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DocuWorksCITY お客様事例集

北海サンユー株式会社様

受発注ファクスをペーパーレスに切り替え!
導入前の予想を超え大幅コストダウンに成功しました!





会社概要

社名 北海サンユー株式会社
代表者 墓田 匡晃
本社 北海道札幌市清田区里塚2条4丁目2−27
事業内容 一般貨物自動車運送事業
第二種貨物利用運送事業(内航)
倉庫業
産業廃棄物収集運搬



概要

ファクスの送受信が非常に多く、読んだらすぐ捨ててしまうようなファクスも多く、無駄を感じていらっしゃった北海サンユー様。
業務フローを見直していくと業務課題が明確になりました。
ペーパーレスファクスに切り替える事で、業務効率の改善だけではなく、コスト削減に繋がると予想し導入を決定されました。
業務効率の改善とコスト削減の結果はどうなったのでしょうか?
導入への経緯や導入後の効果をお伺いしました。


お話を伺った方

取締役部長 山本 英昭様






目次

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ペーパーレスファクスを検討しはじめたきっかけは?

以前はファクスの送受信が非常に多いため、送信待ちなどの不便を考慮して、複合機を2台保有していました。ファクスは受発注に関するものがほとんどです。繁忙期には膨大な受発注ファクスを送受信します。見たらすぐに捨ててしまうダイレクトメール類も多く、無駄なコストがかかっていると感じていました。




ペーパーレスファクスを検討し、複合機もまとめて1台にできないだろうかと考えていたところに、タイミング良くゼロックスの坂本さんが来てくれたのです。
最初は、新人さんかな?一生懸命だな。と感じました。私も何年も営業畑でやって来ていますから、熱心な営業さんは嫌いではありません。話を聞いてみようかな?という気になったのがきっかけでした。

早速ゼロックスさんの勧めもあり、現在のファクス業務を棚卸する事になりました。 業務フローを見直しながら
打ち合わせを進めていくと、弊社の課題が明確となってきました。また坂本さんの提案は業務効率の改善だけではなく、コスト上もメリットが出るという非常に説得力があるものでした。そこで真剣にペーパーレスファクスの検討を始めたのです。


■ファクス業務の問題点



導入を決断したポイントは?


導入を決断した一番の決め手は大幅なコスト削減です。 ゼロックスさんと一緒に試算したところ、紙を出さないペーパーレスの仕組みを採用する事で、月数万円のコストが削減できることがわかり、導入メリットが高いと判断したためです。
実はこのような提案は、検討段階ではコスト削減が見込めると思ってGOサインを出しても、実際導入してみたら、想定していたより、メリットが出なかった・・・という結果が出てしまうことがあります。そこでペーパーレスの運用開始から半年経過したこともあり、導入前と導入後で果して本当に提案通りのコスト削減に繋がったのか、再度実証してみました。

結果はなんと当初の提案を上回り、年間約50万円の削減となりました。便利になったうえ、ローコスト!!
思った以上の導入メリットが出ました。
初期投資費用もすぐに回収できる計算となります。
同時に業務の効率化も図れ、無駄な紙が無くなり環境にも優しいです。ペーパーレスにして本当に良かったです。



提案時のコスト削減効果が実証され、がっちり握手をする、山本取締役部長様(左)と弊社坂本(右)




ファクス業務フローのBefore/After

●Before(ファクスを紙で運用)

輸送経路が北海道から本州までの場合、道内での荷物を運んだトラックから、船に荷物を積み直して海を渡り、本州で更に別のトラックに積み替えて目的地まで運びます。そのため経路は以下のように3社に跨ぎます。指示はミスや漏れをなくすため、口頭ではなく必ず書面で行うようにしています。ですから指示書は各社に送付する必要があります。全ての協力業者にファクスを送信しなければなりませんし、その指示書に対しての返信ファクスが届きます。繁忙期には1日に約100台が稼働しますので、膨大な量のファクスを送受信していました。





●After(ペーパーレスファクスで運用)

現在は、DocuWorksとドキュメントトレイを使用しペーパーレスファクスにて運用をしています。
お取引先様からの注文や、協力業者から受信した指示書はDocuWorks文書に変換されて、ファクス受信フォルダへ自動転送されます。
担当者のパソコンに表示してあるトレイがファクスの新着をお知らせしてくれます。 自席でファクスの着信を確認し、そのままパソコンで作業し、返信ファクスを送るまでの一連の業務を自席に座ったまま、ペーパーレスで行うことができるようになりました。




ペーパーレスファクス導入後の感想を教えてください。


以前は朝出勤して一番に取り掛かる業務が、複合機の前に行き、前日の退勤後以降に受信したファクス文書を振り分ける作業でした。今ではパソコンで受信したファクスを確認出来るので、便利です。
導入時は多少の不安はありましたが、DocuWorksが簡単に操作できるものでしたので、特に大きな混乱もなく、スムーズに移行できました。
破棄するファクス用紙は裏紙として利用していましたが、その裏紙のストックも目に見えて減っています。
たまに受信したまま複合機に放置されていた文書もあり、気になっていましたが、ペーパーレスファクスになることで、放置プリントや送信原稿の置き忘れもなくなり、とても快適になりました。




●頻繁にファクスを利用する受発注担当者のパソコンは、ペーパーレスファクスの導入を機にデュアルディスプレイにして 利用しています。





今後はどのようにDocuWorksを活用していく予定ですか?


今のところ受発注の担当者をメインで使用している段階ですので、今後は共有の仕組みをつくり、電子回覧なども取り入れていきたいですね。
また、自社で管理している車輌管理にも活用していけたらと思います。DocuWorks文書に属性を付与して、簡単に検索 できる仕組みをつくれたらいいなと思います。日々の日報も紙で運用していますので、これも電子に切り替えていけたらいいですね。
まだまだDocuWorksの一部の機能しか使っていないと思います。DocuWorksは簡単に使えるソフトだと思います。
北海道DocuWorks倶楽部で開催しているDocuWorksスクールに参加して、更に知識を習得し、業務に活用していきたいと思っています。




また、DocuWorksと連携するクラウドの活用も考えています。

土日や深夜でも、担当者が退社してもトラックは稼働しています。
そのため、万が一トラブルなどがあれば、すぐに稼働中のトラックの指示書を確認できるように
しています。今までは担当者が何十枚もの指示書を持ち帰ることで対応していましたが、クラウドサービスWorkingFolderを契約しました。
今後は、持ち帰りをやめ、必要な指示書をクラウドに格納して閲覧をするしくみにしたいと考えています。





編集後記

入社2年目の弊社営業担当の坂本が担当させていただいている北海サンユー様で、ペーパーレスファクスに成功しているとの情報を得て、この度事例を書かせていただきたく訪問させていただきました。



この度はご多忙中のところ、お時間を割いていただき取材に応じてくださいまして、本当に有難うございました。
取材のために初めてお会いさせていただいた山本取締役部長様は、とても丁寧に導入までの経緯や、導入後の感想までお話してくださいました。

ペーパーレスファクスへの切り替えに混乱もなくスムーズに行えたのは、山本取締役部長様が切り替え後の作業イメージをしっかりされていらっしゃったことと、従業員の方へのサポートをしっかりされていらっしゃったからだと感じました。
早速目に見える効果があり、坂本はもちろん、今回の商談に携わった者全員が喜び、安堵の気持ちでいっぱいです。 今後もDocuWorksを活用し、御社の業務改善を一つでも多くお手伝いさせていただきたいと思いますので、今後ともよろしくお願い致します。

この度は取材にご協力いただき、本当にありがとうございました。この場をお借りして、深くお礼申し上げます。





(取材:北海道DocuWorks倶楽部 中島 早紀)

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