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DocuWorksCITY お客様事例集

2017冬季アジア札幌大会におけるドキュメントサービスの提供
後編「医務室業務の処置情報をクラウド上で共有」


大会概要

大会名称

第8回アジア冬季競技大会(2017/札幌)
(広域名称:2017冬季アジア札幌大会)

開催時期

2017年(平成29年)2月19日(日)~26日(日)

開催場所

札幌市内の各競技会場、及び帯広市

競技種別 5競技11種別64種目
主催

アジア・オリンピック評議会(OCA)

運営主体 第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会(SAWGOC)

大会組織委員会
主要役員

名誉会長 竹田 恒和 日本オリンピック委員会会長
会長    秋元 克広 札幌市長
副会長   河野 博文 日本オリンピック委員会副会長
専務理事 生島 典明






概要

富士ゼロックス北海道株式会社(本社:札幌市/社長:山根 義明)は、2017冬季アジア札幌大会において、「ドキュメントサービス・複合機」のカテゴリでオフィシャルスポンサーシップ契約を締結しました。

今回のお客様事例は、富士ゼロックスクラウド型ストレージサービス「Working Folder」を中心とした「ドキュメントサービス」を、実際にどのようにご利用いただいたのかを組織委員会様や関係者へインタビューしました。

本事例は、前編「Working Folderが大会運営の効率化を支援」、後編「医務室業務の処置情報をクラウド上で共有」のふたつに分けてご紹介します。





お話を伺った方

第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会
競技部 競技一課 医事衛生係長 佐々木 徹也様
競技部 競技一課 医事衛生係
渡邉 隆司 様(写真左) / 酒井 留美子 様(写真右)



●医務室の概要

選手ホテルに滞在する選手・役員の医療救護を行うための施設として開設します。
医務室で対応できない場合に備え、第二次、第三次救急医療を行う医療機関として、協力病院を指定しています。

・応急処置
・協力病院への搬送判断及び指示
・医薬品処方

●選手ホテル内理学療法室の概要

医務室医師の指示に基づく理学療法の実施

●救護室の概要

救護室は、観客・ボランティア・メディアなどを対象とした応急手当を行う施設です。

●設置場所

アパホテル&リゾート(選手ホテル):医務室・理学療法室併設
札幌プリンスホテル(選手ホテル):医務室・理学療法室併設
ホテル日航ノースランド帯広(選手ホテル):医務室・理学療法室併設
各会場医務室(選手用)
各会場救護室(観客用)
札幌グランドホテル(本部ホテル)
札幌コンベンションセンター(メイン・メディア・センター)

目次

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医務室業務をどのように電子化しようと思いましたか?

お話を伺った方
第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会
医事衛生係 佐々木 徹也 様

今回の冬季アジア札幌大会では、「診療記録の共有」と「集計の効率化」の2つを目的として、医務室での業務を極力電子化し大会の運営を効率化したいと考えていました。

これまでに開催された他の国際大会では、診療記録は「紙」ベースでの運営でした。
そうなると、大会期間中は各会場で行われた診療記録の紙を担当者が毎日回収し、集めた診療記録は本部でまとめ、1件ずつ紙を見ながら手作業で入力し集計しているのが通常です。

本大会では各会場にイントラネットが構築される事がわかっていましたので、当初の考えでは、医療用の「共有フォルダ」を作成し、各会場からは「診療記録」をMicrosoft® Excel®で入力し格納してもらおうと考えていました。
この時、診療記録には「診察した医師のサイン」が必要になるため、一度紙に印刷してから、医師にサインを書いてもらって保管をし、二重管理になりますが、当初は「紙」と「電子」の両方で運用していくイメージでいました。


●当初のイメージ(紙と電子の両方で管理)




集計はすべて手作業の予定でしたので、かなりの労力と時間が必要だと覚悟していたのですが、富士ゼロックス北海道より「ドキュメントサービス・複合機」のカテゴリでオフィシャルスポンサーとなったので、「医務室での診療記録の共有を富士ゼロックスのドキュメントサービスを使って実現しませんか?」と声をかけられたのがきっかけで運用フローを一から見直すことにしました。

富士ゼロックス北海道からの提案は、「診療記録の作成から、手書きサイン、そして組織委員会 医事衛生係が行う 集計作業まで、すべて電子でやりましょう」というものでした。

具体的には、診療記録のフォームをMicrosoft® Excel®で作成し、富士ゼロックスドキュメントハンドリングソフトウェアDocuWorksで電子の紙に変換、タブレットPC 「Surface(※1)」と付属のペンを使って、PC画面上で手書きサインをします。 さらに、サインした後の診療記録は、富士ゼロックスクラウドサービス Working Folderに格納することにより、他の競技会場や組織委員会、医療関係者からタイムリーに閲覧できるという仕組みでした。

当初はクラウドの利用は考えていなかったため、各会場の関係者で情報が共有できるようになるのは、大変魅力的でした。また、大会期間中の日々の集計についてもExcelマクロ機能を使い、簡単に作業できるように最初から作りこみしておきましょうという提案をうけ、「これは素晴らしい!!」と思いました。そこで、今回の冬季アジア札幌大会では、 富士ゼロックス北海道が提案した「処置情報入力検索システム」を採用することに決めたのです。






Working Folderを使った「処置情報入力検索システム」は、どのような点が便利でしたか?

診療記録には患者の個人情報が記載されているため、セキュリティ対策は十分に行う必要がありました。

クラウドサービスの利用をしながらイントラネットのセキュリティの同等レベルを実現するために、組織委員会が手配した特定のタブレットPCのみ、Working Folderのログインを限定できる「IPアドレス制限機能(※3)」を利用しました。

Working Folderでは「操作履歴がすべてログに残る」ので、誰がいつ何を見て何を格納したのか等、利用ユーザーのすべての操作を監視できます。

またタブレットPC単体にもセキュリティ対策をしており、「ウィルス対策」だけでなく「情報漏えい対策」や、「ネットワークの接続を制御」し、包括的に端末の保護を実施。USBデバイスの接続制限や、インターネットへの接続をWorking Folderに限定する等の対策を行う等、システムに必要な操作以外を禁止し、安全性の強化を図りました。

またセキュリティの設定は、管理者しか変更できませんので、一般利用者が勝手にセキュリティの設定を解除することは出来ません。特定の医療関係者が特定の環境下でしか、システムを利用出来ない環境を構築したのです。

このような対応内容を、大会医事責任者(JOC情報・医・科学専門部会副部会長)の赤間先生に認めていただき、前に進められた事が良かったです。


●処置情報入力検索システム概要





さらに「Working Folder」に格納することで、大会期間中に全ての診療記録を全会場から検索/閲覧が出来たのはとても便利でした。例えば競技会場で怪我をして医務室を受診した選手が、宿泊先で再受診した場合、診察した医師は患者が過去にどのような処置を受けたか、どのような薬を処方されたのか、等といった処置情報の確認が必要となります。

過去の処置情報を参照する場合は、Working Folderに格納されたファイルを、ADカード(アクレディテーションカード※4)に記載されたADナンバーを使って検索が出来ます。過去の処置情報を調べることで、診察や処方もスムーズに行うことができました。



●処理情報入力検索システム画面

【 DocuWorks画面(医務室/救護室/理学療法室)】



【サインをする画面(プラスソフト社 PenConnect※2)】




【DocuWorks画面からWorking Folderにアクセス】




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医療業務の運営に大きく貢献した、医務室利用状況の報告業務

今回一番良かった点は、大会期間中の医務室の利用状況を集計し、毎日の会議で報告する業務が滞ることなく大会運営が出来たことです。集計業務の効率化については大成功と言えます。

2月12日から2月27日の間の診察数(延べ)は、整形外科障害214件、内科疾患144件、軽症85件、物理療法302件となり、合計で745件となりました。医務室から提携する病院へ搬送が必要になった数も41件出ました。

実は、1日10件くらいの診察数だろうと想定していたのですが、ふたをあけてみると、想定の4.5倍の利用がありました。 大会期間中は、この数の診療記録が、各医務室で作成されてWorking Folderに格納された事となります。


●Patient Medical Chart(統計データ)



富士ゼロックス北海道が作成したMicrosoft® Excel®のマクロを使った集計システムは、操作がとてもシンプルで、Working Folderに格納された診療記録を1日1回ダウンロードし、フォルダにまとめてマクロを実行するだけです。

「Patient Medical Chat(統計データ)」の作成は、集計システムのデータを利用・加工したため、とても楽でした。もしこの集計システムがなければ気の遠くなる時間を費やして、手作業で作成しなければなりませんでした。

毎日の会議では、発生した怪我や感染症などの最新状況を発表することができ、必要に応じて、競技別、会場別、処置内容別にデータを見ることが可能で、情報の伝達もスムーズでした。特に「感染症の拡大防止」は最も大切なことですので、何かあった時には現場にすばやく伝える必要があります。
本大会では、いくつかの感染症が発生しましたが、すばやい情報伝達のおかげで対処ができ、感染症の拡大を充分防ぐことが出来たように思います。

ここまで正確な集計を即日把握することができたのは、過去の国際大会ではあまり無いと思います。それくらいこのシステムには感謝しています。集計した結果をWorking Folderに格納することで、医療関係者が必要な時にいつでも閲覧が出来たのも良かったです。

●集計システム



運用の仕組みを構築する上で大変だったことは?


仕組みを作る前に、まずは診療記録フォームの内容を決める必要がありました。
過去の国際大会では、医務室業務で使っていた診療記録をすべて紙で運用していました。ですから新しく仕組みを考えなければなりませんでした。そこでカルテの記入から医療関係者間での情報共有、そして組織委員会 医事衛生係が集計するところまで、すべて電子で運用することを想定し、まずはMicrosoft® Excel®でフォームを作成していくところから始めました。

フォーム作成と平行して、本番に向けた運用手順を富士ゼロックス北海道と詰めていったのですが、
週に1回の定例会を行い、細かく記入手順の確認や、パソコンでの動作確認などを相談し少しずつ前へ進めました。
丁寧に打ち合わせを重ねても、やはり一番の不安は「この仕組みを医療現場の方たちに受け入れてもらえるのか」という気持ちが強く、正直言うと最後まで半信半疑の状態でした。

本大会の医療現場は、ご協力をいただく各病院から毎日シフト制で医師、看護師、理学療法士の方たちにお集まりいただきます。ただでさえ医務室の勝手が違うなかで、初めてみるシステムでの業務遂行となります。

一連の操作についてのマニュアルは用意したのですが、本来のお忙しい業務の合間に、マニュアルに目を通していただく時間はあるのかどうかとても不安でした。また操作に慣れていただく期間を設けることなく、ぶっつけ本番で実施することとなります。使いこなせるのかどうか、うまくいくのか、とにかく不安だらけでした。

医師をはじめとした医療関係者が、現場で医療業務に専念できるよう、工夫に工夫を重ねたつもりです。どなたにでもわかりやすいよう操作は出来るだけシンプルに、そして出来るだけ現場での負担を軽減し、Microsoft® Excel®上では、同じ内容を何度も入力しなくても済むように可能な限り自動入力となるよう考えたり、必要な項目が未入力の場合は、メッセージを表示するようにしました。またファイル名を自動で付けるようにし、選手のADナンバーで検索が出来るようにし、ファイル名を見ただけで「受診日時」、「会場名」、「選手」等が特定できるようにしました。

結果として、大会期間中は、システムが一度もダウンしたり、大きなトラブルで業務がストップすることも無く、無事に最後まで稼動させることができ、本当によかったです。
ただ、現場での使い勝手については、一部の医療関係者へご不便をおかけした部分も多々ありましたので、まだまだ改善できた部分があったと思います。




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各会場からの日々の「業務日報」をスマートフォンとWorking Folderで簡単に提出!

その他にも、毎日、各医務室から支援スタッフが、業務日報(出欠確認/引継ぎ事項等)を記入し報告する業務があったのですが、ここでもWorking Folderを利用させていただきました。
支援スタッフは、ただでさえ様々な業務を兼任しているので、出来るだけ簡単な仕組みにしたいと考えしました。
そこで考えたのが、手書きで記入した日報をスマートフォンのカメラで撮影し、写真データをそのままWorking Folderに格納する仕組みです。
各会場の支援スタッフに配備したスマートフォンに、Working Folderにアクセスできるアプリをインストールしておきました。
アプリを開いて、「日報ドロワー」の配下にある「会場名フォルダ」を指定したら、後は撮影した写真画像を選択するだけです。操作はとてもシンプルで、スマートフォンを初めて利用した方にも簡単に操作していただくことが出来ました。



病院搬送時も、患者の診療記録を「Working Folder」で確認しながら対応!! 

お話を伺った方
第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会
医事衛生係 酒井 留美子 様




私は、今回診療記録フォームの作成を行いました。
参考にしたのは、過去の国際スポーツ大会で実際に使用した書類です。

医療に関しては手順も書類もわからないことだらけで、いろいろ調べながら作り上げていくことがとても大変でした。
作成したフォームは、最終的には本大会に携わる医師の方に何度も内容をご確認いただき、無事完成することができました。準備の段階も大会期間中もとても忙しかったのですが、無事に終わってほっとしました。

各会場の医務室では、大きな怪我や病気などの理由により、提携先の病院に搬送されるケースがあります。
私は、病院搬送された患者さんが出た場合、病院に駆けつけて、同行者とバトンタッチし、通訳や保険の手続き等の対応をしていました。連絡があり、病院に向かわなければならない時は、この患者さんがどんな症状で搬送されたのか、事前に組織委員会オフィスにてWorking Folderから選手のADナンバー(アクレディテーションカード※4)で診療記録を検索し、確認してから向かうことが出来たのがとても便利でした。

今思えば、頻繁に搬送される病院に「処置情報入力システム」一式を設置してもらうか、またはSurface(※1)は軽いので常に持ち歩いても良かったとのかなと思います。




●今回作成した医師記入フォーム (赤枠はサイン欄)




大会期間中、医療現場はどのような様子でしたか?

お話を伺った方
第8回札幌アジア冬季競技大会組織委員会
医事衛生係 渡邉 隆司 様




大会直前に続々と各国の選手団が札幌に到着し、公式トレーニングが始まると
同時に、各会場の医務室業務も開始されました。

やはり開始してすぐの時は、システムの操作が上手くいかずに、 「診療業務がスムーズに進まない」と、現場からの問い合わせが相次いでしまいました。

「正直、この運用方法では難しいのかな?」と思い、電子化運用は諦めて、現場がスムーズに出来るよう紙での運用方法へ切り替えたほうがいいのではないか・・・とまで頭をよぎりました。

もしそうなると、毎日1回すべての会場を回って、診療記録を記入してもらった紙を回収し、組織委員会のオフィスに戻ってから、手作業で集計しなければなりません。また、各競技会場から、医療関係者が診療記録を検索したり、情報を共有することも出来なくなります。

殺到した問合せは、仕組みに大きな問題や不具合があるわけではなく、派遣された医師や医療スタッフも初めてのシステムに触ることから出た戸惑いの部分が多いようだったので、慣れてもらえればスムーズに進んでいくかもしれない・・・と迷いながら、ハラハラして様子を見ていました。

大きく混乱していたのははじめの数日でした。予期していなかった場合の対処方法が決まって運用ルールの追加版を周知したり、ルーターの電源を必ず入れる等、処置情報入力検索システムの設置時の注意点が伝わった他、業務にあたるのが今日で2回目、3回目…だというスタッフも増えてきて、途中からは、医務室業務がスムーズに動き始め、大会後半では、操作に関する質問は激減したのです。

あの時、紙運用に切り替えなくて良かったと思います。

最終的には無事電子化運用で乗り切ることができました。
現場の方には大変ご協力をいただきまして、本当に感謝の気持ちでいっぱいです。

冬季アジア札幌大会医事委員として、また医師としてのお立場から、感想を伺いました

お話を伺った方
冬季アジア札幌大会の医事 副委員長(メディカル)を担当された、
札幌医科大学 保健医療学部 理学療法学第二講座
教授 渡邉 耕太 様



今回の「処置情報検索入力システム」は、冬季アジア大会の医事委員としての立場と医師の立場とふたつの観点で感想を述べます。


まず、現場で対応した医師としての立場でいうと、手順が多かったことや、通常の診察と違い、診療記録にすべて入力し患者サインをもらうところまで診察が終わっても患者さんを引き止めておかなければならない点など、診察以外の事務処理の仕事が多かったと感じました。結果的に患者さんを長い時間お待たせしてしまうことになってしまいました。
次回またこのシステムを使う機会があれば、改善の余地が多々あります。


ですが、医事委員の立場としては、非常によいシステムだと思いました。日々の集計がしやすいため、毎日の医療関係者の会議では、組織委員会が作成した報告書をもとに、現在医務室がどのように稼動しているのか、どんな種目でどのような怪我が発生しているのか、どんな感染症が出たのかをタイムリーに把握することが出来ました。
何か問題があった場合、その場で「処置情報検索入力システム」を利用し、特定の患者の診療記録を検索して、詳細を閲覧することができ、起きた場所や患者さんの特定ができました。

ですので、医師にとってはまだまだ課題が残るシステムでしたが、組織委員会や医事委員にとっては大変良いシステムだったと思います。今後、改善すればまだまだ良くなると思いますので、是非頑張ってください。


編集後記

私がはじめて医事衛生係の皆様にお会いしたのは、2016年9月頃でした。
国際大会についても、医療に関する知識についても、全くと言っていいほど初心者だった私は、毎週行う定例会は分からないことばかりで、正直言うと大変でしたし、自分の知識の低さを再認識し、勉強の機会を与えていただけたと思います。
今回携わらせていただいた業務は、大会期間中にご協力される医師、看護師、理学療法士の方々が、出来るだけスムーズに診療業務を進められるように運用を細かく打ち合わせていきました。

「本当にこれでいいのだろうか?」「この流れで業務は滞ることなく進むのだろうか?」と不安でした。

不安を抱えていても大会までの期日は迫るばかり…。とにかく一連の流れができるだけシンプルに操作が出来るように、DocuWorksやPenConnect(※2)などのソフトウエアの画面をカスタマイズしていきました。

全てを納品し医務室業務が始まりました。開始当初はやはり現場の皆様にとっては、はじめて使う仕組みなので、戸惑いや混乱もあったことと思います。操作手順を事前にしっかり確認をしてきてくださった医師の方や、現場で操作がスムーズに進むよう不明点を事前に問い合わせしてくださったり、次の日の担当の方へ注意点などの引継ぎをしっかり行ってくださった医務室スタッフの方々のおかげで、無事このシステムで医務室業務最終日まで運用していただくことができました。
私自身も運用稼働中は常に緊張状態でした。終わった今、とてもホッとしています。

大会終了後、医事衛生係の方々を含む組織委員会の多くの方にお話を伺う機会がありました。
もちろん運用に関しては問題点や今後に向けて改善すべき点も多く課題も残りますが、「組織委員会としては素晴らしいシステムでした」とのお声をいただき、言葉にならないほどの安堵、そして達成感と感謝の気持ちで胸がいっぱいになりました。この度このような業務に携われたことは本当に貴重な経験をさせていただき、また多くの勉強の機会を与えていただき、感謝しております。この場をお借りしてお礼申し上げます。

また、何か違う機会で皆様とお仕事をご一緒できる日があれば幸いです。
皆様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。この度は本当にありがとうございました。

(北海道DocuWorks倶楽部 中島 早紀)

冬季アジア札幌大会の期間中は、ほぼすべての競技会場と選手村ホテルの医務室、救護室、理学療法室を巡回させていただきました。ただでさえ、勤務先の病院とは大きく勝手が違う医務室です。患者さんは各国から来ており、言葉の壁もあります。さらに初めて顔を合わせたスタッフの組み合わせで、初めての場所で初めてのシステムでの作業となります。
たまたま訪問した時に緊張した医療現場に遭遇することもありました。現場はバタバタと混乱していることも多く、とにかく医務室業務を必死でまわすことだけを考えて、私が出来ることを可能な限り精一杯対応させていただきました。

輝いて見える競技中の選手の皆さまの裏側に触れ、こんなにもスポーツは怪我と紙一重で危険を伴うものという事を初めて知りましたし、医師をはじめとする医療スタッフの皆さまや、組織委員会様の大会運営が、こんなにも大変だということも目の当たりにしました。今回の医務室業務では、システムに足りない部分やサポートが行き届かなかった部分を、現場の医療関係者様にて上手に運用でカバーしていただいたお陰で、最後までうまく稼動することが出来たのだと心より感謝しております。

組織委員会の皆さま、関係者の皆さま、本当にお疲れ様でした。そして色々と助けていただきまして、有難うございました。冬季アジア札幌大会は、私にとってどれも初めての経験であり、また貴重な体験となりました。いつまでも忘れません。
多大なるご尽力をいただきました組織委員会様、札幌医科大学の渡邉先生をはじめとする医療関係者の皆様、有限会社プラスソフト様、株式会社シムトップス 山本様、本当に有難うございました。

(北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

※  敬称等は2017年3月時点のものです。

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※1 Surfaceは、米国 Microsoft Corporationの、米国およびその他の国における登録商標です。
※2 PenConnectは、プラスソフト社の登録商標です。
※3 アクセスを許可するIPアドレスを限定する機能。
※4 アクレディテーションカード(資格認定証)の略。各種スポーツ大会では、ADカードが大会の中での身分証明書と、各施設に設けられるアクセス管理エリアへのパスカードの役割を果たす。



本事例は、前編「Working Folderが大会運営の効率化を支援」、後編「医務室業務の処置情報をクラウド上で共有」のふたつに分けてご紹介しています。是非、後編もご覧ください。

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