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DocuWorksCITY お客様事例集

遠藤税務会計事務所様

会計事務所が主に取り扱っている「決算書」、「申告書」の事務所控えを電子化。
さらに職員と所長間の承認フローも電子化したことで、紙がなくなり快適なオフィスに!

会社概要

商号 遠藤税務会計事務所
Endo Tax accountant Office
代表税理士 遠藤 成紀
税理士 吉田 幸広・菊地 正人・中田 浩貴
所員数 11名(うち税理士4名)
所在地

札幌市中央区南1条東5丁目7-10 日伊文化会館4階

電話番号

011-281-7130

業務案内

税務顧問業務/新規開業のお手伝い/相続・事業継承支援/農業経営支援

URL http://www.endokaikei.com/

概要

近年、紙を出さないペーパーレス事務所として運用する会計事務所様がどんどん増えてきております。
事務所控えが電子化された事により、検索スピードが格段に上がる等の作業効率化はもちろん、大幅な経費削減にもつながりました。
現在では、最低限の紙しか印刷しなくなったという遠藤税務会計事務所様のサクセスストーリーをご紹介します。

遠藤 成紀様

所長 税理士 遠藤 成紀 様

遠藤税務会計事務所様

お話を伺った方

中田 浩貴様

監査第1課 税理士 中田 浩貴様 (広報担当)

遠藤税務会計事務所様

目次

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DocuWorksを使い始めたきっかけは?

2009年10月にさかのぼります。 「税理士法人きずな会計事務所」様※という全国的にもいち早くペーパーレス化を通常業務に取り入れられ、積極的に業界のペーパーレス化を推進していることで有名な会計事務所へ事務所を見学に行き、色々な説明を受けたのがDocuWorksとの初めての出会いです。


税理士法人きずな会計事務所様 お客様活用事例

税理士法人きずな会計事務所様 お客様活用事例

(※「税理士法人きずな会計事務所」様のDocuWorksCITY お客様事例集はこちらに掲載中!
DocuWorksなしでの仕事は考えられません! 「仕事はデジタル、心はアナログ」完全ペーパーレス事務所の実現

そこで税理士法人きずな会計事務所様の職員の方が、DocuWorksを使った、日常業務の電子化作業を、デモンストレーションで見せてくれました。
とても大きな感銘を受けたのは、現在使用している会計システムからのDocuWorks化でした。例えば決算書を作成する際、今まではプリンターや複合機を選択し、紙に印刷指示していましたがデモンストレーションではDocuWorksを使った場合の動作を拝見しました。本来紙に出力されるはずの書類が、あっという間にDocuWorksでは「電子の紙」に変換され、電子の机(DocuWorks Desk)にポンポンと出力された書類が並んでいきます。その様子はまるで紙そのものでした。

会計システムからのDocuWorks化

1期分の決算書は100枚を超える場合もあります。今までは、顧問先様へ訪問し打合せをする際、過去2~3期分の 決算書を紙で持ち歩いていた経験があったわけですから、こんなに簡単に電子化出来る事に驚きと感動を覚えました。

紙での管理は持ち運びに重たい上、書類の紛失にも気を使います。また、一か所間違うと再度出力し直さなければならない事や、ファイリング作業にかかる時間に煩わしさを感じていました。当時は事務所内に紙が多かったので、 裏紙をよく利用していましたが、裏表のセットを間違えて印刷した文字が見えなかったり、紙詰まりを起こしたりとトラブルもありました。現在はDocuWorksのバインダー機能ですっきりと電子ファイリングされており、担当者以外の職員が見ても視覚的にわかりやすく整理されています。

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DocuWorks フォルダ体系を拝見!

●事務所共有フォルダ 全体概要


事務所共有フォルダ 全体概要


●事務所共有フォルダ 顧問先資料控え


事務所共有フォルダ 顧問先資料控え

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DocuWorksを利用した業務フローの電子化


当事務所では、顧問先担当者が作成した書類は「課長」と「所長」の2段階のチェックを受けるよう徹底しています。 例えば業務の流れは以下の通りです。


業務の流れ


○Step1担当者が決算書・申告書を作成

顧問先担当者が業務システムを利用し、決算書・申告書を作成します。作成が終わったら、システム上からDocuWorksに変換!書類毎、複数のファイルに分かれるため、DocuWorksバインダーに格納します。この時バインダーは黄色を利用しています。色分けすることで、書類チェックの進捗状況が一目でわかるようになりました。

決算書、申告書を作成

○Step2 担当者作成資料を課長がチェック

担当者が作成した決算書・申告書は、誤りがないかどうか課長が一次チェックを行っています。
万が一この時に誤りや疑問があれば該当箇所に文字コメントを追記し、DocuWorksの付箋をつけ、担当者に差し戻ししています。OKであれば緑色のバインダーに移行していますので、目で見て課長のチェックが済んだかどうか見分けがつくようになっています。


修正チェック


○Step3 指摘事項があり差し戻しになった時

書類が担当者に差し戻された場合、DocuWorks Viewerのインフォビュー画面を利用しています。
インフォビュー画面内の「付箋/リンク一覧」タブに表示を切り替えると、付箋が貼られたページの一覧を見る事が出来るのはとても助かります。
上長より指摘があったページをすぐに確認できますので便利です。またこのインフォビュー画面内の付箋をダブルクリックすると、該当のページがすぐに開くので操作の煩わしさは全く感じません。


●DocuWorks Viewer画面(インフォビュー)


DocuWorks Viewer画面(インフォビュー)


またDocuWorksで運用し始めた事によるメリットとしては、指摘があったページを別ファイルにコピーして束ねる事が容易となったため、間違いリストを作成する習慣がつきました。従来は書類が完成するまでの途中過程は個人の頭の中にしか情報がありませんでしたが、今では履歴として記録が残り、閲覧も可能です。この情報は、翌年度以降の書類作成時や担当者変更の際の引き継ぎ等とても参考になっています。


○Step4 所長が最終承認しセキュリティを設定

課長がチェックをした決算書・申告書は、最終的には所長が承認します。所長が承認した書類は赤色のバインダーに移行しています。
所長が最終承認した後は、書き込みや編集が出来ないようDocuWorksでセキュリティを設定しています。セキュリティの設定作業は所長の労力を軽減するため総務が行っています。


最終承認しセキュリティを設定


作業が進むとDocuWorks Deskのフォルダ内には色違いのバインダーが格納されますが、視覚的に判断出来るので、 最終的には不要ファイルは全て削除します。


完成物は保管、用済みは削除


○Step5 製本作業

決算書・申告書が完成したら、顧問先様へ提出するために印刷・製本作業を行います。
これは各担当者が、DocuWorksリンクフォルダの「製本依頼フォルダ」へファイルを ドラッグしファイルをコピーしておけば、総務担当者が製本し担当者の机の上に置いてくれるというしくみになっています。

最近の試みとしては、決算書・申告書を極力紙に出さないようにしています。 顧問先様の側でも、電子データでのお渡しが可能な企業が増えてきていますので、CD-ROMに焼いて納品するケースも増えました。顧問先様がDocuWorksを使っていれば、そのままDocuWorks形式で渡す事も出来ます。


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デュアルディスプレイと文書分割表示の併用

ほとんどの業務をパソコン上で行うため、ディスプレイを1台増設してパソコンにつなげ、デュアルディスプレイとして使っています。しかし、会計事務所の仕事柄、昨年度の資料を見ながら今年度の資料を作成する事が多く、DocuWorksの画面を開きながら、会計システムを操作する作業が頻繁に発生します。



デュアルディスプレイ


日々の業務の中で、ディスプレイの数が足りないと感じる場合は、DocuWorks Viewerの「文書分割表示」も合わせて利用しています。「科目内訳書」の現金・預金の金額が「貸借対照表」の金額と合っているかどうか照らし合わせる時等にとても便利です。


●DocuWorks Viewer画面(文書分割表示)


DocuWorks Viewer画面(文書分割表示)


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ペーパーレスファクスの運用

受信したファクス文書は「FAX-回覧」フォルダに格納され、各自が都度確認をしています。席に座るとメールのチェックと同様、ファクスのチェックはすでに日課となっています。

個人宛のファクスは個人別フォルダに移動してしまいますが、研修会参加のお知らせのように出欠確認が必要なファクスは職員が目を通し、「参加」または「不参加」欄にDocuWorks日付印を押しています。

従来は2日ほど直行直帰が続いて事務所を空けると、自分の机の上で回覧物がとまって山積みになっていたのですが、今では見たい人がタイムリーに閲覧出来るようになり、回覧物へのストレスがなくなりました。


回覧


実は以前、他社さんの複合機を使い、PDFファイルをベースとしてペーパーレスファクスを運用していたのですが、ファイルを開くスピードが遅いのと、操作がしづらく不評で、「いっその事ファクスの閲覧は紙での運用でもいいのでは?」 という声まで出ていたのです。DocuWorksとゼロックス複合機での運用に切り替えてからは、今までの不満がパッタリと 無くなりました。受信文書に直接書き込みも出来ますし、束ねたりばらしたりと運用が簡単になり快適に利用しています。




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DocuWorksの便利な使い方を日々模索中!

下図は、当事務所の社内掲示板で共有している「ポチプロ」集計表です。
業務改善につながるような有益な情報を発見した場合は、各自がこの表に入力します。閲覧者が「いいね!」と思った場合には、自分の欄に「ポチッ」とチェックを入れています。定期的に集計を行い、「いいね!」ポイントの多さを競うという、 遊び感覚を取り入れた当事務所の活動です。

当事務所の社内標準フォーマットは、DocuWorksです。
イントラネット利用時でも、添付ファイルはDocuWorks形式となっています。 そのため全職員が毎日DocuWorksを利用している事になります。DocuWorksで便利な使い方や機能を発見した時には、このポチプロ活動にも投稿されることがありますし、積極的に社内に情報伝達するよう心がけています。


●ポチプロ集計表

ポチプロ集計表


【DocuWorksの投稿例】

起動時、サムネールの倍率がもう少し大きければいいのにという要望から発見した設定手順が掲載!



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編集後記

前回、併設の遠藤社会保険労務士事務所様を取材させていただきましたが、続いて遠藤税務会計事務所様にもご協力頂く事となりました。まさにお手本とも呼べるような貴重な電子化のノウハウのご提供、本当に有難うございました。

今回取材にご協力いただきました中田先生は、いつも忙しくてあちこち飛び回っていらっしゃるとお聞きしていたのですが、貴重なお時間を割いていただき感謝しています。また、ハキハキと要点を絞った分かりやすいご説明に惹きつけられて、ついつい時間を忘れて聞き入ってしまいました。

顧問先様からも信頼され慕われている素敵な先生なんだろうなという印象を受けました。
また、いつも電子化を推進してくださる総務担当の佐々木様、清水様。この場を借りまして有難うございます。


●中田浩貴様 ご協力有難うございました。

中田浩貴様、ご協力有難うございました


近年では、電子申告制度の普及とともに、会計事務所様でもペーパーレス化に取り組まれる事務所様が非常に増えてきていると感じています。当倶楽部でも今回の事例で導入のきっかけとなった「税理士法人きずな会計事務所様」「小平税理士事務所様」等のお客様活用事例をご紹介しておりますが、共通して言えることは、事務所内から紙が驚くほど減った事です。紙でファイリングしていた「決算書」や「申告書」の事務所控えを電子化するだけでも事務所内がすっきりと片付きます。さらに職員と所長の一連の「承認フロー」を電子化していただくと、机の上に一切紙が存在しないのです。
それはまさにペーパーレス会計事務所と言えると思います。


電子化に取り組む前は、特に年末~春頃の会計事務所様にとって業務が集中してしまう繁忙期には、所長が数日出張で不在にしている間に、机の上には書類が山積みなんてことも。書類と書類の隙間で仕事をしていたとおっしゃる先生にも過去何度かお会いしました。


お話を伺えば伺うほど、会計事務所の業務にはDocuWorksがお役にたてていると知り、嬉しい限りです。
道内でここ数年、急速に会計事務所様にDocuWorksが浸透し始めているのは、いち早くペーパーレス化に取り組まれた先生方からのご紹介やご支援があってこそだと感謝しております。特に取材でも名前があがりましたが、 「税理士法人きずな会計事務所」の四ツ谷泰博先生には、ボランティアで全国からの事務所見学者をあたたかく受け入れてくださるだけではなく、先生自らDocuWorksをデモンストレーションしていただくこともあり、会計事務所の電子化ツールとして推奨していただいています。なんとお礼を申し上げてよいのかわかりません。感謝の気持ちでいっぱいです。


会計事務所様の中にどんどん広がっていくDocuWorksの輪。これからも精一杯、ご支援していきたいと思います。


(取材::北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)


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