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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社水工リサーチ様

実験結果の報告書等の作成にDocuWorksを活用!
クラウド活用でお取引先様と安全に情報共有ができるようになりました。





会社概要

社名 株式会社水工リサーチ
取締役社長

工藤 久良

電話番号 011-812-7724
所在地

札幌市豊平区平岸3条3丁目2番7号

創立年月日

1976年(昭和51年)5月

営業内容

水理模型企画・製作・実験・解析、水理シミュレーション、各種環境測量・調査・評価、航空写真撮影・解析、各種水文資料解析、各種計画(治水利水、河川環境、海岸保全)

従業員数

11名(2015年12月 現在)

資格登録 建設コンサルタント登録、測量業登録、ISO9001審査登録
ホームページ http://www.suiko-r.co.jp/





概要

河川・海岸を始め「水」に関わるコンサルタント会社として模型実験を行っている水工リサーチ様。
実験結果の報告書や仕様書等の作成にDocuWorksを活用しており、最近はドキュメントトレイを導入しファクスをペーパーレス化しました。
また、Working Folderもご活用頂き、現場やお取引先様との情報共有も安全かつスムーズに行えるようになりました。


お話を伺った方

・取締役社長 工藤 久良 様(右)
・取締役業務部長 加藤 一夫 様(左)
・業務部 サムナー 圭希 様(中央)




目次

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水工リサーチ様でのご利用中の機器一覧




導入のきっかけは?


取締役社長 工藤久良様にインタビューしました。

他の会社でDocuWorksを使っているのを知り、便利なソフトウェアだという印象がありました。
タイミングよく当時の担当営業がお勧めしてくれた事もあり、2009年に導入を決めました。
実際に使用してみると「図面」や「写真」を綺麗に取込むことができ、資料作成時に重宝しています。導入し始めの頃はあまり浸透していませんでしたが、使っていくうちに便利な機能がたくさんあり、加藤さんに率先して社内での活用を広めてもらいました。今ではほとんどの社員が活用しています。

また、2014年末にはDocuWorksから発展して、富士ゼロックス社製クラウドサービス「Working Folder」の利用も始めました。
今まで無料のストレージサービスを使っていたので、会社の大事な情報資産を預けるのに不安を感じていました。
また、お取引先様とのデータの受け渡しも無償のファイル転送サービスを利用していましたが、先方のセキュリティが強化された事で使えなくなってしまい困っていたところ、ゼロックスさんからタイミングよくWorking Folderの紹介がありました。
デモで実際の画面を見て、操作性の良さとセキュリティ面が決め手となり導入しました。

そして、2015年には複合機の入替と同時にファクスを電子化しました。
今までは、届いたファクスが複合機にずっと紙で溜まったままでスムーズな対応ができなかったり、ダイレクトメールで出力される用紙が無駄だと感じたりしていました。DocuWorksとドキュメントトレイを使うことでタイムリーに対応できる上に用紙代の削減につながるということで今回導入を決めました。

今ではDocuWorksもWorking Folderも業務上欠かせないツールです。


ドキュメントトレイとは新着文書をお知らせするDocuWorksのオプションソフトウェアです。




DocuWorksの活用方法を教えてください




【活用シーン1】:報告書や実験結果資料の作成

取締役業務部長の加藤一夫様にDocuWorksの活用方法についてお話をお伺いしました。

河川・海岸を始め「水」に関わる模型実験を行っています。我々の取り扱っている書類には、各種報告書や河川調査資料など、ExcelとWordが混在したものがたくさんあります。

今まではそれぞれのアプリケーションから出力して仕分けしていた作業も、今ではDocuWorks Printerを使ってDocuWorks文書に変換して一つに束ねられるようになり、簡単に作成できるようになりました。




また、ページの並び替えや差し替えがとても楽なので、最後には通しでページ番号や見出しを付けると、あっという間に資料を完成させる事ができます。







【活用シーン2】:参考資料や実施計画案への図面や画像の切り貼り

部分イメージコピーを使って、「参考資料」や「実験計画案」に、CADで作成した図面や、デジカメで撮った写真、スキャンした手書きの画像などを貼り付けています。PDFに比べるとDocuWorksは綺麗な画質で取り込まれるので、お取引先様に対して見やすい資料をお渡しできるようになりました。

他には、専用ソフトで作成した「求積データ」も、DocuWorksに変換して資料に切り貼りしています。


※求積データとは
盛土の写真から高さを変換して地形を3次元で解析したものです。







【活用シーン3】:ペーパーレスファクス


業務部 サムナー圭希様にお話しをお伺いしました。





日ごろのファクスでは見積書やダイレクトメールなどがたくさん届きます。

今まではファクスが届いたら複合機に溜まったまま…ということがよくありましたが、今ではドキュメントトレイで新着ファクスのお知らせが届くのでタイムリーに確認できるようになりました。現在は社長と私を含め3名でファクスを確認しています。自席にいながらPC上で対応できるので効率が上がりとても楽になりました。不要なダイレクトメールなどは紙に出さずPC上で削除できるので、無駄な用紙出力の削減にも繋がりました。視覚的にわかりやすく、操作も簡単なので、ファクスを電子に切り替えても戸惑う事はほとんどありませんでした。

ペーパーレスファクスの仕組み




 

Working Folderの導入後はいかがですか?


加藤様とサムナー様にWorking Folderの活用方法をお伺いしました。

デモンストレーションで初めて見た時に、「これなら簡単に使えそう」という印象がありました。実際に使用してみると操作性が良く、導入後も問題なくすぐ簡単に使いこなせました。

活用方法としては、以前はUSBメモリにデータを保存して自宅へ持ち帰って作業をしていましたが、今はWorking Folderにデータを保存して仕事をしています。USBメモリの紛失リスクもなくなりましたし、何より気軽に使えて便利です。
インターネットさえ繋がればどこからでもお仕事ができるので作業効率が格段に上がりました。



また、各社員への受け渡し専用として「水工個人フォルダ」を使っています。各社員へデータを渡したい時に使用しており、データが入ると各個人宛にメール通知される仕組みで運用しています。現場と事務所間の情報共有もスムーズになり、 以前に比べるとデータが共有しやすくなりました。




他にも、お取引先様へデータを受け渡す際にもWorking Folderを活用しています。

Working Folderは1ファイルあたり1GBまでアップロードできるため(※2016年1月現在)、メールに添付できないような大容量のデータも、「文書公開機能」を使うことで安全かつ簡単に受け渡しできるようになりました。
個人ドロワー内に「データ送信用」フォルダを作成し、お取引先様へ送りたいデータを保存して運用しています。
また、公開したデータの履歴も確認でき、送ったデータをお取引先様が見たのか確認できる点もWorking Folderならではだと思います。以前使っていた、無償のファイル転送サービスよりセキュリティがしっかりしているので、安心して送れるようになりました。



文書公開機能の仕組み







編集後記

初めてお会いしたのは2014年末のWorking Folderのご紹介で訪問した時です。笑顔で明るく迎えて下さった水工リサーチの社員の皆さま。デモンストレーションの最中も積極的に聞いて下さり、皆さまで和気あいあいとお話されている姿がとても印象的でした。訪問する度に、お客様を第一に考えていらっしゃる姿勢をいつも感じます。

以前、Working Folder導入後のフォローで訪問させて頂いた際に使い方をお伺いしたところ、様々な場面でDocuWorksやWorking Folderをご活用頂いており、「水工リサーチ様の活用方法もっと詳しく知りたい!運用方法を他のお客様にも是非 紹介したい!」と思ったことが取材のきっかけでした。今回、改めて活用方法をお伺いさせて頂き、報告書などの書類作成や、ドキュメントトレイを使ったペーパーレスファクスにとどまらず、更にはクラウドを活用したデータ共有をされており、先進的に取り組まれている姿勢を感じました。DocuWorksもWorking Folderも業務に欠かせないツールとしてお使い頂いていることを大変嬉しく思います。また、他にも複合機を始めbeatもご利用頂き、引き続き貴社のビジネスパートナーとしてご支援させて頂ければ幸いです。

お忙しいところ、取材のご協力を頂き誠にありがとうございました。今後も水工リサーチ様の益々のご発展を心よりお祈り 申し上げます。


(取材:北海道DocuWorks倶楽部 斉藤 茜)



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