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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社ジャパン保険サービス 札幌支店様

本社からの通達により使い始めたDocuWorks。
「交通事故防止 安全研修の配布資料」や「保険金支払い通知書」等の控えを電子化!

株式会社ジャパン保険サービス 札幌支店様

会社概要

商号 株式会社ジャパン保険サービス 札幌支店
所在地 札幌市中央区大通西6-10 大通公園ビル5F
電話番号 011-207-1820
取引保険会社 損害保険 損害保険ジャパンほか 
生命保険 第一生命、NKSJひまわり生命ほか
事業内容

    1.損害保険代理業
    2.自動車損害賠償保障法に基づく保険代理業
    3.生命保険の募集に関する業務
    4.損害保険会社に対する特定金融商品取引業務の委託のあっせんおよび支援
    5.保険募集を行う者の教育を行う業務
    6.上記各業務に付帯する業務
営業種目

1.損害保険
自動車保険・火災保険・傷害総合保険・海外旅行保険・所得補償保険・医師賠償責任保険・生産物賠償責任保険(PL保険) ・請負業者賠償責任保険・ボイラー保険ほか
2. 生命保険
3. 医療保険・ガン保険・終身保険 ほか

沿革

・平成14年7月
安田火災海上保険㈱の関連会社である㈱サン総合企画と日産火災海上保険㈱の関連会社である
㈱ひまわりエージェンシーが合併し、㈱ジャパン保険サービスが誕生。
・平成14年12月
大成火災海上保険㈱の関連会社である㈱大成リスクマネジメント保険営業部の業務を継承。
・平成20年4月
㈱損害保険ジャパン100%資本出資となる。

概要

本格的に電子化にとりかかり始めたのは、まだつい数ヶ月前だという株式会社ジャパン保険サービス 札幌支店様を取材してきました。ご本社様からの通達より、それまで紙で管理していた支店の控えの一部がペーパーレスに。これを機に紙で保管する必要がある書類と、電子で保管することとなった書類が明確になり、この電子化用ツールとしてDocuWorksをご利用いただいております。

今回お話を伺ったかた

札幌支店の職員2名にご協力をいただき、インタビューしました。

目次

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DocuWorksを使い始めたきっかけは?

職員のAさんに伺いました。
 
   職員A

こちらは支店ですので、すべて本社からの指示に従って運用しております。1年ほど前でしょうか。 オフィスの複合機が新しいものに入れ替わったのと同時に本社のシステム担当者黒木より「文書管理システムの導入について」という通達があり、支店でも一斉に電子化に取り掛かることになったのです。

従来はほとんど紙での保管でしたが、従来通り紙で保管するものと、今後電子化していくものの区別が明確に指示され、私たちが業務で取り扱う主な書類の保管管理について見直しと改善をすることになったのです。


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ご本社からの通達により、管理方法が大きく変わりましたが、戸惑いはありましたか?

はじめはとても戸惑いました。
複合機のスキャン機能も今まで使っていませんでしたし、DocuWorksというソフトウェアについては全く触ったことも見たこともなかった状況でした。
また1番の不安は、今まで電子化に慣れていなかったため、紙でファイルしていた書類をスキャナーで読み取ったからといって、本当にこの原本を破棄していいのかという事です。


戸惑いはありましたか?

ですが、本社からは具体的に丁寧に記された手順書も用意されましたし、電子化することの効果も明確に理解することができましたので、とにかくやってみようと思い、ひとつひとつ確認をしながら取り掛かってきました。

そんな状況の中、10月から弊社の担当者となったゼロックスの澤田さんには、とてもこまめにサポートをしていただきました。例えば、北海道DocuWorks倶楽部インストラクターの訪問による、社内操作説明会をご用意いただいたのもその中のひとつです。この説明会を通じてDocuWorksで出来ることを一通り知ることが出来た事で、本社からの配布された手順書の理解がより深まりました。


社内操作説明会

まだまだ使い始めたばかりなので、DocuWorksの機能で知らないものはたくさんありますが、今のところ札幌支店では、本社からの通達に沿った形できちんと運用出来ていると思います。


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運用について、他支店とも情報交換していると伺いましたが?


全社一斉に運用を開始しましたので、当初は札幌支店だけではなく、他の支店の担当者も同じように戸惑いの気持ちがあったのだと思います。実はその頃、社内掲示板にDocuWorksにまつわる投稿がいくつかあがっていたのです。 実際に作業する担当者側からみた疑問点や不明点等を、他の支店の担当者との間で情報を共有しながらすすめられた事は心強かったです。例えば掲示版には、他の支店の担当者が作成したDocuWorksマニュアルが好取組事例として紹介されていました。

社内掲示板▼
社内掲示板

Excelのリンク機能が利用されており、クリックすると該当のDocuWorksマニュアルのページが開くのです。
皆さん、よく工夫しているなと、とても感動し、札幌支店でもきちんと運用しなければと再認識しました。

DocuWorksマニュアル



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導入前と比べていかがでしょうか?

弊社は業務柄、お客様の大切な個人情報をお預かりしていますので、情報は慎重に管理しております。

紙で保管していた時もキャビネットに施錠をしておりましたが、同様にDocuWorks化したファイルにも1ファイルごとにパスワードでセキュリティをかけ、第三者が開くことが出来ない設定で保管しています。ペーパーレス化した背景は、おそらく経費削減やデータのバックアップのしやすさ、また個人情報漏えいの防止等を十分に考慮したのだと思いますが、その効果は支店でもひしひしと感じています。

現在は、紙保管が必要な書類かまたは電子化しても大丈夫な書類なのかは、電子化対象一覧表に明記されており、都度確認しながら、DocuWorks化したり、またパスワードセキュリティの設定が必要なものには都度設定をかけながら業務をしています。書類管理については、かなり慎重に取り扱わなければならないという意識が、さらに強まったように思います。

セキュリティ機能で保護されたDocuWorks文書▼
セキュリティ機能で保護されたDocuWorks文書


DocuWorksの導入後に変わった事といえば、保険会社やパートナー(業務委託使用人)とのやりとりについて、紙の行き来が極端に減りPDF形式のファイルをメールに添付するのが主流になりました。DocuWorksからボタンひとつでPDFに変換できる機能はとても便利ですね。

以前は紙でのやりとりが基本だったので、パートナーへは郵送したり、週に1回の打合せで顔を合わせる時に直接お渡しするなどしていたのですが、書類が電子化されることでメール添付が可能となり、作業が軽減されました。また印刷しなくなった分コスト削減に貢献していると思います。

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主にどのような書類を電子化していますか?

○例1 「各種研修資料」

法人のお客様向けに開催している「交通事故防止安全研修の配布資料」は、DocuWorksにしていますがとても便利ですね。


研修配布資料

PowerPointで作成しているのですが、研修内容が事故に関わることなので写真の使用が多く、ついデータが重くなってしまいます。

これをDocuWorksに変換すると、ファイル容量が圧縮されデータが軽くなりますし、過去の資料を探し出すのに検索もしやすく見つけやすくなりました。研修資料以外にも事故にまつわる書類や、お客様との対応履歴は記録に残しておりますが、これらは現在電子化がすすみ、DocuWorksに取り込んだ時点で原本は破棄しています。


研修配布資料


○例2 「Monthly Report」

定期的に発行される交通安全ニュースを保管しています。
発行月のファイル名にし、DocuWorksのバインダーに綴じるときれいに整理できます。


Monthly Report


○例3 「回収したアンケート」

各種キャンペーンにまつわる業務をしているのですが、例えばパートナー様より回収したアンケート類はDocuWorksで電子化しOCR(文字認識)処理をかけています。こうすることで全文検索が可能となりますので、必要な時に後から探しやすいので重宝しております。


回収したアンケート


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「ご本社からの指示で運用している例」を差しつかえない範囲で教えてください。

職員のBさんに伺いました。



オフィス内の控えとなるような書類の保管業務は、現在私がメインで行っております。 主に活用しているのはDocuWorksのリンクフォルダです。このフォルダ体系も本社で用意してくれたものですが、ルールに基づきながら、様々な書類の保管をしています。

以前は基本的にはすべて紙の状態でファイリングをしていましたので、電子に切り替わった事で保管スペースを気にしながら仕事をすることがなくなりました。

きれいに整理されたリンクフォルダ▼


リンクフォルダ


職員のAさんと同様に、今まで丁寧にファイリングしていた原本(紙)を複合機でスキャンした後、今後は破棄をするわけですから、やはり運用開始直後は、いいのかな?大丈夫かな?とおそるおそるの状態でした。

ですが思ったより慣れるのは早かったです。あのままどんどん紙が増えていたらと考えると、やはり時代の流れを考えても電子化されるべきだったのではないでしょうか。

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保険金支払通知書の電子化フローを拝見!

保険金の支払い手続きが完了すると、保険会社から当社あてに「保険金支払通知書」が送られてきます。
A5サイズの書類ですが、複合機の原稿送り装置に複数枚をまとめてセットしスキャンすると、DocuWorks Desk上のスキャンフォルダにデータが転送される設定となっています。


保険金支払通知書


取り込んだ「保険金支払通知書」には毎回、OCR(文字認識)処理を行っております。この処理をすることで後から検索しやすくなるのです。



保険金支払通知書にOCR処理をする


文書の加工が済んだら、文書の保存先フォルダに移動しています。


保存先フォルダへ移動


「保険金支払通知書」は年度ごとのバインダーに綴じて保管しているのですが、通常はすべてのファイルにセキュリティを設定してあり、ファイルを開くには都度パスワードの入力が必要です。(※図1)


図1▼
図1


追加したいバインダーファイルを選びパスワードで開いたのち、バインダーの索引画面を開き、先程のスキャナーで取り込んだ文書を追加するのが(※図2)、一連の流れとなっております。


図2▼
図2


何度かこの作業を繰り返し、今ではすっかり慣れたと思います。つい先日、バインダーの動きが不安定になり驚きましたが、バインダーに入れすぎて容量が重たい状態になっていました。この書類については、バインダーに1年分を全部入れて保管するのではなく、半年ごとに分けて保管したほうが快適に運用できることに気づいたり…と、日々新たな発見をしながら運用 しています。

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今後どのようにDocuWorksを使っていきたいですか?

札幌支店では、まだ使い始めたばかりですので、DocuWorksの機能を十分知らないですし、職員の中にもまだDocuWorksを業務で使っていない者もいますので、まだまだこれからだと思います。
先日教えていただいた、パソコン上から直接ファクスに送信できるという「ダイレクトファクス機能」は、今後は是非使って いきたいですね。弊社では送信したファクス文書が正しく届いたかどうかについて、都度慎重に確認をおこなっております ので、パソコン上からファクスの送信指示をすることに不安があったのですが、ゼロックスさんに相談したところ、「ドキュメントモニター」というツールを紹介され、設定してもらいました。
この「ドキュメントモニター」は、パソコン画面上でプリント指示したジョブを確認できるものです。通常はデスクトップの タスクバーに常駐します。パソコン上からファクス送信したものが正しく送信されたのかどうかの確認を、複合機の前まで行く必要がないのです。安心して使えますし、何より便利だと思います。さらにファクス送信指示だけではなく、通常のプリント アウトした書類の状況も確認できるのです。

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ドキュメントモニター 画面イメージ

ドキュメントモニター画面
     


■ドキュメントモニターは富士ゼロックス公式サイトからダウンロード可能です(無償)。
http://www.fujixerox.co.jp/


またゼロックスさんには、札幌支店の「オリジナルアノテーションツールバー」を用意してもらい、ファクス送信の際に便利なスタンプをDocuWorksに登録してもらいました。DocuWorks上でポンポンとスタンプを押すだけで、会社ロゴや住所、所在地の地図などを文書に挿入することができるようになりました。 忙しい業務の中で新しい事を取り入れていくのは簡単な事ではないのですが、便利なのですこしずつ利用者も増えて いけばいいなと考えています。


札幌支店 オリジナルアノテーションツールバー
オリジナルアノテーションツールバー

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ご本社のシステム管理者様にDocuWorksについて聞きました

電子化の運用のしくみを考案し、札幌支店を含む全国のジャパン保険サービス様で積極的に推進・展開なさっているご本社の「システム部 部長 黒木美和 様」にメッセージをいただきましたのでご紹介いたします。


黒木美和様
システム部 部長 黒木美和様

■株式会社ジャパン保険サービス様 本社

東京都新宿区西新宿2-1-1 新宿三井ビルディング41F
TEL:03-6279-0131(代表)/FAX:03-6279-0682

○DocuWorksの導入を決めた理由

DocuWorksとの出会いは、私がシステム部長に着任して最初に行った部の施策にさかのぼります。4年前、様々なシステム機器の中で、保守およびコストの観点から機種の統一を図りました。当然、複合機にも着目しました。富士ゼロックスの複合機DocuCentreは、性能面、コスト面、信頼性の観点から他社を凌駕していましたので、DocuCentreで複合機の全社統一を行いました。

この時私が注目したのは、DocuCentreのスキャナー機能で、これまで当社であまり行ってこなかったイメージデータの取り込みという機能の活用を考えました。私はこのスキャナー機能で、画像の取り込みや文書のPDF化が簡単に行えたことに驚きました。スキャナーの取り込みデータをパソコン側に取り込む方法を検討していく中で富士ゼロックスの営業、SEの方からDocuWorksの紹介を受けたのが、DocuWorks採用のきっかけです。

当社は保険代理店として、日常業務の中で紙の文書を大量に扱います。
この保管のためにキャビネットを大量にかかえていて、事務所スペースを圧迫していましたので、文書の電子化には大変興味がありました。

DocuWorksの話を伺った時の衝撃は、今でも鮮明に覚えています。DocuWorksは、イメージデータの管理だけでなく、 既存のOffice文書と統合して管理し、PDF化も簡単に行えるツールです。統合された文書の編集機能も充実しています。
アノテーションの豊富さ、特に個人印で捺印に日付までつけてくれる機能には、驚きました。文書管理でもバインダー機能は、ファイル管理として非常にわかりやすい機能です。ファイルにもバインダーにも高度なセキュリティをかけられることも嬉しいです。これらの機能を伺った時に、文書の電子化はこれで実現できると感じました。


○DocuWorksの全社展開について

DocuWorksの展開に際しては、営業現場の事務処理を企画・検討する業務支援部と相談しました。業務支援部としても、大量の文書管理やその検索時間の膨大さに頭を抱えていましたので、DocuWorksというツールは、革新的な道具に見えたようです。
全社展開の検討の中でまず行ったのは、既存文書の中でDocuWorks化にふさわしい文書の選定と取り込み・保管ルールの策定です。業務支援部には、マニュアルや通達を作成してもらい、全社的な紙文書削減のプロジェクトを開始しました。
全社に推進するため、事務処理の標準化の中に定義しました。全社員が使う事を前提として展開しています。
DocuWorksの研修に自ら参加する支店も出てきていますので、定着も進んでいると感じています。


○今後電子化しようと考えていること

今後予定していることは、DocuWorks化対象文書の拡大です。更なる電子化を進めていきたいと考えています。営業現場に徹底することで、支店の文書保管キャビネットの削減から、オフィススペースの捻出までできたらと考えています。
総務部とも連携をとって進めていく予定です。

また一部試行していますが、経営会議資料の電子化を進めます。経営会議では、タブレット端末を利用してのペーパーレス会議を行います。会議終了後、配布文書を回収して廃棄まで行っていますので、紙や印刷コストの削減に寄与するとともに、機密情報の漏洩防止に威力を発揮すると考えています。

以上説明してきたとおり、DocuWorksは、当社の業務を支える戦略ツールとなっていますので、より使い勝手の よい機能改善を期待しています!


■DocuWorks Viewer Light for iPhone ⁄ iPad ⁄ Android
「電子の紙」DocuWorksをモバイル環境でご活用いただける iPhone ⁄ iPad ⁄ Android 用アプリケーションをご提供。DocuWorksと先進のモバイルデバイスで、電子文書の活用シーンはさらに広がります。
http://www.fujixerox.co.jp/product/software/promotion/docuworks/vltipad/

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編集後記

いつお伺いしてもジャパン保険サービス札幌支店様のオフィス内は、とても活気にあふれています。慎重な個人情報の 管理の他、垣間見るお客様へのお電話の対応がとても丁寧で温かく、お客様を第一にお仕事をされているのだということがひしひしと伝わってきました。


●窓から大通公園が一望できる札幌支店様のオフィス風景
オフィス風景

私が初めてお伺いしたのは、数か月前のちょうど本格的に運用を開始しようとするタイミングです。弊社担当営業とともに訪問し、お手すきの職員の皆様にお集まりいただきパソコンの操作説明会を実施したのが初めての出会いとなりました。

説明会を終えた後再訪問したのですが、まださほど日数が経っていないにもかかわらず、すでにDocuWorksを取り入れた書類の電子化の運用がしっかりと開始されていたので、とても驚いたのを覚えております。


●NKSJひまわり生命のマスコット「ポンポン」
NKSJひまわり生命のマスコット

お話を伺うと、ご本社のシステム担当者黒木様がとてもDocuWorksを熟知されており、業務に上手に取り入れ、また的確に丁寧に各支店様へご指示を出されていたのだということを知りました。そこで今回は無理を言いまして、札幌支店のみならずご本社の黒木様にまでその貴重なお考えをメッセージとして頂くことが出来ました。ジャパン保険サービス様の電子化ツールとして全国的にDocuWorksを展開していただいたのは、黒木様の目に留まることが出来たからだと思います。ご多忙のところ、厚かましいお願いを申し入れさせていただいたにもかかわらず、快くご協力を頂きまして、本当に感謝しております。

また、今回の取材ご協力にあたり、大変ご多忙のところを貴重なお時間を割いていただきました、竹居田様と安井様。取材の合間にも時々業務に戻られるほどお忙しい中でのご対応にとても感謝しております。札幌支店様はまだDocuWorksは使い始めたばかりという事ですので、これからがとても楽しみです。DocuWorksが業務改善のお役に立てるのであれば、私たちにとってとても嬉しい事です。今後も微力ながらサポートさせていただきたいと考えております。

本当にご協力有難うございました。

(取材::北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

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