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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社大興商事様

ファクスは受信も送信も完全ペーパーレス!
使いなれたDocuWorksを様々な場面で活用中。




会社概要

社名 株式会社大興商事
代表取締役 木村 恵吾
所在地 北海道札幌市中央区北2条東10丁目
電話番号

011-231-2288

創立年月日

昭和27年4月設立

資本金

1000万円

業種

機械工具業

ホームページ

http://www.daiko-shoji.net/plf.html



概要

弊社担当営業から「すごくDocuWorksを使いこなしているお客様がいらっしゃいます!」
との紹介でお話を伺わせていただいた大興商事様。
DocuWorks使用歴も長く操作もスムーズ。
ペーパーレスファクスの他、様々な場面でご活用中の様子を伺いました。

お話を伺った方

・木村 幸弘様


目次

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いつ頃からDocuWorksをお使いですか?

2003年頃からになりますので、もう12年ほど前から使用しています。DocuWorksのバージョンも5から知っていることになります。経費削減を目的としてペーパーレスファクス運用を始める際に導入しました。 かなり昔のことなので導入時のことは覚えていませんが、今ではすっかり操作に慣れて便利に使っています。
毎日DocuWorksを当たり前のように起動しており、業務になくてはならない「仕事道具」です。

●大興商事様が取り組まれているペーパーレスファクスの概要

【導入前】




【導入後】

受信したファクスを紙に出力せずに、DocuWorks文書に変換・編集・保存・送信できます。


ペーパーレスファクスの具体的な運用方法を教えてください。

受信されたファクスはCentreWare Flow Service※というドキュメント配信コントロールソフトウェアを使用して、フォルダに格納しています。
フォルダに格納されたファクス文書は担当者が内容を確認し、個人フォルダへ振り分けをしています。
その後は各個人が自分で管理しています。
主に受発注業務で使用していますので、各メーカー様、お取引先様からのファクスが多いです。

※現在は、複合機のジョブフロー機能でペーパーレスファクスを運用出来ます。 詳細は弊社担当営業へご相談ください。
http://www.fujixerox.co.jp/product/multifunction/ap4_c5570/lean.html

●リンクフォルダに接続された受信ファクスフォルダ



受信したファクスはその後どのような処理を行うのでしょうか?

受信ファクスにDocuWorksのアノテーション機能を使って、スタンプを押したり、テキストを入力したりします。
そして編集後のファクス文書をダイレクトファクスしますので、ファクスに関しては完全にペーパーレスです。
私は過去5、6年の送信したファクス文書は削除せず、履歴管理として残しております。残しておけば後からキーワードを 使って検索にも利用できます。

●アノテーション機能を使用して編集




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業務の方はどのようにペーパーレスファクスを使用しているのでしょうか?

デュアルディスプレイ環境を使用しています。左画面では受信ファクス文書を表示し、右画面では受発注システム画面を 開き、受信ファクス文書を見ながらシステム画面にインプットする作業を行っています。

●アノテーション機能を使用して編集
 

 





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その他、DocuWorksを使った業務はありますか?

DocuWorksのアノテーション機能を使って図面を描くことがあります。 図面を描くソフトも所有していますが、高価だったり操作が難しかったり…
DocuWorksのアノテーションは手描きよりきれいに描けるし、描いた後そのままファクスも送信できるので便利なのです。

●実際に木村様が作成した図面




回覧文書もDocuWorksで行っています。
告知内容やお知らせなどをファクスで受信したら、回覧スタンプを押して社内回覧しています。
一から回覧文書を作成する手間も省けて便利です。
共有フォルダも各自確認する習慣が出来ているので、連絡の抜け漏れもありません。

●回覧スタンプを押してあっという間に回覧文書に!


編集後記

この度は、大興商事様を担当させていただいている弊社担当営業の林から
「すごくDocuWorksをお使い頂いているお客様がいらっしゃいます!」
とご紹介いただいたのがきっかけで取材させていただきました。
実際にお話をお伺いさせていただくと、長くDocuWorksをご愛用いただいているのが手に取るように感じました。
使えば使うほど操作に慣れ、さらにはペーパーレスファクスという一つの使用方法だけではなく、業務の様々な場面でご活用いただけるのがDocuWorksの良い点です。
残念ながら掲載できない書類などもあり、すべてのご利用方法を皆様にご紹介できませんでしたが、木村様のDocuWorks Deskにはたくさんの文書が格納されており、さまざまな業務でご活用いただいておりました。
アノテーションを使って描いた図面には圧巻でした!
受発注担当の方も、デュアルディスプレイをスムーズに使いこなして業務をされておりました。
お忙しい中、取材のためにお時間をいただき、お話を伺わせていただいたり、実際にDocuWorks Deskを見せて いただいたりとご協力いただき、本当にありがとうございました。
これからもDocuWorksが今まで以上にご活用いただけるツールとしてご愛用いただければ幸いです。
これからもどうぞ宜しくお願い致します。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 中島 早紀)



弊社担当営業 林(右)とお打ち合わせ中の木村様(左)

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