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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社ピー・ライジング様

お取引先様とのデータ受渡しはクラウド経由で!
ファクスや電子メールからの切り替えで、社外とのやりとりもスムーズに。

会社概要

所在地 北海道札幌市白石区9条2丁目1番21号
電話番号 011-841-8364
業 種 娯楽遊技機器・用品

北海道遊技機商業協同組合加盟商社、回胴式遊技機商業協同組合加盟商社、遊技機販売業者登録 第11-11051号

概要

今回は、DocuWorksとWorking Folderを連携し、社内外のデータをクラウド経由で運用する活用事例です。
ピー・ライジング様は、社内文書をDocuWorksで電子化しただけでなく、主要となるお取引先との書類のやりとりを
クラウド経由ですっきりと改善しています。

お話を伺った方

・平尾 進之介 様
・杉目 大輔 様

目次

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導入のきっかけを教えてください

まずDocuWorksを導入したきっかけですが、主要となる取引先A社が、以前よりすでにDocuWorksを使っていた事が大きいです。当社がDocuWorksを利用し始めることで、取引先とDocuWorks同士でデータのやりとりができるようになり、さらには送られてきたデータに直接コメントや印をつけて返信することも可能になるからです。

両社でDocuWorksを使う事は、当社だけではなく、取引先A社側にもメリットがあります。自社内で利用しているDocuWorksファイルをわざわざ当社のために別のファイル形式に変換する手間がなくなるため、お互いの業務が楽になるのです。ですから、複合機の入れ替え時と同じタイミングで、当社もDocuWorksを使い始める事に決めました。今から数年前の事です。

この取引先A社とは日々データをやりとりすることが多いため、結果、導入して正解だったと思っています。
今では社内の控えなどをDocuWorks Deskで保管管理しており、毎日の業務にいつも利用しています。

 

次にクラウド型ストレージサービスですが、実は、ゼロックスさんのWorking Folder(*1)を契約する前に他社の有料サービスを利用していたのです。以前契約していたサービスは、容量が大きかったのですが、当社の運用だとそこまで利用しておらず容量が余っていました。今後しばらくは大容量を利用する必要性を感じなかったため、契約を見直し、Working Folderに切り替えることでコストダウンすることが出来ました。
またDocuWorksと連携が出来、使いやすい事も魅力でした。

紙を廃止し、電子文書での運用が主流になるとより慎重にならなければならないのがセキュリティ対策です。Working Folderに切り替えることで浮いた経費で対応が出来ることもあり、ゼロックスの営業から強く勧められていたbeat(*2)サービスをセキュリティ対策として同時に導入することにしました。一石二鳥です。

最終的に、当社は今、社内文書の電子化、取引先とのデータ共有、セキュリティ対策…とすべてゼロックスさんにお世話になることとなりましたが、安心で快適に利用しています。

*1 Working Folderとは
富士ゼロックスが提供する月額課金方式のクラウド型ストレージサービスです。インターネット上にデータを保管することで、様々な端末よりアクセスが可能。
DocuWorksやゼロックス複合機とも連携します。

*2 beatとは
強固なセキュリティー対策と、将来を睨んだITインフラをアウトソーシングにて丸ごと任せられる、中小企業向けセキュアネットワークアウトソーシングサービスです。

 

 

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社内ではどのような書類を電子化していますか?

電子キャビネットのように、お取引先様ごとにフォルダ分けしています。
ファクスの送受信履歴や発注書、機械の移動にまつわる書類や確認書にいたるまで、DocuWorksを利用し社内の書類を電子化しています。

○杉目様のDocuWorksDeskを拝見!
・ユーザーフォルダ



例)電子ファイリングしている書類



例)DocuWorks編集機能を利用している書類 (日付印/スタンプ)



・リンクフォルダ
現在は、「検定通知書」の控えを電子化しています。
リンクフォルダを活用し、社内で情報共有しています。



【DoocuWorks導入前】
以前はメーカーごとに分けた引きだしに紙でファイリングしていました。



 

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Working Folderの導入で、どのようにお仕事が変わりましたか?

「社外で共有する文書」と「社内文書」をWorking Folderに格納しています。

・「社外で共有する文書」について
従来は主要となる取引先A社とのデータやりとりに、非常に不便を感じていました。実は1回にやりとりする書類は、多い時は100枚を超えてしまうのです。そのため電子メールで送るには、容量が重く複数回にファイルを分けなければなりません。これはとても現実的な作業ではありません。

そのような理由から、やりとりの手段はファクスになりますが、1回の送受信にはかなりの時間がかかります。送受信処理をしている間は、何十分もファクス回線は占用されてしまうため、別のお取引先からファクスがつながらないという問合せが多々あり、悩みの種でした。現在はWorking Folderを利用し、これらのデータやりとりを、クラウド経由で受渡しをすることで、すっきりと解決できました。



当社のWorking Folderには、取引先A社との受渡専用ドロワーを2つ用意しています。



A社には、現在当社で契約したWorkingFolderのユーザーアカウントをふたつ貸出しています。
この貸出用ユーザーアカウントには、アクセス権を設定しているので、A社からは当社の社内文書は閲覧できないよう制限をかけて運用しています。



・「社内文書」について
取引先A社とのやりとり以外にも社内文書をWorking Folderに格納し活用しています。例えば部門ごとに[営業部共有ドロワー]や[業務部共有ドロワー]を用意しています。営業部では「見積書」や「納品書」、「新機種情報」、「価格表」等を入れて情報共有しており、外出先からスマートフォンやiPadで閲覧することもあります。これらの書類は以前は紙で持ち歩いていましたが、WorkingFolderを導入してからはペーパーレスになり書類の紛失リスクの心配がなくなりました。



○平尾様のiPadからWorking Folderを拝見!
・Working FolderのTOP画面



【Working Folder メール自動配信】



・Working Folderに格納している「社内文書」の例



・「社外で共有する文書」の例~機械を移動する際の申請書類一式等



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Working FolderとDocuWorksの連携について

各社から様々なクラウド型ストレージサービスが提供されているようですが、やはり富士ゼロックスのWorking FolderはDocuWorksと連携している点がとても便利です。

社内の書類がDocuWorksファイルで運用しているわけですから、やはりDocuWorks Deskの画面からマウスでドラッグするだけでクラウドに簡単アップロード出来るのはとても魅力です。以前利用していた他社クラウドサービスより、アップロード等しやすくなりました。快適に利用しています。

・DocuWorks Desk画面(Working Folder連携)





編集後記

「特別にすごい使い方をしているわけではないのですが・・・」とおっしゃられた、ピー・ライジング様。弊社からのお客様事例へのご協力申入れに、快く承諾していただき本当に有難うございました。

今回の取材を通じ、お話を伺えば伺うほど、ピー・ライジング様では、DocuWorksとWorking Folderを上手にご活用いただいている事を知りました。特に社内だけではなく、社外とのやりとりについても以前の問題点を改善しすっきりと運用なさっている点は、私自身とても勉強になりました。他にもセキュリティ対策としてbeatサービスを選んでいただく等、たくさんのゼロックス製品・サービスをご利用いただいているとの事。感謝の気持ちでいっぱいです。

最近、DocuWorksをお使いのお客様とお話をする上で、クラウド型ストレージサービスについての話題がのぼるケースが増えています。今回、ピー・ライジング様からの活用方法を色々と教えていただきましたが、すでにDocuWorksで社内の書類を電子化されているお客様には、DocuWorksと連携できる、富士ゼロックスWorking Folderの便利さを強くお薦めすることができるなと感じました。

この度は、貴重なノウハウのご提供を有難うございます。今後とも末永く、よろしくお願い致します。
(取材::北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)



ご協力ありがとうございました!
平尾 進之介様(左) / 杉目 大輔様(右)


 

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