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DocuWorksCITY お客様事例集

大和警備保障株式会社様

警備業のDocuWorks活用術!
現場地図・資格者証の電子化など警備業の実践例が明らかに!


大和警備保障株式会社様

会社概要

商号 大和警備保障株式会社
所在地 北海道札幌市中央区北5条西10-1-6大和ビル
代表取締役 北 千恵子
電話番号 011-210-0773
事業内容 工事現場等の交通誘導警備業務、イベント等の雑踏警備業務、施設警備業務、JR関係の有資格保安業務

概要

今では業務上、DocuWorksはなくてはならないソフトウェアとして活用中の大和警備保障株式会社様。
実際に使われているフォルダ体系や具体的な利用方法をお伺いしました。

アイディアたっぷりの利用方法をご紹介します!

お話を伺った方

余野部長様


警備次長 田中 克憲様

目次

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DocuWorksを使い始めたきっかけを教えてください

≪警備次長 田中克憲様にお話を伺いました≫

10年程前の話になります。当時の担当営業から、スキャン文書の編集・加工が簡単にできるソフトウェアがありますと紹介されたのがきっかけでした。
DocuWorksのバージョンは確か・・・4.0だったと思います。

それまではA4サイズ対応のフラットベットスキャナがありましたが、時々写真をスキャンする程度で、スキャンというもの自体、活用されていませんでした。
しかしDocuWorksの使い勝手の良さを知るうちに、複合機にスキャナー機能を導入し、DocuWorksと連携して活用するように変わっていきました。

DocuWorksの第一印象として、操作が簡単なので誰でも使えそう、面白そうなソフトウェアだなと感じました。
資格者証や警備現場の地図、各種ダウンロード書式など多岐に渡る書類を、誰でも見やすく簡単に電子化できるのではないか!?と具体的なイメージが思い浮かんだのです。
今では業務上、DocuWorksはなくてはならないソフトウェアとして日々利用しています。


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実際に使われているDocuWorksフォルダ体系を拝見させていただきました

皆で共有する情報はDocuWorksで電子化し、共有フォルダに格納しています。このよく使うフォルダはDocuWorksのリンクフォルダに接続し閲覧しています。

フォルダ名の頭に「a」「b」「c」「d」を付加することで、フォルダの並び順を任意に指定できます。


実際に使われているDocuWorksフォルダ体系を拝見させていただきました


実際に使われているDocuWorksフォルダ体系を拝見させていただきました

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具体的な利用方法を教えて下さい


①警備依頼があった場合のオリジナル地図の作成

現場に入る警備員に対し、オリジナル地図を作成して渡しています。

オリジナル地図の作成

【導入前】
ファクスなど紙でいただく機会が多い現場地図や図面・・・。
その縮尺によっては仮設現場事務所の正確な位置を把握することはとても困難でした。
また、住所だけではなく、お客様の「お名前」「物件名」「ご担当者の連絡先」や「注意事項」などを 延々と電話で伝える必要がありました。

【導入後】
地図データに※DocuWorksのアノテーション(電子の文房具)機能を使い、 注意事項を追記したり、建物や間口(入口)の拡大写真を切り貼りしたりすることで、警備員へ明確な指示を出すことが可能になりました。

オリジナル地図を作成


②資格者証等の電子化(一元管理)
現場ごとに必要な資格が違うため、一人ひとりが保有している資格者証を、DocuWorksのリンクフォルダやバインダー機能を使って電子管理しています。
資格の種類ごとに分類してあるので、視覚的に確認ができて便利です。
また、お取引会社様から資格者証の提出を求められることが多いのですが、先方の要望に応じてDocuWorks Desk上から直接FAX送信指示をしたり、もしくはPDFに変換をしたりして電子メールで送付しています。
DocuWorksに標準装備されているPDF変換機能を使えば、ボタン1つであっという間に対応が完了します。
最近ではDocuWorksをお持ちのお取引先会社様も増えてきているため、DocuWorks形式のままでやり取りするケースも多くなっています。

▼実際のフォルダを拝見させていただきました。
※DocuWorksバインダー名は全て架空のものです。

資格者証等の電子化(一元管理)


③各種書式の保存と加工
(各自治体ホームページからダウンロードした、各種書式をDocuWorks文書に変換し、加工・管理しています)
◆活用例→警備員検定合格証交付申請書(北海道公安委員会)



各種書式の保存と加工

▼自筆署名部分を除き、DocuWorksのアノテーション機能を使って必要事項を入力しています。書類作成にかかる時間を短縮することができ、その後の保管も、電子化しておけば必要な時に素早く検索できます。
※手書きで提出しなければならない書類は除きます。

各種書式の保存と加工

④紙媒体でしか入手できない書式の保存と加工
◆活用例→建設会社様からの「送り出し教育受講報告書」「新規入場者アンケート用紙」等

現場に初めて入る際に必要な書類なのですが、お取引業者様によってフォームが異なります。
Excelでデータをいただくこともありますが、紙でいただくケースもあり、その場合には、複合機でスキャンしてDocuWorksで電子化しています。
この書類には「生年月日」や、「職歴」、「健康状態」、「加入保険」、「必要な資格」など、様々な項目の入力が必要なため、直筆でなくても良い部分についてはDocuWorksのアノテーション機能を使ってテキスト入力をしています。
書き損じがなく、住所など繰り返し入力する項目は、Excelなどのデータベースからペーストもできて非常に便利です。


▼お取引業者様によって異なるフォームの種類(例)

取引先業者様によって異なるフォームの種類


取引先業者様によって異なるフォームの種類

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その他、セキュリティ対策についてお伺いしました

電子化が進むにつれ、パソコンの中には実に様々な会社の重要データが保存されるようになりました。
アンチウイルスソフトのインストール等、できる限りの対策は行ってきましたが、インターネットセキュリティには不安がありました。弊社はネットバンキングを利用していますが、悪質なウイルスによりネットバンキングへの不正アクセスが増えている実態を知りました。

このウイルスに感染すると、感染PC利用者が入力したネットバンキングのID、パスワードをウイルスが記録し、攻撃者のサーバーへ向けて送り出すそうです。攻撃者は入手した情報をもとに口座を不正操作する等の危険性があることを知り、会社としてきちんと対策をとる必要性を感じました。

そこでゼロックスの強固なセキュリティ対策「beatサービス」の採用を決めたのです。ウイルスをネットワークに入り込むのを 防御してくれるため、安心してネットバンキングやインターネットを利用できるようになりました。
また、beatはアウトソーシングサービスですので、同時に社内管理者の手間が省けることがメリットです。

◆セキュアなネットワークアウトソーシングサービス
「beatサービス」の詳細はこちら▼
http://www.net-beat.com/

取引先業者様によって異なるフォームの種類

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セブン-イレブン「ネットプリント」サービスに注目!!

現場地図や指示書のデータを警備員に配布する手段ですが、メールやFAXが無い場合には事務所まで取りに来てもらっているという現状があります。高齢の従業員も増えてきているため、スマートフォンやクラウドサービスの活用にも限界があると思っています。そこで視野に入れているのは「ネットプリント」です。

例えば、本社から警備員に配布する資料を、ネットプリントを使いセブン-イレブンへ印刷指示します。
印刷指示をすると「予約番号」が表示されます。この番号を警備員に伝え、最寄りのセブン-イレブンに行ってもらいます。
全国約14,000店舗あるセブン-イレブンにはゼロックス機が設置されていますので、警備員はいつでもどこでも「現場地図」や「指示書」を印刷することができます。
この仕組みを使えば、わざわざ事務所に書類を取りに戻る必要がなくなるので、検討していきたいと考えています。

◆最寄りのセブン-イレブンのマルチコピー機があなたのプリンターに!
外出先でもオフィス並みのプリント環境を実現!
「ネットプリント」の詳細はこちら▼
http://www.printing.ne.jp/

セブン-イレブン「ネットプリント」サービスに注目!!

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編集後記

「DocuWorks自体もバージョンアップする度にアノテーション機能やイメージ変換出力機能が改良されており、今後の『進化』に期待しています。会社でDocuWorksを使っているということが判る“マーク”みたいなものがあったら良いよね!
お互いにDocuWorksを使っていると先に判れば、DocuWorks形式でデータのやり取りをする人はさらに増えていくでしょうね」と田中次長様はおっしゃっていました。

常日頃、斬新なアイディアを持って業務の効率化を考えていらっしゃる田中次長様。
その柔軟な発想や知識、貴重なお客様の生の声として、いつも新鮮な刺激をいただいております。

御社のお役に少しでも立てるよう、私自身も成長し続けていきたいと思っております。
お忙しい中、いつも貴重なお時間を割いていただき、心から感謝申し上げます。

今後とも末永くお付き合いいただけますよう、何卒宜しくお願い申し上げます。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 設楽 裕美子)


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