ソリューション>
契約関係書類控えの電子化

契約関係書類控えの電子化

お客様からお寄せいただいた声紙情報の電子化でオフィスがこんなに広く使えるとは・・・もっとはやく知っていればよかった。富士ゼロックス神奈川では、2002年4月から「契約関係書類の控え」の電子化に取り組んでいます。富士ゼロックスの DocuWorks、DocuShareを活用することにより、現在では100%電子化を実現しています。この電子化プロジェクトにより、書類の検索・再利用・ファイリングといったステージにおいて、作業効率を大幅に向上させることができました。

当社の営業は・・・当社のセールスは営業の心構えとして、事前に情報を収集し、状況を十分把握した上でお客様との商談に臨むように教育されています。オフコンの情報はパソコンを使って確認し、契約締結時の連絡書やメモ、約束事などの「紙」に残された情報は、キャビネットに保管されたコピーのファイルを引き出して確認していました。

大量の紙文書が存在するオフィス当社では1981年の創業以来、お客様と締結した契約にかかわる契約関係書類（オリジナル）を、総務部売上管理課が月単位でまとめて倉庫に保管しています。契約内容は機械一台ごとの情報としてオフコンに入力され、現在も契約更新の都度メンテナンスされています。各営業拠点ではお客様情報として契約関係書類一式のコピーをキャビネットで保管しており、「紙」の情報は倉庫と各拠点で二重に管理されていました。電子化プロジェクトでは、この契約書のコピーがターゲットです。	複写された契約関係書類の控えの量は全社で約20万ページ。 90x40x40cmの引出しの3段キャビネット30本分！

電子化への取り組み今回の当社の事例では2拠点分約9万ページ、18,000ファイルの電子化をまず行うことにしました。（継続的に発生する契約書については「運用」を参照）。 9万ページの電子化ともなると、人的リソースへの時間や費用面での負担が非常に大きな問題となります。そこで、当社では専門業者であるアシストV様にアウトソーシングすることで、短納期を実現することにしました。延べ1ヶ月半後、90,000ページの電子化されたファイルが納品されました。富士ゼロックス神奈川では、早く電子化を実現したい場合や、一気に電子化する必要があるお客様には専門の会社を活用することをお薦めしております。コストはかかりますが、短納期を実現できます。当社を例にすると、スキャニングの費用は「人件費」ですので、たとえば同じ枚数のスキャニングでも作業内容によって見積もり金額は異なります。目安としては１枚当り@33.9円～73.5円程度でした。	株式会社アシストVは紙情報の電子化のプロ集団で、富士ゼロックスのパートナー企業です。

運用アシストVへのアウトソーシングにより、社内の労力をかけることなく、既存文書の電子化は完了しました。日々の業務で発生する契約書のコピーは、DocuWorksとApeosを使った電子化業務フローを作成し、コピーを保存することなく電子化されるようになりました。電子化（DocuWorks化）された契約書は、全て本社にあるDocuShareサーバに格納され、イントラネット上から検索・参照ができるようになりました。

改善された業務「契約関係書類の控え」データのセンター化とバックアップを実現したことにより、 1.お客様情報検索時間の短縮 2.保管スペースの削減 3.紙使用量の削減を実現することができました。さらに、当社が1999年から取り組んでいるCRM（カストマー・リレーションシップ・マネジメント）システムの観点からも、全社員がいつでもどこからでも一元化されたお客様の情報を確認することができるようになり、より一層お客様との関係を良好なものにするための仕組みとして、効果を発揮しつつあります。	この電子化により1拠点平均で約4本のキャビネットを削減することができました。。

このページのトップへ

お客様からお寄せいただいた声紙情報の電子化でオフィスがこんなに広く使えるとは・・・もっとはやく知っていればよかった。富士ゼロックス神奈川では、2002年4月から「契約関係書類の控え」の電子化に取り組んでいます。富士ゼロックスの DocuWorks、DocuShareを活用することにより、現在では100%電子化を実現しています。この電子化プロジェクトにより、書類の検索・再利用・ファイリングといったステージにおいて、作業効率を大幅に向上させることができました。

当社の営業は・・・当社のセールスは営業の心構えとして、事前に情報を収集し、状況を十分把握した上でお客様との商談に臨むように教育されています。オフコンの情報はパソコンを使って確認し、契約締結時の連絡書やメモ、約束事などの「紙」に残された情報は、キャビネットに保管されたコピーのファイルを引き出して確認していました。

大量の紙文書が存在するオフィス当社では1981年の創業以来、お客様と締結した契約にかかわる契約関係書類（オリジナル）を、総務部売上管理課が月単位でまとめて倉庫に保管しています。契約内容は機械一台ごとの情報としてオフコンに入力され、現在も契約更新の都度メンテナンスされています。各営業拠点ではお客様情報として契約関係書類一式のコピーをキャビネットで保管しており、「紙」の情報は倉庫と各拠点で二重に管理されていました。電子化プロジェクトでは、この契約書のコピーがターゲットです。	複写された契約関係書類の控えの量は全社で約20万ページ。 90x40x40cmの引出しの3段キャビネット30本分！

電子化への取り組み今回の当社の事例では2拠点分約9万ページ、18,000ファイルの電子化をまず行うことにしました。（継続的に発生する契約書については「運用」を参照）。 9万ページの電子化ともなると、人的リソースへの時間や費用面での負担が非常に大きな問題となります。そこで、当社では専門業者であるアシストV様にアウトソーシングすることで、短納期を実現することにしました。延べ1ヶ月半後、90,000ページの電子化されたファイルが納品されました。富士ゼロックス神奈川では、早く電子化を実現したい場合や、一気に電子化する必要があるお客様には専門の会社を活用することをお薦めしております。コストはかかりますが、短納期を実現できます。当社を例にすると、スキャニングの費用は「人件費」ですので、たとえば同じ枚数のスキャニングでも作業内容によって見積もり金額は異なります。目安としては１枚当り@33.9円～73.5円程度でした。	株式会社アシストVは紙情報の電子化のプロ集団で、富士ゼロックスのパートナー企業です。

運用アシストVへのアウトソーシングにより、社内の労力をかけることなく、既存文書の電子化は完了しました。日々の業務で発生する契約書のコピーは、DocuWorksとApeosを使った電子化業務フローを作成し、コピーを保存することなく電子化されるようになりました。電子化（DocuWorks化）された契約書は、全て本社にあるDocuShareサーバに格納され、イントラネット上から検索・参照ができるようになりました。

改善された業務「契約関係書類の控え」データのセンター化とバックアップを実現したことにより、 1.お客様情報検索時間の短縮 2.保管スペースの削減 3.紙使用量の削減を実現することができました。さらに、当社が1999年から取り組んでいるCRM（カストマー・リレーションシップ・マネジメント）システムの観点からも、全社員がいつでもどこからでも一元化されたお客様の情報を確認することができるようになり、より一層お客様との関係を良好なものにするための仕組みとして、効果を発揮しつつあります。	この電子化により1拠点平均で約4本のキャビネットを削減することができました。。