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DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社マルベリー様

介護福祉用具のカタログ管理や住宅改修申請書の作成に活用!
タブレット1台だけで書類の持ち運びが楽々に!





会社概要

社名 株式会社マルベリー
代表取締役社長 高橋 和則
電話番号 011-611-2381
所在地 札幌市中央区北6条西16丁目1番地5ほくたけビル8F
創立年月日 2004年(平成16年)5月11日

営業内容 介護・福祉用具レンタルおよび販売、住宅改修、介護・福祉サービス事業の運営、事業所内・病院内保育園の運営
従業員数 303名(臨時含む 2016年11月現在)
事業所・介護施設 さわやかセンター 道内13カ所 (札幌東・札幌西・札幌豊平・恵庭・旭川・名寄・空知・岩見沢・苫小牧・室蘭登別・帯広・釧路・函館)取次店 道内30カ所ほど、介護施設「ぬくもりの家(留萌市)」・「ほほえみの家(札幌市)」
ホームページ http://www.mulberry-hokkaido.co.jp/


概要

何とか社内に溢れる紙の多さを改善できないものかと考え、ペーパーレス化を検討していたマルベリー様。そんな時にゼロックスが紹介したDocuWorksのデモを見た瞬間に

「使いやすそうで良い!これによりペーパーレス化に繋がりそうだ」

と感じてくださいました。
しかし導入しても、なかなかペーパーレス化が浸透しない現状やDocuWorksの活用がいまいち定着しない・・・などの問題も発生。
導入から3年が経過し、今では各現場で浸透し、活用されているDocuWorksですが、どのような経緯で現在に至るのか、じっくりお伺いしました。

それではマルベリー様の活用方法をご紹介します!


お話を伺った方

在宅事業部 次長 山上 勝宏様
さわやかセンター札幌西 センター長 大野 雅人様
管理部 佐々木 孝様

目次

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導入のきっかけは?

在宅事業部 山上様、さわやかセンター札幌西 大野様、管理部 佐々木様にお話をお伺いしました。


介護の業界は紙がとても多いです。弊社もとにかく紙が多いのが課題で、全社でペーパーレス化を検討していました。
当時、ゼロックスさんからDocuWorksを使った電子化の提案を受けていたため、役員と各センター長が本社に集まり、DocuWorksのデモを見る機会がありました。初めてDocuWorksを見た瞬間、 「使いやすそうで良いな、これを使えばペーパーレス化に繋がりそう」 と思ったのがきっかけでした。DocuWorksを使うことで、大量の紙が電子化されるだけでなく、簡単に書類を束ねたり、ページの並び替えをしたり、ワンクリックで中綴じ製本印刷ができたり、作業効率が上がる点でもメリットがあり、最終的に導入を決定しました。

同時に、ペーパーレス化の一環で、外出先からカタログや事例を見るために、社員へタブレット端末を配布しました。
タブレット端末を有効活用するものとして、クラウドサービスWorking Folderの紹介もあり、実際に見てみると操作性の良さ、価格、DocuWorks連携など、「まさに理想の形!」となり、DocuWorksとあわせて契約しました。

インストール等の設置支援から、全道各地でのDocuWorks講習会まで、手厚いフォローがあり安心してゼロックスさんにお任せすることができて良かったです。

どのように社内へ浸透しましたか?

社内のペーパーレス化を促進していくにあたり、最初は現場から反対の声もいくつかありました。DocuWorksには沢山の機能があり、様々な使い方ができることが反対に漠然としてしまい、どのように浸透させようか頭を抱えていました。
せっかく導入したのに活用していないのはもったいない・・・何かよい方法はないか模索していました。

そこで、まずは利用用途を絞り、カタログの電子化と、見積書や申請書の作成からはじめることにしました。DocuWorksは直感的に扱いやすいソフトなので、毎日使っていくと徐々に操作は慣れ、みるみるうちに社内に浸透していきました。
具体的にどのように使うか、ルールを決めて徹底できたことが成功の秘訣だと思います。

おかげさまで今では業務上欠かせないツールとなっています。新入社員が入社してきた際は、コミュニケーションの一環として社員同士で活用方法や操作を教え合ったり、話し合ったりすることで、新たな使い方を生みだすこともあります。

また、センター長会議でもよくDocuWorksの話題が挙がります。各センターでの使い方を情報共有することで、他のセンターでも取り入れて活用の幅が広がったケースもあります。
導入してから約3年が経ちましたが、今では各現場で浸透してDocuWorksを活用しています。



在宅事業部 山上様(右)と
さわやかセンター札幌西 大野様(左)


DocuWorksの活用方法を教えてください。

DocuWorksの活用方法について、在宅事業部 山上様にお話をお伺いしました。


【活用シーン1】カタログ・パンフレットの管理と製本印刷

介護・福祉用具は種類がたくさんあります。現在は、商品のカタログやパンフレットをDocuWorksで電子管理しています。紙であるものはスキャナで読み込んでDocuWorksに取り込みます。お取引先様からメールなどで届いたデータ、ホームページ上で掲載されている電子カタログ等もDocuWorksに変換して 保管しています。
DocuWorksを使うとファイルが軽く、サムネイル表示されるので必要なカタログがすぐに見つけることができます。また、イージープリンタで製本印刷の設定をしています。中綴じフィニッシャー付きの複合機を使用しているので、ワンクリックするだけであっという間に必要部数分、製本された状態で出力することができるようになり効率が上がりました。お客様へ 提示する時はまずDocuWorksで探し、必要に応じて紙に出力しています。


製本印刷もゼロックス複合機が活躍


■製本印刷までの流れ





【活用シーン2】研修報告書の回覧

お客様により良い価値を提供するために、社員向けに様々な研修を開催しています。
受講後は研修報告書を作成し、社内で回覧しています。研修報告書の回覧頻度は高く、紙で運用している時は誰が見ているか、今どこで止まっているのか把握しにくい点が課題でした。
現在はDocuWorksを使うことで、アノテーションの日付印で簡単に捺印ができ、紙に比べるとスムーズに回覧することができるため、必要な情報がきちんと伝わるようになりました。運用ルールの統一を図れる上に、データで全て残しているので誰が閲覧したのかなど、証拠を取ることもできるようになりました。



■回覧の流れ



DocuWorksを使った研修報告書の電子回覧は、私が旭川にいたころに運用を開始しました。センター長会議でDocuWorksの活用推進例として積極的に紹介したところ、今では他のセンターでも取り入れて運用するところも増えてきました。また、旭川ではDocuWorks担当者を設けて、センター内でのDocuWorksの問い合わせを一括で対応できる仕組みを作りました。 そうすることで社内で気軽に相談しやすくなり、様々な工夫が生まれ使い方が広がっていったように思います。


■問い合わせ対応の流れ




【活用シーン3】住宅改修申請書の作成

昨今の急速な高齢化社会の中、「介護保険制度」によって、保険者は多種多様な介護サービスを選択し利用できる仕組みがあります。そのサービスの一つとして「住宅改修」があります。
「廊下に手すりを付けてほしい」、「段差をなくしてバリアフリーにしたい」、「浴室に滑り止めをつけてほしい」、などお客様から住宅改修の依頼を頂きます。その際に必要な『住宅改修申請書』の作成にDocuWorksを活用しています。『住宅改修申請書』には見積書や内訳書、契約書、理由書、写真貼付台紙などが含まれています。
Excelのフォームから作成していますが、主に写真台紙への切り貼りにDocuWorksを活用しています。

①デジカメで撮った写真をDocuWorks Printerで変換し、②部分イメージコピーを使って③Excelの台紙へ貼り付けています。作成が完了したら④DocuWorksへ変換し、⑤紙に出力して提出しています。


■作成手順




Working Folderの活用方法を教えてください。


Working Folderの活用方法について、さわやかセンター札幌西 大野様にお話をお伺いしました。

カタログや見積書、研修資料、商品動画など、各自必要なデータをWorking Folderに保存して外出先から閲覧しています。
各センターのドロワー内に社員ごとのフォルダを作成し、各個人が自由に利用しています。以前はDocuWorskで電子化した『住宅改修申請書』も、外出する際にお客様ごとに控えを必要部数紙に印刷して持ち歩いていました。今ではWorking Folderに保存しているので、タブレット1台持ち歩くだけとなり煩わしさがなくなりました。Working FolderはDocuWorksと連携しているためドラッグ&ドロップで簡単にアップロードできるのでとても使いやすいです。Androidタブレット用のアプリも視覚的に扱いやすく、使っていくうちに操作はすぐに慣れました。

■活用イメージ




■フォルダ体系例




■DocuWorks連携



定期的に自治体で開催されている「集団指導」の資料は、各自治体のホームページ上でダウンロードすることができます。今まではPDFファイル形式でダウンロードし、必要な項目をそれぞれ紙に出力して持ち歩いていました。持ち運ぶには重く、かさばるため不便な思いをしていました。
今ではダウンロードした資料を一度DocuWorksにして、必要なページだけを取り出してWorking Folderに保存しています。説明会当日はタブレット一台さえあれば資料を確認することができ、便利になったと同時に活用の幅が広がったと実感しています。


活用中のタブレット端末


■活用イメージ



今後に向けて

今後に向けて、在宅事業部 山上様と管理部 佐々木様にお話をお伺いしました。


DocuWorksを今まで以上に活用し、更なるペーパーレス化の促進に繋げていきたいです。
今は資料の作成など個人単位での活用がメインです。次のステップとして部門単位やセンター単位で活用していきたいと考えています。以前、ゼロックスさんのフェアでDoocuWorksとトレイを使った簡易ワークフローのデモを見ました。「使い方次第でいろんな使い方ができるのか!」と衝撃を受けたのを覚えています。既にワークフローのシステムが導入されているので仕組みは整っているのですが、日報や勤務管理簿など、システム化していない部分を、簡易的な申請フローとして活用することを検討しています。また、当社はファクスが多く、全て紙で出ているため、ファクスの電子化に興味があります。
既に使い慣れているDocuWorksで、自席にいながらファクスの確認や振り分けができるので、紙の削減だけではなく効率も上がりメリットが多いと考えています。

DocuWorksは複合機やプラグインソフト、オプションソフトなどと連携することによって活用の幅が広がります。

DocuWorksは使い方次第でどのような業務でも活用できる、奥が深いソフトだと実感しています。新たな使い方の推奨など、センター長会議などで情報共有を実施し、今後さらに使い道を広げていきたいです。


編集後記

約3年前にDocuWorksとWorking Folderをご導入頂いた時、操作説明会の支援で各センターへ訪問させて頂いたのが私とマルベリー様のご縁となりました。どのセンターを訪問しても皆さま笑顔が素敵で明るく、和気あいあいと積極的に受講してくださる姿がとても印象的でした。
当時、旭川にいらっしゃった山上様から
「もっと浸透させるために旭川にもDocuWorks倶楽部作ってよ!」
とかけて頂いたお言葉が嬉しく今でも忘れられません。

大野様と佐々木様は、毎月弊社で定期開催している無償DocuWorksスクールへ何度か参加して頂いたり、展示会に足を運んでくださった際はDocuWorksブースへお立ち寄り頂いたりなど、積極的にDocuWorksを業務に取り入れようという姿勢が伝わり、いつも大変嬉しく思います。

マルベリー様でDocuWorksやWorking Folderの活用が浸透したのは、皆さまが前向きに電子化へ取り組んで頂き、使い方がわからない人には知っている人が教え合うなど、思いやりを持ってお互いをサポートし合う社風であるからと感じました。
今後も更なるペーパーレス化促進のため、引き続き貴社のビジネスパートナーとしてご支援させて頂ければ幸いです。

ご多用の中、快く取材にご協力頂き誠にありがとうございました。

マルベリー様の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。



マルベリー様本社の社内の様子

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 斉藤 茜)

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