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DocuWorksCITY お客様事例集

北海道アルミ建材工業株式会社様

クラウドを活用し現場の写真を共有することで、「効率よく正確に情報を伝達する仕組み」を構築!
現場の打合せで急に必要となった図面でも、即座にタブレットで確認可能となりました。




会社概要

商号 北海道アルミ建材工業株式会社
代表者 高野 洋道
所在地 苫小牧市新明町4-20
電話番号

0144-55-5161

主要
営業品目

建築用資材(金属製建具/エクステリア商品/内装建具/製作金物)
土木用資材(アルミ製水門用ゲート/暗渠管/一般管/下水道管/可撓管/アルミ覆蓋)
道路用資材(アルミ高欄/アルミフェンス/アルミ製照明ポール)
LIXIL製品(TOSTEM、INAX、新日軽、SUNWAVE、TOEX)
ZENAC製品 脱臭パネル




概要

現場へ持ち歩くかさばる図面の束。手元にない図面が急に必要となる困るケースがあり
何か良い方法は・・・と模索中に出会ったのがWorking Folder。
これによりお仕事スタイルは劇的に変化!
導入前と導入後でどのように快適になったのか、
また現場と事務所間のやり取りがどのように変わったのか詳しくご紹介します!

お話を伺った方

・管理部管理課 課長 佐々木 滋様



北海道アルミ建材工業様で利用している機器一覧

目次

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運用をし始めたきっかけは?

現場へ持ち歩く図面の束。打合せの際、手元にない図面が急遽必要となり困るケースがあり、何か良い方法はないかと模索していました。タブレットやノートパソコンを現場に持ち込んではどうか?でも具体的にどうやって?何を揃えればいい?…等々、色々試行錯誤しながら考えているところに、ちょうどゼロックスの営業担当者 宮川さんから富士ゼロックスが提供するクラウドサービスWorking Folder」の紹介があり、この相談を持ちかけてみたのです。

すると「御社ではゼロックスの複合機とDocuWorksを使っていただいているのですから、Working Folderと連携させることで、快適なお仕事環境をつくることができ、タブレットも有効に使うことが出来ます!」と教えてもらったのです。とても興味があったので、早速、具体的なイメージを掴むためにデモンストレーションを見せてもらうことにしました。デモンストレーションは、社長と私で見せてもらいましたが、北海道DocuWorks倶楽部で担当しているお客様の実際の体験談や活用方法等も聞く事ができ、とてもわかりやすかったです。あらためて「なるほどこれはいい!」と直感しました。社員が使いこなせるか?また操作は簡単か?という不安があったため、検討は慎重におこないましたが、これを機に弊社も思い切って、「新しいお仕事スタイル」へ変化していく事を決断したのです。

●現場へ持ち歩く図面


導入前の状況について詳しくお聞かせください

工事現場では、ゼネコンを含め複数の協力会社と打合せをする事があります。
弊社はビルを専門にしていますので、毎回ビル一棟分の図面を持ち歩く必要があります。窓ひとつにしても「姿図」、「縦断面」、「横断面」と3枚の図面がありますので、打合せに必要な図面は膨大な量になります。
さらに一日に複数の現場に渡り歩く日もあり、非常に重たい図面の持ち運びを日々不便に感じていました。
万全の用意をしているはずですが、実際の現場では打合せの内容によって、持って来ていない図面が急遽必要になる事や、「今日は打合せが無いから必要無いだろう」と思い、図面の用意をしていない日に急遽打合せが入ることがあります。
すぐに必要な図面を簡単にすばやく閲覧したい!
これは弊社にとって大きな課題でした。



導入後はどのように快適になりましたか?

現在進行形の現場は、物件ごとに電子化した図面を整理しWorking Folderに格納!!社内と現場で必要な情報をクラウド上で共有出来るように環境を整えました。今では現場での打合せ時は、タブレットを利用しいつでも簡単にWorking Folderへアクセスが可能です。この環境を構築してから必要な図面はすぐに確認できるようになりました。従来とは異なり、突発的な打合せがはいったとしても対応に困らなくなり、重たい図面の持ち運びも不要なので非常に便利になりました。
さらに、急遽必要となった図面が、事前にWorking Folderに格納されていないケースが発生しても対応できます。この場合は見たい図面が無い時は、現場から1本電話を入れ、社内の設計担当者に必要な図面を送ってもらうことができます。
弊社が利用しているゼロックス複合機はWorking Folderと連携させているため、設計担当者が複合機から図面を読み込ませるだけで直接Working Folderへ転送されます。まるでスキャン感覚で操作した図面が、即座に現場で閲覧できるので、本当に助かっています。物件が完了した後は、Working Folderからファイルサーバーへ移行し、過去の施工図管理システムで保管しています。




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その他、便利になった業務はありますか?

現場トラブルが、即座に確認できるようになりました。例えば、他メーカーの古いサッシの交換依頼や、今ついているサッシに不具合があり、風がはいってしまったり、きちんと 閉まらないので見てほしい等と要望を受けた場合、問題のサッシがどのメーカーの何というサッシなのかを特定しないと、部品の取り寄せができません。
かなり前は、現場で担当者が目視をし、事務所に戻ってから複数のサッシのカタログを見ながら該当の部品を探すという作業を行っていました。かなりの労力もかかりますし、発注ミスのリスクもあり大変でした。

そこで最近では、ゼネコンの担当者さんやお客様に不具合箇所をデジカメで撮影してもらい、写真データを送ってもらうことが増えていましたが、購買を担当している専門者の目から見ると「長さを測りたい」とか「穴の位置を教えてほしい」とか「違う角度の写真が欲しい」という要望が出てきます。そうなると結局、もう一度現場へ足を運び確認しなければならない事もあり、非常に手間もかかりますし時間の無駄を感じていました。

現在は、弊社の現場担当者と、購買担当者の間で直接連絡をとっていますので、やりとりが大変スムーズです。現場で撮影した不具合箇所の写真をWorking Folderに格納し、購買担当者と電話で話をしながら写真をみて確認できます。一度のやりとりで的確に必要な情報を伝達でき、無駄な二度手間もなくなり、お客様対応のスピードも格段にあがりました。


 

 

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施工図面を電子化した取り組みについて教えてください

過去の竣工図はDocuWorksで電子化して、ファイルサーバーに保管しています。かなり前から取り組んでいるので、いつから電子化し始めたか記憶が定かではありませんが、もう10年以上前になると思います。現在はすべての施工図面をDocuWorksで電子管理しています。必要な図面は自席のパソコンから検索・閲覧ができるのは、今では当たり前となりました。

実は、DocuWorksを導入する前の古い図面は、量が膨大で電子化するのは現実的ではなかったため、今でも紙のまま書庫で保管管理しているのです。どこにどの図面があるか管理番号を付け、きちんとファイリングは行っておりますが、紙ファイリングと電子ファイリングでは、やはり電子のほうが比べ物にならないほど効率的です。

書庫室へ行き来する必要もなく図面を探す時間と手間が大幅に短縮された上に、保管するためのスペースも不要となりました。図面の電子化は本当に取り組んで良かったと実感しています。

●導入前(紙ファイリング)

事務所内の書庫室に保管されている紙の図面。
図面の量は膨大で、実は別棟の書庫室があり、そこでも古い図面を保管しています。
どの図面がどこのキャビネットに保管されているか、管理番号を付けファイリングをしておりますが、目的の図面を探し出すには電子と比べると時間と手間がかかります。



●導入後 (電子ファイリング)

紙で行っていたファイリングを電子へ移行しました。
CADソフトから図面データをDocuWorksに変換できることは知っておりますが、色々試行錯誤して検討した結果、弊社では現場に提出するために一度紙に出力するので、その出力した図面をスキャンしてPDF形式で保管しています。
案件ごとにフォルダ分けしていますので、誰がみてもわかりやすく、自席に座ったまま目的の図面を探す事ができます。
電子化して良かったと感じます。

編集後記

北海道アルミ建材工業様に私が初めてお伺いしたのは、2014年6月の頭でした。
その時は、弊社担当営業と一緒に社長様と佐々木様にご面談したのですが、一緒に最適な解決方法を考え、プレゼンをさせていただきました。実は今回の取材は2014年11月ですから、導入してまだほんの数カ月しか経っていないという事に なります。北海道アルミ建材工業様は、この数カ月の間であっという間に運用開始に成功なさったのです。元々図面が電子化されていたことも良かったのだと感じました。

実は、今回の商談では、佐々木様に大変お世話になりました。
クラウドやタブレットが主となる今回のご提案は、普段使ったことがない社員も利用することになるため、今までとお仕事スタイルが大きく変わることになります。ですから本当に操作は簡単なのか?運用はわかりやすいのか?という心配も大きかったのです。そこで佐々木様は、ゼロックスの提案内容について、タブレットのデモ機とWorking Folderのお試し無料体験を利用し、導入するメリットについて、自ら触れていただく事で再度検証を行ったのです。お忙しい業務の合間をぬってのご対応、そして自分たちの言葉・自分たちの業務に置き換えたプレゼンを社内で行っていただいた事が今回の導入につながりました。本当に感謝しております。
さらにこの事例の取材でも、色々とお気づかいをいただきました。わざわざご丁寧に、私たちが記事を書きやすいように、業務フローの図を作成してくれたり、導入後のメリットについてのポイントをわかりやすくまとめたものをご提供いただいたのです。佐々木様のきめ細かい優しさとお人柄に触れ、本当に感激しました。

弊社の苫小牧営業所が入居しているビルの窓工事も北海道アルミ建材工業様が手掛けたとの事。
窓を改修するだけで、真冬の室内の暖かさがこんなにも違うのか…と営業担当の宮川をはじめ、苫小牧営業所一同本当に驚いておりました。正確で丁寧でそしてあたたかいお仕事は、北海道アルミ建材工業様の社風や社員の皆様の優しさから生まれているのかもしれません。今後の進化が楽しみです。これからもどうぞよろしくお願いいたします。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

●活気のある「北海道アルミ建材工業」様のお仕事風景  (1F / 2F設計)

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