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DocuWorksCITY お客様事例集

有限会社カインドホーム様

不動産業のDocuWorks活用術!!
賃貸/売買物件の管理から、物件紹介資料の作成、契約者情報の電子化など
セキュリティ対策も万全な不動産業の実践例はここに!

有限会社カインドホーム様



有限会社カインドホーム様

代表取締役社長 黒田 裕己様にお話を伺いました。
(掲載日 2012/1/11)

会社概要

企業名 有限会社カインドホーム
代表取締役 黒田裕己
住所 札幌市西区西町北16丁目5-12
事業内容 貸アパート・マンション、貸戸建ほか貸事務所・店舗、駐車場、売新築マンション、売新築一戸建、売中古マンション、売中古一戸建 、土地 売事務所・店舗
所属団体名 (社)北海道宅地建物取引業協会
免許番号 北海道知事免許 石狩(4)第6125号

概要

同業者からファクスでくる物件情報をペーパーレスで受信することを始めとし、物件紹介資料の作成や、管理物件情報の保存検索、入居者の契約書情報など、不動産業で扱われる様々な書類の電子化に成功されました。
不動産のプロが使うDocuWorksの実践例をぜひご覧ください。

目次

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DocuWorksを導入しようと思った理由を教えて下さい。

代表取締役社長 黒田 裕己様にお話をお伺い致しました。

黒田様

代表取締役社長 黒田 裕己様

当初は複合機のご提案をゼロックスの営業マンから頂いたのがきっかけでした。
「ファクスでくる物件情報を電子化しませんか?」
そう提案を受けた時、すぐに不動産業界に即した具体的なイメージが思い浮かびました。
確かに同業者から寄せられる空室情報や物件情報は頻繁に届くファクス文書です。
日頃から紙で出ているのがもったいなく感じており、実質9割は紙で出す必要が無いもの。
パソコンの画面で必要な時に確認できれば十分です。
電子化すればコストも削減できますし、当社に当てはまるぴったりの内容でした。

そうはいっても長年別のメーカーを使用しておりましたので、操作感や仕様など不安な点もありました。
私が迷っていると、担当の営業さんが検証用の複合機を用意してくれ、
実際に数日間使ってみたところ、その不安は完全に払しょくされました。
複合機もDocuWorksも業務でしっかり活用できる。
導入の可否はその短期間のうちに決断していました。


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どのようにDocuWorksを浸透させましたか?

導入当初、ある程度のことは担当の営業さんから教えてもらいました。
設定もデータの保存場所についても真剣に考えてくれたと思います。

なにぶん分かりやすいソフトですので、操作方法についてはさほど苦労しなかった印象です。
当然ですが大切なのは操作方法を覚えると言うことではなく、業務でどのように利用するかと言う事。
DocuWorksの専任インストラクターが訪問指導で来て下さり、より一層イメージが湧きました。
指導を受けた後、普段行っている仕事に置き換えて色々と考えてみました。
物件管理から修繕、賃貸/売買の仲介業を営む当社には様々な書類が多く発生します。
実際に事務所内の棚を見てみるとたくさんの書類が・・・。

これを電子化して業務効率を図りたい。
そこから自分なりに電子化に取り組みました。
「この方法で本当に良いのだろうか?」
「後で検索するときに使いやすいのか?」など
考える事はまだまだあります。

そのような時に、北海道DocuWorks倶楽部が主催する
「実践!DocuWorksフォルダ整理術」と言うセミナーがある事を知りました。
部長と二人で参加しノウハウを学び、
「自社で取り組んでいた事が基本にのっとっている、大丈夫だ。」
と、確信して次へ進む事が出たのです。

どのようにDocuWorksを浸透させましたか?

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具体的な利用方法を教えて下さい


1. 同業者からファクスで届く「物件情報」や「空室情報」をペーパーレスファクスで受信して、DocuWorks Deskのファクス受信フォルダに自動配信しています。

ファクス受信フォルダで管理


コスト削減!

2. 賃貸/売買物件の紹介資料作成にDocuWorksを利用しています。

ベースはExcelで作成していますが、DocuWorksの切り貼り機能(部分イメージコピー)をとても便利に使っています。
物件情報には「写真・地図・図面・方位」などの情報を埋め込んで作成します。
例えば、インターネットの地図やCADの図面をDocuWorksに変換して、必要な部分だけを切り取ってExcelに貼り付けをしたり、デジカメで撮影した写真の一部分だけを拡大してExcelに貼り付けるなど。
大本のデータならどんな形式であってもDocuWorksに変換すれば“はさみ”と“糊”を使うような感覚で簡単に切り貼りし、物件情報を作成する事が出来ます。

土地の売買物件情報▼

土地の売買物件情報

物件情報を作成するときには、必要な素材をフォルダにまとめて保存します。
作業もしやすくなりますし、必要な画像だけを使いまわす事もできます。

3. 同業者から依頼があった物件紹介資料をペーパーレスファクス送信するときに利用しています。

Excelで作った物件紹介資料をDocuWorksに変換し、ファイル名に物件名を入れています。
DocuWorksはサムネール(絵)で見えるので、物件情報をファクスして欲しいと言われた時にすぐに探してパソコンから直接ファクス送信する事が出来ます。紙にも出ないですし、無駄なコストがかかりません。

ファクス送信画面


4. 「入居申込書」お断り・キャンセル分も含めて保存しています。

お客様より入居のご依頼があった場合、物件の管理会社やオーナー様に入居申込書を提出して、後ほど入居の可否をご連絡 (ファクスもしくは電話)頂きます。

入居申込書お断り・キャンセルも保存

ご連絡を頂いた時に提出した書類がひとまとめになっていれば探しやすいですし、別の社員が受けた時にも話が通りやすくなります。残念ながら管理会社からお断りがあった場合にも履歴を保存しています。一度コンタクトがあったお客様に失礼にならないように、今後もご相談いただく可能性を考えてどのような場合にも対応できるようにしています。

5. 「契約者情報」「建物管理情報」を一元管理しています。

各種情報の一元管理

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保存しているファイル

(1)デジカメで撮った室内の写真データ

室内写真

デジカメで撮ったjpegファイルはそのままのファイル形式で Desk保存できます。 サムネール(絵)表示になりますので、すぐに該当の写真を探す事ができます。


(2) 物件基本情報、契約者、対応履歴詳細のExcelの記録シート


以前より、物件の基本情報や入居者様からの問い合わせがあった時の対応履歴はExcelで記録をして おりますが、DocuWorksを活用し出した現在でもこのシートはそのままExcelで利用しています。 都度追加で入力する内容のものはExcelの方が便利です。 DocuWorksはExcelでもWordでも様々なファイル形式のものが一つのフォルダで保存可能ですので、 以前使用していたデータが無駄になりません。

Excelの記録シート


Excel記録管理シート


入居者様より「水道が止まらない」「ボイラーから異音がする」などの問い合わせがあった場合、前回の対応内容を見て即時にお応えする事が出来ます。修理の際、どこの業者に依頼したのか修理代金はかかるのかなどすぐにお伝えすることで お客様をなるべく早く快適な生活が送れるようにご対応させて頂くのも私たちの大切な業務です。

(3)現在ご入居頂いている方の契約書一式


現在ご入居頂いている方の契約書一式


古くからあるものについてはまだ棚に保存してありますが、徐々に電子化していく予定です。全てを一度に電子化するのは大変な作業です。 新しいものから順番に取り込んでいくようにしています。


契約書一式

※上記書類は全てご許可を頂いて掲載させて頂いております。

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たくさんの個人情報を保存されておりますが、セキュリティ面ではどのような対応をされていますか?

ある程度のことは以前から対策は取っており、当社は大丈夫と思っていたのですが、
お客様の大切な個人情報が日に日に増えていく中、より一層セキュリティを万全にしなくてはならなくなってきました。
担当営業さんからも日頃からご提案を受けておりましたがゼロックスが自信を持ってお勧めすると言う強固なセキュリティ対策がアウトソースできる「beatサービス」を検討する事にしました。
beatセミナーに参加するなど自分なりにセキュリティの勉強もしましたが、最後は強固なセキュリティと自宅にいても会社と同じ環境で仕事ができる「リモートアクセスサービス」を気にいって最終的には導入を決めました。とても満足していますよ。

セキュアネットワークアウトソーシングサービス「beatサービス」の詳細はこちら▼
http://www.net-beat.com/

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編集後記

長年のキャリアをお持ちで不動産業に精通しておられる黒田社長に色々なお話をお聞きすることが出来ました。 記事には全て書けませんでしたが、不動産の営業マンがどのような書類を必要とするのか、最新情報はどのように仕入れるのか、同業者の中にもネットワークがあり、様々な情報交換がされていることなど・・・

大変興味深くお話をお伺いさせて頂きました。

取材中、「DocuWorksを見た時どのように思いましたか?」とお聞きすると、

「大げさかもしれないですが・・、感動しました!」

と、おっしゃって頂きました。
「お客様の情報を生きた情報として管理し、ニーズに合った情報提供と 入居後にも安心して住んで頂けるよう、丁寧に迅速に対応すること。」 それこそが黒田社長が大切にされているお客様に対する思いなのかもと・・。 DocuWorksにその思いが一部 込められているような気がして、大変うれしく思いました。

弊社営業担当の橋本に「とてもいい社長なんです」と初めてご紹介を頂いてから 3年ほど経ちました。 帰り際、いつもにこやかに「ありがとう」とお礼を言ってくださるその穏やかなお人柄に、「こちらこそありがとうございます。」 と心から感謝の気持ちをお伝えしたく思います。

この度は大変お忙しい中、快く取材をお引き受け下さりありがとうございました。 今後とも末長くどうぞよろしくお願い申し上げます。


編集後記

黒田社長様(左)と弊社営業担当 橋本(右)

(取材::北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)

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