DocuShare　特長

プロセスの管理

コンテンツとプロセスの管理をシンプルな操作で実現します。ドキュメントのライフサイクルの管理はもちろん、契約書や請求書、申請書の受付など、大量かつ定型的な処理が必要なコンテンツを、柔軟に使いこなすことが可能です。

「コンテンツルール」でドキュメント操作を自動化

あらかじめ設定された操作が行われた際に、指定された処理を自動的に行うことができます。たとえば「回覧終了したドキュメントがコレクションに登録されたら、属性に"回覧済み"のコメントを登録する」ように設定しておけば、定型処理の自動化が可能となり、人手による操作や管理の手間が軽減できます。この「コンテンツルール」は、CPX ユーザーがユーザーインターフェイスを利用して容易に作成することができます。

ユースケース : あるコレクションにドキュメントを登録すると属性に指定文字が自動入力できる

1. コレクションにコンテンツルールを設定。
   <コンテンツルール> ドキュメントが追加された場合、属性に【回覧済み】とコメントを自動登録する。
2. 回覧終了したドキュメントは、回覧済みであることを検索結果などからも判別することができる。また、回覧済みと属性登録されることで、ドキュメントの整理にも利用できる。

履歴の管理

オブジェクトの操作履歴、および、ユーザーの操作履歴を常に記録しています。また、履歴情報はXML形式でのレポート出力が可能です。こうした履歴をさまざまな分析に役立てることができます。

ユーザーの操作履歴

DocuShareはユーザーの操作履歴を詳細に記録しており、一定期間のアクセス状況や特定のユーザーの操作履歴が閲覧できます。

改訂履歴レポート

ドキュメントの登録・作成から廃棄に至るすべてのプロセスを管理しており、改訂履歴の記録・保管として利用できます。

アクセス履歴の表示

共有エリアの「ワークスペース」

CPX ユーザーは、メンバーの共有エリアである「ワークスペース」が設定できます。情報の収集や保存、参加メンバーの決定をプロジェクトリーダーであるCPX ユーザーが行い、「ワークスペース」上でメンバーが共同作業する、といった利用が可能です。「ワークスペース」には「コレクション」へのリンクや「ディスカッション」「スケジュール」などが用意されており、プロジェクトの円滑な活動を支援します。

ワークスペースの種類

部門単位やドキュメントの種類ごとの保管場所として利用できるドキュメント保存ワークスペースと、プロジェクト単位やタスクでの情報共有・情報保管場所として利用できるチームプロジェクトワークスペースの、2種類のタイプから選択できます。

アクセス権の設定

利用するユーザーごとに参照/閲覧のみ、オブジェクト登録、管理者などのアクセス権が設定できるので安心して操作できます。

ワークスペース(チームプロジェクト型)