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DocuWorksCITY お客様事例集

新栄クリエイト株式会社様

図面の電子管理はDocuWorksが最適!
図面差分検出ボックスの利用により、検図業務も驚くほど効率化。





会社概要

社名 新栄クリエイト株式会社
代表取締役 大西 一洋
本社 札幌市中央区北8条西20丁目2番15号
業種

産業機械器具卸売業

創立

昭和35年12月5日

従業員数

68名

ホームページ

http://www.shin-ei-k.co.jp/



概要

全社的にDocuWorksをご利用いただいている新栄クリエイト様。
過去の図面の電子管理をすることに成功。作業効率が上がることでお客様への対応もスムーズです。
業務の一部としてすっかりとけこんでいるDocuWorks。
図面差分検出ボックスも快適にご利用いただいております。




お話を伺った方

・施設部 斉藤 留維 様 (左)
・機材部 富田 佳恵 様(中央)
・機材部 渡辺 可奈子 様(右)


目次

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全社でDocuWorksを使う事になったきっかけは?

以前は、一部の業務で一部の人が利用している状態でしたが、約2年前のペーパーレスファクスの導入がきっかけで、 全社員のパソコンにDocuWorksをインストールしました。

現在、ペーパーレスファクスは全社員が利用しています。
運用開始の準備については、事前に全社員を対象とした操作説明会を開催し、複数回にわたってほぼ全社員がDocuWorksの基本操作とペーパーレスファクス運用手順についての実習を行いました。
ある日を境に従来の「紙」での受信から「電子」へと切替えましたが、その日以降ずっとペーパーレスで運用しています。
当初は不安もありましたが、大きな混乱や問題もなくたったの1日でスムーズに移行できたことになります。

当初はペーパーレスファクスの運用のみでしたが、慣れてくると、各個人が様々な業務の中にDocuWorksを取り入れるようになりました。





全社運用が開始される前から、一足先にDocuWorksを活用していた社員のサポートもあり、今では様々な部署や業務で活用の幅がどんどん広がっています。

【Case1】 施設部様でのご活用方法

施設部様では、上下水道施設、浄水機械装置、電気計装設備、施設委託業務等の提案を行っております。
今回は、施設部様にお伺いし、社内に浸透する前から、いち早くDocuWorksをご活用いただいていたCADオペレーターの斉藤様にお話しを伺いました。


1-1 図面の電子管理について

過去にCADで書いた図面は、DocuWorksに変換してサーバー内で電子管理し、社内共有しています。CADデータだと開ける人が限定されてしまいますが、DocuWorksであれば、誰でも開く事が出来る上、DocuWorksで書き込みが出来るので便利です。

図面は【案件名】ごとにフォルダ分けして整理してあるため、必要な図面をすばやく探し出すことが出来ます。ファイルをクリックすると、プレビュー画面に拡大表示されるので、都度開かなくても内容を確認でき、非常に使いやすいです。




また、大判図面の取り扱いも楽になりました。
以前は、A1サイズの大きな紙の図面を机の上に広げて、ガサガサと確認作業をしており取扱が大変でしたがDocuWorksにしてからは、パソコン上で閲覧しています。DocuWorksの設定を変更し、大判サイズの図面でも「A3に縮小したサムネールで表示」する機能を利用しています。Deskで管理している時はA3サイズでコンパクトに表示していても、いざファイルを開くと実寸のA1サイズですので使いやすく重宝しています。

1-2 図面差分検出ボックスの導入について

弊社では、ゼロックス複合機にオプションの「図面差分検出ボックス」を付けています。 図面差分検出ボックスとは、変更前後の図面を比較して異なる部分を検出することで、差分チェックの効率化を実現するシステムです。


※富士ゼロックス公式サイト 図面差分検出ボックスとは
http://www.fujixerox.co.jp/product/mf_etc/drawing_box/


●導入前

図面を修正した際、従来は「改訂前原稿」と「改訂後原稿」を目で見比べて、変更箇所のチェックを行っていました。




人による目視作業になりますので、費やす時間はA3サイズ1枚の図面だけでも30~40分かかります。間違いがあってはならないため慎重に作業をしても、まれにチェックミスが発生してしまうことがあります。非常に労力のかかる作業ですし、最終的に品質問題やお客様への納期遅れに影響してしまうため、大きな業務課題でした。


●導入後

今では「図面差分検出ボックス」の導入により、図面の変更箇所は、複合機が判別してくれます。2つの図面を画像として 比較し、異なる部分の色を変えてお知らせしてくれます。

【図面差分検出ボックスの概要】





【新栄クリエイト様が検図作業で利用しているゼロックス機器一覧】





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1-3 図面差分チェック作業(電子)

操作はとても簡単なんです…と斉藤様。
弊社ではDocuWorks化した図面を社内で共有していますので、営業担当者からの図面の修正指示は、DocuWorksのデータで受け取る場合もあります。電話や口頭とは違って、DocuWorksだと見やすい上、直接図面に変更箇所の指示コメントを付けることができます。1度で正確に伝わり何度も確認する手間と時間が省けます。


 

 
現在は、目視作業をやめて「図面差分検出ボックス」で変更箇所を確認しています。こんなに便利なものがあったのか…と満足しています。DocuWorksとも連携できる点も使いやすいです。

例えばDocuWorks化したCADデータのチェックをする時には、「改訂前原稿」と「改訂後原稿」の2つのファイルを選択し、Desk上から [図面差分検出]ボタンをクリックします。ボタンひとつで「図面差分検出」画面が起動しますので、操作も簡単です。必要があれば各設定を行うこともできます。






図面差分チェックの開始を指示すると、完了をお知らせするメールが届くのですが、その間わずか数分です。
驚くほど作業効率が良くなりました。



変更前後の図面で差分が検出されると、追加や削除等の変更箇所を色分けして表示してくれます。
使いやすいように自分で色などの設定をカスタマイズして利用することも可能です。





※DocuWorksを利用しない場合は、Webブラウザから電子入稿することも可能です。

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1-4 図面差分チェック作業(紙)

図面差分のチェックは、DocuWorksだけでなく、紙でも運用することができます。

まず、コピー感覚で図面をスキャンします。
A3サイズまでの図面は、オフィスタイプの複合機ですが、大判サイズ図面の場合は、幅広複合機DocuWideを利用しています。差分検出ボックスが変更箇所を判別し、処理結果を自動的にプリントアウトしてくれます。状況に応じて使い分けをしています。



【Case2】 施設部様でのご活用方法

機材部様では、上下水道配管機材、水道用特殊弁、農業土木機材、 環境ECO製品(LED照明灯)等を取り扱いしております。

今回は、機材部の富田様、渡辺様にお話しを伺いました。


2-1 承認図の電子管理について

承認図とは、請負者から設計者に承認を求める図面のことや承認した図面のことをいいます。
機材部では、数年前より承認図の電子化に取り組み成功しました。

●導入前

以前は、すべて紙で管理をしていました。お取引先様から承認図を求められた時は、各メーカー別のファイルから、紙の図面を取り出してコピーした後、元の状態に戻してキャビネットにしまう…という作業が発生していました。
保管場所と自席を行ったり来たりする手間や、欲しい承認図を探し出す時間もかかります。とても大変な作業でした。

●導入後

現在は、紙で管理していた承認図は、すっかりとDocuWorksで電子化し、機材部内で情報共有しています。
事務所内のキャビネットにも余裕ができ、空きスペースができました。電子化した承認図は、機材部の成田さんが管理をしています。フォルダ体系やファイル名で統一し、見やすく整理してくれました。




DocuWorksにはスキャンした原稿を加工する機能があります。例えば「ノイズ除去」機能を使って、図面上の黒い点々を 除去したり、「傾き補正」機能を使って、斜めにスキャンされた図面がまっすぐになるよう修正してくれます。

またお取引先様へ承認図をお渡しする際に、電子メールにファイルを添付して送信することができるので、とても便利です。 DocuWorksからPDFに変換する場合もありますが、DocuWorksを使っているお取引先様も多いので、そのままDocuWorks形式のファイルでやりとりする事も あります。お互いDocuWorksだととても便利です。

2-2 納入仕様書等の編集

納入仕様書などフォームが決まっている書式は、DocuWorksで編集加工しています。
お客様名を追加したり、書類上の文字を「完成図」に修正することも可能です。

DocuWorksを導入する前は、この作業をテプラでおこなっていました。
今考えるとDocuWorksにより、本当に作業時間が短縮されたと感じます。

現在は、過去の紙の「仕様書」もスキャンして電子化しています。
OCR(文字認識)処理をしておくことで、仕様書にかかれている文字情報がすべて検索対象となります。
キーワードで検索ができ、必要な仕様書をすぐに探し出すことができ便利です。

2-3 過去分の完成図データの電子化

かなり過去の古い完成図も、業務の合間を縫ってすこしずつ電子化しています。
基本的にA1サイズの図面が多いので紙だと探すのが大変ですが、DocuWorksで電子管理すると、皆が見るので「工事名」、「年度」ごとにフォルダを分けて整理しています。CADデータもCADソフトがないと開けませんので、DocuWorksに変換しています。

編集後記

私がはじめて新栄クリエイト様を担当したのが、全社一斉にペーパーレスファクスの運用を開始した時でした。あれから2年。順調に運用しているかどうかフォローするために伺ったのですが、しっかりと新栄クリエイト様の業務にDocuWorksが浸透されていることを知り大感激し、すぐに取材の申し入れをさせていただきました。
今回ご紹介できませんでしたが「総務部」様でも、経理業務で銀行からの入金情報などをDocuWorksで電子化されているようです。その他、時期的にお忙しくて取材できなかった「産機部」様でも、様々なシーンでご活用いただいているとの 事でした。

また、つい数ヶ月前に契約したばかりだという「図面差分検出ボックス」についても実際に利用しているお客様の生の声で、あらためて便利さを再認識することができ勉強になりました。

新栄クリエイト様でスムーズに電子化がすすんだのは、一足先にDocuWorksを利用していた施設部の斉藤様等が、DocuWorksの特徴や機能、活用イメージをしっかり理解しており、ご自分の業務の傍らで、他の皆様のサポートをしてくれたことも大きいのだと感じました。

お忙しい時期にもかかわらず、快く取材にご協力いただきまして、本当に有難うございました。どんどん広がっていくDocuWorks!数年後の進化が楽しみです。是非またお伺いさせていただきます。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)


[新栄クリエイト様社屋]

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