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DocuWorksCITY お客様事例集

有限会社ペシェ・ミニョン様

ペーパーレスファクス環境の構築により、31%のコスト削減に成功!
拠点間の文書共有はWorking Folderを採用しクラウド経由に!





会社概要

社名 有限会社ペシェ・ミニョン
代表者 中澤 美樹
本社 函館湯浜町4-8
事業内容 洋菓子製造・販売
ペイストリースナッフルス(道内8店舗+東京1店舗)
フランス菓子 ペシェ・ミニョン(函館市内2店舗)
グルマンカンタ、ペシェ・グラン
設立

1992年

従業員数 約300名
ホームページ http://www.pechemignon.co.jp/
http://www.snaffles.jp/


概要

ペーパ-レスファクスを導入し、即コスト削減に成功!!
これまで紙で保管していた社内の書類を電子化し、拠点間のやりとりはクラウドでタイムリーに情報共有が出来るようになりました。




お話を伺った方

・管理課 情報管理室  兼 生産管理室
佐々木 誠二 様



目次

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電子化に取り組むことになった、きっかけを教えてください。


とにかく紙が多いことが悩みでした。
店舗から工場へ「ケーキを○個作ってほしい」という製品生産リクエストが日常業務で頻繁に発生しますが、一連の業務の「報・連・相」は、すべてファクスでやりとりしていました。膨大な紙を扱わなければならず、急ぎのものを見落とさないよう細心の注意を払ったりするため、業務効率の悪さを感じていました。



また、ファクス文書以外にも日報や注文書、回覧文書など、社内には、たくさんの紙の書類が存在しています。社内で電子化が進んでいないことを感じていました。



ムダな業務の流れを見直すことは、紙を減らすだけでなく業務効率にも繋がります。 日々の業務をシステム化し、それ以外の紙を電子化する良い方法はないかと検討し始めたのがきっかけです。

そのうちに、工場だけでなく、各店舗とのデータやりとりのムダを見直すこととし、結果として全社的に業務改善に取り組むことにしました。

そこで地元のSIerである株式会社エスイーシー様と富士ゼロックス北海道との協業開発により、「店舗から工場への受発注業務の課題」をシステム化することを決断し、電子化に着手したのです。

また、システム化した業務以外の紙も減らそうと考え、選んだのがDocuWorksです。システム化とDocuWorksの活用により、紙を無くす仕組みを検討し始めたのです。

※株式会社エスイーシー様は、富士ゼロックス北海道のビジネスパートナー店です。

どの業務・ドキュメントを電子化しましたか?

●ルーチンワークをシステム化することでペーパーレス

店舗から工場への「製品生産リクエスト」は毎日発生するルーチンワークのため、一連の作業をシステム化することで、業務の無駄を見直し、効率化を図りました。




大がかりなシステム導入は、今回が初めてでしたので、こちらの要望がきちんとシステムに反映されるのか、従来の業務が大幅に変更されてしまうのか、当初は色々と心配していました。

ところがおかしな話なのですが、システムが納品されて、実際に使い始めてみると、ごく普通に何の抵抗もなくスムーズに使い始めることが出来、問題も発生しませんでした。

システム開発を担当いただいた株式会社エスイーシー様と、丁寧な打ち合せをさせていただいたおかげでシステムの導入は大成功だったと思います。従来のファクスでのやりとりが全く無くなり、大幅に業務効率化が図れています。

DocuWorksで電子管理している文書について教えてください。

●ペーパーレスファクスの導入

ペーパーレスファクス環境を構築し、今まで紙が発生していたファクス業務を電子化しました。社内間以外にも、お取引先様とのファクス送受信は、一切紙を使わなくなりました。受信した文書にすぐDocuWorksで書き込み保存が出来るので、 とても使いやすいです。



受信したファクス文書は、用途に応じてDocuWorks上でサブフォルダに振分け、皆で情報共有しています。




通信販売を行っている部門では、ファクスで届くお客様からの注文書を控えとして保管しています。後から問い合わせがきてもすぐに確認が出来るよう、文書名を日付とし、月度ごとにバインダーに入れています。すばやく過去の控えを探し出すことができ、お客様への対応スピードも格段にUPしました。





●申し送り内容を電子回覧

配送遅延にも繋がる台風や気象情報、簡単な伝言、新製品に関する連絡や申し送り事項等、以前までは紙に手書きで コメントを追記し回覧していました。
回覧が終わったものはバインダーに綴じて、キャビネットに保管していました。

現在は流れを変えずに、これらをDocuWorksで 運用しています。
これまで紙に書いていたのと同じような感覚で、DocuWorksで文字を入力し、日付印をスタンプします。確認の有無も一目で判り、記入者や記入日を履歴として残すことが可能になりました。

また回覧が終わったものは、そのまま電子で保管できるため、保存スペースに場所もとりません。

机のまわりや事務所内がスッキリしました。





●日報の管理

パソコンを持ち込むことが出来ない催事場からはファクスで送られてきます。催事場ではファクスが使えないこともあり、 最寄りのコンビニエンスストア等のファクスサービスを使って送信されてきます。この場合、日報のフォームはA4ですが、催事場(売場)の状況によっては2日分の日報がA3サイズで送られてきます。

このA3サイズのDocuWorksを、A4サイズ2枚に分割してくれる無償のプラグインソフト「A3画像分割プラグイン」 (アーカイブ株式会社様提供)を利用して、A4サイズ2枚に分け、電子で管理しています。




製品規格書の管理

食品業界でなくてはならない、原料や工程などについて記載した「製品規格書」は膨大な量です。以前まで、紙で管理して いた「製品規格書」も今では、すっかりDocuWorksで電子管理し共有しています。




その他

配業者からの「不在通知」や、「配送遅延」に関する文書(情報)をスキャンして記録(エビデンス)として保存/管理したり、取扱ケーキの「最新チラシ」や「物品購入伺」等も共有しており、大変便利に活用しています。


各店舗との情報共有にクラウドを採用した理由を教えてください。

当社は、本社がある函館を中心に、札幌、新千歳空港、東京、海外と複数の店舗やオフィスがあります。各店舗とやり取りする書類には、新製品に関する情報や、製造工程のマニュアル、売上集計等の情報があります。本社内の電子化が成功したのを機に、これらの離れた拠点間でタイムリーに共有する仕組みの検討を開始しました。

そこで採用したのが、富士ゼロックスのクラウド型ストレージサービスWorking Folderでした。
Working Folderはインターネット上のデータセンターを月額課金制でご利用いただける、 富士ゼロックスのクラウドサービスです。

採用したポイントのひとつとして、DocuWorksと連携できる点があげられます。

DocuWorksがインストールされているPCからは、DocuWorksからWorking Folderへのアクセス(操作)が非常に簡単で、画面を切り替える必要がないため、とても使い易いです。

一部で利用しているMacユーザーのパソコンからは、WebブラウザでWorking Folderへアクセスしていますが、インターネット環境があれば、どこからでも利用できるのはクラウドならではの特長です。本社内の書類だけではなく、拠点間との情報共有についても改善ができ、さらに活用の幅が広がりました。

処理が終わったファクスは、各担当者別に保管管理しているため、担当者がお休みの時に、お客様からお問い合わせを受けると、お調べするのにお時間がかかっていました。



●離れた複数の拠点間でタイムリーな情報共有を実現!











●新着お知らせメールを自動配信

Working Folderには、新しい文書が格納されると、あらかじめ登録しておいたメールアドレス宛にお知らせメールを自動配信する機能があります。この機能を利用することでよりタイムリーな情報を簡単に共有することができます。



編集後記

私がDocuWorks講習会のインストラクターとして、初めて函館の高丘オフィスに伺ったのは、2013年2月のことでした。 皆様お忙しい中、貴重なお時間を割いて熱心に参加いただいたことを覚えております。そして講習後すぐにバインダー機能をフルに活用されているのを拝見し、大変嬉しく思いました。

今回の取材を通して、導入した当初の頃とは「DocuWorksで管理する書類が変化している」ことに気が付きました。業務の一部はDocuWorksで管理せずシステムを導入し、単に電子化するだけでなく、より業務の効率化を図られたことも知りました。今回、取材に応じてくださった佐々木様は、ネットワークや、各部門間の課題を具体的に把握し、常に業務の効率化や情報共有について考えられており、その俯瞰力が素晴らしい方だなといつも感じています。

面談の中で「工場の方は少しでも美味しいものを作ろうと頑張ってしまうのです」というお話をされていたのを思い出し、 微笑んでしまうことがありました。

函館、札幌、各拠点間と、物理的な距離はありますが、Working Folderを活用することで、距離を越えてタイムリーな情報共有が図れるよう、今後もお手伝いをさせていただければと思っております。

お忙しい時期にもかかわらず、快く取材にご協力いただきまして、本当に有難うございました。
御社の益々のご発展を、心よりお祈り申し上げます。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 設楽 裕美子)

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