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DocuWorksCITY お客様事例集

有限会社エステイ相馬様

ペーパーレスファクス環境の構築により、一番変わったのは自分自身の意識!
紙に出力するのが当たり前だった以前の意識を払拭し、
外出先での文書共有はWorking Folderを採用!




会社概要

社名 有限会社エステイ相馬
代表者 相馬 毅
所在地 札幌市白石区南郷通1丁目北1-1 ST相馬ビル1F
取扱業務 ・不動産賃貸、売買、仲介
・建設工事の企画、設計、監理、施工
・損害保険代理店業

設立年月日 昭和61年11月5日
登録・許可 宅地建物取引業 : 北海道知事 石狩(2)第7494号
一級建築士事務所 : 北海道知事登録 (石)第4600号
主な加盟団体 社団法人 北海道建築士会
社団法人 全国宅地建物取引保証協会会員
社団法人 北海道宅地建物取引業協会会員
関連会社 room+(ルームプラス) 
店舗ホームページ http://www.rooms-plus.com/




概要

ファクスの送受信や物件資料が非常に多いにも関わらず、紙に出力してはすぐに捨ててしまう日常。
ペーパ-レスファクス環境になったことで、即コスト削減に成功しました。
これまで紙で保管していた社内の書類を電子化し、NASで情報共有しています。
NASとクラウドサービスWorking Folderを連携し、外出先からでもタイムリーに 情報共有出来るようになりました。

それではエステイ相馬様の活用方法をご紹介します!


お話を伺った方



・代表取締役 相馬 毅 様 (中央)
・専務取締役 相馬 惇 様 (左)
・主任 新井 大星 様 (右)

目次

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電子化に取り組むことになったきっかけを教えてください。

相馬 惇 様にお伺いしました。

不動産業はとにかく紙が多いです。
そんな中、知人から「電子化されている不動産会社が増えてきて、良いソフトがありますよ」という話を聞きました。
そこで一度ゼロックスのDocuWorksについて詳しく聞いてみようと思ったのがきっかけです。

DocuWorks導入前の環境について教えてください。

「物件資料」はファクスで届くものと、自ら情報サイトで調べたりするものとがあります。
以前は「物件資料」を全て紙に出力し、それを見ながらパソコンに情報を入力した後、その紙をすぐに捨ててしまうのが日常でした。本当に沢山の用紙を使用していましたね。



DocuWorks導入後の環境について教えてください。

●ペーパーレスファクス環境の実現

以前はファクス受信文書を1枚ずつ全て出力していたものを、ペーパーレスに切り替えました。今ではパソコン上で電子データを閲覧し、「要るもの」・「要らないもの」を確認。「要らないもの」は削除しています。ペーパーレスファクスにすることで無駄な紙が無くなりました。受信文書はDocuWorksで閲覧していますが、サムネール表示されるので、視覚的にも見やすく操作も簡単です。

ファクスで受信した文書は、複合機から電子データへ変換し、NASに格納されます。社内では、自席のPCから閲覧していますが、さらに当社では、NASに格納したデータを、クラウドサービスWorking Folderへ自動転送する仕組みを導入しています。これにより外出先でもスマートフォンから急ぎのファクスを確認することが可能となり、業務効率が大幅に上がりました。





●実際のDocuWorks Desk画面





DocuWorksの活用方法を教えてください。


相馬 惇 様に伺いました。

① DocuWorksの入れ物機能を使って「物件だし」の管理

(物件だし=気になる物件を効率的に回り撮影するための訪問前準備)

以前はファクスや情報サイトで知り得た物件資料を、全て紙で出力していました。物件資料をパソコンに入力した後、 すぐに捨ててしまうのが日常でした。その物件資料は何万戸分もあります。本当に沢山の用紙を使用し廃棄していたことになります。

現在は、賃貸情報で気になる物件資料はピックアップしてDocuWorksの中でストックしておきます。いわゆる訪問前の下準備のようなものですね。地区ごとにまとめて管理しておいて、後日写真を撮りに行ったりします。

無駄な紙が減っただけでなく、効率的に訪問することができるようになりました。


●実際のDocuWorks画面





② DocuWorksオリジナルアノテーションツールバーの活用

物件資料やチラシを効率的に作成するために、「会社名」と「店舗名」それぞれの「横判」と「ロゴ」等を登録しています。

ファクス受信した物件資料の下部(帯部分)に会社名とロゴをスタンプ感覚でクリックし押印するだけで、あっという間に物件資料が完成します。

またダイレクトファクス送信と言って、パソコンから紙に出さずにファクス送信する機能を使用した後、DocuWorks文書に押印できるよう、「FAX済」スタンプも登録しています。




物件資料に補足・追記したい時に電子の文房具であるDocuWorksアノテーションを活用します。

具体的にはテキストアノテーションを使って、「カギの置き場」を追記したり、下部の帯部分に、オリジナルスタンプとして登録したスタンプを押して作成し直したりすることが多いですね。作成し直したチラシはワンクリックでPDFファイルに変換し、お客様へメール添付します。あっという間に作業が完了します。




③ DocuWorksバインダーで契約書類一式を管理

原本は別室に保管していますが、DocuWorksで契約書の控えを電子共有しています。必要な時に自席に居ながら 素早く検索し、閲覧することが可能になりました。
「契約書」の他、「登記簿謄本」や「リース契約書」「保険証券」「重要事項説明書」などを、個人名のバインダーに1つにまとめて管理しています。


【契約書類一式】





●実際のDocuWorks画面(契約書・建物管理)




④ 使うフォームや雛形を共有

「入居申込書」や「領収書」「建物賃貸仮契約書」等のフォームを、DocuWorksの入れ物機能であるクリアファイルを使って整理し共有しています。すぐに最新版を取り出せるので大変便利です。




●文書の共有方法を教えてください。

外出先で頻繁に使用する書類はWorking Folderに連携するNASのフォルダ内に保存してありますので、格納したデータは、自動的にWorking Folderにもアップロードされます。
外出先からでも、スマートフォンを使い、必要な書類を閲覧できますので、お客様との面談中も具体的なイメージで伝えることができ、大変便利です。 





相馬 毅 様に伺いました。

「DocuWorksがあれば、図面でも何でもこいですよ!」とおっしゃる相馬社長様。
どのような使い方をされているのか拝見させていただきました。


●改修工事の見積書や修繕依頼箇所にアノテーションで追記

改修工事の見積書作成に、DocuWorksのアノテーション機能を使っています。
まず、PDFのカタログデータをDocuWorksに変換し、写真画像の部分を「部分イメージ機能」で切り取り、見積書に貼り付けています。その他にも修繕依頼の該当箇所へのコメントの追記や、線を引きは、以前は手書きでしたが、アノテーションで簡単に編集できるので、今はDocuWorksを活用しています。




●改修工事チラシの校正に活用

エレベーターの改修工事を行う際、住民向けのチラシを貼ります。

取引先業者よりチラシの校正をいただき、内容を確認するのですが、「ここの文字をもっと大きくして欲しい」など、要望を伝えることがあります。

以前はこれらのやりとりをファクスで行っていました。
まず取引先業者より届いたファクスがプリントアウトされます。その紙に手書きでコメントを追記し、また相手へファクスで返信していました。やりとりの履歴も全て紙での保管です。今思えば、効率が悪かったですね。

現在は、ペーパーレスファクスですから、受信したファクスは自席にいながら確認ができます。またコメントの追加は、そのままDocuWorksのアノテーション機能を使って編集。一連の作業は、ファクスと自席を行き来することもなくなり、業務の効率がグンと上がりました!

ファクスを送信する際、一斉に複数箇所へ送信することもありますので、お仕事バーにボタンを登録し、ワンクリックで作業ができるようにしています。





●相馬社長は、業務外でも町内会の仕事でDocuWorksを活用!

実は町内会の仕事でもDocuWorksを活用しています。
例えば、「定例会資料」「総会議案書」「活動計画」「地図」等の作成・管理に便利です。

アパートやマンションなどの共同住宅に、新たに「ごみステーション」を増設したい場合、市に対して申請書を提出する必要がありますが、その際に必要な書類はDocuWorksを使って束ねています。


編集後記

取材をさせていただき、お話をうかがっている中で、「ファクス業務の効率が上がっているよ」と笑顔でおっしゃる相馬社長や、「DocuWorksの難しい機能は使っていないんです」とおっしゃる相馬専務。

さりげなく業務の中に溶け込んでいるDocuWorksを見て、とても嬉しくなりました。


この度、作成をお手伝いさせていただいたDocuWorksアノテーションや、お仕事バーのカスタマイズによって御社の業務効率化にお役に立てていることを知り、あらためてインストラクターとしての「やりがい」を感じたとともに、とても責任のある仕事だと再認識させていただきました。


今回の取材を通して、あらためてお客様に対する「感謝の気持ち」が溢れてきました。

私どもはお客様と共に、より良いドキュメント環境を創るため日々奮闘しております。

御社のお役に立てるよう、今後もお手伝いをさせていただければと思っております。

お忙しい時期にもかかわらず、快く取材にご協力いただきまして、本当に有難うございました。

御社の益々のご発展を、心よりお祈り申し上げます。

そして末永くお付き合いいただけますよう宜しくお願い申し上げます。


(取材:北海道DocuWorks倶楽部 設楽 裕美子)

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