメール通知を受け取る設定にしていただくと、各種セミナーやスクールの開催案内が届きます。) 現在はフロアーの職員全員でペーパーレスファクスの運用をしている他、個人的にもDocuWorksを使っており、主に経理関係の書類をDocWorks Deskで保管しています。

●電子化され机に書類が一枚もない渡辺様の机
導入当初の様子

もちろん、北海道DocuWorks倶楽部主催セミナーやスクールでいただいた、テキストやレジュメ等の配布資料も、すべてDocuWorksで電子化してあります。

導入当初の様子


DocuWorksスクール案内


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社内に浸透するまでに苦労したことはありますか?


今まで紙で閲覧していたファクス受信文書が、ある日を境に電子データになるわけですから、やはり戸惑う社員がでてきました。今まで日常行っていた業務が電子になることで、手順が変わるため、抵抗感が出てしまうのは、自然な事だと思います。

例えば、導入当初の話になりますが、文書はパソコンのモニタ上で内容を閲覧する事が出来るのに、わざわざプリントアウトしている社員を見かけましたし、時間に追われている営業担当の社員からは、届いたファクスをすぐに欲しいと言われ、印刷して渡す事もありました。

しかし、そんな戸惑いも導入当初の1-2カ月のみだったと思います。

気がつくと誰からも問合せを受けなくなりました。

トラブルが起きているわけでもなく、順調にファクスの閲覧が出来ている ため、ごく自然に業務の中にとけこんだという証拠だと思います。

パソコンが得意な人ばかりではないですし、多忙な業務の合間をぬって新しい事を覚えるのも大変ですが、DocuWorksを使った電子のしくみが簡単だったから、うまく浸透できました。

現在、コピーは極力使わず、出来ればスキャナを利用するよう促進しています。普段複合機を操作する機会が少ないドライバーさんについては、コピーする際近くの事務員へ声をかけていただくよう、貼り紙でお知らせしています。

●複合機に貼り紙をし、スキャナの利用を促進!
スキャナの利用を促進!

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導入後の効果は出ましたか?


導入後の効果


まず、第一に、「目に見える効果として、複合機の出力枚数が下がり、カウンター経費がぐんと下がりました」…と、岩谷様。

紙に印刷しませんので、用紙代もかからず、複合機のカウンター料金も発生しません。ですから単純にその分の経費が、丸ごと浮く計算となります。

以前、ペーパーレスファクスを導入する前は、多い時で月間6000~7000枚ほど複合機で出力していたのですが、今では使用枚数は約3分の1程度になりました。

年間で換算するとそのコスト削減効果はかなりのものです。 最近では裏紙にする用紙がぐんと減った事を実感しています。


●残高内訳書の原本を拝見!
導入後の効果


●満杯だったキャビネットにゆとりが出来ました!
導入後の効果


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札通ロジスティックス様のDocuWorks画面を拝見!

○ペーパーレスファクスの運用


現在、フリーウェアソフトを利用しており、ファクスが届くとパソコン画面上に通知が出るよう設定しています。

ペーパーレスファクスの運用

DocuWorksプラグインソフト「ドキュメントトレイオプション」の詳細はこちら→

受信した文書は、自動的に【ファクス受信】フォルダに入るよう設定されていますので、DocuWorksを起動して リンクフォルダの配下の【ファクス受信】フォルダをクリックすると文書が閲覧できます。

文書を選択するとプレビュー画面に大きく表示されますので、誰宛のファクスなのかを一目で確認することができます。

ペーパーレスファクスの運用

プレビューウィンドウ


ファクスの宛先を確認した後は、各担当者のフォルダに移動しております。

各担当者フォルダの配下には【既読】フォルダと【保存】フォルダを用意しており、閲覧した文書は、各担当者が自分で 【既読】または【保存】フォルダに振り分けて運用しています。



フォルダ階層



また、ファクスを送信する際にも、DocuWorks文書であれば自由に文字を入力することが出来ます。

下のように「請求書」をDocuWokrsで開き、直接相手先の担当者のお名前を入力し、コメントを添えて送信しています。

頻繁にやり取りするお取引先様であれば、送付書の作成する手間を省くことで、作業時間の短縮が図れます。


ファクスにコメントを記入


○経理に必要な書類をどのようにDocuWorksで管理しているか拝見!

【残高内訳書】

残高内訳書は、毎月報告が必要なため、1ヶ月ごとに新たな書類が作成されるので、ファイル名には、H○○年○月と付けて保管しています。1ヶ月ごとのファイルはDocuWorksバインダーを活用し、さらに1年ごとにまとめています。

バインダー名は「残高内訳書H○○年度」とし、すっきり整理され管理もしやすいです。


残高内訳書


【月度実績報告】

DocuWorksバインダーは、個々の文書のファイル名が保たれたまま、まとめることが出来るので、残高内訳書以外にも 便利です。


例えば、月度ごとの実績報告にもDocuWorksバインダーを活用しています。具体的には、「貸借対照表」、「損益計算書」、「予算実績比」、「当月営業費用」等の書類を「H○○年○月実績」バインダーにひとまとめにし、共有フォルダに格納し、 情報共有しています。


従来、紙で保管していたバインダーをそのままDocuWorksに移行したイメージで利用していますので、電子になったことで 違和感は感じませんでした。


月度実績報告


【その他の経理書類】

手形の控えを電子化しています。

従来は、銀行に提出する前に事務所控えとして、コピーをとっていましたが、現在はコピーに変わってスキャナで取り込み、DocuWorks形式にして手形フォルダに入れておくだけです。


コピーをとる作業がスキャン作業に変わっただけですので、手間を感じません。

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現場でもDocuWorksで課題解決!

つい先日、留萌の事務所でDocuWorksを使い始めましたのですが、導入してすぐに便利になったと、早速現地より報告が入りました。

出先だと、大抵は事務所のすぐそば(同じ敷地内)に荷さばき所をたてていますが、荷さばき所は必要最低限の広さのため、複合機などのオフィス機器を入れるスペースがありません。
せいぜい置けてノートパソコン一台くらいです。

そのため、作業員が事務処理をする場合は、都度事務所に戻らなければなりません。
建物間の移動は、距離は近いのですが、靴の脱ぎ履きもあり、日に何度も往復するのはとても面倒でした。

特に、配送の指示は、料金や配送先の住所が記載されており、間違い防止のため口頭での伝達を禁止しているため、必ず「配送指示書」でやりとりしています。この配送指示書がファクスで送られてきますので、荷さばき所にいる作業員は定期的に何度も事務所にこのファクスをとりに行かなければなりませんでした。


現場でもDocuWorksで課題解決!


現在は、DocuWorksがきっかけで電子化されてきています。
一番面倒であったファクス受信文書の閲覧も、ペーパーレスでの運用となりました。
受信文書は紙に印刷されず、DocuWorksファイルに変換され、事務所のパソコン内に保存されます。
ですから、荷さばき所のノートパソコンより、事務所のパソコンにアクセスし、ファクス文書を見られるようになったのです。

今まで建物を往復していた「配送指示書」の閲覧も、わざわざ事務所へ足を運ぶ必要がなくなり、荷さばき所内から確認できるのです。作業効率が格段に上がったことは言うまでもありません。


現在…

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編集後記

編集後記

常務取締役 山口 公一様(右)
弊社営業担当 大和田 周(左)


まだDocuWorksを使い始めたばかりなので、本当にシンプルな使い方しかしていませんが…とおっしゃられていましたが、DocuWorksはシンプルだからこそ使いやすく、浸透しやすいのだと今回の取材を通じ、あらためて教えていただいたような気がします。

実は札通ロジスティックス様のファクス運用は、現在サーバーレスで行っているとの事。

導入しやすく、運用管理も面倒ではなく、操作も簡単。電子化にするしくみは多々ありますが、絶対にDocuWorksでなければ成功しなかったとおっしゃっていただいた事がとても心に沁み入り、嬉しかったです。

まだまだこれから進化しつづけるであろう電子化。

今後は車両の管理にまつわる書類や、稟議フロー等を電子化していきたいとさらなる効率化とコスト削減を検討されているとの事です。
是非、一緒に解決策を模索しながら、札通ロジスティックス様のお手伝いをさせていただければ幸いです。

1年先、2年先、どのように変わっていかれるのか、とても楽しみだなと思える素敵な企業様でした。
ご多忙のところ快く取材にご協力いただきまして本当に有難うございました。

(取材::北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

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