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DocuWorksCITY お客様事例集

北海道民主医療機関連合会(北海道民医連)様

理事会の度に、一日中紙と格闘していた大量の会議資料の準備・・・。
DocuWorksとWorking Folderでペーパーレス化し作業時間が驚くほど短縮!
空いた時間を他の業務にまわす事ができる上、経費も下がり助かっています。

会社概要

所在地 北海道札幌市北区北14条西3丁目1番12号 北海道民医連館
電話番号 011-758-4596
会 長 境 慎
設 立 1978年1月 
北海道民医連とは 1978年1月29日、29年間続いた、北海道勤医協単独法人の歴史を受け継ぎ、旭川、函館、釧路に新しい勤医協が設立されたのを機に、現在は全道の「医療6圏域」に19法人、116事業所となりました。事業内容も医療・歯科はもとより、介護施設、保険薬局、福祉施設など多岐にわたり発展し続けています。
URL http://www.dominiren.gr.jp/

概要

大量の会議資料印刷と各事業所への発送作業を理事会の度に準備していますが
以前はとても重労働だったと振り返る、北海道民医連のご担当者様。

富士ゼロックスが提供する
クラウド型ストレージサービスWorking FolderとDocuWorksを利用し、
会議資料の配布をペーパーレスで運用開始しました。

お話を伺った方

総務部 課長 釣本 道子様にインタビューしました。

目次

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会議資料をペーパーレスに使用と思ったきっかけを教えてください

私たち「北海道民主医療機関連合会」(以下北海道民医連)が運用を開始する以前より、全国組織である「全日本民主医療機関連合会」(以下全日本民医連)で運用を始め、その便利さを知ったのがきっかけとなりました。
ある時を境に、全日本民医連から送られてくる資料の受け渡し方法がゼロックスさんのクラウド型ストレージサービス「Working Folder(*)」経由に変わったのです。
担当者が利用しているのを見て、すぐに「これはいい!北海道民医連でも採用したい!!」と飛びつきました。
実は、会議が開かれる度に行う「資料を準備する作業」は、とても大変で労力がかかるため、なんとか少しでも効率が良くなる方法がないかと思っていたところだったのです。ですから、このWorking Folderの発想はとても新鮮でした。
現在は北海道民医連でもDocuWorksとWorking Folderを利用し、会議資料のペーパーレス化を始めています。

○Working Folderとは(*)
富士ゼロックスが提供する月額課金方式のクラウド型ストレージサービスです。
インターネット上にデータを保管することで、様々な端末よりアクセスが可能。
DocuWorksやゼロックス複合機とも連携します。

■富士ゼロックス 公式サイト ドキュメント共有を支援するクラウドサービス「Working Folder」
http://www.fujixerox.co.jp/solution/workingfolder/

 

 

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従来の資料準備作業について教えてください

大小さまざまな会議がありますが、主に今回電子化に踏み切ったのは、月に1度の理事会の資料のペーパーレス化です。毎回、理事会の開催前には、当日の進行をスムーズにするため、関係者各位へあらかじめ参考資料として「事前配布資料」を配布しています。
しかし、この「事前配布資料」はページ数が膨大で、1冊あたりの量はA4版両面で200~300枚にもなります。
配布は、会議出席者約60名の他に関連法人の分も必要となるため、準備する資料は100部にもなります。
プリントアウトには印刷機を使い大量印刷をしていましたが、毎回A4サイズの箱を何箱も1度に消費していました。
 

 

大量のプリントアウトが終わった後は、資料を製本する作業が発生します。人の手による仕分け作業はとても大変なので、丁合機を利用していましたが、機械の性能上この丁合機には12段しかついておらず、1度で仕分けが完了しないため、繰り返し何度も丁合機に用紙をセットし直して作業を行っていました。
 

 
丁合機での仕分け作業が済むと、今度は手作業でホチキス止めです。ページ数が多く、机上で使用する個人用の小型ホチキスでは留まらないため、業務用の大きなホチキス(17mm針)に体重を乗せてガシャンガシャンと留めていきます。力が必要な、とても疲れる作業です。

資料の製本が完成したら、さらにこれを各地に発送する作業が待っていました。
道内のおよそ15~6箇所に向けて発送のための梱包作業・・・

これら一連の準備は、到底私ひとりでは出来ないため、パートさんを1名お願いしていましたが、それでも朝9時から作業を開始し、資料の集荷の時刻までにはなんとか終わらせなければならないため、常に時間との戦いでした。毎月この作業の日は朝から一日中、紙に埋もれていたような気がします。

 

 

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現在はどのように運用していますか?

【Step 1】DocuWorksで会議資料を束ねる
北海道民医連の会議で利用する資料は、全日本民医連が作成した資料を基に内容をセレクトして、北海道向けにまとめています。この時にDocuWorksを使い、助かっています。
先に述べた通り、全日本民医連でもDocuWorksを利用しているため、送られてきた資料はすでにDocuWorks形式のファイルになっています。北海道では、受け取ったファイルをDocuWorks Desk上でばらし、必要なページだけを束ね直し編集をしています。

この時、ページ番号がずれてしまいますが、ページを束ね直した後に再度DocuWorks上でページ番号を振りなおせるので便利だと思います。さらに索引が無い場合にはDocuWorksの目次機能も利用しています。DocuWorksは資料の作成には欠かせません。
 




○釣本様のDocuWorks Deskを拝見!
 



【Step 2】完成した資料をWorking Folderへアップロード
完成した「事前配布資料」は、本部より道内の関係者へ配布します。従来行っていた紙の資料の発送作業をやめ、代わりに現在ではWorking Folderへ資料をアップロードしています。DocuWorksとWorking Folderを連携しているので、資料をアップロードする時はDocuWorks Desk画面からドラッグ&ドロップするだけの簡単操作です。ファイルの容量は時には40MBを越す場合もあるのですが、Working Folderなら、1ファイルあたり500MBまでの大容量ファイルを扱えるので助かります。
 



【Step 3】関係者へお知らせメールを送付
Working Folderへアップロードした後は、会議出席者および関係者へ「事前配布資料」が閲覧できる準備が整ったことをお知らせするメールを送付しています。
 



【Step 4】関係者が「事前配布資料」を閲覧する
メールを受け取った関係者は各自Working Folderにログインし、「事前配布資料」を閲覧しています。
パソコンから閲覧している方もいれば、iPad等モバイル端末を利用している方もいます。
必要があれば紙に印刷している方もいると思いますが、確認方法は皆さんにお任せしています。

 



○パソコンのブラウザでログインしたWorking Folderの画面を拝見!
 



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会議当日の資料はどうされていますか?

当日は、「事前配布資料」とは別に、会議の進行に合わせた「当日配布資料」を使います。しかしこの「当日配布資料」は、現在は「紙」に印刷して出席者へ配布することにしています。

当初、会議の最中もiPadなどのモバイル端末を会議室に持ち込んでペーパーレスで運用することも頭をよぎりましたが、やはり紙のほうが資料は見やすいという声が多いのと、会議室のネットワーク環境のセキュリティの問題上もあることから、会議中は「紙」を使っています。

将来的にはわかりませんが、現時点では「電子には電子の良さ」、「紙には紙の良さ」があると思うので、使い分けをして運用しているところです。

当初は「事前配布資料」のみWorking Folderに格納していましたが、会議参加者より、是非「当日配布資料」も格納して欲しい」と要望が出始めたので対応することにしました。会議終了後、紙の資料を破棄しても、電子データがあれば必要な時に見返す事ができるため、便利なのだと思います。

 



導入後半年が経過しましたが、ご感想をお願いします。

やはり最大のメリットは、作業時間の大幅短縮です。
空いた時間を他の業務にあてることが出来るようになり本当に助かっています。

さらに作業時間の短縮だけではなく、紙に出力する枚数と人件費も大幅に減ったので、Working Folderの利用料金を差し引いたとしても経費が43%減りました。年間の金額にすると約20万円の削減となり、導入後の大きな効果を実感しています。

DocuWorksはすでに以前から会議資料の作成ツールとして利用していましたが、今回Working Folderと連携したことで、ますます便利になり快適に運用できるようになったと思います。

しかし、業務で利用する書類をすべてWorking Folderに格納しているわけではありません。

従来より事務所内に保管してある歴史的な重要書類のデータは、クラウドを利用せず、従来通り自社サーバー内でミラーリングをして保管管理をしています。

 



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編集後記

私たち北海道DocuWorks倶楽部では、
お客様からの「会議資料の紙をなくしたい。」、「会議のために発生する資料の準備作業を効率良くしたい。」という声を聞く事があります。

そんな中、上手に会議資料をペーパーレス化している北海道民医連様の噂を聞きつけました。
担当者である釣本様には、お忙しいところご無理を言いまして事例取材の申し入れをしたにも関わらず、快く承諾していただきまして本当に有難うございました。

釣本様にお話を伺えば伺うほど、うまく「紙」と「電子」を使いこなしていらっしゃる様子が伝わりました。
どんなに電子化がすすんでも、閲覧の利便性は紙に勝るものはありません。ご自身の作業効率改善だけでなく、会議出席者の使いやすさも配慮しながら、経費的にもメリットを出されておられ、とても感動いたしました。

また「クラウド」のメリットとデメリットも考えた上での運用となっており、私自身とても勉強になりました。
あらためまして、北海道民医連様の貴重なノウハウをご紹介いただいた事、心から感謝申し上げます。今後とも末永くお付き合いいただけますよう、何卒宜しくお願い申し上げます。



(取材::北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美 )


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