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DocuWorksCITY お客様事例集

遠藤社会保険労務士事務所様

電子申請開始とほぼ同時に本格稼働させたDocuWorksでの電子化!
現在はiPadを活用し「助成金のパンフレット」や「保険料率の表」等を格納。
顧問先様との打合せ時にすぐに閲覧でき、ますます便利になりました。

会社概要

商号 遠藤社会保険労務士事務所
所在地 札幌市中央区南1条東5丁目7-10 日伊文化会館4階
遠藤税務会計事務所内
電話番号 011-281-7130
代表 特定社会保険労務士 遠藤 英子
事業内容

健康保険・厚生年金・雇用保険・労災保険各種手続代行・書類作成、 就業規則作成・助成金申請

URL http://endoroumu.com

概要

社会保険労務士の業務にはDocuWorksは最適だという遠藤社会保険労務士事務所様。
電子申請に必要な書類はすべてDocuWorksで束ね、PDFやJPEG等の別ファイル形式に変換し提出。

最近ではiPadも活用し、外出先からも必要書類を閲覧しています!

お話を伺った方

遠藤様と喜納様

遠藤 英子様(右)
喜納 多江子様(左)


遠藤社会保険労務士事務所様

目次

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DocuWorksを使い始めたきっかけは?

遠藤英子先生に伺いました。

遠藤英子先生

初めに、併設の「遠藤税務会計事務所」がDocuWorksを採用し、その後当事務所が続くような形となりました。
大きなきっかけは、北海道DocuWorks倶楽部に掲載中の「杉浦社会保険労務士事務所」様の活用事例をご紹介いただいた事です。

社会保険労務士が取り扱う書類は多岐に渡るため、ちょうどその頃書類の管理に頭を悩ませていたのです。さらに業界では「e-Gov」という電子申請システムが本格稼働し、従来の紙による文書ファイリングには限界を感じていました。そんな中DocuWorksに出会い、長年の課題が解決できるのだと知り、当事務所も事務所内の書類を電子化していこうと決心したのが始まりです。

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どんな書類を電子化していますか?

事務所内にある書類の内、電子化出来るものはほぼすべて電子化しました。
特に顧問先様のお預かり資料が多いのですが、従業員の入退社に必要な各種保険の「届出書」をはじめ、賃金関係では、「タイムカード」や「出勤簿」。その他には「雇用契約書」や「労働者名簿」等もDocuWorksで電子化しています。

DocuWorksを使う前は、顧問先様からコピーした書類をいただくか、またはファクスや電子メールで送信してもらうことが 多かったため、紙の書類と電子データが混在していた状態でしたが、現在はDocuWorks Deskに作成した 顧問先別フォルダに全て一元管理しています。

電子化することで机周りがすっきりとしましたし、電子データと紙の書類をひとつに束ねて1ファイルとして取扱いが 出来るのはとても便利です。



●DocuWorksフォルダ体系拝見①


DocuWorksフォルダ体系拝見①



●DocuWorksフォルダ体系拝見②


DocuWorksフォルダ体系拝見②

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電子申請に最適なDocuWorks!


現在、当事務所では「ハローワーク」、「労働基準監督署」、「年金事務所」等への届出や申請をほぼすべて電子申請にて処理しています。各種手続きが完了した後に返却される公文書は、お客様には紙に印刷してお渡ししていますが、 事務所の控えはDocuWorksを使って電子の紙にしています。

電子申請に添付する書類は、内容によって様々ですが、例えば「タイムカードのコピー※」や「給与台帳」等、顧問先様が 作成した書類を添付しなければならない場合もあります。また「委任状※」等のように紙に印刷し、依頼者ご本人に 捺印いただく書類もあります。

当事務所では、これらの電子申請に必要な書類は、一旦DocuWorksに変換しています。書類を束ねたりばらしたり 紙を扱っているような操作感で作業できますし、サムネイル表示が非常に見やすい上、容量が軽くなりデータを 扱いやすい点がとても気に入っています。


電子申請に最適なDocuWorks!


申請する際の書類のファイル形式は、役所によって雇用関係はPDF、年金関係はJPEG…と指定が異なります。
ですから日常業務はDocuWorksで運用し、電子申請する時には都度DocuWorks Desk上からPDF等にファイルを変換して提出しています。


ファイル形式の変換!



また申請時だけではなく、手続きが終わると返却される書類もDocuWorksで電子化しています。手続き完了後は、書類の閲覧頻度は少ないため、電子化に適していると思います。以前のように保管スペースに頭を悩ませる必要がなくなりました。

また顧問先様の資料を電子化した事で、検索するスピードが格段に上がりました。対応もスピーディーでお待たせする時間も少なくなり、快適に運用しています。

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外出先からはiPadを活用!

最近は外出時にiPadを持ち歩き、活用し始めました。


●遠藤英子先生のiPadを拝見!


遠藤英子先生のiPadを拝見!


きっかけは数カ月前に開催された全国社会保険労務士会連合会が主催する「電子申請フェア」に参加した際、フェアで出展していた富士ゼロックスさんからクラウド型ストレージサービス「Working Folder」のご紹介をうけた事がはじまりです。

実はかねてより自宅で仕事をする際、事務所内のパソコン内にアクセスしたいという要望がありました。その事をゼロックスの担当者さんに相談すると事務所内のLANに接続しなくても、ファイルの格納先をクラウド型ストレージサービスとし、iPadや自宅パソコンから閲覧する方法もあると説明を受けました。
既にDocuWorksはiPadに対応済みとの事。

当事務所で取り扱う書類のほとんどが、DocuWorks形式で運用済みのため、所有しているiPadに無償アプリをインストールするだけで外出先から閲覧出来ることが判明!話を聞いた瞬間に「まさにこれだ!」と思ったのです。ご紹介いただいてから契約に至るまでに時間はかかりませんでした。

現在は、必要な書類はWorking Folderに格納しているため、事務所のパソコンをはじめ、外出先のiPadや自宅のパソコンでも、インターネット環境さえあればいつでも書類を閲覧できる環境を整えました。

以前は必要になるかもしれない書類を紙に印刷するなど事前準備を行っていましたが、結局用意した書類以外の書類が必要となり、後日メールで送信するなど非効率的でした。iPadは持ち運びやすく、見せたい時に起動も速いのでとても快適です。今では重たいパソコンを持ち運ぶ事がほとんどなくなりました。

Working Folder



【iPad活用例①】 ~ 顧問先様との面談で必要となる書類を格納!

「保険料率表」や「助成金」についてのパンフレット等、顧問先様との面談中、話の流れでふと必要になる資料は多々あります。従来だと、事務所に戻ってからファイルを添付して電子メールで送りますという対応でしたが、現在はホームページからダウンロードしたものをDocuWorks文書に変換しWorking Folderに格納しています。

面談中でもiPadですぐに必要な書類を閲覧でき、その場で顧問先様へメール送信することも可能になりました。業務時間の短縮になりとても便利です。

顧問先様との面談で必要となる書類を格納!


【iPad活用例②】 ~ 出張中の事務所からの業務連絡に!

出張等で長期間事務所を空けなければならない時など、事務所からの業務連絡を行うツールとして活用し始めました。

今までは、事務所宛に入ってきた電話やファクス、郵便物等、スタッフが要点をまとめ、電子メールを送ってくれていたのですが、今では電話メモ等の実物を複合機のガラス面に並べてスキャン!

業務連絡に!

DocuWorks文書上でコメントを追加した後はWorking Folderへ格納しています。文字だけの伝達とは違い、実際の書類で確認できるのは見やすいですし、情報を伝達する側のスタッフの手間も軽減されました。



●DocuWorks Desk画面から、Working Folderへ簡単アップロード

業務連絡に!


●遠藤英子先生のiPadを拝見!

遠藤英子先生のiPadを拝見!


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DocuWorksを利用した感想はいかがですか?

スタッフの喜納 多江子様に伺いました。

喜納 多江子様

実は以前勤めていた会社で、取り扱う紙がとても多く大変な思いをした経験があります。
もう少し効率の良い方法があれば、作業時間短縮になるのにと考えていました。

それが当事務所へ入社し初めてDocuWorksを目にし、「こんなに便利なものがあったんだ…」と正直驚きました。

また以前より、クラウド型ストレージサービスには興味がありました。
外出中の先生と効率的に書類を受け渡しする方法がないかどうか模索していた最中だったのです。
ですから、Working Folderで様々なモバイル端末から閲覧できる現在の環境はとても使い勝手がよく満足しています。
まだ使い始めたばかりですので、これからもどんどん色んな業務を見直して効率よく改善していきたいと思います。

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編集後記

社会保険労務士事務所様が取り扱う書類は一般的に「種類」も「量」もとても多く、文書管理は大変かと思いますが、 遠藤社会保険労務士事務所様では上手にDocuWorksで電子ファイリングされており、業務の中に自然と溶け込んで利用されていると感じました。

既に所有されていたiPadを、本格的にお仕事として活用し始めたのもWorking Folderを利用するようになってからだとか。

●明るく洗練された素敵なエントランスで
あたたかく迎えてくださった遠藤 英子様


遠藤英子様


どうすれば外出先の先生とスタッフとの情報伝達がスムーズにわかりやすく行えるか、また顧問先様との面談時に顧問先様をお待たせすることなく、必要な書類をいかにすばやくわかりやすく提示する事が出来るのか。日々よい方法を模索しながら、常に業務を見直すようにしていますとの事でしたが、そこには、無駄な作業を省くだけではなく、いかに相手にわかりやすく伝えることが出来るかという心遣いや優しさが隠れているのだと感じました。

お忙しいところ、お時間を割いてご協力頂きまして本当に有難うございました。

(取材::北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

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