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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社宮田自動車商会様

受発注のファクス業務をペーパーレス化。
営業所14拠点を含む、全社一斉の電子運用の切替えに成功!





会社概要

社名 株式会社宮田自動車商会
代表取締役社長 宮田 祐市
創業/設立 1921年(大正10年)5月 / 1954年(昭和29年)6月
営業内容

自動車部品(純正品・優良品)、輸入車部品、リサイクル部品(リユース・リビルト)用品、備機械工具・車体整備機器工具、整備・鈑金業システム、塗装資材・自動車塗料、タイヤ、バッテリー、オイル、その他、自動車関連商品全般の卸売業

従業員数

社員 : 134 名(アルバイト含む / 2014年6月 現在)

拠点・部署

総務部(総務課、経理課)、商品部、営業部、物流センター、リサイクルパーツ課、 外車パーツ課、中央営業所、北営業所、西営業所、月寒営業所、白石営業所、石狩営業所、南営業所、苫小牧営業所、江別営業所、長沼事務所、岩見沢事務所、千歳営業所、恵庭出張所、小樽営業所、三愛自工駐在所、カードック駐在所

ホームページ

http://mcmiyata.co.jp/



概要

1921年の創業以来、北海道の自動車業界を常にトップで走り続けていらっしゃる宮田自動車商会様。
長年慣れ親しんだ受発注業務のフローの見直しをかけ、全社一斉の電子化に成功しました!




お話を伺った方

・代表取締役社長 宮田 祐市様
・北営業所 伊藤 春輝様
・外車パーツ課 高山 直之様
・経理課 早坂 友様

目次

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ペーパーレスファクスの導入に踏み切った理由

代表取締役社長 宮田祐市様にインタビューしました。




きっかけは4年前。関東の同業者に紹介され、富士ゼロックスで「受発注業務のペーパーレス化」についてのプレゼンを聞いた事です。
そこでDocuWorksのデモを見たのが始まりでした。

札幌に戻ってすぐに富士ゼロックス北海道の担当営業に連絡し、詳しく話を聞くと考え方が大きく変わりました。

今まではコスト重視を徹底していました。営業所には、感熱紙タイプのランニングコストが安いファクスとプリンターを配備。コピー機も単体の機種で再リースを重ね、機械が壊れるまで使うのが当たり前でした。

しかし、受発注業務には多くの課題を抱えていました。
従来、お客様からの注文は電話とファクスで行っていましたが、一番多い部署では注文全体のうち、6~7割がファクスでのやりとりとなります。1週間前、1ヶ月前に提出した見積の件で、問合せがあった場合、過去のファクスの控えの山をひっくり返して探さなければなりませんでした。受発注業務担当者は、秒刻みで業務をこなしています。
非効率な部分は1つでも1秒でも排除し、お客様との対応時間に充てていきたいと考えていました。

ゼロックス担当者からの提案は、弊社の営業所の業務フローとファクス量の現地調査を行った上で、弊社の問題点がさらに深堀してありました。課題に対する改善策について討議を重ね、従来からの業務フローを見直し、道内14営業所を含む、受発注業務ファクスのペーパーレス化の検討を開始したのです。

検討をすすめていくと、DocuWorksの活用を促進することで、受発注業務だけでなく、経理業務や社内間の情報伝達も電子化され、経費が削減される上に業務効率が改善できる事がわかりました。

最終的に全社一斉での導入を決断しましたが、段階にわかれた 導入スケジュールの計画書がゼロックスより提示され、わかりやすかったことも導入に踏み切った理由のひとつです。

最近、富士ゼロックスのクラウドサービスWorking Folderも 契約しました。DocuWorksとも連携できるので、今後はクラウドの良さもうまく取り入れながら、外出先でのビジネススタイルも徐々に変えていこうと考えています。


宮田社長(左)と弊社営業担当 功刀(右)



電子化運用開始までのステップ

●導入スケジュール

まずモデル部署を選出し、先行導入しました。
レビュー実施後、第二期、第三期とスケジュールを組んで全社的に電子運用を開始しました。




●対象社員への教育ステップ

受発注業務に極力支障が出ないようにするため、以下のステップで運用を開始しました。

【Step1:集合研修】
対象者全員に集合研修を実施。ひとり1台のPC環境で、基本操作の他、オリジナルのテキストを使い、実際の業務をイメージしながらペーパーレスファクスの運用手順を体験。

【Step2:プレ研修】
ゼロックスインストラクターが現地立ち会いのもと、一時的に電子に切り替えて運用。2~3時間後元の状態に戻し、約1週間後の本稼働に向けて、自学習する期間を設定。

【Step3:本稼働】
ゼロックスインストラクターが現地立ち会いのもと、電子に切り替え、「本稼働」開始。実際にペーパーレスで運用してみて、わからない事や不明な点はその場で解決するようにし、業務には極力支障が出ないよう配慮しました。



ペーパーレスファクスの仕組み

お取引先様から送られてくるファクスは、各営業所のゼロックス複合機で受信した後DocuWorksで電子データに変換され、自動的に本社サーバーへ転送しています。
各担当者はDocuWorks画面から本社サーバーへアクセスし、各営業所宛のファクスを閲覧しています。



現在、宮田自動車商会様では、一部の対象外部署を除いた全拠点でペーパーレスファクスの運用に成功しています。

今回は第一期の先行部署として、いち早く電子化に取り組んだ、北営業所様と外車パーツ課様の2部門に突撃取材をし、現在の活用方法や感想を伺ってきました。



【Case1】 受発注業務の運用フローを拝見!(北営業所様)

北営業所で受発注を担当している、伊藤様にお話しを伺いました。


1-1 導入前:受発注業務フローと課題

受発注業務は、お客様から問合せを受けてから発注に至るまで、何度かお客様や自動車メーカーとのやりとりがあり、 そのたびに紙が発生します。そしてその状況がお取引先様ごとに発生するため、一日の業務の中で大量の紙保管が必要となります。さらに後からお問い合わせを受ける事もあるので、しばらくの期間、廃棄できません。

処理が終わったファクスは、各担当者別に保管管理しているため、担当者がお休みの時に、お客様からお問い合わせを受けると、お調べするのにお時間がかかっていました。



1-2 導入後:現在の受発注ファクスの業務フローについて

現在は、DocuWorksを利用しペーパーレスで運用しています。
送受信の控えは、担当者間で情報共有しており、お客様からのお問い合わせがあっても検索が早いので、対応が スムーズになりました。また手書きからパソコンの文字に代わり見やすくなったので、お客様にも好評です。


●Step1:ファクスは電子で受信!

営業所宛に届いたファクスは、「FAX受信」フォルダに格納されます。
新しいファクスが届いた時は、ドキュメントトレイの形状が変わり、お知らせが出ます。
すぐにファクスの着信に気付くことが出来る他、まだ未処理の枚数が何枚残っているかどうかも一目でわかります。





●Step2:処理する文書を自分専用のトレイに移動

処理する時は「FAX受信フォルダ」から「自分用フォルダ」に移動してから作業をしています。
画面上に表示してある自分用のトレイにドラッグするだけで、「自分用フォルダ」へファイルの移動が出来ます。






●Step3:受信ファクスに文字やスタンプで書き込みをする


受信したファクスは、DocuWorks上でコメントやスタンプを付け加えています。

自分の名前の日付印や、住所などの連絡をする際、良く使うコメントやFAX済などをスタンプとして登録できるため 大変便利です。[図1]


[図1]DocuWorksで書き込んだ例



導入開始時に用意した、受発注担当者が共通で利用しているオリジナルアノテーションツールバーを、 自分が使いやすいように少しずつ手を加えて日々カスタマイズしています。[図2]


[図2]受発注担当者共通 オリジナルアノテーションツールバー




●Step4:必要があれば、部品検索システムから図面をDocuWorksに変換して書き込む!


様々な部品の品番を調べるため、各自動車メーカーの「部品検索システム」や「カタログシステム」を利用して います。以前はシステムで検索した部品の図面を都度「紙」に印刷していましたが、お取引先へファクス送信が済むと 紙は破棄していました。今ではシステム上からDocuWorksに変換し「電子の紙」で運用しています。部品図面の該当の 箇所を丸で囲む等の編集機能も大変便利です。作業効率がよくなっただけでなくゴミも減り、環境にやさしくなりました。


[各自動車メーカーのシステム]




●Step5:パソコン上から直接ファクス送信


ファクスで送信する際は、注文書や図面等、送信したい文書をDocuWorksでひとつに束ねることができます。

送信準備が出来たら、自席に座ったままDocuWorks画面上から直接ファクス送信の指示ができます。 以前は机とプリンターとファクスの間を頻繁に行ったり来たりしバタバタしていましたが、ファクスを送るために 席を離れる必要がありませんので、事務所内の動線が良くなりました。


受発注担当者は、ペーパーレス化と同時にデュアルディスプレイにしました。
ファクスを見ながらシステムを操作するのに最適です。


●Step6:送信したファクスの状況確認


机の上から送信指示したファクスが、きちんと送られたかどうかの確認は、複合機まで見に行かなくても確認できるよう、 パソコン画面の右下からポップアップメッセージが表示するよう設定して運用しています。



●Step7:処理が完了すると処理済フォルダへ移動


処理が完了すると「処理済」フォルダに移動して保管しています。
文書を「処理済トレイ」に文書をドラッグするだけで、フォルダの移動が出来ます。

処理済フォルダの配下は、日付ごとに管理をしており、お客様から問合せが来てもすぐに探す事ができるように、一定期間保管をしています。ファイル名は、「得意先コード + 型式」 にしているので後から探しやすいです。



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1-3 ペーパーレス化した感想をお願いします。

最初は不安もありました。受発注業務の発注や納期問合せ等、すべてファクスでやりとりしているため、当社のファクス枚数は送信も受信もとても多いです。ファクスについての運用が変わるという事は、メイン業務のフローが大きく変わるという事です。処理が遅れお客様にご迷惑をかけるわけにはいきません。全社的に導入が決定したわけですから、これはもう「やるしかない」と思いました。

最初はイメージが沸かず、ペーパーレス運用開始日から数日間は戸惑いましたが、毎日の繰り返しですぐに操作には慣れました。心配していたほど大きな問題もなく、無事に電子への移行が出来ました。

お客様の注文番号や、お名前で並び替えが出来るので、後から探す時も非常に便利です。

●一番の導入メリットは?
 
事務所内の大量のゴミが無くなりました!

以前は、毎日届くファクス受信文書はすべて感熱紙でした。
後からお取引先様より問合せが入る事があるため、捨てる事ができなかった数週間分のファクスの控え。またお取引先様へファクスを送信する際、都度システムから印刷し、送信後すぐに不要となった部品の図面等の紙…。

とにかくファクスをする度に紙が発生するので、受発注担当者の机周りは、机の中も机の上もとにかく紙だらけの状態でした。

各受発注担当者の足元には、個人専用の大きなゴミ箱を用意していましたが、1日経たずに満杯となり、1日に何度もゴミ箱を空にしていました。

しかし、DocuWorksとペーパーレスファクスの導入により、 今ではほとんどゴミが出なくなりました。以前すぐに満杯となったゴミ箱は、ほぼ空の状態です。
担当者の足元にある大きなゴミ箱は不要となったため、撤去しようかと考えています。

環境に優しいオフィスに生まれ変わっただけでなく、感熱紙、コピー用紙、プリンターのトナー代、業者へのゴミ廃棄代等、目に見えてわかるほどの大きな経費削減効果も実感しています。




【Case2】受発注業務の運用フローを拝見!(外車パーツ課様)


外車パーツ課で受発注を担当している、高山様にお話しを伺いました。




2-1 DocuWorksで便利な機能を教えてください。

●DocuWorksバインダー

受発注ファクスの電子化フローは、基本的には他の営業所と同じですが、外車パーツ課では、ひとつの発注に関連する書類が多いため、DocuWorksのバインダー機能をよく利用しています。
例えば、外装部品等「商品の点数が多いもの」をバインダーでひとまとめにして保管しておけるので、わかりやすく整理 でき便利です。



●検索機能(絞り込み検索)


過去の処理したファクスの控えから、見たい文書をすぐに検索できます。
ファクスの処理が終わると、自分の日付印を押印するルールで運用していますが、この日付印のスタンプが検索対象にできるのが便利です。例えば処理した日が不明でも検索画面で「高山」と自分の名前を入力し検索できます。




検索してヒットしたファイル数が多い時には、さらに絞り込み検索をしています。
あとで探しやすいように、ファイル名には「お客様名」と「車種」が付けているため、まず「お客様名」でヒットしなければ次に「車種」で検索します。このように何度か絞り込み検索を行うと探していた注文書の控えがすぐに見つかります。
以前は紙で保管していた膨大な控えの山から探していたので時間と手間が大変かかっていました。
ペーパーレスにすることで、調べる時間が短縮となり、結果的にお客様対応のスピードアップにつながりました。



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2-2 受発注ファクス業務以外の使い方を教えてください。

●ファイル受け渡しフォルダ


以前は営業所間や本社とのやりとりは、とにかくなんでもファクスで送ってしまう風習がありました。
いまではファクス回線を使わずに、DocuWorksのリンクフォルダから「ファイル受渡」フォルダを利用して各部門間での 書類をやりとりできます。

例えば、本社の商品部との間で利用しています。
担当者宛のメッセージをDocuWorksに書き込み「商品部」フォルダへ格納するだけです。シンプルで使いやすいです。「ファイル受渡」フォルダの活用で、社内間でのファクスでのやりとりは無くなりました。これにより、ファクス話中の改善にもつながりました。




紙が減り電子化がすすむことで、伝票などもスキャンするようになり、コピーの代わりにスキャンの活用度があがっています。スキャンだと用紙代やカウンター料金がかからないので経費削減にもつながります。
また今までは2台のファクス機を利用していましたが、ゼロックスの複合機1台で2回線分のファクスを受信できるため、事務所内のスペースもすっきりしました。



●日報の電子化

今まで紙で提出していた営業日報を電子化するようになりました。受発注業務のペーパーレスをきっかけに、電子化することに慣れて来たように感じます。外車パーツ課では、各担当者が日報を作成後、DocuWorksの提出フォルダへ日報を格納しています。



上長確認後、返却された日報はDocuWorksの入れ物機能を使い、月度ごとの封筒に入れて保管しています。



【Case3 経理業務でのご活用方法を拝見!(経理課様)

総務部経理課 早坂様にお話しを伺いました。

早坂様は、DocuWorksの活用がとても上手なため、社内のDocuWorks推進担当者として任命されました。




3-1 経理業務でのDocuWorksの使い方を教えてください。

経理課には、取引銀行より、振り込み完了通知の ファクスが送られてきます。

他部署同様、経理課もペーパーレスファクスに切り替わったため紙ではなくパソコン上でファクスを閲覧しています。




そのため振り込み完了通知の確認作業も、現在は電子で運用するようになりました。

届いたファクス受信文書は、手書きをやめ、DocuWorks Viewer上で書き込みをしています。

手数料は毎回追加するので、スタンプとしてアノテーションに 登録しました。すばやく処理が出来るため、とても便利です。


ペーパーレスファクスの導入と同時にデュアルディスプレイになりました。1画面で、「ファクス文書」や、「Excelの管理ファイル」を閲覧しながら、もう1画面で「財務ソフトウェア」を開き、打ち込み作業をし、請求書の金額があっているかどうかのチェック作業を行っています。




その他、一日の売上日報も、以前はシステムから紙に出力として、マーカーペンを 引きながら確認していました。今では、システムから直接DocuWorksに変換し、 アノテーションスタンプを使い、パソコンの画面上でチェックしています。

DocuWorksに慣れるまでは、以前の作業より時間がかかるような気がしましたが、 紙に書き込みをしなくなったので、手も疲れないですし、パソコンの文字の方が見栄えがよく読みやすいです。





3-2 ペーパーレス化した感想を教えてください。

紙がかなり減りました。経理課で毎日出力していた紙の約半分は、確実に電子になったと実感します。
DocuWorksは、アノテーションスタンプを自分で自由にカスタマイズが出来るので使いやすいです。
書類を束ねておけるバインダー機能も活用しています。


すべての部署でDocuWorksでの電子運用が始まったので、各営業所への連絡も、DocuWorksのリンクフォルダを活用して担当者とやりとりするようになりました。


送り相手は、リンクフォルダ経由で自分宛の文書を確認すると、自分のフォルダへファイルを移動するルールで運用しています。ですから、フォルダが空になった事で、きちんと相手が受け取ったと判断できます。受発注担当者はお客様との対応で非常に忙しいため、極力無駄な連絡は省いてあげたいと考えていました。この運用にしてから、連絡は急ぎの時など必要最低限で良くなりました。とても便利です。


編集後記

今回の電子運用開始のお手伝いで、宮田自動車商会様の色々な部署へご訪問させていただきましたが、どの部署の皆様もお取引先様の事を何よりも大切にしながら働いていることがひしひしと伝わりました。少しでもお待たせしないように、少しでもすばやく処理をしようと努力されている姿を目の当たりにし、そのお心遣いに大変感激しました。

特に受発注担当者の皆様は、おひとりで電話を同時に2台、3台と操りながら業務をされており、対応スピードと業務能力の高さには目を見張るものがありました。まさに「少数精鋭」を実践している企業でした。この度お取引をすることが出来、このご縁を大変嬉しく思っています。


時々社員の机の上にきれいな花束が置いてあるのをお見かけしました。
配偶者のお誕生日には宮田社長から花束が届くのだそうです。
人と人とのつながりを大切にする宮田自動車商会様らしいなと心が温かくなりました。



宮田社長からは
「ゼロックスさんは当社の業務を詳しく知っているので、 気付いた事があればどんどん提案をください」
とお声をかけていただくことができました。
これからもビジネスーパートナーとしてご期待に応えられるよう、弊社も共に成長していきたいです。


北海道の自動車業界を常にトップで走り続けていらっしゃる宮田自動車商会様。
実業団バスケットボールチームとしても活躍しています。1921年創業で、東京オリンピック開催の翌年には、創立100周年を迎えるそうです。

ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)


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