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DocuWorksCITY お客様事例集

木田製粉株式会社様

稟議書をDocuWorksとトレイで楽々申請・承認!
社内のペーパーレス化にDocuWorksが大活躍しています!





会社概要

社名 木田製粉株式会社
代表取締役社長 永瀬 雄二
電話番号 011-773-7777
所在地 札幌市北区篠路6条7丁目2番28号
創立年月日 1948年(昭和23年)9月28日

営業内容 小麦粉、プレミックス、飼料用小麦粉、ふすま、食品添加物の製造販売、関連商材の販売
ISO認証取得 ISO22000:2005(食品安全マネジメントシステム-フードチェーン)
ホームページ

http://www.kidaseifun.co.jp/
https://sv1.wmsj.ne.jp/~kidaseifun.co.jp/onlineshop/  (オンラインショップ)
http://www.kidaseifun.co.jp/recipes/ (レシピ)





概要

全社方針で書類の電子化をはじめることになった木田製粉様。

社内の書類を電子化するにあたり、どのように取り組めばよいのか、何から手を付けてよいかわからず悩んでいたところにDocuWorksを知ります。

いざ導入したものの、社員にDocuWorksが定着するには苦労もありました。

そんな苦労を乗り越えた効果は大きく、様々な書類へと運用が広がり、今ではなくてはならないソフトとなりました。

どのような苦労があったのか、また乗り越えた先の効果はどのようなものなのかをご覧ください!

お話を伺った方

業務部 佐藤 泰文 様
業務部(総務担当)リーダー 土花 俊介 様

目次


導入のきっかけは?

業務部 土花様にお話をお伺いしました。

全社方針で社内の書類を電子化することになりました。日々の業務で紙は増えるばかりで、書庫の保管スペースがいっぱいになり、監査のときなど必要な書類をすぐに探し出せず時間と手間がかかっていました。 また、CSR(※)活動の一環である環境問題への取り組みとして紙を減らそうという背景もありました。

※CSR(Corporate Social Responsibility)とは
企業の社会的責任のこと。
企業が社会に対して責任を果たすこと、及びその活動を同じく利害関係者に公開し、説明責任を持つこと。


■「真の安心・安全」を日々お客様に提供している木田製粉様




弊社では、以前より別のシステムでファクスを電子化しており、ペーパーレスにすることで紙の削減に繋がることは実感していました。しかし、社内の書類を電子化するにあたり、ファクス以外はどのように取り組めばよいのか漠然としており、何から手を付けてよいかわからず悩んでいました。そんな時にタイミングよくゼロックスさんからDocuWorksを紹介してもらいました。初めてDocuWorksのデモを見たとき、書類の作成が簡単ですぐに取りかかれそうだという印象を受けました。また、今使用しているペーパーレスファクスのシステムでも受信文書の編集をしていますが、そのシステムと比べてもDocuWorksの方が断然使いやすいと思い、これなら社内の様々な書類を電子化するのに 抵抗なく使えそうだと思いました。

ただ、ソフトウェアだけを導入しても、何の書類をどのような運用で電子化したらよいか、導入後きちんと社員全員使いこなせるかなど、社内へ浸透するか不安でした。ですが、ゼロックスさんの提案は、ソフトウェアの販売だけではなく、運用支援や講習会など導入後の活用支援が充実しており、販売後も運用をサポートして頂く仕組みがあったので、安心して導入を決めることができました。


どのように社内へ浸透しましたか?

まず始めに、電子化の対象とする書類を決めてから取りかかったのが成功のポイントだと思います。
今回弊社では、社員全員が使用する「稟議書」の申請から始めました。あえて業務上避けては通れない、必ずやらなければいけないものからDocuWorksを使って電子運用を開始したのがよかったと感じています。

運用開始直後は、社内には年齢もパソコンスキルも様々な人がいるので、全員が使いこなすまで苦労しました。社内からの問い合わせが頻繁に業務部に入り、当時は結構大変でした・・・。ですが、日ごろの社内教育の取り組みもあり、社員一人ひとりが意識して前向きに考えてくれるようになり、徐々に浸透していきました。DocuWorksトレイを使うことで、届いた稟議書をすぐに確認できたり、簡単に上司へ申請できるようになりました。DocuWorksもDocuWorksトレイも視覚的に操作できるので、だいたい1~2ヶ月くらいで全員が慣れて使いこなせるようになりました。

最初はDocuWorksだけの導入でしたが、使っているうちに業務から切り離せないものとなり、今ではDocuWorksのプラグインソフトウェア「TantCard2」を追加して名刺を電子管理したり、DocuWorksと連携する富士ゼロックスのクラウドサービス「Working Folder」を利用するなど、用途が広がっております。
また、親和性が高いゼロックス社製の複合機も導入し、今では当初の目的であった社内書類の電子化が着々と進んでいます。


導入後の効果を教えてください。

DocuWorksを導入してから、紙の出力枚数が減った上に、経費の削減にも繋がりました。
書類によっては確認のためだけに紙に出力し、終わったら破棄することがありました。現在ではDocuWorks Printerで電子データに変換して、電子上で確認したり、編集したり、ファクスを送信したり、紙に出力せず自席にいながら作業ができるようになり、業務効率も上がりました。また、「稟議書」の申請スピードは確実に上がり、決裁が降りるまで2日ほど短縮されました。さらに、電子で保管することによって、監査の時に必要な書類をすぐに探し出すことができるようになりました。



DocuWorksの活用方法を教えてください。


【活用シーン1】稟議書の電子申請フロー

弊社の稟議は3種類あり、金額や内容によって使用するフォームや申請ルートが変化します。
現状の申請ルートは変えずに、どうやって電子で構築したらよいのか、最初は漠然としたイメージしかありませんでしたが、ゼロックスさんと一緒にDocuWorksでの運用ルールを考えていくうちに徐々に具体化されていきました。
DocuWorksは紙と同じ感覚で受け渡したり、編集したりできるので、現状の流れをそのままに電子化でき、シンプルでかつわかりやすいルールで運用できる点が非常に良いと感じました。











自分宛に書類が届くとDocuWorksトレイでお知らせしてくれます。ひと目で気がつくので素早く処理することが可能です。



DocuWorksは様々なアプリケーションファイルの違いを吸収して束ねることができるので、Excelの稟議書フォームや、PDFで届いた見積書などもひとつにまとめて、1ファイルで申請できるのが便利です。また、アノテーション機能を使って印鑑や日付印、訂正コメント、「採用」か「不採用」かなどのスタンプで簡単に編集することができるので、見やすい書類を作成し受け渡すことができます。





【活用シーン2】社有車持ち帰り許可申請、会合申請フロー


DocuWorksでの稟議書の電子申請が慣れた後は、他の書類にも応用して活用を始めています。
現在は、「社有車持ち帰り許可申請書」もDocuWorksを使って回覧しています。一度、稟議書でどのような運用にするか イメージが湧いたので、他の書類へも簡単に置き換えることができ、自分たちで考えて実践することができました。





また、同様に「会合申請書」もDocuWorksを使って申請をしています。DocuWorksだとスムーズに捺印ができて便利です。



【活用シーン3】その他の使い方

DocuWorksにも慣れてきて、更なるペーパーレス化の促進に伴いスキャンする機会が増えてきました。業務をする上でDocuWorksは欠かせない存在となっており、ゼロックスさんの複合機を使用することでスキャンの効率化が更に図れると思い導入することに決めました。ゼロックスさんの複合機で スキャンすると直接DocuWorks形式で取り込むことができるので、すぐに編集や加工ができてとても便利です。紙で保管してある過去の申請書類や社内文書などをスキャンしてDocuWorksで保管しています。監査の時など、必要な書類をすぐに探し出せるようになり、とても楽になりました。







その他に、取引銀行から届く「振り込み完了通知」のファクス文書の確認や管理に活用しています。
今まではPDFで届いた「振り込み完了通知」を、今までは紙に出力し、確認した人が印鑑を押して管理していました。現在はPDFをDocuWorksに変換し、アノテーションで印鑑を押して管理しています。




DocuWorksのプラグインソフトを使って名刺を電子管理

今まで交換したお客様の名刺は、担当者が個人で管理していました。
ファイリングしている人、机の上に積みあがったままの人、ケースに入れっぱなしの人・・・みんな声を揃えて「探すのに時間がかかる」と言っていました。日々のお客様との接点活動の中で名刺は増えるばかり。ゼロックスさんからDocuWorksの紹介とあわせて教えてもらったのが、名刺管理ソフトウェアTantCard2(※)です。

※TantCard2は、DocuWorksのプラグインソフトウェアです。

複合機のガラス面の上に名刺を並べてスキャンし、DocuWorks Deskのプラグインボタンで名刺登録をすると、読み取った名刺画像を切り出し、文字認識(OCR)を行います。登録をすると自動的にインデックスのフォルダが作成され、その下の階層には会社名のフォルダが自動的に作成され、切り取られた名刺が1枚1枚保存されます。担当者ごとに管理することも可能ですし、何より名刺をすぐに探し出すことができて大変重宝しています。



Working Folderの活用方法を教えてください。

お取引先様と写真などの大容量データを受け渡しする機会があるのですが、今までは分割してメールで送信していて手間がかかっていました。今では、大きいサイズの「写真データ」をWorking Folderに格納し、アクセス用のURLを相手に送ることで安全かつ簡単に受け渡しが可能になりました。お取引先様はメールに記載されているURLをクリックするだけで簡単にデータをダウンロードすることができるので、こちらとしても抵抗なく使用することができました。「写真データ」の他には、昭和産業グループ内で発行している「広報誌のデータ」の受け渡しも同じように文書公開機能を活用しています。Working Folderは視覚的でわかりやすく、DocuWorksとも連携しているので操作性が良く使いやすいサービスです。



今後に向けて

今後に向けて、業務部 佐藤様にお話をお伺いしました。

DocuWorksの導入から約1年経過し、稟議書やその他の申請書類の電子回覧にもだいぶ慣れてきました。
おかげ様で紙も経費も削減されました。日々使用していると、DocuWorksは業務や書類に問わず幅広く使えるなと実感しています。今の活用方法だけに留まらず今後は、商品を販売した際に発生する「設定通知書」の回覧や、「ISO関係の書類」の管理などにも使っていきたいと考えています。
社員各々が自ら使い方を考えてとなるとなかなか難しいものがあり、使う人と使わない人の差が開いてしまいます。仕組みをしっかり作ってから運用にのせるとイメージがよりつきやすいのかなと感じました。日々の業務の中で、DocuWorksを使ってどのようなことができるのか、どのようなことをやりたいかを意識しながら使っていきたいです。
引き続きゼロックスさんには活用のノウハウなど情報を頂ければ幸いです。

編集後記

初めて木田製粉様を訪問したのは2016年2月でした。導入前の紹介から、導入後の運用構築の支援まで携わらせて頂き、「社員の皆さまがDocuWorksを使い慣れた頃に事例の取材をしたい!」とずっと思っていました。 今では使用当初の稟議書の他にも様々な書類の電子化に成功され、DocuWorksだけでなく複合機や様々なソフトウェアや サービスを組み合わせて活用して頂き大変嬉しく思います。私自身、当時は運用構築の経験が浅く、最初は少し不安もありましたが、佐藤様や土花様を始め木田製粉様の社員の皆様にお力添えを頂いたお陰でペーパーレス化の成功に繋がった と実感しております。この場をお借りして深くお礼申し上げます。

木田製粉様のレシピページを参考に、「Hokkaido Pancake」や「無糖Hokkaido Pancake」を使ってパンケーキを作って食べるたびに、皆様の温かい笑顔が浮び、とても美味しく幸せな気持ちになります。

今後も更なるペーパーレス化促進のため、引き続き貴社のビジネスパートナーとしてご支援させて頂ければ幸いです。ご多用の中、快く取材にご協力頂き誠にありがとうございました。木田製粉様の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 斉藤 茜)


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