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DocuWorksCITY お客様事例集

丸彦渡辺建設株式会社様

丸彦渡辺建設株式会社様

会社概要

商号 丸彦渡辺建設株式会社
所在地 北海道札幌市豊平区豊平6条6丁目5番8号
代表者 代表取締役社長 工藤 茂
略 歴 大正7年 創業
昭和23年8月 株式会社改組
資本金 4億7千6百万
営業種目 総合建設業、測量、設計・製図の受託、不動産の売買・斡旋・仲介及び取次、運送業

概要

全社的にDocuWorksをご利用頂いている丸彦渡辺建設株式会社様。
今回は第四弾(最終)の「全社導入・活用編」です。
DocuWorksを全社員に配備した導入の経緯、選定の理由、導入後の水平展開の活動内容など、導入から7年経過した現在の活用状況について、お話をお伺い致しました。

お話を伺った方


統括技術部 持田部長様、町村様
営業部 金澤部長様、籠島様、有賀様にお話を伺いました。

目次

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全社活用編 

目次

DocuWorks導入の経緯についてお聞かせ下さい

≪統括技術部長 持田 裕典様にお話を伺いました≫

工事部を含め業務で発生する書類の量や種類が膨大で、扱う内容は工事の図面や竣工書類、各種申請書や契約書など重要書類ばかりです。今後ますます増えることが予想され、紙だけでは到底管理しきれないと思いました。
状況が大きく変わったのは、平成17年、全社の業務効率を促進するため、丸彦渡辺建設業務システム(MGS)を構築しようとIT推進委員会が主体となり試行錯誤を重ねていた時です。委員会の中で、全社員が共通で電子文書を閲覧できるファイルフォーマットと、誰もが簡単に電子文書化ができるツールがあれば、MGSの仕組みを最大限活かす事ができ、全社の情報共有、電子文書化の促進に繋がると、メンバー共通の認識を持ちました。
その後、対象となるいくつかのソフトを比較し、文書のハンドリング性にも優れているDocuWorksを選定し、導入することにしました。

統括技術部長 持田 裕典様

統括技術部長 持田 裕典様



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DocuWorksの選定について

≪実際にDocuWorksを選定された町村様(システム管理担当)にDocuWorks選定の理由をお伺い致しました≫

DocuWorksはゼロックスの展示会で初めて知りました。 当時からAcrobatのPDFが世界シェアNO1でしたから、正直に言うと、最初は相手にしていませんでした。
その認識が変わったのは、DocuWorksのデモンストレーションを見てからです。 実物の紙と同じように扱え、電子の文房具で編集ができる。しかもフォルダの中身がサムネール表示で整理がしやすい。WordやExcel等の別のファイル形式もエクスプローラーと同様に保存ができることなど、社内の文書管理の視点から見ると大変充実した機能が備えられていました。 また、直感的に操作ができる感覚は、高度なパソコンスキルを必要とせず、当時、IT推進委員会でも検討していた社内の電子文書の共有フォーマットとしての利用基準を十分に満たせるソフトだと思いました。
当然、別メーカーのソフトも比較しましたが、似たような見ためでもコンセプトや仕様が全く違います。
早々に検討から外れ、最終的にDocuWorksとAcrobat PDFの2社で比較することにしました。 悩んだ点は、PDFはCALSでも指定の世界標準のファイルフォーマットであること。外部の利用範囲を考えると断然PDFが優位でした。一方、DocuWorksは編集や加工など文書の扱いやすさは突出しています。どちらにも優位な点がありました。そこで、DocuWorksのPDF変換機能を利用し、双方の良さを活かす仕組みを考えました。外部利用目的にはPDFファイル、社内利用にはDocuWorksファイル。使い分けをすることで、問題なく外部とのやり取りができます。DocuWorksはユーザーが使いやすい利用シーンを想定して作られています。本当に良くできているソフトだなと思いました。

DocuWorksの選定について   DocuWorksの選定について
統括技術部 町村 賢一様

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DocuWorksの社内展開について

導入前に全社研修を行いました。主要目的は、
1.社内業務の効率化とコストの削減
2.工事竣工書類データの保存管理
についてです。札幌地区を皮切りに、苫小牧、釧路、名古屋、東京と主要支店を中心に説明会を実施しました。1時間のプロジェクターによる基本説明会でしたが、導入後間もなくから社員それぞれが自分の業務に基づいた活用を見出して実践してくれました。 例えば、釧路支店では本社に書類(紙)を送る時はファクスで送っていたのに、いつの間にかスキャンしてメールで送ってくるようになりました。
また、九州の事業所では会議資料や顧客提出資料をDocuWorksに取り込みバインダーに綴じて保管するようにしました。書類が必要な時にExcelやWordなどを立ち上げていなくても一括で出力ができるようにと言う工夫です。誰から教えられた訳でもないのに、徐々に社内での活用が広がって行きました。DocuWorksを選定した私も嬉しく思ったのを覚えています。 研修後は使用したテキストをデータで公開し、いつでも見られるようにしています。
現在は、毎年入ってくる新人に対しても、新人研修の一環としてDocuWorksの操作実習を取り入れています。

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全社の活用状況について教えて下さい

【活用1-工事歴検索システム】
DocuWorks導入当初、目標の一つに定めた工事の竣工書類の電子化についてはExcelとDocuWorksを組み合わせて実現しています。
建築工事歴の一覧表からExcelのハイパーリンク機能で対象の竣工図面を開くように設定して、目的の文書、図面を開けるようにしています。

工事歴検索システム
【活用2-入札に関する書類の電子化】
各種申請書や受付書、通達などの書類は入札期間中は紙で管理、入札終了後に使用した書類を全てスキャンして電子保存しています。書類の管理は、年度>案件別フォルダに分類して電子保存しています。
入札に関する書類の電子化
入札の結果、落札に至った場合はその間に使用したアプリケーションファイルを含め、契約書や工事着手届、請求書をスキャンして一元的にDocuWorks内に保存しています。

入札に関する書類の電子化

【活用3-VE提案リスト 丸彦渡辺建設業務システム(MGS)】
10年前より、全社員によるVE提案(製品やサービスの持つ価値を機能・品質とコストの両面で総合的に優れたものになるよう追求する提案)を推進しています。
良い提案をしたメンバーには優秀賞として表彰する仕組みをつくり、全社で品質確保や、工期短縮、利益率の向上に取り組んでいます。その提案内容は業務システム(MGS)で閲覧ができるよう、VEの提案書を全てDocuWorksファイルで格納し、下図のようにExcelのVE提案リストにハイパーリンクを設定して対象の提案書を開けるようにしています。

mgs

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編集後記

DocuWorks導入時からとても長いお付き合いをさせて頂いております。 全社プレゼン時の緊張感、導入初期の本社/支店で実施した研修会、経験の浅い私には一つ一つが不安を抱えた大きな仕事でした。その全てを持田部長様、町村様を始めとした丸彦渡辺建設株式会社の皆様にご支援、ご尽力頂いてまいりました。

皆様の先を見越した社内の仕組み作りと適切な判断力のお陰で、本取材にあるように、丸彦渡辺建設様では多くの使い方を見出して頂いております。 また営業部様では金澤部長様を始め、有賀様、籠島様より多くの貴重な情報をお教え頂きました。私のような外部業者にも温かく心を寄せて下さり、これまで何度気持ちを救われたか分かりません。本当に大切な、大切なお客様です。 全ての思いを伝える事が難しく、適切な言葉が見つかりませんが、ただただ感謝の気持ちでいっぱいです。取材は今回で最後となりますが、今後もより一層ご利用頂けるようにお手伝いさせて頂きたく思っております。
丸彦渡辺建設様のご繁栄を心よりお祈り申し上げております。
編集後記




(取材::北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)


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