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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社北雄産業様

創立以来45年分の「ボーリング柱状図」をDocuWorksで電子化!
大幅に作業効率を改善し、生産性UPに成功。お客様満足度につながりました。

会社概要

所在地 北海道札幌市豊平区豊平4条9丁目2-18 北雄ビル
電話番号 011-824-0111
営業所・工場 東京営業所/函館営業所/東北営業所
株式会社北雄工業 函館福島工場/東茨城工場
設立 昭和44年
代表取締役 佐藤昌一
営業目的 1)建設工事に於ける、基礎杭の製造・販売
2)建設工事に於ける、地盤調査及び各種基礎杭の技術提案
URL http://www.hokuyuu.com/

概要

今回は、創立45周年を迎えた北雄産業様を取材。長年蓄積されてきた「ボーリング柱状図」は、
紙での保存のため変色劣化…。保管場所の限界もあり電子への移行を決断し、3年かけてついに
完遂させました。今では様々な業務の電子化に取り組んでいます。

お話を伺った方

・技術営業部 神崎 彰二様
・技術営業部 尾池 しのぶ様
・総務部 河西 理恵様

目次

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Case1 設計/技術での活用方法

技術営業部の神崎様に伺いました。


ビジネスチャンスを逃さずに、営業力を高めるためには、スピードが命です。
今回、電子化に取り組んだ事により、大幅に作業効率があがり、無駄な時間を省くことが出来ました。
お客様と接する時間が増え、営業の生産性も上がり大満足です。

導入のきっかけを教えてください

DocuWorksを導入したきっかけは、「ボーリング柱状図」の電子化に取り組むためです。「ボーリング柱状図」とは、地盤の良し悪し、また土質はどのようになっているかを見るものです。

以前は、紙ベースでファイルに保管していました。

お客様から問合せがあると、過去の「ボーリング柱状図」を検索するのですが、創立以来、約45年間に渡り、蓄積してきた膨大な量の「ボーリング柱状図」が所狭しと並んでいたのです。

電子化する前は、都度キャビネットまで取りに行きバインダーを取り出し、ペラペラと紙をめくり、該当資料を探していました。

紙ですから使用するたびに汚れたり破れたり、古いものは黄ばんできたり、紙の劣化が目立ってきており悩んでいました。

お客様にも送る資料なので、本当はきれいな状態を保ちたいのです。さらに、該当の資料を探している時間は、お客様をお待たせすることになります。営業はスピードが命です。なんとかならないか、どうすればよいのか頭を抱え様々な方法を検討しました。

その結果、電子化ツールとして採用したのがDocuWorksだったのです。


【ボーリング柱状図】

 

 

過去長年に渡り蓄積してきた「ボーリング柱状図」は、弊社にとって貴重な財産です。 まず最近のものから電子化に着手し、残りは冬場の比較的時間に余裕がある日に少しずつ紙をスキャンしていきました。

 

主に2名で作業しましたが、最終的に過去分すべてを電子化に移行するには3年かかりました。大変な時間と手間がかかりましたが、電子化へ移行が完了すると非常に快適になり、業務効率も格段に上がりました。

やはり電子化して良かった、間違いはなかったと思います。

電子化されたボーリング柱状図を拝見!

必要な資料をすべて自席のパソコンで閲覧できるようになりましたので、モニタ画面は広ければ広い程仕事がしやすくなります。

ですから、私はパソコンを2画面にして使っています。今ではDocuWorks Deskに業務で必要なデータがたくさん入っていますが、Deskを起動すると横一列に広がって表示され、とても使いやすいです。電子化した「ボーリング柱状図」は、市、区、支庁ごとにフォルダ分けし、その中にDocuWorksで保存しています。フォルダの中は土地ごとに番号を付け分けています。

【神崎様の使用しているパソコン】



・Windowsエクスプローラーから閲覧した場合



・DocuWorks Deskから閲覧した場合



・現在利用しているExcel検索用ファイル
Excelのハイパーリンク機能を利用して作成したファイルです。住所を選択するとDocuWorksファイルが開き、目的の「ボーリング柱状図」をすぐに閲覧できます。この資料は、お客様にメールやファクスで送る事が多いので、その都度スキャンする手間がなくなりました。効率よくとても便利になりました。

その他電子化した業務(設計/技術)

・「工事計画書」、「工事報告書」の電子化
工事が始まって着工する時に必要な「工事計画書」と、完成後提出する「工事報告書」も電子化しました。これらも以前はすべて紙でファイリングし保管していました。一時期電子化しようかと考え、一部の資料をスキャンしてPDFで保管してみたのですが、当時のPDFはファイルを開くのに時間がかかったため、結局、動きがとても軽いDocuWorksに移行することにしました。現在はDocuWorksですべて管理しています。



【電子化された新築工事報告書】



・資料一式を電子納品
お取引先へのお渡しする資料一式は、電子納品しています。
社内ではExcelで作成したデータをDocuWorksに変換して運用・管理をしていますが、お取引先へお渡しする際はPDFに変換し、CD-ROMにデータを焼いて送付しています。DocuWorksからボタンひとつでPDFに変換できるので便利です。電子納品が終わると、DocuWorksファイルの上にPDFファイルを重ねています。こうすることで完了したかどうか、目視で確認ができます。



先日、DocuWorks最新版にバージョンアップしました。DocuWorks8から追加された「入れ物」という新機能は、DocuWorks以外のファイルも入れられると聞き、今後「入れ物」を利用するかどうか検討しています。



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外出先からはセキュアな環境で社内LANにアクセス可能

・beatリモートアクセスサービスを活用
営業担当はノートPCを持ち歩いており、外出先からでもオフィスのLANにアクセスし、いつでも必要な情報を閲覧できるようにしています。

社外からオフィスのLANにアクセスするためには、強固なセキュリティー対策とITインフラの整備は絶対不可欠です。現在弊社では、セキュリティ対策として、富士ゼロックスのbeat(*1)を利用しており、外出先からは、リモートアクセスサービス(*2)を活用しています。

beatサービスは、安心・簡単・便利なのが特長で、あらゆるセキュリティ対策を手軽に低コストで実現できます。

 
インターネットの世界では、技術は秒進分歩のスピードでめまぐるしく移り変わっていくため、常に最新のセキュリティ環境を保つのは難しいのですが、beatサービスはレンタル方式となっているため、常に最新のインターネットセキュリティサービスが受けられるというのも特長のひとつです。煩わしい設定も必要なく、専門知識を持たずとも非常に高いセキュリティ技術で、ネットワークを守る事が出来るのです。

大切な会社の情報資産に、社外からアクセスするわけですから、弊社にとってbeatサービスはDocuWorks同様、業務上なくてはならないものです。

またこの環境は、社内の必要文書がきちんと電子化されたからこそ、効果が大きいのだと思います。

*1 beatとは
強固なセキュリティー対策と、将来を睨んだITインフラをアウトソーシングにて丸ごと任せられる、中小企業向けセキュアネットワークアウトソーシングサービスです。

*2 リモートアクセスサービスとは
いつでも、どこにいても外出先や自宅から、安全に社内のネットワークに接続するサービスです。 外出先などからオフィスのLANにアクセスして、メールの確認やファイル閲覧など、情報資源を効率的に活用できます。


 

 

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Case2 営業での活用方法

技術営業部の尾池様に伺いました。


私はDocuWorksを2つ前のバージョンから利用していたのですが、バージョンアップの度に新たな機能の発見があります。DocuWorksの進化と使いやすさを実感しています。今では仕事をする上で、なくてはならないソフトウェアです。

日報を電子化

今回の全社的なDocuWorksの導入をきっかけに以前紙だった日報も電子で運用することにしました。
日報の作成は、Excelを利用していますが、入力が終わり画面上の「保存」ボタンを押すと、DocuWorksに変換されます。



日報は全て、「日報」フォルダに保存され、全員が確認できます。
印鑑もそれぞれDocuWorksのアノテーションスタンプに登録してあり、閲覧が終わると確認欄に押印しています。



閲覧が終わった日報は、日付ごとに作成したバインダーにまとめてあります。
ファイル名は、名前と日付にしていますので、後で確認する事があってもすぐにわかるようになっています。



アノテーションで「杭伏図」に色付けする

DocuWorksの多角形アノテーションを利用しています。
この「杭伏図」という図面には、杭を打つ位置が描かれていますが、指示する箇所にDocuWorksで色付けするととても分かりやすいので、いつも利用しています。



 

その他電子化した業務(営業)

提出した見積書や計算書も物件名ごとに分けDocuWorksで電子保管しています。
これらも以前は紙で保管していたので大量の収納場所を占拠していましたが、今ではすっきりし、収納場所が増えました。



また、ファクスで受信した文書は、資料ごとにバインダーに分け、DocuWorksDeskで保管しています。



・ペーパーレスファクスの感想をお聞かせください
今まで受信したファクスは紙なのが当たり前だったので、ペーパーレスの運用初日は戸惑いました。

ですが、仕組みさえ理解すればすぐに慣れました。外勤が多い社員は、日中ずっとパソコンを触っているわけではないので、しばらく戸惑っていましたが、それでも1週間を過ぎれば、落ち着いた気がします。今は何の問題もなく、日々の業務として便利に利用しています。

 

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Case3 全社的な活用方法

総務部の河西様に伺いました。


総務でも電子化に取り組み、全社的にペーパーレス化することに成功しました。

今では本社だけではなく、市外/道外の各営業所や工場を含め全社的にDocuWorksを使って業務を行っています。「稟議書」の他、「休暇届」、「出張報告書」、「企業調査依頼書」、「購入依頼書」等々、以前紙で回していた様々な紙の書類を廃止しました。

現在は、DocuWorksを開くと、各自のリンクフォルダに「社内トレイ」という名前のフォルダがあり、運用しています。

稟議書の電子化

「○○の件、稟議はおりましたか?」と社内から問合せを受ける事があります。

 稟議書は拠点ごとにバインダーで分けて管理していますし、ファイル名には、内容がわかるように件名を付けています。ですから問合せにもすぐに対応できます。また、参考として、過去に似たような稟議を探す場合がありますが、検索にかかる時間は紙とは比べ物にならないほど速く、非常に便利です。



実は、紙を利用していた時は、高い印刷費をかけて外注していましたが、DocuWorksの導入と共に、書類を見直しOffice系ソフトで作成し直しました。電子化することで、業務効率が良くなっただけではなく、大幅なコスト削減を実現できました。



請求書等、一部原本保管が義務付けられているものは、従来通り紙で保管していますが、ファイリングする前にスキャンして、DocuWorksの中にも控えを残しています。過去のものを調べなければならない時は、電子のほうが断然検索が早いですし、都度書庫まで往復する煩わしさもなくなりました。

 

その他電子化した業務

個人での活用例となりますが、私の担当は東京営業所なので、東京営業所の担当者とのやりとりでDocuWorksを利用しています。直接書類に書き込みが出来ますので、お互いにコメントを記入するととても伝わりやすく便利です。

 



 

ドキュメントトレイで新着文書を通知

色々お話したとおり、当社の業務にはDocuWorksは不可欠です。常にDocuWorksを起動しながら仕事をしています。ファクス受信フォルダや、よく自分が利用するフォルダに新しく文書が追加された時には、すぐに気が付くように、DocuWorksのオプションソフトウェアの「ドキュメントトレイ」を利用しています。

パソコンで何か作業をしていても、お知らせしてくれるので便利です。

 



 

編集後記

「私たちはゼロックスさんの事を大事なパートナーだと思っています。御社と弊社は対等です。社員のように思っています。私も色々教えます。ですから、うちの業務をよく知ってください。そしてゼロックスさんの目から見て、業務改善できる事があれば是非提案をしてください。期待しています。」

これは私が北雄産業様のDocuWorks担当となり、はじめて挨拶にお伺いした時、総務の山田課長様にかけていただいた言葉です。とても感激いたしました。いつ訪問しても、丁寧におもてなししてくれる社員の皆様。お電話の対応やかけてくださる言葉のひとつひとつに、お客様をとても大切されている企業だなと心があたたまります。

すでにこんなにもDocuWorksをご活用いただいているのですが、さらに 『今以上にDocuWorksを使いこなして個々の業務効率をあげていきたい』とのご相談があり、第二弾となるDocuWorksの勉強会もご用意いただきました。常により便利により新しく・・・と進化していく北雄産業様。これから先、どんな風に形を変えていくのか、とても楽しみです。弊社担当営業が北雄産業様と大切に築き上げてきた信頼関係を私も受け継ぎ、これからも北雄産業様が快適にお仕事ができる環境づくりをお手伝いしていきたいと思います。

お忙しい中にも関わらずお時間を割いて、この取材にご協力いただきまして、本当に有難うございました。これからも宜しくお願いいたします。

(取材::北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

 


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