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DocuWorksCITY お客様事例集

2017冬季アジア札幌大会におけるドキュメントサービスの提供
前編「Working Folderが大会運営の効率化を支援」


大会概要

大会名称

第8回アジア冬季競技大会(2017/札幌)
(広域名称:2017冬季アジア札幌大会)

開催時期

2017年(平成29年)2月19日(日)~26日(日)

開催場所

札幌市内の各競技会場、及び帯広市

競技種別 5競技11種別64種目
主催

アジア・オリンピック評議会(OCA)

運営主体 第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会(SAWGOC)

大会組織委員会
主要役員

名誉会長 竹田 恒和 日本オリンピック委員会会長
会長    秋元 克広 札幌市長
副会長   河野 博文 日本オリンピック委員会副会長
専務理事 生島 典明






概要

富士ゼロックス北海道株式会社(本社:札幌市/社長:山根 義明)は、2017冬季アジア札幌大会において、 「ドキュメントサービス・複合機」のカテゴリでオフィシャルスポンサーシップ契約を締結しました。

今回のお客様事例は、富士ゼロックスクラウド型ストレージサービス「Working Folder」を中心とした「ドキュメントサービス」を、実際にどのようにご利用いただいたのかを組織委員会様や関係者へインタビューしました。

本事例は、前編「Working Folderが大会運営の効率化を支援」、後編「医務室業務の処置情報をクラウド上で共有」のふたつに分けてご紹介します。





●富士ゼロックスが考えるドキュメントとは


富士ゼロックスでは、紙の上の情報だけでなく、電子情報、映像、音声なども含め、人の思考をカタチにしたものをすべて「ドキュメント」として定義しております。ですから紙文書だけでなく、OfficeデータやPDFデータをはじめとする電子ファイルや動画などの映像データ、音楽を含む音声データもすべてドキュメントです。




●ドキュメントサービスの概要


さまざまな情報を扱う大会運営にあたっては、大会事務局内はもちろん、外部関係者やパートナー企業間、事務局と各競技会場や医療機関等の間で、大会運営に必要な各会場の図面や競技スケジュール、選手の診療記録など様々なドキュメントが、場所や時間、言語を選ばず、高いセキュリティ環境のもとで共有される環境を構築することが求められます。

当社は、富士ゼロックスクラウド型ストレージサービス「Working Folder」や、文書管理ソフト「DocuWorks」、そして連携可能な複合機を組み合わせ、大会運営スタッフ内外の情報を共有できる環境を提供しました。今回の事例では、数あるご利用シーンの中から一部の事例を紹介いたします。






目次

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Working Folder管理者に伺いました

お話を伺った方
第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会 
総務部 総務課 箭原 圭 様 (情報システム担当)



今回の冬季アジア札幌大会では、富士ゼロックス北海道より「ドキュメントサービス・複合機」のカテゴリでのスポンサーということで、大会準備期間から大会終了までの間、クラウド型ストレージサービスWorking  Folderを全部で3キャビネットを利用しました。

組織委員会スタッフ85名分をユーザー登録して利用したほか、社外の関係者で約230名をWorking Folderに登録しドロワーにアクセス権を付け、関係者のみで限定し利用しました。





●Working Folderを利用した感想

社外関係者と情報共有する上で、電子メール以外の情報共有の仕組みを用意できた事が良かったです。
Working Folderは使い方も分かりやすくて、ほとんどの機能は説明書を見なくても利用できました。
また簡単なマニュアルを富士ゼロックス北海道で用意していただき、社内外の関係者へ配布したのですが、使い方に関する問合せはほとんどありませんでした。

管理者としても、管理をする上で手を煩わせる事がほとんどなく、各部署からの申請により社外関係者をWorking Folderにユーザー登録する時も、複数名まとめてCSVファイルで一括登録することが出来たのは便利でした。

頻繁にやりとりする一部の社外関係者とは、Working Folderのドロワーにアクセス権を設定し、用途を限定して利用しましたが、それ以外の社外関係者に対しては、「文書公開機能」を利用することで、一方通行ではありますが、一時的に大容量のデータを送付することが出来ました。
相手側のメールの設定で添付ファイルの容量制限がかかっている場合もあり、この「文書公開機能」は大変便利に使わせていただきました。

広報マーケティング課 報道係様でのご活用方法

お話を伺った方
第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会 
総務部 広報マーケティング課 報道係 上野 勇樹 様


●海外関係者とのデータ授受に利用

報道係では、業務上OCA(アジア・オリンピック評議会)のメディアチームや、各国のNOC(国内オリンピック委員会)と、大容量データの授受を行う必要がありました。

メールでは、送付先の設定によって受取不可であったり、フリーのファイル受渡しサービスの利用では、セキュリティ上の不安がありましたが、富士ゼロックスのWorking Folderを活用させていただき、安全に簡易に受渡しが出来たと思います。

作業手順としても、相手に送付するファイルをWorking Folderへ格納し、そこから「文書公開機能」を使って、相手先のメールアドレスを指定するだけの手軽さでした。



【文書公開機能】



●大会期間中に発行した「デイリーニュース」の作成に必要な情報や写真データの共有に利用

大会期間中の2月19日から27日までの毎日、前日の試合結果や、関係者の活躍、観光情報などを掲載したタブロイド紙「デイリーニュース」を発行しました。このニュース紙の発行に当たって、期間前から編集者と大量の情報のやり取りをする必要があり、利用させていただきました。

また、期間中の「競技写真」データのやり取りにも活用しました。
1枚10MB前後ある写真を、1競技につき、2~30枚。1日当たりだと数十枚から数百枚を、カメラマンから デイリーニュース編集者の手元へ、なるべく早く送る必要がありました。
これらの「写真」データを、Working Folderに格納し、カメラマンと編集者、我々組織委員会スタッフ約30名で共有しました。Working Folderでは、アクセス権の設定により、関係者のみで限定利用が可能なため、とても便利でした。

私の場合、今までセキュリティ面の不安などから、クラウドサービスを積極的に利用したことはありませんでしたが、本大会では富士ゼロックスのドキュメントサービスを提供していただき、大変助かりました。




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広報マーケティング課 広報係様でのご活用方法

お話を伺った方
第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会
総務部 広報マーケティング課 広報係 北條 貴大 様





●公式プログラムや公式ホームページの作成に必要なデータをクラウド上で共有

広報係では、公式プログラムの作成や、冬季アジア札幌大会の公式ホームページの作成を担当していました。

公式プログラム作成の業務では、「記事のネタとなる情報」や、「写真」データ、「校正」データ等をWorking Folderに格納し、関連会社のみが閲覧できるアクセス権を設定して利用しました。

もしもメールの添付ファイルでやりとりしていたら、後で何を送ったのかがわからなく、膨大な新旧ファイルがPCに残ってしまったと思いますが、今回はWorking Folderを利用できたため、用件はメールで伝え、最新版のデータは常にWorking Folderで確認するよう使い分けしていたので、とても使いやすかったです。

ホームページの作成業務でも、掲載する「写真」データや「動画」ファイルの受渡しに便利でした。
ファイル数が多い場合は、Working Folder上の表示を「サムネイル表示」と「リスト表示」を簡単に切り替えられるので、状況に応じて見やすく変更できるのが良かったです。

もし今後、Working Folderがアップデートし仕様変更する事があれば、1ページに表示できる件数がもっと増えるようにして いただければ、より使いやすいと思います。

富士ゼロックス北海道がスポンサーとなることが決まり、Working Folderの説明を初めて聞いた時、すぐに「これは使える!」とイメージできました。使い方もとても簡単で、社外の関係者からも問合せがはいることなく、大会期間前から終了までの間、フルに活用させてもらいました。

【公式プログラム】



競技部 宿泊警備課様でのご活用方法


お話を伺った方
第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会 
競技部 宿泊警備課 輸送担当係 毛内 克知 様 / 佐藤 唯 様




●選手団や大会関係者の宿泊や輸送の手配に利用

宿泊警備課 輸送担当係では、選手団や大会関係者、各国のVIPのお客様等の宿泊と輸送を担当しており、大会期間中の滞在先ホテルの手配や、航空機、JR、バス、タクシー等の手配を担当しました。

手配には、旅行会社をはじめとする、タクシー会社やバス会社等、複数の会社とやり取りをしますが、電子メールでのやりとりでは、どのデータが最新版かわからなくなってしまうので、Working Folderには常に最新のデータを格納し、関係取引先へメールで連絡すると同時にWorking Folder上のデータも最新版に更新するようにしていました。

容量の重たいデータもありましたので、非常に便利でした。主におよそ5~6社30名くらいの限定した関係者間で情報を共有しました。

データの差し替えは頻繁に行われるため、もしも打合せをする時に、どちらかが1つ前のデータを見ていたとしたら、 話がかみ合わなくなってしまいます。その点では、誰がいつアクセスしても最新版のデータはWorking Folderに入っているという運用が出来たので、効率よく業務ができた点は良かったと思います。





他には、会場内に駐車場の案内などの看板を立てたのですが、看板の制作会社との「図面」のやり取りにもWorking Folderを利用しました。

「図面」データは容量も重たく、また口頭では説明が難しかったので、Working Folderを利用して大正解でした。

【設置された看板の例】





●宿泊先ホテルで車両予約した情報が、輸送本部でタイムリーに閲覧可能(複合機+Working Folder連携)

大会期間中は、選手や関係者が宿泊している各ホテルに「車両利用申込書」等の書類を用意してありました。
事前にこの書類に記載しスタッフへ渡すことで、タクシー等の予約をすることができます。
この「車両利用申込書」は、後から項目が追記になり何度か改訂することとなりましたが、常にファイルをWorking Folderに格納しておいたので、都度最新版をダウンロードして利用していました。

各ホテルで、スタッフが受け取った「車両利用申込書」は、輸送本部で手配をかけます。この時、各ホテルに設置してある、ゼロックス複合機がWorking Folderと連携していましたので、複合機からスキャンする感覚で「車両利用申込書」を読み込むとすぐにWorking Folderに文書が格納され、場所が離れた輸送本部で確認が出来ます。タイムリーに受渡しが出来るのでとても便利でした。
また手配完了後は、万が一トラブルがあった時の事を考え、「車両利用申込書」の控えの保存先としても利用できました。
操作も簡単ですし、他にも競技スケジュールを格納するなど、各種システムでは出来ないちょっとした書類の受渡しをする上で手軽に利用できるので、有効的に使わせてもらいました。


【運用イメージ】






富士ゼロックス複合機から、直接Working Folderにアクセス可能

今回の冬季アジア札幌大会では、富士ゼロックスが各施設へ複合機を提供させていただきましたが、すべての機種がWorking Folderと連携できます。

操作パネルからWorking Folderを選択すれば、スキャンする感覚でアップロードしたり、格納されている文書を複合機の操作で印刷できます。パソコンを介さずにWorking Folderへアクセスが出来るので手軽に利用でき、上手に活用いただくことで、従来の働き方を大きく変えることも可能です。


【複合機 操作パネル】

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競技部 競技2課様でのご活用方法

お話を伺った方
第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会
競技部 競技2課  北野 未希 様 / 長谷川 知宙 様


●各連盟とのデータ送付に文書公開機能を利用

今回の冬季アジア札幌大会では、5競技11種別の競技が行われましたが、各連盟と様々なデータをやりとりする必要がありました。例えば大会に参加する国数の増減で「競技会場や各諸室のレイアウト」が変更になる場合があり、都度変更となった情報を共有する必要があります。

連盟との情報共有は主にメールを使用していましたが、データの送り先は、同じ担当者ではなく業務内容によって都度代わるので、Working Folderの文書公開機能を利用して受け渡しを行っていました。公開する際、パスワードを設定することも出来るので、セキュリティ面でも安心して受渡しができました。また、「写真」や「動画」等のファイル容量が重たいデータでも容量を気にすることなく利用できた点は良かったです。




●チームガイドの作成に必要なデータをクラウド上で共有


「チームガイド」と呼ばれる小冊子を各競技種別にあわせて作成しました。内容は競技スケジュールやシャトルバスの時間等が記載されています。



この「チームガイド」を作成する上で、組織委員会内の各担当者や、社外関係者とアクセス権を設定してWorking Folder上で様々な情報をやりとりしました。

場所や時間に関わらずリアルタイムに修正したデータを 閲覧・校正でき、また何かあると、最新版は常にWorking Folderに格納されていたので非常に便利でした。



●大会期間中は、「リザルト」、「議事録」、「翌日の予定」をスキャンしてWorking Folderに格納

大会期間中は、終日競技会場にいることが多く、現場では机に座ってパソコンに向かう業務は無かったのですが、競技が終わると「リザルト(競技の成績)」を競技会場のゼロックス複合機からスキャンしてWorking Folderに格納していました。
セキュリティ上ファクスが送れる環境が無かったので、ファクスの代わりの使い方として、一日の終わりには、「議事録」、「翌日の予定」等もスキャンしてWorking Folderに格納し、必要に応じて関係者へ送ることができました。





競技部 施設環境課様でのご活用方法

お話を伺った方
第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会
競技部 施設環境課 施設環境二係 常本 雄亮 様

【施設環境課の皆様(写真中央/常本様)】



施設環境課では、社外の関係取引先と会場の「図面」や「レイアウト」のデータを共有するのにWorking Folderを利用しました。
今回は、組織委員会の公式なサービスとしてWorking Folderを利用できましたが、もし無かったらとても面倒だったと思います。
具体的には、インフラ担当の企業や、プレハブ担当の企業、競技のタイムを計測する企業、重機や備品のレンタルする企業など4社、約20名でアクセス権を付けて共有しました。会場ごとの図面データの量は膨大で、競技会場内にプレハブを建てるところは特に図面の数が多くなります。ファイル形式は、PDFやExcel、Word、PowerPointの他、CADデータも含まれるため、容量も大きかったので、Working Folderはとても重宝しました。

また、各会場の複合機設置場所を決める際にも、富士ゼロックス北海道の担当者と「会場図面」や「工程表」を共有し、打合せをしました。修正があってもタイムリーに閲覧ができるのは、クラウドならではですね。

【富士ゼロックス北海道の担当者がWorking Folderにアクセスした画面】



●大会期間後も引き続き報告書作成で関係取引先と情報共有

大会が終了した後も、OCA(アジアオリンピック評議会)へ提出する様々な報告書の作成があります。資料を作成する上で、関係取引先とデータを授受する必要があるので、引き続きWorking Folderを利用しました。
使いやすく操作も簡単なので、アクセス権を登録した取引先からの問合せが来ることもなく、業務の効率化が図れました。

編集後記

この度、冬季アジア札幌大会に「ドキュメントサービス・複合機」というカテゴリでスポンサーとなりましたが、果たして、 ドキュメントサービスの分野でどこまでお役に立てるのか、最初は手探り状態で対応させていただきました。 クラウドサービスは各社から様々な有償・無償のサービスがあります。うまく利用していただけるのか、本当に大会運営に お役に立てるのか等、色々試行錯誤しながら、様々なシーンでの使い方をご紹介させていただきました。

結果として、Working Folderが持つ様々なセキュリティ機能や、アクセス権の設定機能、そして複合機連携、DocuWorks連携等をうまくご利用いただき、たくさんの部署から便利に利用しましたとのお声をいただくことが出来ました。

単なるクラウド型ストレージサービスとしてではなく、ドキュメントサービスとしてのご活用をたくさん頂き、本当に嬉しかったです。

私は、富士ゼロックスグループの一員として、様々なドキュメントに対して、お役に立ちたいと考えていました。

国際スポーツ大会に携わった経験も無かったため、まだまだ色んな部署や、シーンでもっともっと便利なご提案ができたのかもしれません。至らない点も多く、説明が足りない分も多々ございましたが、組織委員会の各スタッフの皆さまが知恵を出し合って、上手に考えていただいた結果、このような素敵なご活用方法を見出していただいたのだと、心より感謝しております。今回の活用事例は、皆さまの創意工夫が集まった、大変貴重なノウハウだとあらためて重みを感じました。

今回、冬季アジア札幌大会にこのような形で関わることが出来て、本当に良かったと思います。

大会期間中は、各競技会場を巡回しましたが、組織委員会のスタッフがあちこちで飛び回っているのを見て、大会の運営を支える側の大変さや苦労、そして楽しさや充実感を垣間見ることができました。組織員会の皆様がしっかりとバックヤードで支えているからこそ、大会が成り立っていることを知りました。

私は閉会式に出席させていただいたのですが、感動で胸がいっぱいになりました。今回の大会を通じて、様々な事を 学びました。またどこかで一緒にお仕事が出来るその日まで、私たちも精一杯努力し、今後も皆さまのお役にたてる 価値あるドキュメントサービスの提供を目指していきたいです。

(北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)


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※  敬称等は2017年3月時点のものです。



本事例は、前編「Working Folderが大会運営の効率化を支援」、後編「医務室業務の処置情報をクラウド上で共有」のふたつに分けてご紹介しています。是非、後編もご覧ください。

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