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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社ツルハホールディングス様

流通業必見!業務の中枢で活躍するDocuWorks。
店舗の図面管理や印刷会社との校正、全店舗への店舗作業マニュアルの公開等。
様々なゼロックスソフトウェアを使いこなし、完璧な業務改善を実現!

株式会社ツルハホールディングス

会社概要

会社名称

株式会社ツルハホールディングス
TSURUHA HOLDINGS INC.
「しんせつ第一」、「信用第一」
「お客様の生活に豊かさと余裕を提供する」
地域に愛され、喜ばれる日本一のドラッグストアチェーンを目指して

本社 北海道札幌市東区北24条東20丁目1-21
電話 011-783-2755
創業 1929年(昭和4年)5月
設立 1963年(昭和38年)6月
資本金

66億29百万円(2011年5月現在)

売上高 2995億79百万円(2011年5月現在)
代表者 代表取締役社長 鶴羽 樹
事業内容 グループ会社の各種事業戦略の実行支援および経営管理
事業所 北海道、東北、関東、中部、関西、中国
ツルハグループ企業一覧

株式会社ツルハ
株式会社リバース
株式会社くすりの福太郎
株式会社スパーク
株式会社ウェルネス湖北
株式会社ツルハグループマーチャンダイジング
株式会社ツルハeコマース
株式会社ツルハフィナンシャルサービス
株式会社ウイング
株式会社ツルハキャリアサポート 他

概要

富士ゼロックスが提供しているソフトウェア商品群は多々あり、おかげ様でご利用いただいているお客様は大勢いらっしゃいますが、中でも株式会社ツルハホールディング様(以下、ツルハHD様)は、弊社がご提案させていただいたシステムを上手に活用することで、業務効率を大きく改善している他、徹底的に無駄なコストの削減を図っておられます。

全社的に業務改善のしくみづくりをすることは、決して簡単な事ではないと存じますが、ツルハHD様は、主管部門である総務部が指揮をとり、常に進化しつづけている素敵な企業です。

ツルハHD様の電子化の事例は、以前(2003年9月)取材した記事を掲載しておりましたが、さらに今回はより洗練された近況を取材してきました。主管部門の敏腕担当者による「企業のノウハウ」が凝縮されたツルハHD様の貴重な活用事例、最新の状況をレポートいたします。是非ご覧ください。

以前発行した記事 (併せてご覧ください)

DocuWorks CITY お客様事例集
株式会社ツルハ様「DocuWorksで本社→店舗への情報伝達のスピードUP!」(掲載日:2003/09/19)

お話を伺ったかた

・総務部 総務グループリーダー 課長 小橋 義浩様 
・総務部 総務グループ 安田 雅未様
・業務システム推進部 部長 水口 裕二様
・コンプライアンス統括グループ 課長 坂井 一哉様
・株式会社ツルハグループマーチャンダイジング ストアープランニング 部長 安富 弘一様

目次

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現在ご利用いただいているゼロックスのソフトウェア群

ツルハホールディングス様(※)では、社員一人一人の生産性をあげ無駄な作業を省くために、 様々な業務フローをシステム化し、業務効率化とコスト削減に取り組んでいます。その中でも下記の業務で、 ゼロックスの製品をご利用いただいています。
(※以下、ツルハHD様と表記させていただきます)

業務
ソフトウェア名
利用範囲
ペーパーレスファクス受信
(人事部へのペーパーレスファクス受信/総務部一部のペーパーレスファクス受信)

富士ゼロックス
ApeosWare Flow Service
(アペオスウェアフローサービス)
※イメージ/電子ドキュメント処理・配信コントロールソフトウェア。

ホールディングス

共有文書の公開と閲覧
(業務システム推進部発行マニュアル / 各種連絡書)

富士ゼロックス
ArcWizShare
→現DocuShare(ドキュシェア)
※全社規模の情報活用を実現するWebベースの文書閲覧ソフトウェア。

本社オフィス ※閲覧は店舗を含めた
全PCで可能

出力機器管理

富士ゼロックス
ApeosWare Management Suite
(アペオスウェアマネージメント スイート)
※複数利用している複合機やプリンターなどの出力機器を、賢く効果的に管理・運用するためのソフトウェア。
※オンデマンドプリントの活用で空いている機器から出力可能な環境を構築。より生産性を高める代替・分散プリントも出来、機器の稼働効率を上げ【台数削減】に貢献します。

本社オフィス

株式会社ツルハグループマーチャンダイジング

内部統制への本格的な取り組み
(会社法 / J-SOX法に対応)

富士ゼロックス
Apeos PEMaster
(アペオス ピーイーマスター)
※業務の「可視化」、「標準化」、「体系化」を実現。リスクの低減や業務の効率化を継続的に推進します。

本社オフィス

J-SOX証憑管理

富士ゼロックス
ArcSuite Office ~Apeos PE Masterとの連携(アークスィートオフィス)
※内部統制における統制文書の作成中に参照した帳票や規定集、取引証跡などの関連文書も一元管理。必要に応じて即座に参照することができます。

本社オフィス

社内標準流通フォーマット
(稟議添付文書/商品部業務連絡)

富士ゼロックス
DocuWorks(製品版)
DocuWorks Viewer Light(無償)
DocuWorks Viewer Light for Web(無償)

ホールディングス
※DocuWorks Viewer Lightは、店舗を含めた全てのパソコンにインストール済み

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-CASE1 社内稟議書類の電子化-

導入前の状況

総務部 総務グループリーダー 課長 小橋 義浩様に伺いました。

ツルハHDではグループ会社から本社に様々な稟議書が上がってきます。
かつては原本に捺印し、紙の書類で回していましたが、その数は年間何百枚にもなります。
本来あってはならない事ですが、紙での稟議は、どうしても紛失事故が発生します。
それはどんなに細心の注意を払い、どんな対策を講じたとしても、確率を下げるだけで可能性をゼロには出来ません。

当たり前ですが、紙の紛失は、「重要なもの」か「そうでないものか」に関わらず発生します。万が一紛失してしまった紙が、たまたま数千万円の金額がからむような重要な稟議内容のものだとしたら、企業にとって大きな問題となることは間違い ありません。

そのため以前の社内稟議は、起案者からあがってきた稟議書を、一旦総務で受け取り決裁者に回し、決裁が下りたものをまた再度総務が受け取り次の決裁者に渡す…というように手間のかかる手順を踏んでいました。

少しでもリスクを回避する事を考えると、総務がHUBの役目をせざるを得なかったのです。

この対策は、紙の紛失を防ぐという意味では効果はありましたが、先に述べたとおり、稟議書の数は膨大なため、総務には大きな労力と時間がかかっていました。

導入前の状況

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電子化後


現在はこの申請処理をシステム化しています。
従来は書類の「原本」をそのまま回していましたが、考え方を大きく変え、基本的には書類の「写し」を回すよう変更しました。

具体的には、起案者が稟議書をプリントアウトする段階で、必ず印刷するプリンターをDocuWorks Printerに設定し DocuWorks形式に変換しています。この稟議書ファイルは、その後ワークフローのシステムに乗せ、次々と決裁者の元へ流れていきます。

DocuWorksとシステムを連携し、一連のワークフローを電子化することで、当初の目的だった「紙の紛失リスクの回避」に ついては対策を講じられたと考えています。また、以前の紙での運用だと、決裁が下りるまで約2週間程度かかってしまう 稟議も中にはありましたが、電子にすることで半分以下に時間短縮できたことも電子化のメリットだと感じています。


ツルハHD様が利用している稟議システム▼

稟議システム


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何故DocuWorksか?

システムを利用する際の社内の標準流通フォーマット。もちろん選定の際には、DocuWorks以外の他のフォーマット形式も比較検討しました。ですが最終的にツルハHD様では、DocuWorksフォーマットの採用を決めたのです。

選んだ理由としては、DocuWorksなら、電子化されたページに簡単に書き込みが出来たり、重要個所に印をつけ不要部分は隠すことが出来るほか、稟議書と添付資料をひとまとめにし束ねることができるため、「1ファイル」として取扱い可能だからです。

添付文書はExcelやWordで作成された文書や、スキャン文書だったりと様々な種類が混在するケースがあります。DocuWorksを利用しなかった場合は、承認者は稟議を閲覧するたびに、パソコン画面上の複数のアプリケーションソフトのウィンドウをいくつも起動しなければなりません。これがDocuWorksなら、稟議書の閲覧に必要なファイルはひとつにまとめられているだけではなく、見て欲しい順番通りに束ねられている他、付箋や文字コメントを追記するなど強調できるので、とても見やすいのです。この使い勝手の良さは他にはないDocuWorksの特長なのではないでしょうか。安価で手軽に運用できファイル容量も軽いため、標準流通フォーマットとしてDocuWorksは適していると考えています。

稟議書イメージ▼

稟議書イメージ

現在、社内にはDocuWorksの製品版がインストールされていないパソコンも一部ありますが、その場合は、DocuWorks Viewer Light(無償)を必ずインストールしていますので、店舗を含めたツルハHD様のすべてのパソコンでDocuWorks ファイルを開く事ができる環境が整っています。

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-CASE2 総務での電子化例-

ペーパーレスファクス送受信

日々の業務でどのようにDocuWorksを活用されているか、総務部総務グループの安田 雅未様に伺いました。


■総務部 総務グループ 安田 雅未様

安田様


総務グループでは現在ファクスをペーパーレスで受信しています。
受信フォルダで確認した後は、各部署のフォルダへ振り分けしています。
電子での受信だと、担当者へデータを受け渡しする時もすばやくでき、便利に利用しています。


安田様のDocuWorks画面(ペーパーレスファクス)▼

安田様のDocuWorks画面 (ペーパーレスファクス)


※ツルハHD様では、現在は複数の部署でペーパーレスファクスの運用をなさっております。
例えば商品部様では、DocuWorksを導入いただいてから現在まで、快適にペーパーレスファクスをご利用いただいています。
また、人事部様もペーパーレスファクスですが、受信は個人情報保護等により、人事部しか閲覧できないような対策をしています。


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印刷会社との校正にDocuWorks!

名刺を発注する際に印刷会社様とデザイン校正のやり取りをメールで行いますが、その場合にDocuWorksが便利に 使えます。先方から送られてくるのはPDF形式ですが、それをDocuWorksに変換し、DocuWorks Viewerの編集機能を使って、修正の指示を直接データに書き込んでいます。

印刷会社へ返信する時は、先方もDocuWorksを使っておりますので、DocuWorks形式のままメールに添付し送りなおしています。

印刷会社との校正

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押印請求書の電子化

総務グループでは、会社印や代表者印を管理しており、様々な書類に押印する業務があります。都度、依頼元の各部署の担当者から下図のような「押印請求書」が届きますので、請求書の内容を確認した後、総務が押印し、依頼元の担当者へ書類をお渡ししています。

会社印・未登録代表者印(認印)押印請求書▼


会社印・未登録代表者印(認印)押印請求書

この押印業務ですが、多い時で1ヶ月に600~700回にものぼることがあります。

後から、「先日お願いしていた書類、いつ出来ますか?」という問合せをいただくこともあります。従来の紙管理だと、確認する度に、綴じてあるファイルをパラパラめくりながら、該当の書類を探し出さなければならず、非常に手間と時間がかかっていました。

現在はこの「押印請求書」をスキャンしてDocuWorksに取り込み、検索用として利用しています。枚数が多いので、2週間分ごとにファイルを分けて管理していますが、問合せがあった際に該当の書類を探す時間は、紙より電子のほうがはるかにすばやくなり、とても助かっています。


安田様のDocuWorks画面(押印請求書)▼


安田様のDocuWorks画面(押印請求書)

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-CASE3 社内の文書共有-

店舗作業マニュアルの公開

株式会社ツルハ様の本社では、社内規定や業務手順マニュアル等、社内で共有・閲覧する書類は電子データで公開しています。

今回は全国の各店舗で利用する「店舗作業マニュアル」の電子化に携わった、業務システム推進部 部長 水口 裕二様にお話を伺いました。

ツルハドラッグの運営にあたり、社内には業務手順を細かく記した「店舗作業マニュアル」が存在します。これは開店から閉店に至るまでを事細かに記載したもので、例えば「接客についての対応の仕方」や「レジの精算」などが具体的に指示してあり、1冊の総ページは1000ページを超えます。

以前は紙で出力し全国の各店舗に配布しておりましたが、店舗で何か問題が発生した際、紙のマニュアルだと該当するページを探すのが非常に大変でした。

現在では、このマニュアルをDocuWorksで電子化し、Webベースの閲覧ソフト「Arc Wiz Share※」をマニュアル閲覧用のシステムとして利用し、各店舗から閲覧しています。閲覧者は、ブラウザを起動し、ホームページを見るような感覚でこのマニュアルを参照できます。

同時に紙で出力したマニュアルも各店舗に配布しておりますので、調べる側が紙でも電子でも調べやすい方法で閲覧出来る環境を用意しています。
(※現在はDocuShareに商品が変わっています )


店舗作業マニュアルの例▼


店舗作業マニュアルの例

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ツルハドラッグ様の「各店舗PC」から「本社サーバー」にアクセスしマニュアルを閲覧!

マニュアル閲覧のイメージ図


紙のマニュアルは読みやすいという利点がありますが、紙での閲覧と比べ電子の方が優れている点は、ほんの一瞬で該当ページを探し出せる事です。というのは、ArcWizShareには全文検索機能があるからです。ですから、マニュアルの文書内に含まれるテキスト全てが検索対象となるのです。

(※取材中、実際に「遺失物」というキーワードで検索していただいたところ、わずか1-2秒で該当のマニュアルがヒットしました)

現在このArcWizShareに公開しているファイル形式にDocuWorksを採用しています。

マニュアル自体はExcelで作成していますが、導入時に検証したところ、Excel形式のファイルだと様々な要因により、 検索をかけても上手にヒットしないことがありました。そのため現在はExcelをDocuWorks形式に変換してから公開するようにしています。DocuWorksにすることで、簡単に閲覧者が修正できなくなるだけでなく、ファイル容量がぐんと圧縮されるため、サイズが小さくなる点も重要視しています。

もちろん電子だとマニュアルの閲覧は常に最新版で確認ができます。マニュアルの改訂は、状況にもよりますがだいたい四半期に1度くらいの割合で発生します。
この時、該当ページの差し替え作業も電子であれば対象のファイルを入れ替えるだけで済むため、紙管理のようにどれが最新版なのか混乱することもありません。

実は社内ではグループウェアのシステムも一部利用しているのですが、以上のような利点が多いことから、ツルハHD様では、マニュアル閲覧専用のシステムとしてDocuWorksとArcWizShareを利用しています。


ファイルサイズの比較図


店舗作業マニュアル検索画面 (ArcWizShare TOP画面)▼


店舗作業マニュアル検索画面 (ArcWizShare TOP画面)


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-CASE4 内部統制システムも富士ゼロックスで!-

内部統制の取り組み

コンプライアンス統括グループ課長の、坂井 一哉様に話を伺いました。

2006年6月に成立した金融商品取引法により、2008年4月1日以降開始する事業年度から、内部統制報告制度(日本版SOX法)が適用されました。内部統制報告制度の対応設備では業務におけるリスクとコントロールを明確に記することを目的とする文書化作業、および統制の評価を目的とする各種証憑の収集、確認作業の効率化は、最も時間と労力を要します。

ツルハHD様では、初年度より内部統制報告制度に対する取り組みは、富士ゼロックスApeos PEMaster / ArcSuiteを利用した業務環境を実現しております。

※Apeos PEMasterは、富士ゼロックスが持つ紙・電子文書をまとめ管理・整理する技術とXML(拡張が可能なマーク付き言語)を使って複数形式の文書ファイルの更新を一括で行える技術を組み込んだソフトウェアです。
内部統制に必要な文書の作成・情報のプロセスを図式で示し、社員がひと目でわかるようにすることで文書の電子化や一元管理、また業務の効率化を図れ、財務をはじめとし企業の内部統制に関わる証跡や証憑類を適切に管理します。


システムの構築は初年度だったせいもあり、とにかく想定したものを全部含めて構築してしまった部分もあるため、課題や改善点がまだまだあるのも事実なのですが、年を追うごとにApeos PEMasterの操作にも慣れ、現在は順調にApeos PEMasterを利用しています。
Apeos PEMasterは、業務フローの作成で、業務記述書とRCM(リスクコントロールマトリックス)が連動して作成されるため、作業軽減になっています。また、調書作成時の証憑の登録も「区切りシート」を使用することによりApeosPortからApeos PEMaster /ArcSuiteに直接登録することが可能なので、この点でも作業軽減と効率化になっていると思います。



■Apeos PEMaster

ツルハHD様にご利用いただいているApeos PEMaster画面のイメージをご覧ください。
(※下記画面は富士ゼロックス北海道にて作成したデモサンプル画面です。)


ApeosPEMaster画面のイメージ


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-CASE5 空いている複合機から印刷可能な環境で利用!-

オンデマンドプリントを採用!

ご本社様オフィスでは、複数の部署がワンフロアーになっており、複数台の複合機をいくつかの部署で共有しながら 利用しています。 これらの出力機器の主なものをゼロックス複合機にし、出力機器管理ソフトウェアApeosWare Management Suiteで運用することでオンデマンドプリント(どこでもプリント)が可能となりました! 印刷指示した文書を出力する場合は、空いている複合機から印刷できる環境でお使いいただいております。待ち時間のストレスもなくなったという現在の出力環境をご紹介いたします。

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導入前イメージ

以前は自席から出力指示をして、いざ複合機の前に行くと他の方が利用中!他の機器は空いているにもかかわらず、 1台の複合機だけが集中し、出力待ちの列ができてしまうことが多々ありました。席に戻って再度出力し直す事も面倒ですし、前の方の作業を待っている時間も非効率だと感じていました。また、印刷指示をした後にかかってきた電話に出るなど、ちょっとした拍子に印刷指示したのを忘れてしまい、出力された書類がそのまま放置されてしまうことがありました。そのため、放置された書類に気づいた人が、出力した人に渡しに行ったり、フロア内の部門別の書類箱に配って入れたりという運用をしておりました。


導入前イメージ

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導入後(どこでもプリント)

現在は主要な機器を富士ゼロックス複合機にして、印刷指示をした後は、混み合っていないお好きな複合機の前に行き、出力することができるのでとても快適です。効果的なプリント環境が実現できただけではなく、第三者の目に触れて欲しく ないような書類の放置プリントの防止にもつながり、とても役立っています。

導入後(どこでもプリント)


-Step1-
自席のパソコンから印刷指示をすると、 プリントデータは複合機ではなくサーバーへ転送されます。

-Step2-
空いている好きな複合機の前に立ち、ICカードをかざします。

※ツルハHD様では、複合機にICカートリーダーをプラスし、ICカードによる認証機能を利用中です。出力機器の利用制限をはじめ、様々な機能と連動しますので、ドキュメントのセキュリティー管理が強化され、利便性が上がります。


■富士ゼロックス公式サイト ICカードによる認証
http://www.fujixerox.co.jp/solution/security/ds_user_01.html

-Step3-
複合機の操作パネルからオンデマンドプリントボタンを押します。


step3


-Step4-  
認証した個人の出力ジョブが表示されます。 出力したい(または中止したい)ジョブを選択し スタート(または削除)ボタンを押します。


step4

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-CASE6  店舗の図面データもDocuWorksなら軽くて扱いやすい-

CADで作成した図面を、紙図面ではなくDocuWorksの電子図面で管理!

ツルハグループ様の総店舗数は全国で約1000店舗ほどございます。(2012年1月現在)
これらの各店舗の図面管理にもDocuWorksをお使いいただいております。

物流・商品調達を主な事業としている、株式会社ツルハグループマーチャンダイジング ストアープランニング部長 安富 弘一様に話を伺いました。

店舗の改装やレイアウト変更をするたびに、変更となる図面。
CADで図面を作成した後、紙での図面管理はかさばるだけでなく、最新版かどうかの版管理も非常に面倒でしたが、当社ではすべて紙に印刷していた部分をDocuWorksを使いペーパーレスとし、電子の図面として管理しています。


店舗毎の同一フォルダにCADデータと電子図面を管理!▼


電子図面を管理


本来紙で管理していた図面がDocuWorksファイルになることで、1つの店舗フォルダ内にCADデータと一緒に電子で管理できるようになりました。目的の図面もすぐに探し出すことができます。

またDocuWorksにすることで、図面にちょっとしたコメントを追記したり、必要な個所を部分イメージコピー機能でコピーし、例えばExcel等で作成している別の資料に貼り付けることができます。この編集機能の使いやすさは資料作成には欠かせません。
東京の担当者と図面をやり取りすることもよくありますが、図面の承認はDocuWorksの日付印機能も利用しています。


DocuWorksの「部分イメージ機能」を使い、切り貼り等の編集に!▼


切り貼りの編集もDocuWorksで!


DocuWorksの日付印機能も活用!▼


日付印機能

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業者とのやり取りもDocuWorksで!

現在では、お取引先の業者様とのやり取りもペーパーレスで行っています。打合せの際も設計図はDocuWorksファイルで 閲覧し、必要がなければ紙にプリントアウトはしていません。レイアウト変更等は図面に手書きするような感覚でDocuWorks上で追記しています。電子メールを利用しータを添付する事もありますが、ファイル容量もPDFファイルにすると1ファイル5MBくらいのものがDocuWorksなら数十KBと非常にサイズが小さくなる点も役立っています。

実は、直接DocuWorks形式でやり取りしたほうが、手間がかからず便利で扱いやすいと言う事で、当社のお取引先の業者様にもDocuWorksをお勧めしています。

具体的には、ツルハドラッグの出店にあたり、店舗設計や、家具・商品陳列機器等をお願いしているお取引先様には、当社へのデータ送付はDocuWorks形式にしてもらっています。
頻繁にデータのやり取りがあるので、はじめからDocuWorksだととても扱いやすく、データも軽いので非常に助かっています。


DocuWorksで管理している店舗図面の例▼


店舗図面の例


最近、iPhone、iPad、Android等のモバイル端末からでもDocuWorks文書の閲覧が可能になったので、現場から図面を確認することも出来るようになり、ますます便利さを感じています。


店舗図面の受け渡しはDocuWorks形式で!

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編集後記

今回の事例取材にあたり、ご本社様へ何度か訪問させていただきましたが、明るく日が差し込むエントランスに隅々まで きれいに掃除された応接ルーム。すれ違う社員がみせてくれる笑顔の挨拶。そして奥に広がる整理整頓されたオフィスで活き活きと働く皆様。どれをとっても本当に素敵でした。

ツルハHD様は、ホールディング内のすべてのパソコンでDocuWorksが閲覧できる環境であることだけではなく、富士ゼロックスがご提供する様々なソフトウェアの特長をうまく把握し、本当に上手に業務に取り込んでいらっしゃるなと感じました。

今回ご紹介した活用事例は、ツルハHD様の業務の中ではほんの一握りです。今回ご紹介出来ませんでしたが、株主総会でも密かにDocuWorksが活躍していることも小耳にはさみました。何年も前よりDocuWorksをご利用いただいているからこそ、お仕事の中の中枢にすっかりと慣れ親み、空気のような存在としてお使いいだだいている。実際にそんな様子を目の当たりにすることが出来、とても感動いたしました。

ご多忙な業務の合間を縫ってご対応いただき、また貴重な企業のノウハウを快くご提供くださり本当に有難うございました。特に総務の小橋課長様、安田様には、取材の最初から最後までご配慮とご協力を頂き、深く感謝しております。 本当にご協力有難うございました。

(取材::北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

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