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DocuWorksCITY お客様事例集

音更町保健福祉部 地域包括支援センター様

介護認定審査会を近隣の4町合同で開催。
審査会資料の作成と関係者への情報伝達はDocuWorks + Working Folderが最適!





音更町の紹介

音更町は北海道の東部、十勝平野のほぼ中央にあり、南は十勝川をへだてて帯広市及び幕別町に、北は士幌町、西は鹿追町、芽室町、東は池田町に接しています。
東部の南北に走る「長流枝内(おさるしない)丘陵」を除いてはおおむね平坦で、音更川を中央に士幌川、然別川が北から南に貫流し、いずれも十勝川にそそいでいて地質もよく、各種農産物の育成に適していて、道内でも屈指の穀倉地帯となっています。
全体の広さは、東西28.7km、南北32.8kmで、面積466.02平方キロメートルです。(範囲 東経143°02'〜143°22'  北緯42°55'〜43°10')。

●音更町ホームページより引用
http://www.town.otofuke.hokkaido.jp/

●人口 (平成27年12月末現在)男性 21,539人 / 女性 23,863人
面積 466.02平方キロメートル


概要

介護認定審査会を近隣の町と合同で開催する時に、DocuWorksとWorking Folderを活用されている音更町保健福祉部 地域包括支援センター様。
導入前の紙ベースでの資料作成方法から、DocuWorksを使った資料作成になったことで、驚くほど作業効率が良くなりました。
どんな点が良くなったのか詳しくお伺いし、更には近隣の町とのデータ共有方法についてもお伺いさせていただきました。


お話を伺った方

音更町保健福祉部 地域包括支援センター 高齢者福祉課介護保険係

重松 紀行様(左) 仁科 桂次様(右)




目次

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音更町保健福祉部 地域包括支援センター
高齢者福祉課介護保険係 仁科 桂次様にお話しを伺いました。





地域包括支援センターでは、介護に不安や必要性を感じた地域住民からの相談を受けています。地域包括支援センターとは、介護保険法のもと各区市町村に設置された機関で、介護申請から認定までの手続きを行っています。

音更町では、医療・保健・福祉の専門家36人で構成された「北十勝介護認定審査会」で審査・判定をしています。

※北十勝介護認定審査会・・・音更町、士幌町、上士幌町、鹿追町の4町合同



導入前の状況を教えてください


介護認定審査会は、週に2回程度開かれます。
「調査員による認定調査」や、主治医意見書の一部の項目をもとに行われた「一次判定結果」、「認定調査票(特記事項)」、「主治医意見書」に基づいて審査され、7段階にわかれた介護度を判定しています。1回の介護認定審査会では、約30名の対象者について話し合われますが、1人につき、「概況調査票」、「一次判定結果」、「特記事項」、「主治医意見書」など様々な書類が必要となります。1回の審査会で扱う、約30名分の資料は、紙の厚さもかなりの量となります。


【介護認定審査会資料】




IT化が進む前は、長年の間、すべての業務を紙でおこなっていました。

大変だったのは、資料作成です。
審査会では公平を保つため、個人を特定されないように資料を加工しなければなりません。ですから、以前は原本の書類をコピーした後、「個人名」や「受診した医療機関名」をマジック・付箋・修正テープ等で、黒くぬりつぶす作業が必要でした。
あっという間に修正テープや付箋を使いきってしまうため、文房具の費用もかなりかかっていました。





その他、資料の受渡についても不便を感じていました。
審査会の後は、判定結果を士幌町、上士幌町、鹿追町の関係者へ送付しなければなりません。お渡しする情報は、紙の書類だけではなく、システムから取り出したCSV形式のデータもあり、以前は、審査会が開催される度に、紙の資料とフロッピーディスクを同梱し、毎回郵送していました。

しかし時には急いで届けなければならないケースもあります。郵送で間に合わない場合は、職員が車を走らせて、直接手渡しで関係者へ書類とデータを届ける事も行っていました。大変な時間と労力がかかるため、職員は大きな負担を感じていました。




やっとここ数年で自治体専用のインターネット回線が用意され、紙から電子に切り替わりました。紙の書類はスキャンしてPDFにし、CSVデータと一緒に、電子メールにファイルを添付し送信するため、郵送の手間は削減できるようになりました。

しかしそうなると、今度は電子ならではの問題として、情報漏えいを含めセキュリティ対策をする必要が出てきます。
どのように安全に確実にデータを授受すべきか、リスク管理が課題となりました。


導入後(DocuWorksを使った、資料作成について)


現在は、資料作成にDocuWorksを利用し、快適に作業しています。
厚生労働省の認定システムから出力した「認定審査会資料」や、音更町がAccessを使って独自で作成している「認定調査票」は、DocuWorksで電子化しています。また、紙の「主治医意見書」をスキャンしたデータも電子化し、DocuWorks上でひとつに束ねています。驚くほど作業効率が良くなりました。




●資料の編集・加工、ページの切り貼り

また資料に記載されている個人情報をマスキングする時もDocuWorksを使っています。

例えば右図のように、「医療機関名」や「個人名」を白い四角形で塗りつぶし文字を隠します。

その後、「A病院」という文字を上から付け加えています。この白い四角形は頻繁に利用するため、ワンクリックで操作できるように「修正テープ」という名前でツールバーに登録しています。





DocuWorksは自分で自由にツールバーのカスタマイズが出来るので使いやすいです。

さらにDocuWorksでは、簡単な操作で資料の一部を切り貼りすることが出来ます。
例えば、主治医意見書のページは、原本には「医療機関の詳細」がページ上部に記載されているのですが、審査会ではこの部分を伏せる必要があります。これも「修正テープ」ボタンを利用し、該当箇所を白く塗りつぶして隠しています。

この作業の時、一緒に「主治医意見書」という文字も消えてしまうため、「主治医意見書」という文字をツールバーに登録しています。スタンプ感覚でワンクリック入力でき便利です。また、空白となった部分には、「部分イメージコピー」という機能を使って違うページから一部を切り取り、貼り合わせています。はさみやのりを使う必要がなく、仕上がりもきれいな上、作業時間も大幅に短縮できます。





●イージープリンター機能を利用し、ワンクリックで印刷

ゼロックスの複合機で資料を紙に出力する時は、「まとめて1枚」の機能を使い、用紙1枚に2ページ分を印刷することができます。

現在、審査会で話し合われる時に使用する資料は、A3サイズ1枚に2ページ分を印刷していますが、事務局用の資料として印刷する場合は、A4サイズ1枚に2ページ分が収まるように縮小印刷する等、使い分けをしています。





DocuWorksでは、よく使う印刷設定をイージープリンターにあらかじめ設定しておくことができます。
資料を選択し、「審査会資料_印刷」(A3 / 2UP)や、「事務局用資料_印刷」(A4 / 2UP)等のわかりやすい名前を付け、 複数のイージープリンターボタンを登録しています。

ワンクリックで印刷でき、設定ミスもありませんので、いつも利用しています。




導入後(クラウド経由のデータの受渡しについて)


現在は、クラウドサービスWorking Folderを利用して、士幌町、上士幌町、鹿追町とデータを共有しています。
Working Folderはセキュリティが高く、アクセス権を設定する事ができるため、タイムリーになおかつ安全なしくみで、確実に担当者への受渡しすることが可能になりました。






●アクセス権を設定しセキュアな受渡しを

Working Folderには、「音更町」、「士幌町」、「鹿追町」、「上士幌町」、「北十勝共有」のドロワーを用意し、それぞれにアクセス権を設定しています。

Working Folderのフォルダ体系




Working Folder管理者画面(アクセス権の設定)




審査会資料は事前に各町から、Working Folderの「●●町審査依頼」フォルダに格納してもらい、音更町で取りまとめしています。



Working FolderはDocuWorksと連携できるので、各町からの資料を受け取る時は、DocuWorksの画面から直接Working Folderにアクセスしています。

この時Deskの画面を2分割すれば、クラウドに格納されているファイルとローカルに保存してあるファイルを同時に閲覧できます。クラウドからダウンロードする時は、対象のファイルを下から上へドラッグするだけの簡単な操作です。

ダウンロードした後は、そのまますぐにDocuWorks上で編集加工の作業に取り掛かることができるので、一連作業をスムーズに運ぶことができます。




現在の感想をお聞かせください


この介護認定審査会の業務に、DocuWorksとWorking Folderは最適ですね。
DocuWorksは2008年頃から利用していましたが、2015年からWorking Folderとの連携を開始しました。現在は、資料作成からデータ受渡までスムーズに業務をすすめられるため、さらに快適になったと実感しています。

審査会の資料は、5年間の保管義務があるので、原本はファイリングをしていますが、実はDocuWorksでも電子保管しています。過去の資料を確認したい時は、書庫には行かず自席からDocuWorksで閲覧をしています。5年の期限が切れた後、原本は廃棄していますが、DocuWorksで保管している電子データは、保管場所をとらないので、今のところは、そのまま保管しています。今では業務になくてはならないツールです。



編集後記

弊社の営業担当者より、「介護認定審査会を近隣の町と合同で開催する時に、DocuWorksとWorking Folderを上手に使っている自治体があります。」と紹介をいただき、早速音更町保健福祉部 地域包括支援センター様を突撃取材してきました。音更町は、北海道遺産・十勝川温泉がある町で、夏期は気温が30℃を超え、冬期はマイナス20℃を下回ります。春夏秋冬がはっきりわかれ、四季の変化を楽しめる素敵な町です。

取材させていただいたのは、1月のまだ雪が残る季節でした。町民からの相談窓口を兼ねている建物に入った瞬間、職員の皆さまのお人柄が伝わってくるようで、とても明るくて優しい印象を受けました。今回、面談させていただいた仁科様は、まさに「DocuWorksの達人!」で、仁科様の業務の中にDocuWorksがすっかりと溶け込んでいる様子を目の当たりにし、とても感動しました。今回、お忙しい時期にも関わらず、ご丁寧に面談を頂きました。
貴重なノウハウを教えていただき、本当に有難うございました。この場をお借りしまして、深くお礼申し上げます。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)



仁科様(左)と、弊社営業担当 工藤(中央)、錦戸(右)

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