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DocuWorksCITY お客様事例集

有限会社真嶋内装様

内装工事業でのDocuWorks+クラウド活用事例。
iPadを活用し、お取引先業者や協力会社と現場図面等を共有。
Working Folderと複合機の連携でクラウドの活用が広がりました。

会社概要

商号 有限会社真嶋内装
所在地 北海道札幌市北区新琴似3条3丁目7-16
電話番号 011-761-4077
代表取締役 真嶋 彰
事業内容

内装工事業/建設、建設工事業/住宅設備

北海道知事許可(般-20) 石 第18369号

概要

長い間DocuWorksをご利用いただいている真嶋内装様。
現在はお手持ちのiPadを活用するために、富士ゼロックスクラウドサービス「WorkingFolder」と「DocuWorks」、「複合機」を連携させています。

現場で必要な書類をその場で確認したり、事務所に受信したファクスを外出先から閲覧できるようになり、非常に便利になりました。

お話を伺った方

真嶋彰社長様

真嶋 彰社長様


真嶋内装様の事務所

きれいに内装され、素敵なデザインの事務所内。実はプレハブだと知り驚きました。

真嶋内装様の事務所

目次

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いつからDocuWorksを使っていますか?

ゼロックスと取引を開始した時からです。複合機と一緒にDocuWorksも購入しました。確か当時のバージョンは5だったと 記憶しています。それからバージョンアップしながらDocuWorksを使い続けており、つい先日DocuWorksのバージョンを最新の7.3へアップグレードしました。


いつからDocuWorksを使っていますか?


きっかけは、『富士ゼロックスがクラウド型ストレージサービス 「Working Folder※」の提供開始!』という情報をゼロックスの営業さんからいただいた事です。

私はすでにiPadを所有しており、仕事に活用したいと考えていました。今までもEvernote等のパーソナルクラウドサービスを利用していましたが、フリーウェアでしたのでセキュリティ面が不安でした。その点「Working Folder」は、アクセス権が設定できる上、富士ゼロックスというブランドの信頼もありました。
お話を聞いてから契約することを決めるまでに時間はかかりませんでした。

Working FolderはDocuWorksのバージョンが7.3からじゃないと対応していないとの事でしたので、今回を機にDocuWorksのバージョンも最新にしたという経緯です。

Working Folderへアップロードしたデータは、インターネット上のデータセンターに格納されるため、事務所や自宅のパソコンはもちろん、外出先のiPadやスマートフォンなど様々な機器からアクセスし文書を閲覧しています。



※Working Folder
富士ゼロックスが提供するクラウド型ストレージサービスです。月額課金制で月額¥3500~ご利用いただけます。複合機やDocuWorksと 連携させることで、今までのビジネスシーンが大きく変わります。
詳細はこちら→ドキュメント共有を支援するクラウドサービス「Working Folder」




真嶋社長のお仕事ツール

●Webブラウザ 「Working Folderログイン画面」

パソコンでWebブラウザを起動し、WokingFolderの 画面を開きます。利用する時は、「ユーザーID」と「パスワード」を入力しログインします。

Working Folderログイン画面

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お仕事にクラウドを取り入れ、便利になった事をお聞かせください

【活用シーン1】: 外出先でも受信ファクスを閲覧


日中は外出している事が多く、また事務所が無人になることもあるため、 外出先からでも事務所宛に受信したファクス文書を見ることができるように設定しています。

真嶋内装様のファクス受信のしくみ

複合機で受信したファクスは、電子データ(DocuWorks)に変換し、その後複合機のジョブフローという機能を使い、 クラウド上(Working Folder)に自動転送しています。事務所の複合機にファクスが受信する度に、スマートフォンやiPad、 パソコンにそれぞれメールが届くようWorking Folderを設定してありますので、どこにいても届いたファクス文書の新着を タイムリーに知ることができるのです。


●新着ファクスお知らせメール

新着ファクスお知らせメール


●受信ファクス文書を外出先からiPadで確認


受信ファクス文書を外出先からiPadで確認



【活用シーン2】: 現場で必要な書類の持ち運びが簡単


現場で閲覧が必要となる書類には、例えば「図面」、「工程表」、「地図」、「写真」、「建設業許可書」、「施工要領」、「品質証明書」、「資材や備品のカタログ」等様々です。

事務所で仕事をする時にはパソコンで作業し、データをWorking Folderへ格納し、外出先ではiPadから閲覧しています。

今までは、紙で持ち運ぶとかさばるし紛失しないよう注意も必要でした。
iPadだとノートパソコンよりも軽くて持ち運びしやすいですし、起動も早くとても手軽です。
Working Folderに格納したデータは、自宅のパソコンからも閲覧可能なので便利です。

現場で閲覧する書類の例



その他に現場で確認が必要となる書類のひとつに、協力会社様より預かっている「安全書類」があります。
例えば、工事現場へ出入りする車検証の控えや保険などの車両情報や各種届け出書等はDocuWorks文書にしてWorking Folderに格納しており、必要な時にiPadから閲覧しています。

Working Folderでは共有ドロワーごとにアクセス権を設定し、iPadを所有している協力会社様と、Working Folderに格納した情報をタイムリーに共有しています。「Working Folderのユーザーでない人」にも、メールで通知し文書を公開できる機能は、非常に便利です。

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真嶋社長のDocuWorks画面を拝見!


事務所のパソコンで作業する時は、DocuWorks Deskの画面からWorking Folderへアクセスしています。
Deskのフォルダ部に表示されたWorking Folderのドロワー※やフォルダをクリックすると、格納されている文書がDocuWorks Deskにサムネイル(画像)表示され使いやすいです。


Working Folderとは


●DocuWorks画面(Working Folder連携)

DocuWorks画面(Working Folder連携)


DocuWorks DeskからWorking Folderにアクセスするためには、「DocuWorks連携フォルダ for Working Folder」のインストールが必要です。(富士ゼロックス公式サイトより無償提供) ご利用にはWorking Folderのユーザーとして登録されている必要があります。


Working Folderに文書を格納する時はDocuWorks Deskの画面からWorking Folderのドロワーへドラッグ&ドロップする方法をよく利用しています。操作感はDocuWorksのまま、マウスの操作だけで簡単にアップロードできるのはとても楽だと思います。

ドラッグでアップロード

また複合機とも連携していますので、複合機の操作パネル上からWorking Folderを選んでスキャンし、WorkingFolderに 文書を格納しています。パソコン不要でインターネット上のデータセンター(Working Folder)にアップロード可能なので 急ぎの時に便利です。


Smart WelcomEyes

 

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DocuWorksを利用し、お取引業者様ごとに必要書類を電子化

DocuWorksを利用しはじめてからかなりの時間が経っているので、現在では業務で使う電子化できる書類はほとんど 全てDocuWorks Deskを中心に電子管理をしています。例えばメールで送られてくる図面のデータ(※JWCAD形式)等は、印刷イメージを紙へ出力せずにそのままJWCADのファイルをDocuWorksに変換して「電子の紙」で保管しています。最近では、さらにこのDocuWorksファイルをWorking Folderに格納する機会も増えています。

※JWCAD…Windows環境で、無料で利用することのできる2次元汎用CADソフトウェアです。

●真嶋社長のパソコン画面


真嶋社長のパソコン画面

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編集後記

DocuWorksのVer5よりDocuWorksをお使い頂いている真嶋内装様。振り返ると10年くらいご愛顧いただいている事と なります。取材を通じて、DocuWorksの良さを十分にご存じの上、ごく自然に業務にDocuWorksをご利用いただいている そのご様子にとても感動しました。昨年末に発売開始になって間もないクラウド型ストレージサービス「Working Folder」の 導入メリットもすぐにご理解いただき、「DocuWorks」と「複合機」を連携させ、外出先でご不便を感じられていた書類の閲覧を「iPad」の活用により快適に改善された真嶋社長。さすがだと思いました。


▼弊社営業担当 高(左)と真嶋社長様(右)

真嶋社長様と高

ちょうど電話工事の日と取材の日が重なっていたにも関わらず、忙しい合間をぬってお時間を割いていただきまして本当に有難うございました。
時代の変化に合わせ柔軟に新しい仕組みを取り入れながら上手に業務の効率を図られているので、半年後、1年後、3年後どのように進化されるのかがとても楽しみです。是非またお伺いし、色々な事を教えていただきたいなと思いました。

これからもDocuWorksが、真嶋社長のお仕事のなくてはならないツールとしてお役にたてれば幸いです。

(取材::北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)


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