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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社エスイーシー様

クラウドを利用しシステム商談管理を3社間でタイムリーに共有!
DocuWorksとの連携で操作性も抜群。





会社概要

社名 株式会社エスイーシー (略称 SEC)
代表取締役社長 永井 英夫
本社 函館市末広町22番1号
業種 アウトソーシングサービス、ソフトウェア開発、機器販売、インターネット接続サービス
※富士ゼロックス北海道ビジネスパートナー
創業

昭和44年

従業員数 552名
ホームページ https://www.hotweb.or.jp/sec/index.html


概要

システム案件商談を受注し、開発を行っているエスイーシー様。
お客様の声にあったシステム設計を行うため、クラウドを利用し、プロジェクトの進捗状況を3社間でタイムリーに共有。
「すれ違い」や「抜け漏れ」を防止し、納期管理もスムーズに!
Working FolderとDocuWorksを活用した、新しい情報共有のかたちを是非ご覧ください。




お話を伺った方

情報処理事業本部 SIシステム事業部
・営業部 課長 小山様 、平澤様
・システム開発部  課長代理 前野様

医療システム事業部
・事業部長代理 渋谷様
・主任 植木様


目次

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Working Folderを導入するきっかけは?


情報処理事業本部 SIシステム事業部の小山様(左)と前野様(右)に伺いました。

システム開発は、注文を頂いたお客様だけでなく、複数の企業と協力するケースがあります。そのため1つの案件を複数のプロジェクトメンバーで情報共有する良い仕組みはないかと考えていました。

検討を重ねた結果、採用をしたのは、富士ゼロックスの Working Folderでした。

数あるクラウドサービスの中から、Working Folderを選択した 理由は、アクセス権を設定して運用できるため、セキュリティが保たれ、社内だけでなく、社外との情報共有に適している点です。また、現在使っているDocuWorksと連携できるため操作性に優れていることも大きなポイントのひとつです。



導入前の状況について詳しくお聞かせください。

以前は、システム開発案件の進捗管理は、社内のサーバーにフォルダ分けして格納し、管理を徹底していました。

お客様や協力企業様へ情報を伝達しなければならない時は、 電子メールを利用し、必要なデータを都度添付して授受していました。

しかしやりとりが増えてくるとメールの数が増え、新しいものと古いものが混在してしまい、必要なデータを探すのに手間と時間がかかってしまいます。

また、情報のすれ違いが原因で、打ち合わせがスムーズに進まないこともありました。




例えば、電話で打合せをする時にお互いがデータを見ながら話をしますが、お客様とこちらで見ているデータの版が異なっていることに気づかず、話がかみ合わずに混乱してしまうこともありました。

1つの案件に携わる期間は、商談発生から開発し、納品完了まで、1~2年かかることがありますし、その後の保守期間を含めると、さらに長期間となります。その間ずっとメールが飛び交っている状態となります。何かよい解決方法はないかと頭を悩ませていました。


導入後はどのように快適になりましたか?

クラウドを利用することで、システム開発案件に携わる関係者がタイムリーに情報共有できるようになりました。

例えば、お客様であるペシェ・ミニョン様(北海道DocuWorks倶楽部のお客様活用事例集に掲載中)の店舗発注システムを設計した案件を例にお話しします。この案件は、お客様である「ペシェ・ミニョン様」、「富士ゼロックス北海道」、「当社」の3社間でプロジェクトチームを組み、プロジェクトに必要な資料やデータはクラウドサービスWorking Folderにすべて格納しました。
最新版の資料を必要な時にいつでも確認することができる環境が整いましたが、実際に使ってみると、以前とは比べ物に ならないくらい業務効率が良くなりました。Working Folderにアクセスすれば、どれが最新のものか一目でわかるため、 最新ファイルを探し出す手間と時間は不要です。
打ち合わせ時のデータの混乱によるすれ違いトラブルは、一切無くなりました。

以前はメールに添付していたファイル送受信数がとても多かったので、Working Folderを利用することで、メールサーバーの負担も軽減できたと感じています。

●プロジェクトに関する資料を情報共有

複数企業の関係者でタイムリーに情報共有しています。仕様の変更要望があり計画が変更になった時でも、随時対応状況が手に取るように確認できるので、大きな安心につながりました。



例えばこのプロジェクトでは、お客様の担当者はもちろんのこと、富士ゼロックス北海道さんの関係者だけでも、函館営業所の営業担当者や、システム営業やSE等、常に5名のメンバーと密に連絡をとりながら進めていく必要がありました。



勤務地も函館と札幌で離れていましたがWorking Folderのおかげで、業者間の距離感を感じずにプロジェクトを進めていくことができました。
この橋渡し役を担ってくれたのは、まさにWorking Folderだったと感じています。




●Working Folderで情報共有している資料の例

お客様からの要望や問合せ内容の履歴を記載した「課題管理表」や、「議事録」、富士ゼロックス北海道のSEチームが進捗状況を共有している「プロジェクト進捗報告書」等をWorking Folderに格納しています。




ファイル名には作成年月日を付与しています。Working Folderへアップロードした更新日時も一目でわかるため、最新の ファイルかどうかの確認がすぐに出来ます。また、最大5つのバージョンまで版の管理が出来ますので、ひとつ前のファイルに戻って閲覧することも可能です。

Working Folder画面(ブラウザよりアクセス)




ファイル名だけで探しづらいときは、「リスト表示」から「サムネイル表示」に切り替えて利用しています。視覚的に書類を探すことができ、便利です。




Working Folderの便利な点について教えてください。

●アクセス権が設定できること

Working Folderでは文書を格納する入れ物のことを「ドロワー」(意味:引き出し)といいます。
このドロワーごとにアクセス権が設定できます。

Working Folderは他の用途でも利用しているので、特定の企業・担当者のみに公開する部分と、非公開の部分に分けて 運用しなければなりません。

アクセスを許可したお客様や協力会社がWorking Folderにログインした時は、アクセス権を持っていないドロワーは非表示になりますので、セキュリティを担保したまま、複数企業間での情報共有が実現でき、大変便利です。



●DocuWorksとWorking Folderが連携できること


当社では、Working Folderを利用する以前からDocuWorksを利用し電子化に取り組んでいました。日々の業務の中でDocuWorksを頻繁に利用するため、常にDocuWorks画面を起動している状態が多いです。ですから画面を上下に分割表示し、マウスでドラッグするだけで簡単にWorking Folderにアップロードできる操作性の良さは、非常に魅力的です。




DocuWorksを使った、ペーパーレスファクスを利用

情報処理事業本部 SIシステム事業部の平澤様に伺いました。

当社では、ゼロックス複合機とDocuWorks、ドキュメントトレイを活用して、ペーパーレスファクスを利用しています。

●紙での運用(Before)


以前は、約10名の営業宛てに届いたファクス文書を、私一人で振り分けていました。
受信枚数は毎日50枚くらいあり、複合機は自席から少し離れた位置にあるため、急ぎのファクスを見逃してしまうこともありました。忙しい時期は、本当に大変でした。

ファクスで受信する文書の多くは、「見積書」、「要望事項」、「住所変更」、「案内文書」です。
素早く対応しなければならず、どのように改善すればいいのか頭を悩ませていました。

●ペーパーレスファクス導入後(After)

現在は自席に座ったまま、受信したファクス文書を確認し、各担当者へ振り分けることが可能となりました。複合機と営業担当者、自席の間を行き来しなくて済むようになり、とても業務効率が良くなりました。ファクスがきたことにすぐに気が付くので、お客様への対応がとても早くなりましたし、紙の無駄も無くなりました。



ファクスを受信するとすぐに気が付くように、パソコン上には、新着文書をお知らせする「ドキュメントトレイ」を表示させています。ドキュメントレイは新着文書のお知らせだけでなく、ファイルの受渡しにも利用できるため、各担当者別のドキュメント トレイへドラッグするだけなので、受信ファクスの振り分け作業もとても楽になりました。




DocuWorksのプラグインソフトを使って、取引先様の名刺を電子管理

医療システム事業部の渋谷様、植木様に伺いました。

今までお取引先様の名刺は各営業担当者が個人で管理していました。
名刺の数は膨大で、必要な時にすぐに名刺を探し出せず時間がかかることもあります。 また、営業担当者がお休みの時に、お取引先様へ連絡をとらなければならなくなった時、お取引先様の連絡先や担当者名がわからずに困るケースがありました。

そこで医療事業部全体で名刺を共有しましょう!という話になりました。そこで採用したのが、DocuWorksのプラグインソフトTantCard2()です。

TantCard2は、下田OAシステム社の製品です。





複合機のガラス面に名刺を並べて読み取ると、自動的にDocuWorks上に【ア行】等のインデックスフォルダが作成され、その下に名刺に記載されている会社名のフォルダが自動的に出来上がります。
出来上がった名刺は医療事業部内のサーバーに格納し皆で共有しています。出来上がった名刺のファイル形式はDocuWorksなので、閲覧する時は、各自のDocuWorksを起動しリンクフォルダからアクセスしています。名刺を電子化し部内で共有する仕組みが出来たことで、お取引先様の担当者の連絡先もすぐに見つけられるようになりました。非常に重宝しています。




編集後記

Working Folderを使って企業間で安心して情報共有を図ることができる!そうイメージはできるものの、具体的にその環境を、どのように構築し、どのように使いこなしていくのか?
それによって、何が生まれるのか?

今回の取材の中で見えてきたことは、スムーズな情報共有によって、双方の「安心感」=「信頼感」が生まれるということでした。ただ単に「便利」で、「効率が上がる」だけではなかったのです。

わたくしどもはお客様のより良きパートナーとして成長し続けたいと日々考えております。今回の取材を通して、またひとつ貴重なノウハウを知ることができました。その恩返しをすべく、操作サポートおよび情報提供をさせていただきたいと思っております。

株式会社エスイーシー様、お忙しい時期にもかかわらず快く取材にご協力いただきまして、本当に有難うございました。

今後とも末永くお付き合いいただけますよう、心よりお願い申し上げます。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 設楽 裕美子)



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