ページ内移動用のリンクです
サイト内共通メニューへ移動します
ローカルメニューへ移動します
本文へ移動します

DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社ナカハシビジネス様

様々なビルのオフィス設計を担当されているナカハシビジネス様。
「平面図」「施工要領書」「各種カタログ」「売上日報」等を電子化!
DocuWorksと複合機を活用し、見事なペーパーレス事務所が完成!

株式会社ナカハシビジネス様

会社概要

商号 株式会社ナカハシビジネス
所在地 札幌市中央区北4条西5丁目 北海道林業会館7階
電話番号 011-205-5361
代表取締役 中橋 勇三
事業内容 オフィス設計/内装工事/売店経営

概要

事務所内の紙を減らしたいと考えていたところで出会ったのがDocuWorks。
独学で使用方法を覚え、見積書やペーパーレスファクスなどにご活用いただいております。
『おかげで事務所内はすっきりしました。紙を減らせるだけでなく、必要な時にすぐに探し出せるというのも便利!』とおっしゃっていただきました。
どのように便利になったのかをご紹介いたします。

お話を伺った方

・代表取締役 中橋 勇三様
お話を伺った中橋勇三様

目次

このページのトップへ

いつからDocuWorksを使っていますか?

2005年にDocuWorksバージョン6を使い始めました。それから定期的にバージョンアップしており、複合機の入れ替えと 同時に最新バージョンである8へアップグレードしました。

DWの使用履歴 

DocuWorksを使い始めたきっかけは何ですか?

とにかく事務所内の紙を減らしたいと考えていたので、DocuWorksはちょうど良いソフトでした。
操作が簡単なので独学で使えましたが、ゼロックスの営業担当者が来るたびに、少しずつ使い方を教えてもらいました。
今では紙を捨てる前に複合機でスキャンし、要らなくなった紙は溶解処理に出しています。
おかげで事務所内はスッキリしました。また、DocuWorksは紙を減らすだけではなく、必要な時にすぐに探せるというのも大きなメリットです
。 弊社のお取引先様の中に、DocuWorksを使っている企業がありますので、お互いにDocuWorks文書のまま メールでやり取りしています。

お仕事にDocuWorksを取り入れ、便利になったことを教えてください。

【活用シーン1】: 見積書のやり取りを電子化

表計算ソフトで作成した見積書をDocuWorks文書化し、アノテーション機能を使って押印しています。
新ビル建築や事務所移転・改装準備で多忙なお取引先様のご要望にも、迅速に対応することが可能です。

※DocuWorksのアノテーション(電子の文房具)機能
アノテーション機能とは?


●DocuWorks導入前・後の見積作成フローの変化

【Before】
Before

【After】
After

導入効果:納期短縮によるお客様満足度の向上!


【活用シーン2】: ペーパーレスファクス受信

複合機で受信したファクスは、紙には排出せず複合機の親展ボックスに格納されるように設定しています。
外出先から戻ると、DocuWorks Desk上からスキャン開始ボタンをクリックするだけで、簡単に電子データに変換され、 パソコンに取り込まれます。
DocuWorksに取り込んだファクス文書は確認した後、お取引先様ごとにフォルダーへ振り分けをしていますが、 紙やカウンター料金の節減に繋がるだけではなく、自席に居ながらマウスの操作だけで格納できるので、 業務効率も上がります。

●ナカハシビジネス様のファクス受信の仕組み

ファクス受信の仕組み

●画面イメージと操作方法

画面イメージと操作方法



このページのトップへ

中橋社長様のDocuWorks Deskを拝見!

お取引先様ごとにDocuWorks Deskでフォルダー管理しています。 ビルごとに異なる「遵守事項」「見積書」「ビル関連業者一覧表」「CADデータ」「PDFファイル」を一元管理することで、 必要な情報を欲しい時にすぐに探し出すことが可能です。

中橋社長様のDocuWorksDesk

●平面図


DocuWorksでの管理ならサムネール表示されるので非常に有効です。

平面図を管理
 

 

このページのトップへ

その他にDocuWorksで管理している書類を教えてください。


●荷姿(写真データ)

デジタルカメラで撮影した「荷姿」をJPEG形式のまま管理しています。
DocuWorks Deskでは、JPEG形式のファイルをサムネール表示することができますので、大量に撮影した写真もDocuWorks Deskから閲覧すると、都度DocuWorks形式に変換しなくても、そのままサムネール表示できます。

※サムネール表示
DocuWorks Deskの、ワークスペース部の表示形式の1つです。DocuWorksファイル、PDFファイル、イメージファイルの 内容を縮小したイメージで表示します。

写真データの管理

DocuWorks Desk上で、JPEG形式をサムネール表示する方法


JPEG表示方法

●施工要領書の電子管理

施工要領書の電子管理

先程ご紹介した写真データ同様、PDFファイルもサムネール表示ができるので、非常に管理がしやすいです。

よく使うDocuWorksの編集機能を教えてください。

●現場地図をアノテーションで編集

新しい現場事務所が決まると、その場所が分かるように地図情報の上に、DocuWorks Viewerのアノテーション機能を 使って編集加工し、納入業者様や職人の皆様が迷わないよう、事前に配布しています。
DocuWorks Viewerはパソコン上で拡大できますので、書き込みも閲覧もしやすく重宝しています。

現場地図をアノテーションで編集

このページのトップへ

お弁当販売業務でのDocuWorksの使い方を教えてください。

●売上日報


お弁当の「注文数」・「仕入額」・「請求額」に相違がないかどうか確認する必要がありますので、売上日報と各種伝票を 控えておく必要があります。複数の会社から商品を仕入れていますので、「仕入伝票」・「納品書」の色や形も実に様々です。

以前は紙でファイリングしていましたので、該当の文書を探すのに時間が掛かっていました。しかし、DocuWorksにスキャンし保管することで、必要な書類をすぐに見返すことができますし、何より保管スペースを取りません。

売上日報



その他にDocuWorksで管理している書類を教えてください。

●仕入先ごとに異なる各種連絡文書

季節や気象状況によって「消費期限」の変更があったり、その「表示方法」が変更になる場合があります。仕入先ごとに各種連絡文書を保管し、すぐに閲覧できるようにしていますので、書類を探すのに時間がかからずとても便利です。

 仕入先ごとに異なる各種連絡文書


定期的に変更が発生するファイルについては、ファイル名の先頭に年月日を付加して保存しています。履歴を確認できるだけではなく、仕入先との電話のやり取りもスムーズになりました。

手書きのメモもスキャンして、電子データとして一元管理しています。


店舗管理にまつわる各種文書

店舗管理にまつわる各種文書

編集後記

いつも笑顔で対応してくださる中橋社長様。
当社の何人もの営業がお世話になっている、本当に大切なお客様です。
この場を借りて心より御礼申し上げます。本当にありがとうございます。

DocuWorksを何に使っているのか教えてくださいと私が訪問した際、
「DocuWorks?そんな大した使い方していないよ」
と仰っていたにも関わらず、実際に拝見させていただくと、お取引先様ごとにキレイに見事に整理整頓された電子の机がそこにありました!
長くお取引させていただいている、その日々の業務の中でごくごく自然なかたちでDocuWorksを活用いただいていることが分かりとても感動いたしました。


オフィスに来られた方から
「ここの事務所は紙が少ないですねと感心されたよ!」
というエピソードも興味深く聞かせていただきました。

今回、掲載させていただいたファイル以外にも、DocuWorksで電子管理されているファイルは沢山ありますが、掲載の都合上、全てをお見せすることはできないことをご了承ください。


取材の日は、ちょうど現場が始まる忙しい日であったにも関わらず、お時間を割いていただきまして本当に有難うございました。中橋社長様の人柄やその笑顔に沢山の人が勇気付けられていることと思います。
わたくしどもは様々な情報提供を通じて、御社のお役に立てるよう努力してまいります。

そして、これからもDocuWorksが、中橋社長様にとって必要不可欠なツールとしてお役に立てば幸いです。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 設楽 裕美子)

 編集後記


このページのトップへ

印刷用DocuWorks文書はこちらから

  • ログイン(会員専用サイト)
お問い合わせ

北海道DocuWorks倶楽部に関するお問い合わせ

お客様事例集

このページのトップへ