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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社リート様

DocuWorks Deskはパソコンのデスクトップ同様!
ファクスも業務関連書類もDocuWorkで管理、作成し業務を簡略化!





会社概要

社名 株式会社リート
代表取締役 福井 寿彦
住所 北海道札幌市西区西町北20丁目5番10
設立 1990年2月2日
業務 不動産賃貸管理業
賃貸仲介業

許可・登録 宅建業免許知事(石狩)⑥第5745
関連会社 株式会社フジックス


概要

弊社担当営業より、DocuWorksを活用されているお客様がいらっしゃると聞き、早速取材に伺いました。
お忙しい業務の合間に取材にご対応いただき、DocuWorksの活用方法や実際に活用されているフォルダー階層やDocuWorks画面などを丁寧にご説明してくださいました。
株式会社リート様(以下リート様)で長年ご愛用いただいているDocuWorks。
その間に蓄積された情報量はすばらしく、フォルダー階層、活用方法まで全てにおいて圧倒される活用をされていました。
それではリート様の活用方法をご紹介します!


お話を伺った方

杉本 奈津子様

目次

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DocuWorksの主な活用方法は?

DocuWorksはペーパーレスファクスを中心にほぼ全ての業務をDocuWorks Deskの画面から処理しています。当社は、一日に約200件のファクスを受信します。恐らくペーパーレスファクスを導入したのは9年以上前だと思います。
受信したファクスは送信元の「ファクス番号」ごとに振り分けられ、サーバー内の「会社名」ごとのフォルダーに自動的にDocuWorks文書で格納される様に環境を構築しています。
その他振り分けられないファクスについては枚数が少ないので手動で処理しています。




●受信ファクスの自動振り分け



受信したファクスのファイル名には「日時」がついていますので、最新のファクスはすぐに分かりますし、DocuWorksの文書の整列ボタンも活用しています。
業務の流れとしては、都度確認の必要な「会社名」フォルダーを開き、その中から必要なファクスを「日付」で探して閲覧するという作業になります。
受信したファクス文書は社内で共有されているので、担当者が不在の際は、他の社員が代わりに対応することもでき、お客様をお待たせすることもありません。




物件ごとの契約書をDocuWorksで管理




賃貸の物件は、一部屋ごとに「契約書」、「室内の状態を撮影した写真」、「リフォームに関する付属書類」など、多くの書類が発生します。また、マンションやアパートなどの建物ごとに存在する「駐車場に関する書類」や、「募集資料」など多くの書類が存在します。このような書類もDocuWorksで管理しています。



DocuWorksはサムネール表示されるので、必要なファイルを探すのも便利ですし、部屋番号ごとにフォルダーを分けているため、前入居者の「契約書」を探すのもとても便利です。

最新の空室情報をDocuWorksで作成


空室情報もDocuWorksで作成しています。
空室情報は随時変わります。
例えば、オフィス内におすすめマンションの空室情報を掲載しているのですが、掲載中の5部屋のうち1部屋が契約済みになった場合、DocuWorksのアノテーションを使って「決」というスタンプを押し印刷します。そして掲載中の空室情報と貼り換えます。スタンプを1個押すだけなので、操作がとても簡単で便利で、すばやく処理できます。
常に変わる最新情報をタイムリーに掲示できます。






その他、物件の地図を切り貼りして編集する際には、部分イメージコピーを使用しています。
切り貼りした地図の上にマークを付けるなどの編集をDocuWorksでしています。
個人宅名が記載された地図はアノテーションで隠す事ができ非常に便利です。



各種申し込み用紙の記入例をDocuWorksで作成


入居者様が契約される各種保険などの「契約申込書」の記入見本をDocuWorksで作成しています。
紙の申込書をDocuWorksでスキャンして、書き方や注意点などを アノテーションで記入します。
DocuWorksのアノテーションは手書き感覚で上から書き込めるのでとても便利です。
もし、申込書のフォームが変わっても、元の記入見本に書かれたアノテーションを新フォームにコピーして貼り付け、あとは位置などを整えるだけで完成しますので、作成の二度手間も防げます。




その他の活用方法を教えてください


①DocuWorks Desk画面は上下に分割して使用

プレビュー画面を下部に配置して使用しています。 見たい文書をワークスペース部でクリックするだけで 下部のプレビュー画面に表示されるので、いちいち ファイルを開かなくても中身の確認ができ便利です。




②イージープリンター機能を使って簡単印刷

イージープリンター機能を使って、ファクス送信ボタンや、 裏紙を使用して印刷するボタンなどを登録しています。印刷のたびに設定を変更する必要がないので、 手間もかかりませんし、印刷ミスもなくなりました。





③写真管理もDocuWorks

駐車場の管理もDocuWorksが便利です。 どの入居者様がどのスペースの駐車場を使用しているか 記録した配置図を作成したり、お車の写真をDocuWorksで管理 したりしています。



編集後記

この度、お客様事例の取材のため、はじめてリート様にお伺いさせていただきました。
担当営業からは「DocuWorksをとても使っていただいている」との情報のみでしたので、どのようにDocuWorksを活用されていらっしゃるのか、お会いするのがとても楽しみで当日を迎えました。
杉本様は、私が質問すること全てにおいてとても分かりやすく丁寧にご説明してくださいました。リート様の社員皆様がどのように活用されていらっしゃるのか、お話を伺うだけでも十分理解できたのですが、実際にお仕事されている事務所を拝見させていただき、皆様のお仕事をしている姿を目にした瞬間、更に感動しました。

なんと、全員のパソコン画面が常にDocuWorksを起動していました。

まさにDocuWorksがデスクトップのようにパソコンのTOP画面として常時起動して、業務上必要なファイルは全てDocuWorks Deskから開かれているのです。




リート様にとってDocuWorksは日々の業務でなくてはならないソフトウエアになっていること、そしてお客様自身でDocuWorksの機能をフル活用して業務の効率化、簡略化を行っていらっしゃる様子を目の当たりにし、 とても感動しましたし、非常に嬉しい気持ちになりました。

この度書かせていただいたリート様の事例が、より多くの方に参考になれば幸いです。
お忙しい中、事例取材にご対応いただきありがとうございました。
また、貴重なDocuWorksの活用方法についてご紹介くださいましてありがとうございます。
この場をお借りして深くお礼申し上げます。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 中島 早紀)

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